Innledning MAKS AS Ordinært ansatte

Innledning MAKS AS Ordinært ansatte Tittel Innledning MAKS AS Ordinært ansatte Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet Type instruks Dokumentnummer Sist revidert Revisjonsnummer Sist revidert av Godkjent av Kategori Velkommen til MAKS AS MAKS er bedrift for "alle", og vårt mål og visjon er å styrke den enkelte sin mulighet til å selv nå sine mål. Som ordinært ansatt på MAKS, vil du kunne ta del i mange lærerike og utviklende arbeidsoppgaver. Vi håper du vil trives og finne deg til rette i bedriften. Med denne håndboken for Ordinært ansatte på MAKS, vil vi gi deg nyttig informasjon om hvordan vi ønsker å ha det i bedriften. Vi bruker største delen av vår dagtid på arbeid, og det er derfor viktig at vi trives på vår arbeidsplass. Skulle det være noe du mistrives med, er det viktig at du tar kontakt med din nærmeste overodnede eller verneombud. Vi er alltid innstilt på å snakke gjennom og løse problemstillinger. Frekhaug 04.10.12 MAKS AS Personal / Arbeidsreglement ordinært ansatte Tittel Personal / Arbeidsreglement ordinært ansatte Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 27.05.2009 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 06.11.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Vågstøl Tim Marius Godkjent av Kategori 1 Ansettelse Dette regelverket omfatter personer som er ansatt på ordinære lønns- og arbeidsvilkår ved MAKS AS. For personer på tiltak gjelder: Arbeidsreglement for tiltaksdeltakere. Arbeidstakerne ansettes av bedriftens daglig leder eller den vedkommende gir fullmakt til det. Med arbeidstakere menes i dette reglement enhver som utfører arbeid i bedriftens tjeneste. Ref. Arbeidsmiljølovens 1-8 første ledd.

Enhver arbeidstaker kan overflyttes fra et arbeide til et annet innen samme avdeling/bedriftsområde, hvis bedriftens ledelse finner det nødvendig. Dette begrenser ikke bedriftens muligheter for samarbeid mellom avdelingene. Arbeidstakerne får ved ansettelse utlevert ansettelsesavtale, samt et eksemplar av dette reglement. For å til enhver tid kunne holde bedriftens personalregister ajour, skal alle ansatte melde fra til bedriften om forandringer isine personalia m.h.t. adresseforandringer, endret telefonnummer, navneendringer, inngått ekteskap osv. 2 Legekontroll Dersom arbeidstakeren ved ansettelse eller årlig helsekontroll kjenner til at han/hun lider av sykdom, skade eller svekkelse, som må antas å ha betydning for utførelse av arbeidet, plikter han å opplyse om dette til bedriftslegen og bedriften. Dersom bedriftslegen iverksetter undersøkelse etter ansettelsen, er arbeidstakeren pliktig til enten å godta denne undersøkelsen, eller på egen bekostning å gjennomføre lignende og like fullverdig undersøkelse hos annen lege. Resultatet av denne leges undersøkelse forelegges bedriftslegen. For enhver som rammes av skade eller akutt sykdom i arbeidstiden, må det snarest meldes fra til nærmeste overordnet. Ved skade skal skademeldingsskjema fylles ut. 3 Arbeidstid / Hviletider Arbeidstiden for ordinært ansatte: Avd. Havneveien 11/15, lager og pakkeavdelingen på Mjåtveit kl 07.30-15.00 MAKS Formidling (AB): Kjernetid 08.00-15.00 / Fleksitid 07.00-18.00 Arbeidstider herunder hviletider, overtid o.l. følger det som er fastsatt i tariff og lokale avtaler innenfor Arbeidsmiljølovens ramme. 4 Ferie Ferien ordnes etter reglene i den til enhver tid gjeldende ferielov. 5 Fravær Ved fravær må den ansattes snarest mulig gi beskjed til nærmeste overordnede om grunnen til og hvis mulig, varigheten

