Norsk olje og gass Vedlegg 4 - Veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam

Transkript

1 Norsk olje og gass Vedlegg 4 - Veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam

2 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 2 Dette dokumentet er en veiledning for Norsk olje og gass revisjonsteam ved gjennomføring av revisjoner av kursleverandører som søker om Norsk olje og gass- godkjenning. 1 FORORD For å sikre god kurskvalitet og enhetlige kursleveranser innenfor sikkerhets- og, har Norsk olje og gass på vegne av operatørene tilrettelagt for en kvalitetssikring og godkjenning av kursleverandører. Revisjonene/verifikasjonene gjennomføres i henhold til ISO 19011; «Guidelines for auditing management systems». Revisjonene (systematisk gransking av styrings- og kontrollsystem) skal utføre tilsyn med de etablerte systemene i virksomheten, og verifikasjoner (måling, testing, inspeksjon) skal kontrollere om de faktiske forholdene, inkl. fasiliteter og teknisk kvalitet og vedlikehold av utstyr er i samsvar med regelverk, krav i styringssystem, fagplaner, samt at kursleverandør disponerer den nødvendige kompetansen for å levere kurset. Revisjonene skal for begge parter være konstruktive og gjensidig informative, slik at også den som blir revidert opplever tjenesten som nyttig. Revisjonene skal utføres on- site, og kursleverandør skal gis anledning til å gjennomgå resultatene av revisjonen før revisjonsrapporten er endelig og blir gjort tilgjengelig for aktuelle parter. Det vises til «Vedlegg 3 Søknadsprosedyre for Norsk olje og gass- godkjenning» for ytterligere detaljer vedrørende gjennomføring av revisjon i henhold til Norsk olje og gass godkjenningsordning. 2 HENSIKT Dokumentet skal veilede Norsk olje og gass revisjonsteam ved gjennomføring av revisjoner. 3 DEFINISJONER 3.1 Førstegangs bedømming Førstegangs bedømming er bedømmingsbesøk foretatt av Norsk olje og gass hos en kursleverandør som har søkt om Norsk olje og gass- godkjenning. Besøkets hensikt er å verifisere at kursleverandøren tilfredsstiller de krav som gjelder for å bli Norsk olje og gass- godkjent. Hele kvalitetsdokumentasjonen, samtlige arbeidsprosedyrer, risikoanalyser, lokaler, teknisk og annet utstyr, personellets kompetanse og gjennomføring av aktuelle kursleveranser blir vurdert ved dette besøket.

3 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: Fornyelse av en Norsk olje og gass- godkjenning Norsk olje og gass- godkjenning gis normalt for 5 år av gangen. Deretter må Norsk olje og gass- godkjenningen fornyes. Det skal gjennomføres et fornyelsesbesøk og denne prosessen skal være avsluttet senest 5 år etter at Norsk olje og gass- godkjenning ble innvilget første gang/etter siste fornyelse. Fornyelsesprosessen er i prinsippet like omfattende som prosessen ved en førstegangs Norsk olje og gass- godkjenning. 3.3 Oppfølgingsaktiviteter Oppfølgingsaktiviteter er aktiviteter som utføres for å kontrollere at Norsk olje og gass- godkjente kursleverandører fortsetter å tilfredsstille godkjenningsvilkårene. Eksempler på slike aktiviteter er: - Oppfølgingsbesøk med bedømming av utvalgte elementer - Dokumentgjennomgang - Aktiviteter knyttet til godkjenning for et eller flere nye kurs - Ekstraordinært besøk - Egenmelding/spørreundersøkelse - Eventuelt andre aktiviteter, herunder tilgang til og gjennomgang av andre revisjoner gjennomført av akkreditert revisjonshus for sammenfallende fagområde / tilgrensende fagområde - Full gjennomgang Full gjennomgang er et besøk som er like omfattende som en fornyelse og gjennomføres i spesielle tilfelle. 3.4 Norsk olje og gass revisjonsteam Det nedsettes et revisjonsteam for gjennomføring av revisjon hos kursleverandør ved førtegangsbedømming, fornyelse av Norsk olje og gass godkjenning og ved oppfølgingsbesøk. Revisjonsteamet skal alltid bestå av minst to representanter fra Operatørene. En av disse skal ha fagkompetanse / kvalifikasjoner i forhold til det faglige innholdet som skal vurderes, og den andre operatørrepresentanten skal ha revisorkompetanse. Revisorteamets deltakere hentes fra en ressurspool som er etablert av Operatørene og som koordineres av Norsk olje og gass nettverk for sikkerhets- og (NSOB). Det skal i tillegg alltid inviteres med en fagforeningsrepresentant fra de fagforeningene som er representert i Norsk olje og gass NSOB i henhold til en på forhånd definert ressursliste. 3.5 Revisjonsleder Norsk olje og gass utpeker en revisjonsleder for hver revisjon. Revisorleder er alltid en av Operatørenes representanter.

