KS&SMS-08 Leiefartøy KS&SMS-08-01 Hovedmanual leiefartøy

Instruks Versjon: 1.088 Opprettet: 22.05.2012 Skrevet av: PWN Godkjent av: KRR Gjelder fra: 01.12.2014 Sidenr: 1 av 12 Havforskningsinstituttet/Rederiavdelingen Integrert Kvalitetsstyring og Sikkerhetsstyringssystem (Integrert KS&SMS) KS&SMS-08 Leiefartøy KS&SMS-08-01 Dok.id:D00729

Side: 2 av 12 1. Generelt Bruk av leiefartøyer er en nødvendig del av den vitenskapelige produksjonen ved Havforskningsinstituttet (HI) og det er de planlagte og pålagte forsknings-, overvåkings- og rådgivningsoppgavene som bestemmer hvilket behov for leie av fartøyer instituttet til enhver tid har. Finansiering av leiefartøyvirksomheten er delvis basert på bruk av øremerkede budsjettmidler fra forskningsavgift pålagt fiskekvoter som tildeles fiskeflåten, og delvis gjennom prosjektmidler. Tokt med leiefartøy som finansieres av forskningsavgiften fordeles og styres av HIs toktkomité, mens tokt med fartøyer som finansieres med prosjektmidler styres av prosjektet selv. I begge tilfeller er det linjeorganisasjonen for leiefartøyvirksomheten som har det overordnede ansvaret, og derfor skal all leie av fartøyer følge de regler og forordninger som til enhver tid er gitt av Administrasjonsavdelingen, og alle tokt med leiefartøy skal følge de HMS-regler som er gitt av Rederiavdelingen. 1.1. Linjeorganisasjon Linjeorganisasjonen for administrasjon og styring av leiefartøyvirksomheten ved HI har følgende inndeling og oppgavefordeling: Havforskningsinstituttet Administrerende direktør Rederisjef Overordnet ansvar for leiefartøyvirksomheten Administrasjonsavdelingen/Seksjon Innkjøp Merkantile oppgaver Toktkomiteen Leiefartøyprogram Rederiavdelingen KS&HMS Seksjon Elektronisk instrumentering Utrustning, instrumentering Seksjon Fartøydrift HMS Figur 1.1 Linjeorganisasjon leiefartøy Rederiavdelingen ved Rederisjef har det overordnede ansvaret for at leiefartøyvirksomheten ved HI har den nødvendige organisasjon, kompetanse, rutiner, prosedyrer og verktøy til å ivareta ansvaret med tilhørende myndighet for planlegging og gjennomføring av HIs virksomhet mhp leie av fartøyer for kortere eller lengre perioder. Toktkomiteen har ansvar for at alle tokt som planlegges med innleide fartøyer blir initiert gjennom en toktsøknad til Toktkomiteen, uavhengig om leiefartøytoktet er tenkt finansiert over leiefartøybudsjettet eller av prosjektmidler.

