Beskrivelse av skjermbilder og funksjoner i PayBack SingelUser. 00. PayBack startes ved innlogging til Zylin's webserver. Brukernavn og passord er satt opp etter informasjonen fra webformularet. Adressen for innloggingsbildet er: http://www.payback.no/starter.html Hvis "Husk passord" funksjonen brukes vil innloggingsdata lagres i en cookie lokalt.
01 Oppstartsiden. Viser hovedmeny til venstre. Feltet med velkomsthilsen er området som brukes for skjermbilder knyttet til innlesing og utskrift. Valgene i hovedmenyen har følgende hovedfunksjoner: Saksbehandling Rapporter Organisasjon Spesifikasjon Innlesing og oppdatering av saker Utskrift av registrert informasjon. Grunnlagsinformasjon for koblinger brukt i registreringen. Beskrivelse av hvordan sakene skal organiseres.
02 Meny for saksbehandling. Fra denne menyen legges nye saker inn og saker under behandling oppdateres. 'Ny Registreringen' brukes for å legge inn nye saker. 'Mine inaktive' viser liste av saker med status lik 'Ny'. Denne statusen brukes for å kunne opprette saken selv om ikke alle nødvendig informasjon er tilgjengelig. 'Mine aktive' er liste av saker som er under behandling. 'Søk' brukes for å sette opp en liste av saker som passer oppsatte filterverdier. 'Velg saksnummer' gir mulighet for å velge en sak basert på saksnummer. Det kan brukes 'jokertegn' i nummer. Det gir en liste av alle saker som passer. 'Globalt filter' er et sett av filterverdier som blir brukt på lister og søk i tillegg til 'lokale' verdier som settes opp i søk og rapporter.
03 Registrering av nye saker Beskrivelse. Beskrivelse av saker har flere viktige funksjoner. Registrer når det skjedde og Når ble det rapportert. Hvem som registrerer saken. Hva saken gjelde. Hvilke område som saken hører til. Hva som skal gjøres Hvem som skal ha ansvaret Hva som er gjort. Hvor standard oppsett er det to felt som må fylles ut. 'Oppdaget dato' og 'Arbeidsprosess'. Arbeidsprosess velges fra et sett av forhåndsdefinerte beskrivelser slik at man får gruppert sakene i et fast mønster.
04 Registrering av nye saker Plassering. I skjermbilde for 'Plassering' blir informasjon som knytter saken til de som er involvert eller blir berørt av den. Viktig funksjonen i dette bilde er muligheten for å angi en tidsfrist for når saken skal være ferdigbehandlet. 'Meldt av person' velges fra 'Kontakter' og kan være en intern eller ekstern kontakt. 'Meld av avdeling' er referanse til intern enhet som er knyttet til saken. 'Tidsfrist' angir når behandling av saken senest skal være fullført. 'Forårsakende part' velges fra kontakter og kan være en intern eller ekstern kontakt. 'Berørt part' velges fra kontakter og kan være en intern eller ekstern kontakt. Forretningsområde og Prosjekt knytter saken til interne enheter slik at disse verdiene kan brukes som grunnlaginformasjon ved oppsett av rapporter. Intern referanse er for angivelse av referanser som knytter saken til andre systemer. 'Viktighetsgradering' velges fra en liste definert i oppsett av grunnlagverdier. Hvilke verdier og hva de angir er kan defineres fritt.
05 Saksbehandlings liste. Valg av 'Mine inaktive' og 'Mine aktive' vil åpne en liste av saker med status som hører til den valgte funksjonen. Til listen er det knyttet funksjoner for navigering og oppsett av utvalg fra listen. Felt for sortering kan velges, og stigende eller fallende rekkefølge. Navigering i listen har følgende funksjoner: 'Vis alle' henter inn alle postene til en liste uansett antall. 'Første', 'Forrige', 'Neste' og 'Siste' blar gjennom listesider hvor antall poster er bestemt av verdien i 'Per side'. 'Søk' gir mulighet for å filtrere listen med verdier definert i oppsett av søk. Rapporter viser listen i 'utskrifts vennlig format'.