4 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: Norsk olje og gass Saksbehandler Norsk olje og gass utpeker en saksbehandler i Norsk olje og gass administrasjon som er ansvarlig for å koordinere oppgaver og aktiviteter gitt av Norsk olje og gass kvalifikasjons- og revisjonsordning av kurs innen sikkerhets- og. 3.7 Norsk olje og gass prosesseier Norsk olje og gass prosesseier for Norsk olje og gass kvalifikasjons- og revisjonsordning av kurs innen sikkerhets- og er fagsjef HMS i Norsk olje og gass. Norsk olje og gass prosesseier har ansvar for å følge opp Norsk olje og gass kvalifikasjons- og kvalifikasjonsordning av kurs innen sikkerhets- og. 3.8 Norsk olje og gass klageordning Norsk olje og gass behandling av klage på vedtak i forbindelse med Norsk olje og gass- godkjenning kan påklages til et eget klageutvalg som beskrevet i hoveddokumentet, ref. kap. 8 i «Hoveddokument». Eventuell klage på Norsk olje og gass vedtak om godkjenning eller ikke, må være Norsk olje og gass i hende senest 3 uker etter at kursleverandøren er blitt informert om avgjørelsen. Norsk olje og gass skal foreta de undersøkelser klagen gir grunn til, og kan oppheve eller endre avgjørelsen, evt. avvise klagen, dersom vilkårene for å behandle den ikke foreligger. Dersom avgjørelsen ikke blir endret, skal Norsk olje og gass sende sakens dokumenter sammen med sin vurdering til Norsk olje og gass klageutvalg for endelig beslutning. 4 BEDØMMING Norsk olje og gass revisjonsteam bedømmer kursleverandørs kompetanse i henhold til godkjenningskravene gitt i hoveddokumentet med tilhørende underdokumenter, og påser gjennom oppfølgings- og fornyelsesbesøk at vilkårene oppfylles. Kursleverandører som søker om Norsk olje og gass- godkjenning eller utvidelse av godkjenningsomfanget, sender relevant dokumentasjon som beskrevet i dette dokumentet, herunder underlag for oppnådd status som kvalifisert i Achilles Felles Kvalifikasjonsordning. Norsk olje og gass revisjonsteam skal vurdere om dokumentasjonen/styringssystemet tilfredsstiller gjeldende krav, og om kursleverandøren etterlever det i praksis.