av fraværet. Ved sykemelding fra legen skal den ansatte presentere legeerklæring for den overordnede, som i sin tur videresender meldingen til ledelse. Ved sykefravær uten legeerklæring skal det leveres egenmelding første dag man er tilbake. 6 Utbetaling av Lønn Lønn utbetales hver måned på den til enhver tid avtalte lønningsdag. Ved avlønning betales det som er opptjent i nærmeste foregående måned. Nettobeløpet overføres til den bank arbeidstakeren oppgir som sin bankforbindelse slik at det er disponibelt på utlønningsdagen. Er det en lønningsdag foretatt feil utlønning, kan bedriften foreta den nødvendige justering ved neste eller senere utlønning, hvis partene er enige om feilen (AML 14-15). Dette gjelder gjensidig, normalt ordenes mangelfull utbetaling ved et forskudd. I lønnen kan det gjøres fradrag for: Lovbestemt skattetrekk, underholdningsbidrag og pålagte off.trekk, reglementerte innskudd i pensjonskasser, beløp ifølge skriftlig avtale, fagforeningskontigent o.l. Det gjøres også fradrag for utbetalt forskudd. I forbindelse med sykefravær betaler bedriften sykepenger i arbeidsgiverperioden på 16 dager, deretter overtar trygdekontoret utbetalingsansvaret. 7 Alminnelig Orden Enhver ansatt må møte punktlig frem til fastsatt arbeidstid og være klar til å påbegynne sitt arbeide ved arbeidstiden begynnelse. Enhver må følge anvisninger og pålegg fra sin overordnede, utføre sitt arbeid etter beste evne og behandle materiell, verktøy, maskiner etc. med forsiktighet. De ansatte må til enhver tid rette seg etter offentlige og interne pålegg som blir gitt for å trygge liv, helse og eiendom. Ingen må vise seg beruset under arbeidet eller innen arbeidsområdet, eller der nyte rusmidler. Alle ansatte må opptre sømmelig og høflig mot alle på arbeidsplassen. En leder eller arbeidsleder på MAKS har ikke anledning til å inngå et romantisk eller seksuelt forhold til en tiltaksdeltaker i samme bedrift. 8 Verktøy, utstyr, verneutstyr og arbeidstøy Utstyr som arbeidstaker får utlevert må leveres tilbake når ansettelsesforholdet opphører. Ved skade

varsles nærmeste overordnende. Verneutstyr skal leveres helt og rent tilbake når arbeidsforholdet avsluttes. 9 Helse, Miljø og Sikkerhet Overensstemmende med Forskrift om internkontroll, skal det drives et aktivt samarbeide mellom de ansatte og ledelsen for å sikre sunne og trygge arbeidsplasser. Verneombudet er de ansattes tillitsvalgte for å ta seg av deres interesser i arbeidsmiljøspørsmål (AML 6). Gjentatte brudd på bedriftens sikkerhetsregler vil kunne føre til oppsigelse. 10 Taushetsplikt Arbeidstakerne er forpliktet til å bevare taushet om produksjonshemmeligheter, regnskapsmessige opplysninger og lignende bedriftsanliggende som de får kjennskap til under sitt arbeid i bedriften. Arbeidstakerne er forpliktet til å bevare taushet om personlige forhold og sensitive opplysninger om personer som er i tiltak i bedriften. Alle ansatte plikter å undertegne en egen taushetserklæring om dette. Brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar og få konsekvenser for arbeidsforholdet. 11 Forholdet til tiltaksdeltakere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere Arbeidstakerne må opptre høflig og korrekt overfor bedriftens tiltaksdeltakere, kunder, leverandører og andre samarbeidspartnere. Arbeidstakerne må ikke betinge seg økonomiske fordeler fra personer som de på bedriftens vegne kommer i kontakt med. 12 Diskriminering Det må ikke foregå noe diskriminering på grunn av alder, rase, kjønn, nasjonalitet eller religion. 13 Oppsigelse Oppsigelse foretas fra bedriftens side av bedriftens leder eller den han gir fullmakt til det. Oppsigelsen må gis skriftlig fra begge sider, og skal fra arbeidsgiverens side inneholde opplysninger om arbeidstakernes rett til å kreve forhandling og reise spørsmål, samt fristen for dette. Eventuell oppsigelse skal skje etter AML bestemmelser. Ved fratreden etter oppsigelsen gir bedriften vanlig sluttattest. 14 Avskjedigelse

Bedriftens leder eller den han gir fullmakt til det, kan uten oppsigelsesfrist avskjedige en arbeidstager i hht Arbeidsmiljølovens bestemmelser. 15 Henvisninger Foruten i dette arbeidsreglement er arbeidstakerens plikter og rettigheter nedfelt i: Arbeidsavtale Stillingsbeskrivelse Lokal avtale Sentral tariffavtale mellom NHO - LO, Arbeidsmannsforbundet Hovedavtale Arbeidsmiljølov Ferieloven Internkontrollforskrift Etiske retningslinjer Arbeidsreglementet er fastsatt ved skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte i henhold til arbeidsmiljølovens 14-17.... (sted, dato, sign. for bedriften)... (sted, dato, sign. for de ansatte) Personal / Prosedyre for klagebehandling Tittel Personal / Prosedyre for klagebehandling Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 10.09.2010 Type prosedyre Dokumentnummer Sist revidert 05.11.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Ledergruppen Godkjent av Kategori MAKS verdsetter verdier som: forutsigbarhet, hurtighet, respekt, ugildhet i sin klagebehandling. Klager og rapportering av uønskede hendelser i bedriften skal behandles på lavest mulig nivå i bedriften. MAKS verdsetter klager som et verktøy for å bli bedre.