Side: 3 av 12 Toktkomiteen skal påse at toktsøknader som godkjennes blir oppdatert og videreutviklet som nødvendig frem mot toktstart mhp valg av fartøy, utstyrsbehov, bemanningsbehov, avgangog ankomsthavn osv. Seksjon Innkjøp har ansvar for utarbeidelse og vedlikehold av regelverk, rutiner, prosedyrer og verktøy som er nødvendig for at innleie av fartøyer kan gjøres i henhold til de til enhver tid gjeldende lover og regler for leie av fartøyer. I tillegg har Seksjon Innkjøp ansvar for utarbeidelse av anbudsdokumenter, utlysning av anbud, inngåelse av leieavtaler og økonomisk oppgjør etter gjennomført leieperiode. Rederiavdelingen ved Seksjon Fartøydrift har ansvar for utarbeidelse av generelle og spesielle HMS krav for det enkelte leiefartøytokt, og å foreta nødvendige fartøysinspeksjoner og revisjon av kvalitets- og sikkerhetsstyringssystemer hos rederier som HI leier fartøyer av, og om bord i fartøyer som leies inn. Seksjon Fartøydrift gjennom Sekretær i Toktkomiteen har ansvar for å holde HIs webbaserte toktsystem oppdatert ift leiefartøytokt som er under planlegging og gjennomføring. Rederiavdelingen ved Seksjon Elektronisk instrumentering har ansvar for utarbeidelse av generelle og spesielle krav til laboratoriefasiliteter, akustisk signatur, vitenskapelig utrustning og instrumentering som nødvendig for det enkelte leiefartøytokt, og å foreta nødvendige inspeksjoner og kontroller av akustisk signatur og/eller instrumentering før toktstart. 1.1.1. Struktur for Integrert kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem (KS&SMS) for leiefartøyer Integrert kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem (KS&SMS) for leiefartøyer er utformet slik at alle relevante faglige, merkantile og HMS-relaterte krav skal være samlet og tilgjengelig på ett sted, og det har følgende dokumentstruktur: KS&SMS-08-01 Hovedmanual leiefartøy KS&SMS-08-02 Administrative rutiner for leie av fartøyer KS&SMS-08-03 HMS-bestemmelser for leiefartøyer KS&SMS-08-04 Instrumentering og utrustning av leiefartøyer Figur 1.2 Dokumentstruktur for integrert KS&SMS system for leiefartøyer

Side: 4 av 12 1.1.2. (KS&SMS-08-01) beskriver overordnede mål for HIs leiefartøyvirksomhet, leiefartøyorganisasjon, og de viktigste aktivitetene for leiefartøyorganisasjonen i forhold til merkantile prosesser, sikkerhetsstyring og kvalitetsstyring. 1.1.3. Administrative rutiner for leie av fartøyer (KS&SMS-08-02) Her finnes beskrivelser av de merkantile og administrative systemer, rutiner og prosedyrer som gjelder for leiefartøyvirksomheten ved HI, henholdsvis 200.280.PRO-09 Prosedyre for leie av fartøy for leie av større fartøyer, og 200.280.PRO-10 Prosedyre for leie av småbåter 1.1.4. HMS-bestemmelser for leiefartøyer (KS&SMS-08-03) Her finnes alle HMS-krav som skal stilles til fartøyer med tilhørende utstyr og mannskap som leies inn av HI, i tillegg til HMS-krav som skal stilles til reder, eier eller operatør av fartøy som leies inn. Videre finner man her HMS-krav som stilles til toktleder, toktpersonell og andre med sikkerhetsansvar ifm planlegging og gjennomføring av tokt med innleid fartøy. 1.1.5. Instrumentering og utrustning av leiefartøyer (KS&SMS-08-04) Her finnes generelle krav og beskrivelser til vitenskapelig utrustning og instrumentering av leiefartøyer, avhengig av hva slags aktiviteter leiefartøyet skal benyttes til. Denne håndboken må ses i sammenheng med Kvalitetssystem Instrument (KS&SMS-04) som inneholder alle prosedyrer og instrukser som gjelder for innsamling, bearbeiding og lagring av vitenskapelige data om bord i fartøyer som bemannes og drives av HI/Rederi, eller leies av HI. 1.2. Kvalitetssystem Tokt (KS&SMS-05) Kvalitetssystem Leiefartøy (KS&SMS-08) må også ses i sammenheng med Kvalitetssystem Tokt (KS&SMS-05), som inneholder prosedyrer og instrukser som gjelder for planlegging og gjennomføring av tokt med fartøyer som bemannes og drives av HI/Rederi, i tillegg til fartøyer som leies på langtidskontrakter. I tillegg finnes det der et undervisningsopplegg for Toktlederkurs i regi av Rederiavdelingen. 