5 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: Godkjenningsomfang Søker skal presist spesifisere godkjenningssomfanget (hvilke kurs man ønsker å bli Norsk olje og gass- godkjent for). 4.2 Dokumentasjon fra kursleverandør Norsk olje og gass saksbehandler skal se til at relevant dokumentasjon fra kursleverandør blir gjort tilgjengelig for revisjonsteamet før revisjonen / bedømmingen påbegynnes. 4.3 Godkjenningsprosessen Gjennomgang av søkers dokumentasjon (revisjonsleder) Formøte hos søker (hvis nødvendig) Rapport sendes søker Bedømming hos søker med påvising av eventuelle avvik Rapport sendes søker Dokumentert korrigering av eventuelle påviste avvik (søker) Lukking av avvik og eventuelt gjennomføring av ekstraordinært besøk Godkjenningsrapport utarbeides med anbefaling vedrørende godkjenning (revisjonsleder) Norsk olje og gass prosesseier (Norsk olje og gass fagsjef HMS) beslutter om Norsk olje og gass- godkjennings kan gis eller ikke FORMØTE Følgende skal minst tas opp under dette besøket: Godkjenningsvilkårene gitt i hoveddokument med tilhørende underdokumenter Kommentarer etter dokumentgjennomgangen Godkjenningsprosessen Frist for nødvendige endringer Forventede tids- og kostnadsrammer (med nødvendige forutsetninger) Formøte utføres normalt av leder for revisjonstemaet som utarbeider en rapport. Rapporten sendes Norsk olje og gass saksbehandler, som sender kopi til kursleverandør FORBEREDELSER TIL BEDØMMINGER Revisjonsteamet skal på forhånd klargjøre arbeidsfordeling og evt. spørsmål/ problemer. Dette gjøres i form av revisjonsmøter, eventuelt telefonsamtaler og/eller korrespondanse.

6 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: REVISJON / BEDØMMING: Revisjonen / bedømmingen inkluderer: Åpningsmøte med deltakere fra revisjonsteamet, kursleverandørens ledelse og evt. representanter fra kursleverandøren Revisjon/bedømming av kvalitetssystemet, utstyr, lokaler og fasiliteter, arbeidsprosedyrer, risikoanalyser, personalets kompetanse, samt gjennomføring av de aktuelle kurs som det søkes om Norsk olje og gass- godkjenning for Interne møter i Revisjonsteamet for vurdering av bedømmingens fremdrift, og for å forberede sluttmøtet Sluttmøte med kursleverandørrepresentanter der eventuelle avvik presenteres og oppsummeringsrapport legges fram ÅPNINGSMØTE Innholdet i åpningsmøtet vil normalt være: Presentasjon av revisjonsteam og kursleverandørs representanter Gjennomgang av bedømmingens hensikt, og den enkelte bedømmers funksjon Kortfattet presentasjon av dagsorden for bedømmingen, bekreftelse på tidsplan, lunsjpause etc. Forklare bruken av avviksrapport, samt avvikskategorienes betydning Få bekreftelse på at representanter fra kursleverandør ledsager hver bedømmer Orientere om kursleverandør- representantenes rolle under bedømmingen, spesielt med tanke på attestasjon av mulige observasjoner Orientering om hva som vil skje på det avsluttende møtet Forsikring om at all informasjon behandles fortrolig Orientering om klageretten Avklaring av eventuelle misforståelser Mulighet for organisasjonens representanter til å stille spørsmål UTFØRELSE AV BEDØMMING Alle observasjoner og konklusjoner skal være objektive. Observasjoner skal kunne verifiseres og etterprøves. Bedømmerne skal ikke foreslå løsninger på avvikene. Hver enkelt bedømmer har ansvar for å vurdere alle tilgjengelige opplysninger før konklusjoner trekkes, og observasjoner skrives. Bedømmere skal alltid opptre objektivt, vennlig og fordomsfritt, og være åpne for å akseptere nye løsninger på gamle problemstillinger så lenge godkjenningskravene tilfredsstilles på en akseptabel måte AVVIKSRAPPORTER Definisjon: Avvik er definert som mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav. Avvikene deles inn i tre kategorier avhengig av alvorlighetsgrad, ref. «Vedlegg 5 Gradering av avvik»;