Prosedyre for uønskede hendelser og klager i MAKS: 1. Klageskjema kan benyttes. Dette fås ved henvendelse til arbeidsleder / oppfølgingsansvarlig / jobbkonsulent eller skjema kan lastes ned fra hjemmesiden, www.maks.no. Eventuelt kan man utforme egen skriftlig klage. MAKS har veiledningsplikt ved utforming av klager. 2. Klagen leveres eller oversendes nærmeste leder, som har plikt til å behandle klagen. Klagen registreres i HMSkontoret og kopi leveres til Daglig leder. 3. Den som behandler klagen plikter å foreta en grundig undersøkelse av sakens faktiske opplysninger. 4. Om det ikke oppnås enighet på lavest mulig nivå plikter den ansatte å ta klagen videre til Oppfølgingsteam eller Daglig leder. 5. MAKS skal gi skriftlig svar på klagen / rapport om uønsket hendelse innen 3 uker etter at klagen / rapport om uønsket hendelse er fremsatt. 6. Endelig klageinstans er styret for MAKS. Styret skal fortløpende behandle de klagesaker som fremsettes. Klagen bør behandles på første styremøte etter klagen er løftet opp på dette nivået. Vedtak i styret er endelig og kan ikke påklages. 7. MAKS rapporterer klager til NAV i samarbeidsmøter, samt i årsrapporter. Prosedyre klager fra deltakere i MAKS Formidling (AB): 1. Skjema "Uønsket hendelse" kan benyttes. Dette fås ved henvendelse til Jobbkonsulent / Koordinator eller skjema kan lastes ned fra hjemmesiden, www.maks.no. Eventuelt kan man utforme egen skriftlig klage. MAKS har veiledningsplikt ved utforming av klager. 2. Klagen leveres eller oversendes Koordinator i MAKS Formidling (AB). 3. Koordinator plikter å foreta en grundig undersøkelse av sakens faktiske opplysninger. 4. Deltaker har rett på skriftlig svar på klagen innen 3 uker fra dato for fremsatt klage. Koordinator sender kopi til Daglig leder v/ MAKS AS. 5. Hvis deltaker ikke er tilfreds med resultatet, skal Koordinator drøfte saken med rette Saksbehandler i NAV og ny behandling skal foretas (trinn 3 og 4). 6. Hvis enighet ikke er oppnådd etter endelig behandling skal Koordinator drøfte saken med NAV TIM som har endelig beslutningsmyndighet.

7. MAKS Formidling (AB) rapporterer klager til NAV i samarbeidsmøter, samt i årsrapporter. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 12 av 105 www.hmskontoret.no Målsetting og Politikk Tittel Målsetting og Politikk Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 04.10.2011 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 15.10.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Godkjent av Herfindal, Bjørn-A Kategori Målsetting og politikk Visjon Vår visjon er: "MAKS skal gjennom arbeid og tenester styrke den enkelte sin muligheit til sjølv å nå måla sine" Filosofi Vårt slagord er: En bedrift for alle! Vi vil være en inkluderende arbeidsplass og treningsplass for alle slags mennesker. Mennesker med ulike og unike ressurser, behov og muligheter. Alle fortjener en sjanse! Slagordet minner med hensikt om Meland kommune sitt slagord: Eit samfunn for alle Bedriften ble etablert i 1986 for å tilby arbeid til personer som faller ut av skole og arbeidsliv, både for å gi et varig arbeidstilbud til personer som trenger dette og ikke minst tilby arbeidstrening og opplæring og motivasjon med sikte på å få personer tilbake til arbeidslivet. Vi jobber tett opp mot næringslivet og har mange personer utplassert i ordinære bedrifter med sikte på å finne tilrettelagte og varige arbeidsplasser. Vår målgruppe er: -Personer som har utfordringer på skolen. -Personer som trenger arbeidsavklaring. -Personer med nedsatt arbeidsevne. Kompetanse Pedagogisk kompetanse: -Førskolelærer

-Lærer -Spesialpedagog Helse- og omsorgsfag: -Sykepleier med videreutdanning i administrasjon og ledelse, veiledning og systemisk metode. -Sosionom -Sosionom med videreutdanning innen administrasjon og ledelse -Hjelpepleier -Barne- og ungdomsarbeider Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 13 av 105 www.hmskontoret.no -Omsorgsarbeider -Aktivitør Annen kompetanse: -Jurist -Siviløkonom -Møbelsnekker med fagbrev -Kokk m/undervisningskompetanse -Fengselsskole -Variert yrkesbakgrunn fra industri, næringsliv, administrasjon og omsorgsyrker. -Platearbeider Attføringskompetanse: -Person med lang tjenestetid i Nav -Personer med utdanning og erfaring fra sosialt arbeid rehabilitering. -Personer med utdanning og erfaring innen kriminalomsorg -Personer med erfaring innen omsorgsarbeid -Personer med erfaring innen psykiatri og rusomsorg -Personer med erfaring innen saksbehandling i offentlig sektor -Personer med ledelseserfaring fra offentlig sektor. -Annen praksis innen attføringsfeltet.