1.3. Kvalitetssystem Fangstutstyr (KS&SMS-07) Dersom leiefartøytoktet inneholder bruk av trålredskaper og/eller planktonredskaper, så finnes prosedyrer og rutiner for hhv vitenskapelig tråling og planktonredskaper i følgende manualer: Trålutstyr: KS&SMS-07-01 Hovedmanual vitenskapelig tråling KS&SMS-07-02 Prosedyre for vitenskapelig tråling KS&SMS-07-03 Trålmateriell Planktonredskaper: KS&SMS-07-05 Hovedmanual planktonredskaper KS&SMS-07-06 Prosedyre for bruk av planktonredskaper KS&SMS-07-07 Planktonredskaper, materiell

Side: 5 av 12 2. Sikkerhets-, miljø og kvalitetspolicy for leiefartøyvirksomheten ved Havforskningsinstituttet Det er Havforskningsinstituttets (HIs) erklærte policy å tilby trygge, sunne og gode arbeidsforhold, og at alt arbeid som utføres skal gjøres på en sikker og kosteffektiv måte og med rett kvalitet, samtidig som det tas nødvendige hensyn til det ytre miljø. I tillegg skal alt vi gjør være i overensstemmelse med nasjonale og internasjonale lover og regler, samt i tråd med gjeldende standarder og retningslinjer. HIs integrerte kvalitets- og sikkerhetsstyringssystem skal bidra til at vitenskapelig arbeid om bord i fartøyer som er leiet av HI utføres på en sikker, miljøvennlig og kosteffektiv måte. I tillegg skal de vitenskapelige data som samles inn på tokt med leiefartøy tilfredsstille de krav til datakvalitet som brukerne av dataene har satt. Krav til sikkerhets- og miljøstyring Eier eller operatør av fartøy som leies av HI skal ha et styringssystem for sikker operasjon av eget fartøy, og for å hindre miljøskadelige utslipp, som er i overensstemmelse med de til enhver tid gjeldende myndighetskrav for den fartøystypen som leies. Det er HIs leiefartøyorganisasjonens ansvar å påse at alle fartøyer som leies inn av HI har de pålagte og/eller nødvendige sikkerhetsrutiner, -kompetanse og -materiell på plass før et leiefartøytokt starter. Kvalitetsstyring I utgangspunktet skal krav til kvalitet på innsamlede data ved bruk av leide fartøyer være de samme som kravene til tilsvarende data samlet inn med HIs egne fartøyer. Planlegging og gjennomføring av tokt med leide fartøyer skal derfor gjøres på samme måte som for tokt med egne fartøy og følge de samme prosedyrer og rutiner, dersom ikke noe annet er bestemt i hvert enkelt tilfelle. Alle ansatte forventes å kjenne HIs gjeldende sikkerhetsbestemmelser, og til enhver tid ta de nødvendige forholdsregler for å beskytte seg selv, sine kolleger, fartøyet, utstyr og instrumenter, og det ytre miljø, uansett om aktivitetene gjennomføres på egne eller leide fartøyer. Bergen, den 01.09.2012 Tore Nepstad Administrerende direktør Per W. Nieuwejaar Rederisjef

