Ekstern evaluering av Internrevisjonen Forberedelser Gjennomføring Oppfølging Internrevisjonssjef Nils Hjelle NIRF 09.09.2013 1312 Eksterne evalueringer Eksterne evalueringer må utføres minst en gang hvert femte år av en kvalifisert, uavhengig kontrollør eller gruppe kontrollører utenfor organisasjonen. Revisjonssjefen må drøfte følgende med styret: Metode og hyppighet av eksterne evalueringer og Kvalifikasjonene og uavhengigheten til den eksterne kontrolløren eller gruppen kontrollører, herunder mulige interessekonflikter. www.toll.no Side 2 1
Oppdragets ordlyd Gjennomgang av internrevisjonen og dens mandat, organisering, ressurser, prosesser og systemer, med formål å vurdere etterlevelse av IIAs standarder vurdere internrevisjonens systemer og prosesser opp mot ellers god praksis for effektiv og nyttig internrevisjon identifisere eventuelle gap og gi anbefalinger til mulige forbedringer www.toll.no Side 3 Hovedkonklusjon i evalueringsrapporten «TADs internrevisjon fremstår som godt tilpasset Tollvesenets totale kontrollmiljø. Internrevisjonen er basert på IIAs standarder og god praksis, men det er registrert noen avvik fra IIAs standarder som bør lukkes, og et forbedringspotensial mht. ressursstyring, metoder, verktøy og intern kvalitetssikring.» www.toll.no Side 4 2
Etaten har i hovedsak positive erfaringer med ekstern evaluering av Internrevisjonen Internrevisjonen og toll- og avgiftsdirektøren har basert en betydelig andel av enhetens videreutvikling i ettertid på funn/konklusjoner fra evalueringen Verdien av evalueringen knytter seg like mye til prosessen som til selve evalueringsrapporten Nyttig med en formalisert gjennomgang, der organisasjonen avsetter tid, går ut av driftsmodus og ser Internrevisjonen utenfra For nettopp Internrevisjonsfunksjonen har det trolig høy symbolverdi at evalueringen er ekstern, selv om ingen av observasjonene var unike ville trolig vært identifisert ved intern gjennomgang Ikke gitt at etaten venter fem år til neste eksterne evaluering www.toll.no Side 5 Intern kontroll i Toll- og avgiftsetaten - Disposisjon 1. Kort om Internrevisjonen i Toll- og avgiftsetaten - Etaten - Internrevisjonen og dens rolle 2. Erfaringer med og nytteverdi av evalueringen våren 2012 - Forberedelser - Gjennomføring - Oppfølging 3. Utnytt situasjonen som skapes gjennom evalueringen! - i organisasjonen - i Internrevisjonen www.toll.no Side 6 3
Etatens oppgaver og mål er kjernen i Finansdepartementets etatsstyring Toll- og avgiftsetaten er kontrolletat men målet er at næringsliv og privatpersoner som følger regelverket, også skal oppfatte oss som sørvisetat og samarbeidspartner. Virksomhetsidé: Vi beskytter samfunnet og sikrer staten inntekter Hovedmål: 1. Motvirke ulovlig inn- og utførsel av varer 2. Riktig fastsettelse av avgifter og toll 3. Rettidig innbetaling av avgifter og toll 4. Yte brukerne god sørvis www.toll.no Side 7 Toll- og avgiftsdirektør Bjørn Røse Toll og avgiftsetaten ( Tollvesenet ) 1946 ansatte pr. 31.12.2012 Toll- og avgiftsdirektørens stab Toll- og avgiftsdirektoratet Tollregionene Administrasjonsavdelingen Lars Atle Holm Kontrollavdelingen Eivind Kloster-Jensen Innkrevings- og regnskapsavdelingen Esben Wølner IT-avdelingen Alice Jakobsen Avdeling for toll- merverdiavgift og vareførsel Pål Hellesylt Særavgiftsavdelingen Toril Hagen Tollregion Øst-Norge Øystein Haraldsen Tollregion Oslo og Akershus Odd Arne Kristiansen Tollregion Sør-Norge Thorleif Andreassen Tollregion Vest-Norge Ivar Sletten Tollregion Midt-Norge Anne Katarina Cartfjord Tollregion Nord-Norge Atle Joakimsen www.toll.no Side 8 4
Strategiplanen nærmere om strategien «God styring og internkontroll» For en kontroll- og innkrevingsetat er det viktig med høy integritet og tillit fra samfunnet. Gjennom kvalitetssikring og internkontroll skal vi sikre god etterlevelse av regelverk og instrukser i alle ledd av virksomheten. Våre medarbeidere skal utøve godt etisk skjønn i sin arbeidsutførelse med utgangspunkt i etiske retningslinjer og god internkontroll..en etatskultur med aksept for at god internkontroll er særlig viktig i en offentlig kontrolletat, og for at kontroll og oppfølging ikke er uttrykk for mistenksomhet, men for at man bryr seg om sine medarbeidere www.toll.no Side 9 Internrevisjonen i Toll- og avgiftsetaten Opprettet i 1994 Organisert som egen enhet direkte underlagt toll- og avgiftsdirektøren Dvs. uavhengig av etatens øvrige linjeorganisasjon Etaten har ikke styre. Men Finansdepartementet mottar Internrevisjonens vurderinger/tiltaksforslag (ifm. formaliserte oppdrag) sammen med toppledelsens vedtak om forbedringstiltak Synliggjør tilfeller der det evt. er uenighet (jf. 2600 Rapportering av aksept av risikoer) www.toll.no Side 10 5