Kvalitetspolitikk Kvalitetspolitikken skal være ledende for alt arbeid i bedriften, og gi rammeverk for å etablere og revidere kvalitetsmål. MAKS AS er en vekstbedrift som tilbyr tilrettelagt arbeid, arbeidstrening, opplæring og avklaring til ulike grupper. Vårt hovedfokus er å utvikle mennesker. Alle ansatte på MAKS er involvert i, og ansvarlig for kvaliteten på vårt arbeid. Vi skal tilby gode tjenester/produkter for våre arbeidstakere/deltakere, samarbeidspartnere og kunder: Tilrettelagt, reelt og meningsfullt arbeid for våre arbeidstakere/deltakere Solide tjenester som svarer til forventninger, regelverk og avtaler for kommune, Nav og andre samarbeidspartnere. Førsteklasses produkter for våre kunder til avtalt tid. Vi skal sikre kompetente medarbeidere MAKS skal ha et godt omdømme og være et naturlig valg for våre kunder og samarbeidspartnere Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 14 av 105 www.hmskontoret.no Vi skal jevnlig evaluere vårt arbeid, produkter og tjenester for å oppnå kontinuerlig forbedring. Bedriften skal rette seg etter gjeldende lover, forskrifter og reglement. Strategi Gjennom systematisk planlagte tiltak skal vi fremme et godt arbeidsmiljø, forhindre skade på miljø og materiell og opptre korrekt overfor våre kunder og samarbeidspartnere. Vi skal være en positiv bidragsyter i lokalsamfunnet. Våre medarbeidere skal gjennom systematisk arbeid og fortløpende opplæring kunne sikre tidlig problemløsning og ha fokus på samarbeid. Vi arbeider for at bedriften skal være preget av en 0-feil holdning. Vi utvikler konkurranseevne ved å standardisere gode løsninger og leveringssystemer hvor kvalitetsstyring vektlegges. Dette gjøres ved å påse at kundens behov og bestilling blir forstått. Våre rutiner er beskrevet i vårt kvalitetssystem som revideres kontinuerlig. MAKS AS forplikter seg til å videreutvikle og etterleve sin kvalitetspolitikk med sikte på en kontinuerlig kvalitetsforbedring,

basert på vurdering av behov og erfaringer, og på målte resultater. Rekrutteringspolitikk MAKS sin rekrutteringspolitikk innebærer at bemanning skal skje på bakgrunn av vårt kompetansebehov, både på kort og lang sikt. Vårt mål er å rekruttere den som er best kvalifisert til den enkelte stilling. Rekrutteringsprosessen innebærer at: Alle stillinger kunngjøres internt i bedriften Det blir stilt krav til nødvendige kompetanse i forhold til vårt behov. Personlig egnethet er av vesentlig betydning Søkere blir behandlet på en god og forsvarlig måte Rekrutteringsprosessen skal være effektiv og i tråd med gjeldende regelverk. Politikk for likestilling og ikke-diskriminering MAKS skal unngå all form for diskriminering. Det gjelder i arbeidsforhold, ansettelser, lønn og utviklingsmuligheter på arbeidsplassen. Videre skal ingen diskrimineres på grunn av ulik etnisk bakgrunn, alder, nedsatt funksjonsevne, seksualitet, religion eller politisk ståsted Politikk for å vise anerkjennelse til ansatte Alle ansatte hos MAKS skal behandles med respekt og få anerkjennelse for den jobben man gjør. For å ivareta dette er det innført ulike tiltak. De mest sentrale er: Brukermedvirkning: Det er lagt opp til at alle ansatte skal delta aktivt i utarbeiding av systemer og rutiner. Medarbeidersamtaler: Det gjennomføres medarbeidersamtaler med fokus på hvordan den enkelte får brukt sine evner, kvaliteter og ferdigheter og hvordan man kan videreutvikle disse. Kompetanseheving: Ansatte gis anledning til å delta på kompetansehevende kurs og konferanser. Blant annet deltar alle ansatte ved MAKS Formidling på kurs i karriereveiledning og motiverende intervju. Sosiale arrangementer: Det gjennomføres en rekke sosiale arrangementer for de ansatte. Dette omfatter blant annet avdelingsfester, julebord, månedlige utvidete lunsjer der ansatte bidrar med underholdning m.m. Brukerundersøkelse blant ansatte: Ansatte gis anledning til å gi tilbakemelding på trivsel, motivasjon, rettigheter, plikter etc. gjennom årlige brukerundersøkelser for ansatte. Rettferdig lønnspolitikk: Det tilstrebes en rettferdig lønnspolitikk basert på relevant utdanning, ansiennitet og kompetanseheving. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 15 av 105 www.hmskontoret.no