Side: 6 av 12 3. Fordeling av oppgaver, ansvar og myndighet for leiefartøyvirksomheten ved Havforskningsinstituttet Leiefartøyorganisasjonen ved Havforskningsinstituttet er tildelt følgende hovedoppgaver, hvor det daglige ansvaret i sin tur er fordelt på følgende måte: Nr Oppgave Ansvarlig 1 Overordnet styring av leiefartøyvirksomheten ved Rederisjef Havforskningsinstituttet 2 Utvikling og vedlikehold av merkantile rutiner, prosedyrer, verktøy Seksjonsleder Innkjøp og bestemmelser for leie av fartøyer 3 Prioritering og tildeling av leiefartøytokt finansiert av Leder Toktkomité forskningsavgift (Leiefartøybudsjettet) 4 Prioritering og tildeling av leiefartøytokt finansiert av prosjektmidler Programleder/prosjektleder 5 Lede anbudsprosess for leie av fartøy Seksjonsleder Innkjøp 6 Velge leiefartøy etter anbudsprosess Rederisjef 7 Utvikle, vedlikeholde og kontrollere implementering av HMSbestemmelser Seksjonsleder Fartøydrift for leiefartøyvirksomheten 8 Instrumentering og utrustning av leiefartøyer Seksjonsleder Elektronisk instrumentering 9 Oppfølging og kontroll av implementering og etterlevelse av HMSog kvalitetskrav på leiefartøytokt Toktleder Ansvaret for vedlikehold og videreutvikling av de enkelte deler av Integrert KS&SMS-08 Leiefartøyer er fordelt på følgende måte: Delsystem KS&SMS 08-01 KS&SMS 08-02 Administrative rutiner for leie av fartøyer KS&SMS 08-03 HMS-bestemmelser for leiefartøyer KS&SMS 08-04 Instrumentering og utrustning av leiefartøyer Ansvarlig Rederisjef Seksjonsleder Innkjøp Seksjonsleder Fartøydrift Seksjonsleder Elektronisk instrumentering

Side: 7 av 12 4. Avviksrapporter og forbedringsforslag for leiefartøyvirksomheten Rederiavdelingen benytter følgende systemer for å rapportere, dokumentere, analysere og arkivere ulykker, nesten ulykker, uønskede hendelser, avvik og forslag til forbedringer ift sikkerhet for fartøy, materiell, personell, det ytre miljø og egen produksjon: - SAFIR (SAFety and Improvement Reporting) - ROSA (Risiko- og sårbarhetsanalyser) - Teknisk toktleder rapport - Instrumentrapporter 4.1. SAFIR SAFIR benyttes av fartøyer som drives og bemannes av HI, men kan også benyttes av toktpersonell på leiefartøy. Rapporteringssystemet SAFIR skal benyttes for all rapportering av: - Ulykker (En uønsket hendelse som påfører skade på person eller fartøy). - Nesten ulykker (en uønsket hendelse som under litt andre omstendigheter kunne ha ført til en ulykke). - Avvik (Avvik fra regler og forskrifter fastsatt av nasjonale myndigheter, klasseselskap eller HIs egne interne regler og prosedyrer). - Forslag til forbedringer. Følgende punkt er inkludert i hver rapport: - Beskrivelse av hendelsen(e). - Antatt(e) årsak(er). - Konsekvens(er). - Forslag til forbedring(er). Alle SAFIRer blir mottatt av Seksjonsleder Fartøydrift, som sammen med Rederisjef vil evaluere den, og det vil bli gitt tilbakemelding med forslag til forbedringer/endringer dersom det er relevant. Deretter vil SAFIRen bli arkivert hos Seksjonsleder Fartøydrift. Det er viktig å merke seg at alle om bord kan forfatte avviksrapporter/safir, men normalt skal de sendes via fartøyets kaptein. 4.2. ROSA Rapporteringssystemet ROSA er Havforskningsinstituttets avviksrapporteringssystem, og skal brukes til å rapportere alle avvik og uønskede hendelser relatert til Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS), i tillegg til avvik ift kvalitet. ROSA systemet finnes, og er beskrevet, på HInnsiden/Kvalitet og HMS/Avvik og forbedring. Det er også tilgjengelig på webadresse: http://www.imr.no/rosa/ 4.3. Instrumentrapport Dersom det er instrumentpersonell med på leiefartøytokt skal instrumentsjefen sende en instrumentrapport til Seksjonsleder Elektronisk instrumentering etter endt tokt. Her beskrives den tekniske tilstanden på utstyr og instrumenter som har vært benyttet på toktet. I tillegg skal hvilke feil som oppsto, hva som er gjort for å rette oppståtte feil, og beskjed om hva som gjenstår av feilretting rapporteres. I tillegg rapporteres det om hvilket ettersyn og vedlikehold som er foretatt på vitenskapelige instrumenter og utstyr om bord i løpet av toktet.