7 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 7 1. Alvorlige avvik: Avvik hvor tilliten til organisasjonens Norsk olje og gass- godkjenning er alvorlig truet. 2. Mindre alvorlige avvik: Avvik hvor korrigerende tiltak må gjennomføres innen en spesifikk tid for å unngå suspensjon. 3. Observasjoner: Avvik som kan være en isolert hendelse og som ikke spesielt påvirker resultater av organisasjonens akkrediterte virksomhet. Avviksrapporten skal kun inneholde faktiske beskrivelser av forhold relatert til avvik fra et spesifikt krav i godkjenningsvilkårene, eller avvik fra egne prosedyrer. Bedømmer skal unngå tendensiøse eller følelsesmessige utsagn i rapporten og skal unngå å bruke den som en anledning til å belære kursleverandør mht. hvordan de skal løse sine oppgaver. Det er revisjonsleders ansvar, med støtte fra revisjonsteamet, å samle alle identifiserte avvik før sluttmøtet holdes OPPSUMMERINGSRAPPORT Etter at bedømmerne har fullført sine individuelle oppgaver, avholdes et internt møte i revisjonsteamet der hver bedømmer presenterer sine observasjoner og konklusjoner. På bakgrunn av bedømmernes inntrykk og funn, utarbeides en rapport, som skal ende opp i en anbefaling til Norsk olje og gass vedrørende Norsk olje og gass- godkjenning. Rapporten skal være mest mulig objektiv og nøyaktig, og skal ikke være en gjentagelse av innholdet i de ulike avviksrapportene. Husk også positiv rapportering! Leder for revisjonsteamet skal på det avsluttende møte bli enig med kursleverandør om hvilken tidsfrist for innsendelse av korrigerende tiltak som skal påføres oppsummeringsrapporten SLUTTMØTE MED ORGANISASJONENS REPRESENTANTER Formålet med sluttmøtet er å oppsummere resultatet av bedømmingen for kursleverandørens representanter og å klarlegge eventuelle misforståelser. Leder for revisjonsteamet skal normalt: takke kursleverandør for tilrettelegging, assistanse og samarbeidsvilje understreke at bedømmingen er stikkprøvebasert, og at alle avvik derfor ikke nødvendigvis er oppdaget forklare betydningen av avvikskategoriene la hver bedømmer presentere sine funn og eventuelle rapporter presentere egne avvik og oppsummeringsrapporten avtale dato for gjennomføring av korrigerende tiltak Revisjonsleder og en representant for kursleverandørens ledelse skal signere oppsummeringsrapporten svare på eventuelle spørsmål ta med original av oppsummeringsrapport; kopier til kursleverandør heve møtet Når oppsummeringsrapporten presenteres, skal deltagere i revisjonsteamet unngå å diskutere de konklusjoner og anbefalinger som er gitt.

8 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: Revisjonsrapport Revisjonsleder skriver rapport i etterkant av revisjonen/bedømmingsbesøket og skal videresende rapporten til Norsk olje og gass saksbehandler, som etter godkjenning fra prosesseier i Norsk olje og gass sender kopi av rapporten til kursleverandør. Kursleverandør gis anledning til å påpeke faktiske feil i rapporten. Tidsfristen for å påpeke feil er satt til 3 uker. 4.5 Korrigering av avvik (alle bedømminger) Kursleverandør skal sende dokumentasjon som viser at hvert enkelt avvik av kategorien meget alvorlig avvik eller vesentlig avvik er tilfredsstillende korrigert innen fastsatt tidsfrist. Revisjonsteamet skriver en liste som kort kommenterer hvert avvik og gir en anbefaling om hvorvidt avviket bør lukkes. Anbefalingen oversendes Norsk olje og gass prosesseier som tar endelig stilling til om Norsk olje og gass- godkjenning kan innvilges eller ikke. 4.6 Oppfølging, utvidelse, fornyelse OPPFØLGING Hensikten med oppfølging er å avgjøre hvorvidt en organisasjon etterlever vilkårene for Norsk olje og gass- godkjenningen. I løpet av godkjenningsperioden (5 år) kan det gjennomføres ordinære oppfølgingsbesøk der alle elementer i godkjenningen kan vurderes i løpet av godkjenningsperioden. Oppfølgingsbesøk gjennomføres av Norsk olje og gass revisjonsteam og revisjonsleder gir beskjed om spesielle områder som skal vurderes hvis dette anses nødvendig. Ved avslutningen av bedømmingen skrives en oppsummeringsrapport. Følgende elementer bør vurderes ved alle oppfølgingsbesøk: - dokumentstyring - klagebehandling - avviksbehandling - korrigerende tiltak - forebyggende tiltak - risikoanalyser - interne kvalitetsrevisjoner - ledelsens gjennomgåelse - personale; introduksjon/opplæring av nytt personale - oppfølging av avvik funnet ved forrige besøk - opplæring og godkjenning av nytt personell - vedlikehold av kompetanse - vedlikehold av utstyr - oppfølging av avvik fra forrige besøk - følge gjennomføring av kurs ihht aktuelle Norsk olje og gass- godkjenning - etter spørre og vurdere evalueringsrapporter fra kurselever ved kurssenteret