Bedriftskultur med fokus på ros og positive tilbakemeldinger: Det tilstrebes en bedriftskultur med fokus på å gi ansatte og kolleger ros og positive tilbakemeldinger. Politikk for å involvere ansatte i planlegging og evaluering av tjenesten Ansatte på MAKS skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens tjenester, system og rutiner, jfr også MAKS sin politikk for anerkjennelse av ansatte. Videre skal ansatte aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og trygt arbeidsmiljø. Politikk for aktiv brukermedvirkning MAKS bruker konkrete metoder for at deltakerne i størst mulig grad kan mobilisere egne krefter når de skal bedre sin situasjon. Deltakerne sikres innflytelse på tjenestens kvalitet og omfang gjennom utarbeidelse av tiltaksplan/aktivitetsplan, brukerundersøkelser, og evaluering underveis i tiltaksperioden. Politikk for å sikre at sensitiv og taushetsbelagt informasjon holdes konfidensiell Alle ansatte skal behandle sensitiv informasjon med aktsomhet og lojalitet, ut i fra gjeldende underskrevet taushetserklæring, og prosedyre for konfidensialitet og informasjonsdeling. Den enkelte behandler også informasjon fra/om bedriften som konfidensiell der en forstår at videreformidling til utenforstående kan skade bedriften. Politikk om etikk MAKS har utarbeidet etiske retningslinjer som danner grunnlaget for bedriftens etiske politikk. Alle ansatte skal gjøre seg kjent med retningslinjene og medvirke til at de blir fulgt. Det forventes at ansatte opptrer profesjonelt, og avstår fra handlinger som kan svekke tilliten til bedriften. Vi som jobber ved MAKS skal: 1 Alltid sette sikkerhet først 2 Vise omtanke for våre medarbeidere 3 Opptre i samsvar med allmenn skikk og bruk, fremme et positivt samarbeid 4 Vise respekt for andre, og aldri å opptre støtende 5 Vise at alle i bedriften er like mye verdt 6 Opptre lojalt og sikre bedriften et godt omdømme 7 Holde oss trygt innenfor lover, forskrifter og regelverk. Overholde taushetsplikt. 8 Møte alle (kunder, leverandører, samarbeidspartnere)med respekt 9 Støtte oppunder en bærekraftig utvikling og vise respekt for natur og miljø

10 Sikre alle ytringsfrihet, deltakelse og innsyn i egne saker 11 Kommunisere åpent og aktivt med omverdenen 12 Arbeidstakere ved bedriften kan ikke motta penger eller gaver fra våre kunder, samarbeidspartnere og tiltaksdeltakere, Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 16 av 105 www.hmskontoret.no utover gaver som har liten eller symbolsk verdi. Politikk for å hindre fysisk, psykisk og økonomisk utnytting av bruker MAKS kartlegger mulig risiko for fysisk, psykisk og økonomisk utnytting av tiltaksdeltakere, herunder også hvilke situasjoner som kan være sårbare for utnytting. MAKS har prosedyrer for å forebygge utnytting, herunder bl.a. bruk av sosiale medier, og alle ansatte skal være kjent med disse. Videre regulerer etiske retningslinjer og Arbeidsreglementet for ordinært ansatte dette området også. Miljøpolitikk Vi arbeider aktivt med holdningsskapende arbeid. MAKS arbeider aktivt for å redusere miljøpåvirkningen gjennom redusert ressursforbruk, utslipp og kildesortering av avfall. Vårt nybygg har vannbåren oppvarming og er tilrettelagt for tilkobling til nær/fjernvarme. Ved etablering av nær/fjernvarmeanlegg i nærområdet vil også eldre bygningsmasse bli tilkoplet. Miljø som arbeidsområde: Vi har opprettet arbeidsgruppe for planlegging av nærvarmeanlegg, og utvikling av et konsept for etablering av arbeidsplasser. - Vi arbeider for å bli leverandør av varmt vann til nærliggende bygg. - Vi arbeider for at vi skal bli lokal leverandør av flis, og ta på oss ansvar for drift av flisfyringsanlegg i vårt nærområde. Dette vil vi oppnå ved at vi etablerer eget anlegg og ved at vi inngår avtale om drift av samarbeidspartners anlegg. HMS Vi har lagt grunnlaget for vårt fremtidige HMS arbeid gjennom anskaffelsen av programmet IK-HMS og utarbeidelsen av dette internkontrollsystemet. Dette betyr ikke at vi forkaster gamle systemer, instrukser og rutiner, men at vi har bruker