Side: 8 av 12 4.4. Teknisk toktlederrapport Toktleder skal ved endt tokt fylle inn Teknisk toktleder rapport leiefartøy, se KS&SMS.8.3-04 Skjema - Teknisk toktlederrapport leiefartøy, i samarbeid med de andre toktdeltagerne i tillegg til instrumentsjefen og kapteinen. Rapporten sendes til Seksjonsleder Fartøydrift og inneholder tilbakemeldinger på hvor godt fornøyd toktleder og toktpersonellet er med rederiet og fartøyets besetning ift forberedelse og gjennomføring av toktet, i tillegg til å rapportere alle feil og mangler ved utstyr og fasiliteter om bord som toktdeltagerne har observert eller erfart. 4.5. Når skal det rapporteres? Ulykker eller uhell: - Ulykker og nestenulykker skal alltid rapporteres umiddelbart. - Ved alvorlige hendelser som havari, grunnstøtning, personellskade, dødsfall, utslipp og brann skal Rederiavdelingens beredskapsvakt varsles på mobiltelefon: 95 23 21 02. En utfyllende rapport sendes senere sammen med annen relevant dokumentasjon til e-post vakt-rederi@imr.no. - Ved sjøulykker og hendelser til sjøs skal også Sjøfartsdirektoratet informeres iht SFD forskrift 744 ved innsendelse av Rapport om sjøulykker og person ulykker, med kopi til leiefartøyrederiet, ref SFD forskrift 744 Forskrift om melde- og rapporteringsplikt til sjøs. Avvik: Avvik defineres i ISO 9001 som mangel på oppfyllelse av krav. Det gjelder selvpålagte krav så vel som krav pålagt av myndigheter. Alle ansatte kan ta opp uønskede hendelser. Ledere følger opp og bruker det inntrufne til forbedring gjennom læring og endring av uheldig praksis. En avviksmelding kan fremkomme på flere måter: - Avviksrapport (noe er galt i forhold til våre rutiner). - Forbedringsforslag (noe ved våre rutiner kan forbedres). - Uønsket hendelse (noe har skjedd som ikke skulle skje). - Personskaderapport (noen er skadet). - Risiko-, faremelding (noe vi gjør eller som kan oppstå kan medføre en risiko for personell, materiell, tid eller økonomi). Forslag til forbedringer: Forslag til forbedringer angående sikkerhet, å hindre forurensing, forbedre kvalitet og/eller økonomi skal rapporteres. Forslag som kan ha betydning for andre leiefartøyer rapporteres også. 4.5.1. Hva skal rapporten inneholde? Rapporten skal beskrive hva som har hendt, årsak(ene) til hendelsen, forbedringer og tiltak som ble gjort umiddelbart, samt mer permanente tiltak, som kan være å: - Forbedre/endre prosedyrer. - Forbedre utstyr. - Forbedre/endre opplæring av mannskaper.

Side: 9 av 12 4.6. Lukking av avvik Alle rapporter om ulykker, uhell, feil, mangler og/eller forbedringsforslag som mottas av Seksjonsleder Fartøydrift, enten i form av SAFIR, ROSA, instrumentrapport eller teknisk toktlederrapport, skal distribueres til aktuelt personell i HIs leiefartøyorganisasjon for saksbehandling og eventuelt vedtak om iverksetting av korrigerende tiltak. Alle korrigerende tiltak skal rettes mot å unngå at avvik, uhell eller ulykker skal gjenta seg. Avvik kan kun lukkes når symptomene er fjernet og/eller reparert, og tiltak for å unngå gjentagelse er iverksatt/gjennomført. 4.7. Analyser Alle rapporter om avvik, ulykker, nesten ulykker eller forslag til forbedringer skal analyseres av Seksjonsleder Fartøydrift og Rederisjef. I tillegg vil annet personell bli involvert avhengig av sakens innhold. Resultatet av en slik analyse skal brukes til å: - Kartlegge trender/gjentagelser. - Utarbeide og innføre tillegg, og/eller forbedringer til Integrert KS&SMS for Leiefartøy for å unngå gjentagelser. - Forbedre opplæringen av eget personell. - Forbedre informasjon til leiefartøyrederier og leiefartøybesetninger. - Forbedre utvelgelse og kontroll av leiefartøyer.