9 Gjeldende fra: Revisjon nr: 01 Rev. dato: Side: 9 Det vises også til at i denne 5- års perioden har Norsk olje og gass krav om ulike typer oppfølgingsaktiviteter for å forsikre seg om at den Norsk olje og gass- godkjente kursleverandøren vedvarende oppfyller kravene til Norsk olje og gass- godkjenning. Herunder krever Norsk olje og gass at den Norsk olje og gass- godkjente kursleverandøren selv tar initiativ til minst en revisjon/verifikasjon av aktuelle fagområde/tilgrensende fagområde utført av et akkreditert revisjonshus i løpet av den 5- års perioden som Norsk olje og gass- godkjenningen varer. Revisjoner utført av anerkjente revisjonshus på oppdrag fra andre oppdragsgivere, som for eksempel Sjøfartsdirektoratet, skal av kursleverandøren forelegges Norsk olje og gass, og kan bli vurdert som tilfredsstillende dokumentasjon på gjennomført verifikasjon/revisjon UTVIDELSE Ved søknad om utvidelse av godkjenningsomfanget, vil det under et besøk kontrolleres om godkjenningsvilkårene for utvidelsen er tilfredsstilt FORNYELSE OG FULL GJENNOMGANG Ved fornyelse og fullstendig gjennomgang gjennomføres bedømming som ved en førstegangs godkjenning og rapporteres på lik linje med andre bedømminger Suspensjon av Norsk olje og gass- godkjenning skal vurderes dersom meget alvorlige avvik er avdekket og/eller det er avdekket mange vesentlige avvik. Dersom revisjonsleder på et oppfølgings- eller fornyelsesbesøk anbefaler suspensjon av hele eller deler av Norsk olje og gass- godkjenningen skal dette varsles til kursleverandør. Årsak til anbefalingen skal angis og beskrives. Det skal i varselet framgå hvilke tidsfrister kursleverandøren har til å kommentere anbefalingen/varselet om suspensjon (normalt 2 uker). 5 HABILITET Norsk olje og gass revisjonsteam forplikter seg til å gi Norsk olje og gass saksbehandler beskjed dersom de eller deres arbeidsgivere i løpet av de fire siste årene har utført tjenester for den kursleverandøren som skal bedømmes. Likeledes forplikter de seg til å underrette Norsk olje og gass om andre forhold som kan tenkes å påvirke vurderingen av en aktuell klient. Alle medlemmer av revisjonsteamet skal signere en erklæring om konfidensialitet. 6 FORTROLIGHET Norsk olje og gass revisjonsteam plikter å overholde forvaltningslovens og Norsk olje og gass regler for fortrolighet. Samtlige medlemmer av Norsk olje og gass revisjonsteam må signere en konfidensialitetserklæring, ref. «Vedlegg 8 Erklæring om konfidensialitet». Informasjon om Norsk olje og gass kunder som er tilegnet gjennom de ulike oppdrag fra Norsk olje og gass skal ikke avsløres for en tredjepart. Fortrolig dokumentasjon skal oppbevares beskyttet mot innsyn fra 3.part. Slik dokumentasjon skal makuleres eller returneres kursleverandør etter at arbeidet er avsluttet.