NORD TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING DATO: 2. september 2015 TID: 10.00 STED: Fylkets hus, Sætra A 202, Steinkjer De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 033/15 Referatsaker 034/15 Kontroll og tilsyn - Budsjett 2016 035/15 Orientering fra regnskapsrevisor 036/15 Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring 037/15 Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 038/15 Orientering fra sekretær 039/15 Orientering fra fylkesrådet - Utbygging ved Mære landbruksskole Sak 035/15 Vil bli behandlet i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Sak 039/15 Det er lagt opp til at orientering fra fylkesrådet blir gitt kl 11.00, uavhengig av hvor langt en er kommet på saklisten. Steinkjer, 26. august 2015 Tore Kristiansen Liv Tronstad leder kontrollsjef (sign) tlf:74 11 14 76 / mob: 936 92 526 e-post: liv.tronstad@komsek.no
SAK 033/15 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.9.2015 Liv Tronstad 033/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Avsender/mottaker Tittel Vedlagt 1 NTFK Saksutskrift, Fylkestingets sak 30/15 Kontrollutvalgets gjennomgang av fylkesrådets reglementsfestede rapportering 2 NTFK Saksutskrift, Fylkestingets sak 42/15 Selskapskontroll- Nord-Trøndelag Elektrisitetsverk Holding AS Eierstyring og bredbåndsutbygging Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad Kontrollsjef
SAK 034/15 KONTROLL OG TILSYN, FORSLAG TIL BUDSJETT 2016 ØKONOMIPLAN 2016-2019 Saksgang: Møtedato: Saksbehandler: Saksnr.: Arkiv: kontrollutvalget 2.9.2015 Liv Tronstad 034/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontrollog tilsyn - med en total ramme på kr. 5 525 000. 2. Forslaget oversendes fylkesrådet for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg 1. Forslag til detaljert driftsbudsjett for 2016 med økonomiplan 2016-2019 sendes bare kontrollutvalget 2. Regnskapstall 2012, 2013 og 2014 Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapet for KomSek Trøndelag IKS den 4.5.2015 2. Budsjettvedtak i representantskapet for KomRev Trøndelag IKS den 4.5.2015 3. NTFK FT sak 039/15 - Økonomistrategi 2016-19 4. NTFK FT-sak 65/14 Årsbudsjett 2014 og økonomiplan 2014-2017 5. Årsregnskap NTFK 2014 sektor 6, kontroll og tilsyn 6. Årsregnskap NTFK 2013 sektor 6, kontroll og tilsyn 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor fylkestinget. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå for 2016. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 410.
Iht økomiplan 2012-2015 vedtatt av fylkestinget i sak 11/82 skulle driftsnivået for NTFK tas ned fra 2014. Det ble den gang meldt at dette også ville ha konsekvenser for kontrollutvalget, og i økonomiplanen for 2014-2017 var dette hensyntatt. Nytt inntektssystem for fylkeskommunene fra og med 2015 viste en ytterligere svekking av fylkeskommunens økonomi i forhold til økonomiplanen 2014-2017, noe som også fikk betydning for kontrollutvalgets rammer. Fylkestinget gjorde bl.a. slikt vedtak ifm behandlingen av økonomistrategi 2015-2018: Fylkestinget mener at dagens rammefordeling i økonomiplan videreføres. Det betyr at reduserte inntekter som følge av nytt inntektssystem i utgangspunktet fordeles forholdsmessig mellom sektorene. I fylkestingets sak 39/15 sies det at den samlede driften må reduseres med ca. 104 millioner kroner i løpet av 2016-2019, hovedsakelig som følge av at nytt inntektssystem skal fases inn. I løpet av økonomiplanperioden får dette derfor stor betydning for budsjettrammene for kontroll og tilsyn, og som først og fremst rammer lønn, kjøp av varer og tjenester og kjøpte tjenester bedrifter. Kontrollutvalgets egen aktivitet Gjelder hovedområdene lønn, kjøp av varer og tjenester og kjøpte tjenester bedrifter I lønn inngår bl.a. fast årlig godtgjørelse, møtegodtgjørelse og tilhørende sosiale kostnader. Dette er tilnærmet faste utgifter og påvirkes i liten grad av utvalgets aktivitet. Kjøp av varer og tjenester og kjøpte tjenester bedrifter er faktorer som i større grad styres av kontrollutvalgets aktivitet. Når kontrollutvalget må ta ned eget budsjett vil dette påvirke rammene for kontrollutvalget bl.a. for å kunne øke egenkompetanse ved deltagelse på kurs, konferanser og studieturer. Kjøp fra IKS der fylkeskommune selv er deltager Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek Trøndelag IKS (KomSek) vedtok den 4. mai budsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019. Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på 3 % i forhold til 2015 kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er fylkeskommunens valgte revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jf. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til.). Representantskapet i KomRev Trøndelag IKS (KomRev) vedtok den 4. mai budsjett 2016 og økonomiplan 2016-2019. Det er her lagt inn enn forutsetning om en kostnadsvekst på ca 3 % i forhold til 2015.