Side: 10 av 12 5. Verifikasjon, revisjon og evaluering av leiefartøyvirksomheten Leiefartøyorganisasjonen skal følge et oppsatt program for intern revisjon av Integrert KS&SMS for leiefartøy, for å verifisere at alle innførte sikkerhets- og kvalitetsbestemmelser for leiefartøyvirksomheten er implementert og etterleves. Slike interne revisjoner skal gjennomføres med mindre enn 12 måneders intervall, under ledelse av Rederisjef, sammen med seksjonsledere for hhv Innkjøp, Regnskap, Fartøydrift og Elektronisk instrumentering og/eller andre som Rederisjefen finner kompetente. De funn som gjøres under revisjonen skal gjøres tilgjengelig for dem som har ansvar for det aktuelle fagområdet, eller det fartøyet som er revidert. Alle slike funn skal følges opp av den ansvarlige seksjonsleder som skal påse at alle avvik/pålegg blir analysert, at korrigerende tiltak iverksettes, og at avvik/pålegg lukkes så raskt som praktisk mulig. 5.1. Leiefartøyledelsens gjennomgang (Management review) Leiefartøyorganisasjonen skal årlig gjennomføre en Leiefartøyledelsens gjennomgang for å evaluere effekten av Integrert KS&SMS for leiefartøy. Gjennomgangen skal omfatte, men trenger ikke begrenses til: - Analyse av siste års, og eventuelt tidligere års, uhell, nestenulykker, ulykker, farlige situasjoner og avvik for å se etter trender, og hvilken effekt iverksatte korrigerende tiltak har hatt. - Gjennomgang av funn, avvik og pålegg i forbindelse med siste års revisjoner av leiefartøyorganisasjonen, innleide fartøyer og leiefartøyrederier. - Gjennomgang av siste års fartøysinspeksjoner om bord i leiefartøyer. - Gjennomgang av mottatte forslag til endringer/forbedringer med hensyn til leiefartøyvirksomheten. - Vurdering av planlagte eller gjennomførte endringer i leiefartøyorganisasjonens eventuelle påvirkning på Integrert KS&SMS for leiefartøy. - Identifikasjon av nye planer, instrukser og/eller prosedyrer. - Gjennomgang av relevante endringer i lovverk, konvensjoner osv. - Vurdering av effekten av gjennomførte øvelser og iverksatte opplæringstiltak. - Konklusjoner ut i fra erfaringer i året som har gått og agendapunktene over. - Beslutning angående fokusområde(r) for året som kommer. - Konklusjoner og tidsfrister for egne mål og tiltak. Seksjonsleder Fartøydrift er ansvarlig for planlegging og innkalling til Leiefartøyledelsens gjennomgang i januar/februar hvert år. Leiefartøyledelsens gjennomgang skal ikke finne sted dersom mindre enn 50% av de innkalte kan møte. Som et minimum skal Rederisjef, Seksjonsleder Fartøydrift, Seksjonsleder Elektronisk instrumentering, Seksjonsleder Innkjøp og Seksjonsleder Regnskap delta på møtet. Det skal føres referat og utarbeides rapport etter Leiefartøyledelsens gjennomgang. Denne skal godkjennes av Rederisjefen, og deretter publiseres rapporten på HInnsiden.

Side: 11 av 12 5.2. Intern revisjon Dette kapittelet beskriver prosedyrer for intern revisjon, samt ansvarsfordeling for planlegging og gjennomføring av revisjoner. Interne revisjoner skal inkludere både landbaserte aktiviteter og skipsoperasjoner. Hensikten er å forsikre seg om at Integrert KS&SMS for Leiefartøy fungerer hensiktsmessig og effektivt. Seksjonsleder Fartøydrift har det overordnede ansvaret for revisjoner av HIs leiefartøyorganisasjon, og skal sørge for å: - Utarbeide revisjonsplan. - Peke ut revisorer for intern revisjon. - Forsikre seg om at revisorene er kompetente. - Forsikre seg om at alle avvik lukkes innen tidsfristen. - Sende alle revisjonsdokumenter til alt relevant personell. 5.2.1. Revisjonsplan Seksjonsleder Fartøydrift skal i samarbeid med Rederisjefen utarbeide en revisjonsplan for leiefartøyorganisasjonen og leiefartøyene. Planen skal være ferdig utarbeidet og distribuert senest ila februar hvert år. Revisjonsplanen skal som et minimum inneholde informasjon om hvilken måned det vil bli revisjon av hvilken enhet, og hvem som er utpekt som revisor(er). 5.2.2. Intern revisor(er) Utpekt(e) intern revisor(er) skal være trent til formålet og om mulig være uavhengig av området/ avdelingen som blir revidert. Utpekt(e) revisor(er) skal: - Underrette om revisjonsområde(r) og når revisjon vil finne sted. - Avtale åpningsmøte med seksjon som skal revideres, forklare planer og sjekklister som legges til grunn for revisjonen. - Forberede og gjennomføre revisjonen i henhold til plan og sjekklister. - Arrangere sluttmøte og gjennomgå resultatet av revisjonen. - Forsikre seg om at planer er lagt for korrigerende tiltak. - Forelegge revisjonsrapport med avvik og kommentarer for Seksjonsleder Fartøydrift for godkjenning. Revisjonsrapporten skal som et minimum inneholde: - Forberedelser før revisjon. - Detaljert revisjonsplan. - Revisjons sjekkliste. - Avviksrapport. - Revisjonsrapport 5.2.3. Revisjonsområde (person(er) som revideres) Revisjonsområde skal: - Gjennomføre plan for korrigerende tiltak. - Signere liste over fullførte korrigerende tiltak og sende den til Seksjonsleder Fartøydrift med kopi til revisor som utførte revisjonen.