Internrevisjonen i Toll- og avgiftsetaten (2) Ressurser Tre ansatte To internrevisorer med utdanning og lang arbeidserfaring fra etaten (også fra linjefunksjoner i TAD og region) Nyansatt leder i 2012 med utdanning og arbeidserfaring utenfor etaten Begrenset bruk av eksterne leverandører Økende bruk av etatsinterne ressurser (formelle bidragsytere fra linjen) Avgrensning Linje-/lederansvaret er tydelig i virksomhetsstyring, risikohåndtering og intern kontroll Følger oppgave- og resultatansvaret på alle nivå i etaten Internrevisjonen har tredjelinje -rolle mht. å påse og bidra til ovennevnte Og dessuten «fagansvar» for intern kontroll (og delvis risikohåndtering) i betydningen metode/verktøykompetanse og støtte/kompetanseoverføring til linjen www.toll Side 11 Stor spennvidde i oppdragstema og type, f. eks. Oppdragstema Ettersyn av økonomiforvaltningen i TAD (compliance-fokus) Type oppdrag bekreftelse en berørt part, årlig Risikovurdering interne misligheter bekreftelse mange berørte parter, årlig Valutakurser på www.toll.no bekreftelse en berørt part (to nivå) Håndtering av beslaglagt narkotika bekreftelse mange berørte parter Kontrollutvelgelse etter maskeutslag kun faktagrunnlag (ikke anbefalinger) flere berørte parter Etterlevelse av IK-tiltak overfladisk bekreftelse (hjelp til linjen) mange berørte parter, periodisk Informasjonsinnhenting (bakgrunnssjekk) ifm. rekruttering rådgivning medrevisor fra linjen, erfaringer fra andre virksomheter viktig input HMS-risikovurdering rådgivning www.toll.no medrevisor fra linjen Side 12 6
Intern kontroll i Toll- og avgiftsetaten - Disposisjon 1. Kort om Internrevisjonen i Toll- og avgiftsetaten - Etaten - Internrevisjonen og dens rolle 2. Erfaringer med og nytteverdi av evalueringen våren 2012 - Forberedelser - Gjennomføring - Oppfølging 3. Utnytt situasjonen som skapes gjennom evalueringen! - i organisasjonen - i Internrevisjonen www.toll.no Side 13 Forberedelser Ekstern evaluering satt på planen for 2012 (jf. at forrige evaluering ble gjennomført i 2005) dessuten krav i Tildelingsbrev for 2012 fra Finansdepartementet Oppdraget i 2012: «...gjennomføring av en fullstendig ekstern evaluering av Internrevisjonen...» Kjøp etter forhandling Fire av fem inviterte ga tilbud - tre ble deretter vurdert Møter mellom Internrevisjonen og den enkelte tilbyder En ble ikke nærmere vurdert, pga. manglende mulighet til å gjennomføre innen ønsket tidsfrist Alle de tre vurderte tilfredsstilte minstekrav for vurderingskriteriene kvalitet, pris og framdriftsplan Endelig valg av leverandør ble gjort med utgangspunkt i pris Ca. en måned fra invitasjon ble sendt til leverandør ble valgt www.toll.no Side 14 7
Forberedelser (2) Fra etatens side ikke særskilte faglige aktiviteter i forkant av evalueringen Ingen form for systematisk intern gjennomgang i forkant Men oppdatering av helhetlig skriftlig beskrivelse av Internrevisjonens metodikk Mest fokus på hhv. kontraktsinngåelse og deretter praktisk tilrettelegging for effektiv informasjonsinnhenting for ekstern part Nøkkelinformasjon om etaten generelt og Internrevisjonen spesielt muntlig og skriftlig Tilgjengeliggjøring av Internrevisjonens ulike dokumenter Kontaktinformasjon til ledere for ulike enheter (TADs avdelinger, regioner) Uforpliktende råd mht. utvalg av intervjuobjekter mv. www.toll.no Side 15 Gjennomføring Informasjonsinnhenting: Dokumentgjennomgang I prinsippet ubegrenset tilgang Intervjuer Toll- og avgiftsdirektør Enkeltmedarbeidere i Internrevisjonen Leder- og fagrepresentanter for hhv. TADs avdelinger og regionene Oppfyllelse av IIA-standarder Opplevd nytteverdi Dokumentgjennomgang Hovedkilde Intervjuer Kilde - Hovedkilde www.toll.no Side 16 8