systemet som et verktøy for å bedre vår dokumentasjon rundt HMS arbeidet, internkontroll og kvalitetssikring. Det er viktig at både ledelse og de ansatte er involvert i HMS arbeidet slik at vi holder systemet oppdatert til enhver tid. For å dokumentere jobben vi gjør på best mulig måte vil årlig gjennomgå en intern revisjon og dokumentere dette i programmet IK-HMS. Vi har følgende målsetting for vårt HMS arbeid: -Vi skal ikke ha skader/ulykker -Vi skal ikke ha sykefravær relatert til arbeidet -Vi skal ikke ha materielle skader -Vi skal ha et godt arbeidsmiljø For å nå våre målsetninger skal vi til en hver tid revidere vårt arbeidsmiljø og våre HMS rutiner for å sikre at forholdene ligger best mulig til rette for dette. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 17 av 105 www.hmskontoret.no Hensikten med vårt system for internkontroll og HMS er å ha et verktøy for å enklere dokumentere arbeidet vi faktisk gjør i vår bedrift. 15.10.2012 Bjørn-Arild Herfindal Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 18 av 105 www.hmskontoret.no Personal / Omgang med deltakere via sosiale medier og utenom arbeidstid Tittel Personal / Omgang med deltakere via sosiale medier og utenom arbeidstid Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 13.03.2012 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 13.03.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av

Godkjent av Kategori Omgang via sosiale medier (Facebook, Twitter, etc.) For ikke å røpe klientforhold og personlige forhold (jfr. Forvaltningsloven 13), skal ordinært ansatte ikke omgås tiltaksdeltakere via sosiale medier. (Gjelder nåværende og tidligere tiltaksdeltakere) Dette gjelder alle ansatte som har en oppfølgerrolle/arbeidslederrolle overfor tiltaksdeltakere. Unntak kan gjøres i de tilfellene hvor en har en naturlig sosial omgang med deltaker utenom arbeidstid. (eks. naboer, allerede etablert vennskap, familiebånd, kontakt gjennom organisasjonsarbeid) Det må imidlertid klargjøres at kontakten dem imellom ikke kan røpe klientforhold og ikke kan være jobb- og tiltaksrelatert. Kontakt med deltakere utover arbeidstid: Hovedregel er at kontakt med tiltaksdeltakere skal skje innenfor ordinær arbeidstid. Når det er funnet hensiktmessig/nødvendig med kontakt med deltaker utover ordinær arbeidstid, skal dette skje på en profesjonell måte, med hensyn til hvor, når og hvordan kontakten foregår og hvilken rolle en inntar i kontakten med vedkommende. Dette gjelder alle former for kontakt med deltaker (tlf/mobil/epost/annet). Viser også til bedriftens etiske retningslinjer og arbeidsreglement. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 19 av 105 www.hmskontoret.no Personal / Ansattes medvirkningsplikt Tittel Personal / Ansattes medvirkningsplikt Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 07.07.2010 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 14.11.2011 Revisjonsnummer Sist revidert av Godkjent av Kategori Hensikt Sikre at de ansatte i bedriften medvirker til et godt HMS-arbeid. Målgruppe Alle ansatte i bedriften. Ansvar

Alle ansatte har et ansvar for å medvirke til et godt HMS-arbeid. Gjennomføring Ansatte i bedriften skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeid. Ansatte skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Ansatte i bedriften skal: underrette ledelse og verneombudet når ansatte blir oppmerksom på feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse, og vedkommende ikke selv kan rette på forholdet, avbryte arbeidet dersom den ansatte mener at det ikke kan fortsette uten å medføre fare for liv eller helse, sørge for at ledelse eller verneombudet blir underrettet så snart han/hun blir kjent med at det forekommer trakassering, mobbing eller diskriminering på arbeidsplassen, melde fra til ledelsen dersom han/hun blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som han/hun mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet. melde fra til ledelsen dersom han/hun blir oppmerksom på forhold som kan påvirke den enkeltes ansattes sikkerhetsforhold på jobb, bruke påbudt verneutstyr, Gi beskjed og komme med forslag til forbedringer i sitt eget og andres arbeidsmiljø. Ansatte som har til oppgave å lede eller kontrollere andre ansatte, skal påse at hensynet til sikkerhet og helse blir ivaretatt under planleggingen og utførelsen av de arbeidsoppgaver som hører under deres ansvarsområde. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 20 av 105 www.hmskontoret.no Personal / Retningslinjer annet lønnet arbeid og biverv Tittel Personal / Retningslinjer annet lønnet arbeid og biverv Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 30.11.2010 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 10.09.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Godkjent av Kategori