06 Editering av sak Beskrivelse. Ved editering av sak så er skjermbildet i all hovedsak det same som ved innlesing av ny sak, men med to viktige forskjeller. 'Beskrivelse' kan ikke endres etter at saken er registrert, Dette feltet kan derfor bare leses. 'Korrigerende tiltak' er nå tilgjengelig slik at saksbehandler kan beskrive hvilke tiltak som er nødvendige for å fullføre behandlingen av saken. For editering er skjermbildet for 'Plassering' likt det som er brukt ved oppsett av ny sak.
07 Søk. 'Søk' inneholder en rekke filter som kan brukes på en liste for å redusere størrelsen til den type saker som er av interesse. Utvalg som ofte blir brukt kan lagres som ferdige oppsett. Lagrede oppsett for filter kan brukes direkte, eller de kan være basis for å legge til flere filter for å komme frem til ønsket utvalg. 'Avslutt', 'OK' og 'Nullstill' brukes når funksjon skal avsluttes, bruk oppsatt filter og for å slett verdier lagt inn i filter. Neste linje i skjermbildet inneholder funksjoner få lagring å innlasting av ferdig oppsatte filter. Får å lagre et oppsett gis det et navn i tekstfeltet pluss 'Lagre'. Når et oppsett er lagres kan det velges fra 'dropdown' liste pluss 'Bruk'. Hvis et oppsett ikke trengs lengre velges oppsett i liste pluss 'Slett'. Filterverdier settes opp ved valg av fra til verdier eller valg av bestemte verdier fra tabeller definert i 'Organisasjon' og 'Spesifikasjon'.
08 Velg saksnummer. Hvis et gyldig saksnummer legges inn i tekstfeltet så vil 'Bruk' åpne denne saken direkte. Når % blir brukt som jokertegn (wildcard) så vil en saksliste bli åpnet. Sak eller saker som ønskes åpnes fra listen. Når man har fullført arbeidet med en sak så vil 'Lagre' eller 'Avbryt' returnere til sakslisten.
09 Globalt Filter. Globalt filter brukes når et gitt sett av filter ønskes brukt på alle utvalg og lister. Eksempler på dette et avgrensing av saker til en gitt tidsperiode eller ett sett av arbeidsprosesser. Ved å sette filteret globalt trengs det ikke et eget oppsett for hver liste som blir brukt. Selve oppsettet blir gjort på samme måte som i 'Søk'. 'Avslutt' vil gå ut av oppsett uten at globalt filter blir satt. 'OK' setter globalt oppsett og går ut av skjermbildet for oppsett.
10 Oppsett av utvalg for rapport. Oppsett av utvalg for rapporter bruker samme oppsett som i 'Søk' for filter. I tillegg kommer valg av grunnlagsdata for rapporten i rapporttype. Ved å krysskobling av forskjellige typer kan sammenheng mellom så å si alle innleste data vises i en rapport, 'Avslutt' vil gå ut av oppsett uten av rapportoppsett. 'Ok' vil sette opp rapport basert på type og filterverdier. 'Nullstill' setter alle valg tilbake til standardverdiene. 'Velg rapporttype' setter hva som er fokus for rapporten. F.eks. vil valg av type lik 'Arbeidsprosess' og 'Oppdaget dato' lik i fjor gi en liste som grupperer alle saker som er registrert etter strukturen definert i oppsett av arbeidsprosesser.
11 Liste for saker i oppsatt rapport uten valg av kryssrapport. Basert på valg av rapporttype er det variasjoner i sakslisten. Enkelte typer som Arbeidsprosess, Kontakter og Produkt/Tjeneste kan ha flere under nivå. Den første rapportsiden vil vise det første nivået. Valg av beskrivelsen vil vise de underliggende nivåene. Valg av ikonet i listen vil vise en Saksliste med alle underliggende saker for valgt beskrivelse. Valg av ikon foran 'TOTALT' vil vise liste med alle saker i for rapporten. 'Tilbake' vil gå tilbake til forrige nivå helt til oppsett av rapport. 'Bytt akse' brukes når en kryssrapport er valgt til å bytte valg for x og y aksene. 'Skjul summering' viser liste uten summering og totalt antall. Faste oppsett for rapporter kan lagres på samme måte som for filter. Når et lagret oppsett blir brukt åpnes list for rapporten direkte. På samme måte som for filter velges oppsett fra 'dropdown' listen og 'Bruk' henter inn valgt oppsett. 'Slett' fjerner oppsettet. For å lagre et oppsett skrives navn inn i tekstfelt og 'Lagre' vil legge oppsett inn i listen.