Budsjettforslag For kontrollutvalgets budsjett for 2016 er antatt aktivitet lagt til grunn, tilpasset de nye rammene. Økonomiplanen 2016-2019 viser at rammene for kontrollutvalget blir redusert for hvert år. Dersom disse rammene blir vedtatt av fylkestinget vil kontrollutvalget bli nødt til å redusere sine aktiviteter, og dette bekymrer. Budsjett Forslag Forslag Forslag Forslag Kontroll og tilsyn 2015 2016 ØP 2017 ØP 2018 ØP 2019 Lønn 382 500 435 000 435 000 435 000 435 000 Kjøp av varer og tjenester 313 000 223 000 169 000 44 000 41 000 Kjøpte tjenester bedrifter 20 000 0 0 0 0 Kjøp fra IKS der fylkeskom. selv er deltager 4 756 500 4 867 000 4 867 000 4 867 000 4 867 000 TOTALT KONTROLL OG TILSYN 5 472 000 5 525 000 5 471 000 5 427 000 5 343 000 Som for tidligere år er det lagt opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er fastsatt av fylkestinget. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet fylkestinget. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i fylkesrådet/administrasjonen og i de øvrige politiske organer fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor fylkets innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller fylkeskommunens behov til enhver tid. Budsjettforslaget for 2016 baserer seg på antatt aktivitet, tilpasset de nye rammene. Gjennom økonomiplanperioden vil aktiviteten til kontrollutvalget måtte reduseres gradvis, og vil ved utløpet av planperioden gi svart begrensede muligheter til egne aktiviteter. Det som i første rekke vil rammes er kontrollutvalgets mulighet til å øke egenkompetansen ved deltagelse på kurs, konferanser og studieturer, samt kjøp av juridisk tjenester og utredninger innenfor kontroll og tilsynssektoren. Saken legges frem for kontrollutvalget til diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til fylkestinget for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer 26. august 2015
Liv Tronstad Kontrollsjef
Vedlegg 1 til sak 034/15 Forslag til detaljert driftsbudsjett for 2016 med økonomiplan 2016-2019 Konto Konto(T) B 2015 B 2016 ØP 2017 ØP 2018 ØP 2019 10507 Trekkpliktig reisegodtgjøring 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 10801 Fast godtgjøring heldags folkevalgte 230 000 235 000 235 000 235 000 235 000 10802 Fast årlig godtgjøring folkevalgte 50 000 50 000 50 000 50 000 50 000 10804 Møtegodtgjørelse ombud 24 000 24 000 24 000 24 000 24 000 10805 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud27 000 27 000 27 000 27 000 27 000 10806 Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 2 500 2 000 2 000 2 000 2 000 10901 Gruppelivsforsikring arbeidstaker 500 500 500 500 10902 Ulykkesforsikring arbeidstaker 500 500 500 500 10904 Arbeidsgiver pensjon KLP 41 000 41 000 41 000 41 000 10990 Arbeidsgiveravgift 47 000 53 000 53 000 53 000 53 000 11003 Aviser/faglitteratur 6 000 5 000 11152 Servering v/møter, etc 5 000 5 000 11200 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer 10 000 og tjenester 10 000 10 000 10 000 10 000 11202 Hotell, diett etter regning osv 36 000 20 000 20 000 0 11403 Representasjon 3 000 3 000 3 000 0 0 11500 Opplæring/kurs ansatte 11501 Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) 80 000 50 000 40 000 10 000 10 000 11601 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, 80 bil 000 mv folkevalgte/ombud 50 000 40 000 10 000 10 000 11650 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 13 000 10 000 10 000 0 0 11706 Møte/reiseutgifter - transport 60 000 50 000 46 000 14 000 11 000 11855 Yrkesskadeforsikring 11954 OU-trekk 12701 Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste 20 000 20 000 12901 Fordeling av budsjett (dummykonto) 13703 Kjøpte tjenester (bedrifter) 20 000 0 0 0 0 13750 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen 4 756 500 selv 4 er 867 deltager 000 4 867 000 4 867 000 4 867 000 Refusjoner 10 Kontroll og tilsyn 5 472 000 5 525 000 5 471 000 5 346 000 5 343 000 Summering 2015 2016 2017 2018 2019 382 500,00 435 000 435 000 435 000 435 000 313 000,00 223 000 169 000 44 000 41 000 20 000,00 0 0 0 0 4 756 500,00 4 867 000 4 867 000 4 867 000 4 867 000 Sum 5 472 000,00 5 525 000,00 5 471 000,00 5 346 000,00 5 343 000,00
Vedlegg 2 til sak 034/15 Regnskapstall 2012, 2013 og 2014 Konto Konto(T) R 2012 R 2013 R 2014 10507 Trekkpliktig reisegodtgjøring 2 070,00 1 529,80 0 10801 Fast godtgjøring heldags folkevalgte207 000,00 215 400,00 223 189 10802 Fast årlig godtgjøring folkevalgte 50 000,00 44 546,02 50 000 10804 Møtegodtgjørelse ombud 15 150,00 14 050,00 8 600 10805 Erstatning tapt arbeidsfortjeneste ombud750,00 2 143,00 1 500 10806 Annen trekkpliktig godtgjøring/erstatning ombud 0,00 10901 Gruppelivsforsikring arbeidstaker 231,24 240,03 488 10902 Ulykkesforsikring arbeidstaker 192,00 280,00 288 10904 Arbeidsgiver pensjon KLP 19 416 10990 Arbeidsgiveravgift 38 830,42 39 224,63 42 791 11003 Aviser/faglitteratur 10 950,00 5 830,00 2 000 11152 Servering v/møter, etc 2 905,50 2 342,56 2 805 11200 Samlepost annet forbruksmateriell, råvarer 40 853,00 og tjenester 67 585,76 9 995 11202 Hotell, diett etter regning osv 31 678,90 69 583,45 8 480 11403 Representasjon 5 602,00 1 250,00 11500 Opplæring/kurs ansatte 13 100 11501 Opplæring/kurs ansatte (ikke oppgavepliktig) 34 225,70 47 720,00 2 600 11601 Utgifter og godtgjørelser for reiser, diett, 20 882,35 bil mv folkevalgte/ombud 26 663,50 11 860 11650 Andre oppgavepliktige godtgjørelser 11706 Møte/reiseutgifter - transport 26 897,48 68 217,50 13 587 11855 Yrkesskadeforsikring 304,20 304,20 304 11954 OU-trekk 474,96 467,90 534 12701 Kjøp av fagpersonell-,konsulent-,rådgivertjeneste 12901 Fordeling av budsjett (dummykonto) 13703 Kjøpte tjenester (bedrifter) 13750 Kjøp fra IKS der kommunen/fylkeskommunen 4 046 144,00 selv 4 528 er 597,00 deltager 4 435 769 Refusjoner -63 622,00 10 Kontroll og tilsyn 4 535 141,75 5 135 975,35 4 847 305 Summering: 315 002,82 318 185,58 347 110,50 173 994,93 289 192,77 64 425,92 0,00 0,00 0,00 4 046 144,00 4 528 597,00 4 435 769,00-63 622,00 Sum 4 535 141,75 5 072 353,35 4 847 305,42 Det var gjennomført studietur til Oslo i 2012, Brussel i 2013 og Tromsø i 2015 Noe av mindreforbruket på konto kjøp fra IKS gjelder tilbakeføring fra KomSek Trøndelag på hhv kr 183.900 i 2012, 66.400 i 2013 og 121.300 i 2014.