Alle ordinært ansatte ved MAKS AS plikter å avklare annet lønnet arbeid med daglig leder. En kan ikke ha annet lønnet arbeid som kan være av et slikt omfang at det går utover vedkommendes arbeidsevne i bedriften. Det samme gjelder ekstraarbeid og biverv som kan føre til inhabilitet. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 21 av 105 www.hmskontoret.no Personal / Retningslinjer for arbeidstid, fravær, permisjon og ferie Tittel Personal / Retningslinjer for arbeidstid, fravær, permisjon og ferie Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 21.09.2010 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 19.11.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Takle, Gry Iren Godkjent av Kategori Retningslinjene er hjemlet i: Arbeidsreglement for ordinært ansatte 3-5, Hovedavtalen, Arbeidsmiljøloven, Ferieloven. Arbeidstid: Arbeidstiden ved MAKS, Meland Arbeids og kompetansesenter AS er kl. 07.30-15.00, AB har kjernetid mellom 08.00-15.00, fleksitid 07.00-18.00 Overtid: All arbeidstid utover 7,5 t/dag er overtid og skal avtales med daglig leder / stedfortreder, med unntak av felles personalmøter som kompenseres med fri i jul/påske. (time for time). Godtgjøring for overtid: Overtidsbetaling/avspasering: + 50% Hverdager kl. 15.00-21.00 + 100% Helgearbeid og hverdager etter kl. 21.00 Deltidsansatte som jobber utover sin normalarbeidstid, kompenseres med time for time inntil fulltidsstilling (37,5 t/u) Arbeidstid utover dette kompenseres etter ovennevnte opplisting. Fravær Avspasering: All avspasering skal søkes skriftlig om til produksjonsleder / koordinator AB i så god tid i forkant som mulig. (e-post: gryt@maks.no heidi@maks.no ), brev, skriv)

Avspasering skal skje til minst mulig ulempe for bedriften/avdelingen. Det må i forkant sørges for nok oppdekning av personalressurser til forsvarlig oppfølging av arbeidstakerne og ivaretakelse av våre oppdrag. All avtalt pluss- og minustid skal fortløpende føres på eget skjema som skal leveres til sekretær/lønningsansvarlig siste dag hver mnd. Fravær (sykefravær, syke barn, lege/tannlege osv.) Fravær skal meldes fra til bedriften så tidlig som mulig, (Tlf. 56174500 / Gry 56175833, Heidi tlf 91863050) senest kl. 08.00. Den som mottar beskjed skal sikre at produksjonsleder / koordinator AB eller i dennes fravær, daglig leder straks får beskjed om fraværet. Alt fravær skal registreres av hver enkelt på HMS-kontoret. Sykmelding skal leveres bedriften straks (se info. på sykmeldingen). Alt fravær på hele dager skal dokumenteres. Dokumentasjon på kortere fravær skal framskaffes dersom daglig leder ber om det. Udokumentert fravær fører til trekk i lønn. AB registrerer fravær i eget fremmøtesystem. Egenmeldinger Ved egen sykdom: 8 kalenderdager per sykefraværstilfelle, med et samlet øvre tak på 24 dager i løpet av 12 måneder. Ved barns sykdom: 10 DAGER Barn under 12 år 15 DAGER Omsorg for mer enn to barn. (Altså 3 eller flere under 12 år) 20 DAGER Alene om omsorgen. Kronisk sykt eller funksjonshemmet barn Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 22 av 105 www.hmskontoret.no 30 DAGER Alene om omsorgen for mer enn to barn. (Altså 3 eller flere under 12 år) 40 DAGER Alene om omsorgen for kronisk sykt elle funksjonshemmet barn. Permisjoner Det skal skriftlig søkes om alle permisjoner til produksjonsleder / Koordinator AB. Korte velferdspermisjoner: Med korte velferdspermisjoner etter ovenstående menes permisjon for nødvendig tid inntil dag, og skal betales med ordinær løn Permisjon ved dødsfall og for deltakelse i begravelse.

Permisjon for undersøkelse, behandling og kontroll hos lege, tannlegespesialist, tannlege, fysioterapeut og kiropraktor etter henvisning av lege Permisjon for resten av arbeidsdagen i de tilfeller arbeidstakeren på grunn av sykdom må forlate arbeidsstedet. Permisjon på grunn av akutte sykdomstilfeller i hjemmet forutsatt at annen hjelp ikke kan skaffes, og arbeidstakerens tilstedeværelse i hjemmet er ubetinget nødvendig. Også her gjelder bestemmelsene om korte velferdspermisjoner for at arbeidstakeren skal kunne få ordnet seg på annen måte. Permisjon for ektefelle/samboer når det er nødvendig i forbindelse med fødsel. Det samme gjelder for akutt innleggelse på sykehus Ved flytting til annen bolig. Ved spesiell innkalling i arbeidstiden i forbindelse med blodgivning Det gis permisjon ved jobbintervju. Permisjon til å følge barn første gang det begynner i barnehage, og første gang det begynner på skolen. Permisjon gis til foreldre som må følge egne barn til lege og tannlege (under 15 år). Omsorg for og pleie av nære pårørende Arbeidstaker som pleier nære pårørende i hjemmet i livets sluttfase har rett til permisjon i 60 dager for pleie av den enkelte pårørende, og inntil 10 dager hvert kalederår for nødvendig omsorg til foreldre, ektefelle, samboer eller registrert partner. Permisjon uten lønn Det kan innvilges inntil 1 års permisjon uten lønn ved: Overgang til annen stilling Utdanning Verneplikt Bistandsarbeid Politiske verv Særlige velferdsgrunner Permisjon med lønn Det kan i enkelttilfeller innvilges permisjon med lønn mer enn 1 dag. Ferie Ferien ordnes etter reglene etter den til enhver tids gjeldende ferielov. Bedriften har følgende innarbeidede praksis: Sommerferie: Ansatte har som hovedregel 4 uker fellesferie i juli. Arbeid med bistand har egen ferieplan.