12 Liste for rapport når kryssrapport er valgt. Ved valg av kryssrapport vil rapportlisten inneholde en tabell hvor antall saker som stemmer med kombinasjoner fra rapporttypene blir vist i et rutenett av 'bokser'. Nivå kan velges fra beskrivelser i yaksen. Valg av antall i en boks vil vise listen for saker knyttet til boksen. Kombinasjon av forskjellige rapporttyper kan brukes til å avdekke sammenheng mellom saker som kan være vanskelig å finne frem til ved gjennomgang av enkeltsaker. I PayBack fullversjon blir dette kombinert med kostnader og timeforbruk. Sammen gir dette er kraftig verktøy for å finne frem til områder som bør vurderes og kontroll av effekt av endringer som blir introdusert.
13 Saksliste for rapporter. Sakslisten brukt i rapporter er i all hovedsak lik den som brukes i Saksbehandling bortsett fra en funksjonen. 'Sett saksliste som filter' sette utvalg for listen som et globalt filter. Etter at filter er satt kan nye sett av rapporter kjøres som kun inkluderer sakene i listen. Tittelteksten viser rapporttype og nivå som gjelder for sakslisten. Dette blir også lagt inn som informasjon vis listen eksporteres til Excelformat. Ikon lengst til høyre i listen vil vise saksdata i format for utskrift i forbindelse med dokumentasjon av saksbehandling.
14 Utskrift av saksdata. Utskriften gir oversikt over informasjon registrert for saken og kan brukes når der er ønskelig med en skriftlig logg for registrerte saker. Et slik utskrift vil gjerne bli tatt som en del av fullføringen av saksbehandling. Det er inkludert to funksjoner i skjermbildet. 'Send rapport som email' vil sende en kopi av saksdata til email registrert på bruker. 'Utskriftvennlig versjon' viser skjermbilde uten ekstra informasjon.
15 Meny for Organisasjon. Register under Organisasjon informasjon knyttet til person, grupper og enheter som knyttes til saker ved registrering. Dette er register som bygges opp over tid, men de er viktig å legge en plan helt fra starten for organiseringen av de enkelte registrene. 'Forretningsområde' brukes for beskrivelse av administrativ plassering. 'Prosjekter' brukes for tilsvarende økonomisk plassering. 'Kontaktgrupper' er register og avdelinger, firma og organisasjoner knyttet til saker. 'Medarbeidere' registrerer informasjon for alle person som knyttes til saker enten de er ansatt eller har ekstern tilknytting. Inkludering av informasjon fra 'Forretningsområde' og 'Prosjekter' i registrering av saker gjør at rapporter kan vise hvor og når saker oppstår. Basert på dette kan tiltak bli lagt for å unngå uønskede hendelser eller finne hvor ting fungerer som planlagt.
16 Forretningsområde. Registeret for forretningsområde er kun i et nivå. Begynn med registrering kun av de aller viktigste områdene, legg til flere etter behov. På den måten unngås valg som sjeldent eller aldri blir brukt. Når et nytt valg skal legges inn brukes funksjonen 'Nytt område'. Dette kan gjentas flere ganger før de oppsatte valgene legges inn i registeret med funksjonen 'Lagre'.
17 Kontaktgrupper. I 'Kontaktgrupper' registreres alle forbindelser som er over personnivå. Eksempler på dette er gruppe, avdeling, firma. Geografiske forbindelser kan også settet opp slik som sted, by, kommune, fylke og land. Registeret er organisert med hovedgruppe øverst og nødvendige undergrupper legges inn etter behov. Eksempel på oppsett er for hovedgruppen Kunde kan det legges inn en undergruppe for Rogaland. Under Rogaland kan alle firmakontakter i fylket bli registrert. For å gå til undernivå velges funksjonen i ønsket gruppe. 'Slett' kan brukes når det ikke er underliggende poster og hovedgruppe ikke er brukt i registrert sak.
18 Medarbeidere. Som medarbeidere regnes alle person som knyttes til en sak. Kobling mot kontaktgruppe viser om det er intern (ansatt) eller ekstern (kontakt utenfor eget firma) medarbeider. 'Navn med jokertegn' kan brukes for å redusere antall poster som vises i listen av medarbeidere. Etter at oppsett for utvalg er lagt inn i tekstfeltet må funksjonen 'Oppdater list' for at oppsett skal ha effekt på medarbeiderlisten. 'Ny medarbeider' åpner eget vindu for redigering av informasjon
19 Redigering av data for medarbeidere. I motsetning til de fleste andre registrene under 'Organisasjon' og 'Spesifikasjon' har redigering av data for medarbeidere et eget vindu. 'Navn' er obligatorisk. 'Intern avd. / Ekstern kontakt' er obligatorisk. Dette er kobling mot gruppe i 'Kontaktgruppe' register av type intern for ansatte og ekstern for alle andre. 'Epost' fylles ut når utsendelse av epost er aktivert. Dette er meldinger knyttet til endringer og tidsfrister 'Forretningsområde' er ekstra informasjon som er nyttig i forbindelse med rapporter.
20 Prosjekter. 'Prosjekter' er som 'Forretningsområder' kun i ett nivå og er ment for valg som knytter sak til økonomiske enheter. Bruk av Prosjekter ved innlesing av saker gir mulighet for oppsett av rapporter i økonomiske forbindelser saker oppstår
21 Meny for Spesifikasjon. Registrene under Spesifikasjon definerer gruppering av saker, hendelser som sakene er knyttet til og hva slag produkt eller tjenester som er berørt av saken. 'Arbeidsprosess' er definert i flere nivå og beskriver grunnlaget for registreringen. 'Hendelsekategori' definerer kategorier som en sak kan falle inn under. 'Produkt/Tjeneste' definere produkt og tjenester en sak er knyttet til.
22 Arbeidsprosesser. Arbeidsprosesser er i praksis treet som alle saker henges inn på. Gjennom oppsett av dette registeret bestemmes strukturen som saker registreres etter. Derfor er dette en av to verdier som i standard oppsett alltid må registreres ved opprettelse av en ny sak. Den andre verdien er dato for hendelse som ligger til grunn for registreringen. 'Arbeidsprosess' er definert med hovedgrupper hvor det legges til undergrupper etter behov. Ved oppstart registreres de aller viktigste områdene som hovedgrupper. Når det er nødvendig for registrering av nye saker legges undergrupper til hovedgruppene. Ny hovedgruppe legges til bare når det ikke er noe naturlig plassering for en ny arbeidsprosess i eksisterende oppsett. Flere nye grupper kan sette opp på en gang i et nivå, men disse blir først registrert når funksjonen 'Lagre' blir valgt. Ved navigering til andre nivåer vil data som ikke er lagret mistes. 'Arbeidsprosessliste' viser en forløpende liste av alle grupper og nivåer definert i oppsett av 'Arbeidsprosess'.
23 Hendelsekategori. 'Hendelsekategori' setter opp kategorier som en sak kan falle inn under. Kategoriene brukes som koblingen mellom flere forskjellige typer arbeidsprosesser. Gjerne på tvers av struktur definert av oppsett i 'Arbeidsprosess'. Brukt i oppsett for rapport gir dette mulighet for på en enkel måte å få oversikt over hva slag saker som blir registeret. Registeret defineres i ett nivå og moderasjon bør brukes ved oppsett av kategorier.
24 Produkt/tjenester. I ' Produkt/tjenester' beskriver produkt eller tjenester som er knyttet til sak. Ved bruk av hoved/undergrupper kan koblinger på generelt nivå eller helt detaljert bli uttrykt. I rapporter kan kobling mot andre verdier som dato og avdeling gi oversikter som i samme rapport kan fortelle utviklingen i grove trekk, samtidig som utvikling for enkeltenhet kan følges.
25 Brukerinstillinger. Brukerinstillinger er knyttet til data for bruker som er pålogget. Verdier som kan endres av bruker er passord, emailadresse og medarbeidernavn. Passord og email krever dobbel innlesing for at endring skal godkjennes ved lagring.