SAK 035/15 ORIENTERING FRA REGNSKAPSREVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 9.2.2015 Liv Tronstad 035/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Revisor vil gi en orientering i møte om det pågående revisjonsarbeidet. Da det vil bli gitt informasjon om oppdraget og fremgangsmåter, vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 036/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 2.9.2015 Liv Tronstad 036/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nytt kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom det gamle og det nye kontrollutvalget er ikke kjent. På bakgrunn av dette ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering: Kontinuiteten mellom det gamle og det nye kontrollutvalget er ikke kjent. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 037/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 9.2.2015 Liv Tronstad 037/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Vedlegg Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nytt kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom det gamle og det nye kontrollutvalget er ikke kjent. I løpet av høsten skal det nye kontrollutvalget starte arbeidet med den overordnede analysen for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13) Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget. Vurdering: Kontinuiteten mellom det gamle og det nye kontrollutvalget er ikke kjent. Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes/fylkeskommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende.
For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøres ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 038/15 ORIENTERING FRA SEKRETÆR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 9.2.2015 Liv Tronstad 038/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ikke trykte vedlegg Saksopplysninger Viser til kontrollutvalgets sak 053/11 orientering fra sekretær, der kontrollutvalget bl.a. ble orientert om at sekretær har en bror ansatt i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Sekretærs bror er stabssjef i fylkeskommunen, men har fra 1. august i år i tillegg blitt stedfortredende administrasjonssjef. Dette kan ha betydning for sekretærs habilitet i enkeltsaker. Vurdering Sekretærs familiære forhold kan eventuelt få betydning for utøvelsen av sekretariatsfunksjonen i enkelte saker. Det er derfor viktig at kontrollutvalget er kjent med de familiære forholdene sekretær har til fylkeskommunen til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til orientering. Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad kontrollsjef
SAK 039/15 ORIENTERING FRA FYLKESRÅDET UTBYGGING VED MÆRE LANDBRUKSSKOLE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 9.2.2015 Liv Tronstad 039/15 411-1701-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjonen til orientering. Vedlegg Ikke trykte vedlegg Forespørsel om orientering Utbygging ved Mære landbruksskole. Brev av 25. august 2015 fra KomSek Trøndelag IKS. Saksopplysninger Ifm pågående utbygging ved Mære landbruksskole er en kjent med at det har oppstått en del utfordringer under vegs i prosjektet. Det er derfor bedt om en orientering fra fylkesrådet om fremgangen i prosjektet og de utfordringer fylkeskommunen har støtt på under vegs samt eventuelle økonomiske konsekvenser disse har hatt eller vil få for prosjektet. Fylkesrådet bestemmer selv hvem som på deres vegne møter i kontrollutvalget. Vurdering Det anses som viktig at kontrollutvalget er informert om denne saken og det er derfor bedt om en orientering fra fylkesrådet. Det er avsatt inntil 20 minutter til orientering. I tillegg vil det være rom for kontrollutvalget til å kunne stille enkelte spørsmål. Steinkjer 26. august 2015 Liv Tronstad kontrollsjef