Side: 12 av 12 5.3. Leiefartøyrederi og leiefartøy inspeksjoner Hensikten med leiefartøyrederi- og leiefartøyinspeksjonene er å sikre at fartøyer som leies av HI er i en tilfredsstillende teknisk tilstand, at fartøyet har de nødvendige sertifikater og den nødvendige bemanning, at besetningen har den nødvendige kunnskap, kvalifikasjoner og kompetanse, og at de funksjonelle og tekniske kravene som ble stilt i konkurransegrunnlaget er oppfylt, samt at rederiet har satt seg inn i de krav og bestemmelser som ble gitt i konkurransegrunnlaget. Dersom fartøyet er av en type og størrelse som gjør at de er pålagt å ha et sertifisert sikkerhetsstyringssystem vil også oppfølgingen på dette bli sjekket, i tillegg til status for eventuelle pålegg og avvik gitt av klasseselskap, flaggstat eller havnestat. 5.3.1. Rapportering Rapport etter leiefartøyrederi og leiefartøy inspeksjon skal sendes Seksjonsleder Fartøydrift så snart som mulig etter gjennomført inspeksjon. 5.3.2. Gjennomføring av leiefartøyrederi og/eller leiefartøy inspeksjon Den eller de som utfører leiefartøyrederi og/eller leiefartøy inspeksjonen er representanter for: - Seksjon Fartøydrift (ifm leiefartøyrederi- og leiefartøyinspeksjon), - Seksjon Elektronisk Instrumentering (ifm leiefartøyinspeksjon), - Seksjon Innkjøp (ifm leiefartøyrederi inspeksjon) - Seksjon Regnskap (ifm leiefartøyrederi inspeksjon) De som deltar på inspeksjonen skal sammen fylle ut inspeksjonsrapporten. 5.3.3. Feil og mangler som avdekkes ifm leiefartøyrederi og/eller leiefartøy inspeksjon Dersom det ifm inspeksjon av leiefartøyrederi avdekkes forhold som gjør at leiefartøyrederiet anses som uegnet til oppdraget, for eksempel på grunn av manglende beredskapsplaner, beredskapsorganisasjon, risikostyringsrutiner osv skal en avviksliste settes opp og denne skal kontrolleres på nytt før rederiet eventuelt tildeles et nytt leiefartøyoppdrag. Dersom det ifm inspeksjon av leiefartøy avdekkes forhold som gjør at leiefartøyet er uegnet til oppdraget, for eksempel på grunn av manglende eller defekt sikkerhetsutstyr, ikke oppfylte krav til utrustning, innredning, instrumentering, eller andre feil og mangler som kan utbedres før toktstart, skal en avviksliste settes opp og denne skal kontrolleres på nytt ved toktstart. Dersom avvik ikke er lukket ved toktstart skal toktet utsettes til alle avvik er lukket, eller toktet kanselleres og et nytt fartøy leies inn. Det er ikke under noen omstendighet aksept for å starte et tokt med et leiefartøy dersom det er kunnskap om feil, mangler eller defekter ved leiefartøyrederiet og/eller leiefartøyet som kan ha betydning for sikkerheten til personell eller materiell, miljøet eller kvaliteten på vitenskapelige data som samles inn.