Jul- og påske: Den femte feriuke skal som hovedregel tas ut når bedriften holder stengt i romjul og påsken. Arbeid med bistand har egen ferieplan. I tillegg inngår arbeidstid (time for time) på personalmøter til opparbeidelse av fri i romjul og påske. I tillegg har de ansatte fri julaften og nyttårsaften. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 23 av 105 www.hmskontoret.no Personer som har mer enn en uke ferie tilgode, må søke til daglig leder om å få overført ferien til neste kalenderår. Feriepenger utbetales 20. juni hvert år etter gjeldende regler/tariff. Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 24 av 105 www.hmskontoret.no Rutine for forbedringsarbeid Tittel Rutine for forbedringsarbeid Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 19.10.2010 Type rutine Dokumentnummer Sist revidert 17.09.2012 Revisjonsnummer Sist revidert av Vågstøl Tim Marius Godkjent av Kategori Definisjon Med forbedringsarbeid mener vi alt arbeid og alle prosjekt som har som mål å forbedre våre rutiner, prosedyrer og instrukser for å levere bedre tjenester og produkter. Forbedringsarbeid kommer ofte som følge av at det avdekkes en mangel eller feil, enten ved en uønsket hendelse eller avvik, ved kontroller (eks. vernerunder), ved en klage eller når en foretar systematisk gjennomgang eller revisjon av rutiner og prosedyrer. Forbedringsarbeid kan også komme som forslag i møter eller som følge av brukerundersøkelser. Hensikt / Mål: Målet med denne rutinen er at MAKS skal sørge for at vi jobber systematisk og metodisk med forbedringsarbeid. Rutinen skal sikre enhetlig framgangsmåte og sikre styring med forbedringsarbeid. Videre skal denne rutinen sikre at vi evaluerer

og kontrollerer forbedringsarbeidet, at vi når de ønskede resultatene og eventuelt iverksetter korrigerende tiltak. Forbedringsprosjekt / -arbeid på MAKS skal i hovedsak gjennomføres etter følgende mal: 1. Forbedringsarbeidet registreres enten i "Revisjon" i HMS eller under HMS - vernearbeid / avvik (for å sikre systematisk arbeid/styring med prosjektet) 2. Det lages en beskrivelse av forbedringsprosjektet/-arbeidet og årsaken til at arbeidet igangsettes. 3. Det listes opp involverte parter 4. Det lages mål for forbedringsarbeidet (målbare kriterier) 5. Det lages/registreres en handlingsplan over tiltak med navn på ansvarlige. 6. Tidspunkt for evaluering av forbedringsarbeidet legges i revisjonsplanen under "revisjon" i HMS-kontoret 7. Revisjon gjennomføres etter mal for revisjon med mål å se om vi har oppnådd ønsket forbedring. 8. Det skrives en rapport om resultat av revisjonen 9. Evt. korrigerende tiltak legges inn i en ny handlingsplan Utskrift foretatt 27.11.2012 Side 25 av 105 www.hmskontoret.no Personal / Oppfølging av sykemeldte Tittel Personal / Oppfølging av sykemeldte Avdeling Ingen avdeling valgt Opprettet 24.10.2011 Type instruks Dokumentnummer Sist revidert 24.10.2011 Revisjonsnummer Sist revidert av Takle, Gry Iren Godkjent av Kategori Arbeidsgivers ansvar for forebygging legge til rette slik at arbeidstakere fungerer i arbeidslivet gjennomføre et systematisk helse-, miljø og sikkerhetsarbeid forebygge utstøting og arbeidsrelatert sykdom sørge for tiltak som hindrer at ansatte pådrar seg helseproblemer på grunn av jobben sin legge til rette for at arbeidstakere med ulike helseforutsetninger kan fortsette arbeidet Arbeidsgivers plikter når arbeidstakere blir sykemeldte Arbeidsgiver kan ikke overlate all sykefraværsoppfølging til andre aktører. Arbeidsgiver skal sørge for kontinuerlig oppfølging av sykmeldte ved hjelp av følgende tiltak: