FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE Kommunestyret Møtedato: 25.03.2010 Saksbehandler: Eva Bekkavik Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 12/10 Kommunestyret 25.03.2010 3/10 Kontrollutvalget 18.02.2010 18/09 Kontrollutvalget 18.06.2009 Vedtak: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober 2010. Behandling: Oppdragsansvarlig revisor Ann-Katharine Gardner ga en god og informativ orientering om prosjektet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Følgende omforent forslag til endring i punkt 3 ble fremmet:. innen utgangen av oktober 2010. Innstillingen med endring av punkt 3 ble enstemmig vedtatt. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS INNSTILLING: Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 9.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2010. VEDLEGG 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Styringssystemer. Side 31 av 49
SAKSUTREDNING: Plan for forvaltningsrevisjon for 2009 ble behandlet i kommunestyremøte i sak 22/09. Ved behandlingen av saken ble det fremmet to nye fokusområder til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret vedtok et omforent forslag om endring av kontrollutvalgets foreslåtte fokusområder i planen. Blant fokusområdene i planen ble prosjektet "Styringssystemer for kvalitet og miljø" prioritert høyest. Kontrollutvalgets bestilling For å få god nok kunnskap om bakgrunnen for prosjektforslaget, og for å presisere hva man ønsket å belyse, så inviterte kontrollutvalget kommunestyrerepresentanten som hadde foreslått prosjektet til kontrollutvalgets møte den 18.06.2009. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2009, og orienteringen kommunestyrerepresentanten ga i kontrollutvalgets møte, vedtok utvalget i sak 22/2009, å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på styringssystemer for kvalitet og miljø i Klæbu kommune. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Har Klæbu kommune et betryggende system for intern kontroll og risikostyring? Delproblemstillinger: 1. Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? 2. Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? 3. Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? 4. Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? 5. Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Revisjonens konklusjon Hovedkonklusjon: Klæbu kommune har mange elementer som kan og bør inngå i et helhetlig styringssystem. Etter revisors oppfatning mangler imidlertid kommunen en helhetlig systembeskrivelse, og en systematisk tilnæring til forhold som risikovurderinger og evaluering av kontrollenes effektivitet. Generelt oppfattes det som en svakhet at mange viktige elementer i styringssystemet er lite formalisert. Det synes også å være for svak sammenheng mellom enkeltelementene i kommunens styringssystem. Konklusjon delproblemstilling 1: Side 32 av 49
Er det samsvar mellom det interne miljøet og kommunens holdninger til risiko? Det som betegnes "internt miljø" er utgangspunktet for de ansattes holdning til risiko, og speiler virksomhetens holdning til risiko. Etiske verdier, de ansattes kompetanse, organisasjonsform og ansvarsfordeling er sentrale elementer i det interne miljøet. Ledelsen sørget for at etikk har blitt satt på dagsorden i Klæbu kommune gjennom et program som samtlige ansatte har deltatt i. Som en del av programmet har den enkelte ansatte hatt mulighet til å knytte problemstillinger om etikk direkte mot sine daglige arbeidsoppgaver. Dette er viktig for å skape et engasjement blant de ansatte, og for å sikre at de ansatte ser nytten i slike diskusjoner. De fleste enhetslederne kjenner de etiske retningslinjene, men mange oppfatter dem ikke som relevante for egen enhet. De brukes derfor ikke aktivt. Kommunen har en kompetansehevingsplan, som rulleres ved bred involvering av ansatte. Realismen i planen er likevel avhengig av at det finnes budsjettmidler til å gjennomføre kompetansehevingstiltakene. Dette kan redusere betydningen av planen. Planen viser likevel prioriteringen mellom de kompetansehevende tiltak som lar seg gjennomføre. Manglende midler til å iverksette kompetansehevende tiltak kan på sikt føre til at kommunen ikke får bygget opp nødvendig kompetanse. Enhetslederne og rådmannsnivået mener stort sett at det er samsvar mellom organisasjonsstruktur og delegert myndighet. Det synes likevel som om det er uklarheter omkring kommunalsjefenes og rådgivernes roller. Det er viktig at rådmannen er tydelig på rådgivernes rolle og kommuniserer dette overfor enhetslederne. Konklusjon delproblemstilling 2: Har Klæbu kommune fastsatt mål for virksomheten? Administrasjonen har fokus på de politisk fastsatte målsettingene, og har utarbeidet en oversikt over tiltak som målsettingene medfører. Tiltakslista bidrar til å øke sikkerheten for måloppnåelse og til å plassere ansvaret for oppfølgingen av tiltakene. Noen enhetsledere har i tillegg utarbeidet målsettinger for å ivareta lovkrav som er spesifikke for deres virksomhet. Hver enhetsleder har en resultatavtale med rådmannen. Det stilles i liten grad krav om tilbakerapportering fra enhetsleder til rådmann. Konklusjon delproblemstilling 3: Har kommunen et system for å vurdere og håndtere forhold som kan hindre måloppnåelse? Undersøkelsen viser at det gjennomføres risikovurderinger og tiltak på flere sentrale områder i Klæbu kommune. Den systematiske tilnærmingen til dette arbeidet, med risikovurdering, sannsynlighetsvurdering og iverksettelse av konkrete tiltak knyttet direkte til risikovurderingene slik COSO-rammeverket legger opp til, mangler imidlertid på de fleste områder. Konklusjon delproblemstilling 4: Er informasjon fra kommunen tilstrekkelig, tilgjengelig og kvalitetssikret? Deler av den interne informasjonsflyten i kommunen har hatt et uformelt preg. Ulempen med dette er at informasjonen ikke tilflyter alle som kan ha behov for den. Det uformelle preget understrekes på enhetsledermøtene, fordi det ikke er fastsatt agenda for møtet og fordi det heller ikke føres referat. Oppfølging av saker vanskeliggjøres når ikke oppfølgingsansvaret er skriftliggjort. Side 33 av 49
Det er ikke lagt opp til noen aktiv rapportering fra enhetsleder til rådmann på andre forhold enn økonomi. Den utadrettede informasjonen skjer gjennom hjemmesiden og Klæbustikka. Samlet sett har kommunen gode muligheter for å gi informasjon om virksomheten til både brukere og innbyggere. Konklusjon delproblemstilling 5: Hvordan sikrer Klæbu kommune at de interne kontrollsystemene blir gjennomgått og vurdert? Rådmannen har stilt krav til enhetslederne gjennom leder- og resultatavtaler. Oppfølging og evaluering av måloppnåelsen har i liten grad vært tema. Rådmannens evaluering av måloppnåelsen har derfor måttet skje via årsrapportene fra den enkelte enhet. På økonomiområdet har det imidlertid vært stort fokus på tilbakerapportering og tett oppfølging av budsjettstatus. Revisors oppfatning er at rådmannen ikke har vektlagt tilbakerapportering fra enhetslederne. Revisor mener resultatmål og andre mål i lederavtalene bør følges opp tettere. Samlet sett er revisor av den oppfatning at det ikke gjøres noen systematisk evaluering av de kontrolltiltak som er iverksatt for å sikre måloppnåelsen i Klæbu kommune. Revisors anbefalinger: Revisors anbefalinger betinger at kommunen ønsker et helhetlig styringssystem. Selv om kommunens økonomi ikke tillater en videreføring av programmet om etikk og lojalitet, anbefaler revisor at denne type problemstillinger fortsatt settes på dagsorden og vies oppmerksomhet. Generelt anbefaler revisor å systematisere de elementer kommunen har i sitt styringssystem, slik at de framstår helhetlig. Dette kan for eksempel gjøres som en beskrivelse av styringssystemet, der enkeltelementene i styringssystemet flettes inn. Her bør også roller og ansvar synliggjøres. Dette anses å være i samsvar med anbefaling i rapporten Internkontroll i kommuner. Revisor vil også anbefale en større grad av formalisering av risikovurderinger og kontrolltiltak. Økt fokus på risikovurderinger som en del av styring er en av anbefalingene i rapporten 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane. Revisor anbefaler at det skrives referat fra enhetsledermøtene, slik at informasjonen er tilgjengelig for ettertiden. Dette er viktig for informasjonsflyten og plassering av oppfølgingsansvar. En mer systematisk evaluering av iverksatte kontrolltiltak bør også innarbeides i et helhetlig styringssystem. Revisor vil også anbefale at kvalitetssikringssystemet Qm+ innarbeides i det helhetlige Side 34 av 49
styringssystemet, og at det fokuseres på opplæring i bruk av systemet og krav om rapportering av avvik. KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATETS KONKLUSJON Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Styringssystemer" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet med å få på plass et helhetlig styringssystem. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 35 av 49