Gjennomføring (2) Effektiv gjennomføring Kort tid fra informasjonsinnhentingen var avsluttet til rapport ble avgitt I prinsippet liten kontakt mellom leverandør og etaten i denne fasen, dvs. begrenset grad av formelle/uformelle hørings -/verifiseringsaktiviteter Rapport ga (etter etatens subjektive vurdering ) en relativt treffende situasjonsbeskrivelse Den i praksis direkte rapportavgivelsen (jf. over) var dermed ikke noe som ble problematisert eller reflektert over fra etatens side Kunne i prinsippet vært behov for formalisert tilbakemelding, dersom etaten f. eks. hadde opplevd elementer i faktabeskrivelse som unyansert eller feil www.toll.no Side 17 Oppfølging av evalueringen Selve evalueringsrapporten som dokument gradvis mindre aktuell varm i 3-6 mnd Gjennomgang av hvilke observasjoner og forbedringsområder som primært skulle følges opp med konkrete tiltak Internt og i formell/uformell dialog med Finansdepartementet i liten grad i bruk etter dette Aktuelle forbedringsområder og tiltak fra evalueringen har sammen med forbedringsimpulser fra andre kilder enn evalueringen - blitt løftet ut til ulike arenaer i første rekke: Revisjon av instruks Grundigere årlig Revisjonsplan-prosess Justering av standard-aktiviteter pr. oppdrag Dokumentasjon av metodikk www.toll.no Side 18 9
Revisjon av instruks (november 2012) Krav om at virksomheten skal utøves i tråd med IIAs standarder Presisering av fullmakter/informasjonstilgang Presisering av hvordan Styre er tolket ift. ulike deler av IIAs standarder Avgrensning av rolle ved evt. interne misligheter (enkeltsaker) Tydeligere krav til Revisjonsplan-prosess Presisering av at Internrevisjonens årsrapport skal inneholde en kort status for etatens interne kontroll, basert på gjennomførte oppdrag i perioden Nytt krav til at Internrevisjonens årsrapport også skal inneholde en komprimert vurdering av etatens etablerte prosesser for risikohåndtering status for linjens gjennomføring av vedtatte tiltak etter tidligere revisjoner Eksplisitte krav til ekstern og intern kvalitetssikring, herunder enkle evalueringer av gjennomførte oppdrag www.toll.no Side 19 Grundigere årlig Revisjonsplan-prosess (fom. høst 2012) Flest mulig innspill, kan da velge de viktigste / best egnede (kjente kriterier) Bruttoliste over forslag eksponeres for og diskuteres i toppledergruppene, forut for toll- og avgiftsdirektørens beslutning www.toll.no Side 20 10
Justering av standard-aktiviteter pr. oppdrag (løpende) Formalisert Oppdragsbeskrivelse, som også angir ressurs-/tidsplan Standard rapportmal, som også synliggjør både Internrevisjonens foreslåtte tiltak og oppdragsgivers vedtak (og evt. ulikhet) Formalisert skriftlig oppfølging av linjens tiltaksgjennomføring, der Internrevisjonen følger opp på vegne av toll- og avgiftsdirektør www.toll.no Side 21 Dokumentasjon av metodikk (pågår) Mer helhetlig innhold: Revisjonsplan Enkeltoppdrag: planlegging / kommunikasjon / metodebruk / gjennomføring / rapportering Oppfølging av revisjoner Planlegging og rapportering av Internrevisjonens aktivitet herunder kvalitstssikring Eksplisitt referanse til IIAs enkelte standarder og lenker til dokumenter / maler www.toll.no Side 22 11
Intern kontroll i Toll- og avgiftsetaten - Disposisjon 1. Kort om Internrevisjonen i Toll- og avgiftsetaten - Etaten - Internrevisjonen og dens rolle 2. Erfaringer med og nytteverdi av evalueringen våren 2012 - Forberedelser - Gjennomføring - Oppfølging 3. Utnytt situasjonen som skapes gjennom evalueringen! - i organisasjonen - i Internrevisjonen www.toll.no Side 23 I organisasjonen En god anledning til å foredle forståelsen hos overordnet (toppleder og evt. styret) herunder kunnskapen/bevisstheten om IIAs rammeverk Internrevisjonens overordnede kan derfor med fordel ta en tydelig rolle i forberedelse, gjennomføring og oppfølging av evalueringen ikke kun være drøftingspartner for internrevisjonssjef (jf. standardens ordlyd) www.toll.no Side 24 12
Hvilke konkrete roller kan toppledelse/styre ta i en ekstern evaluering av Internrevisjonen? Formelt Reelt Eierskap til prosessen Formell bestiller/oppdragsgiver og rapportmottaker Sentral rolle ifm. forberedelse og gjennomføring premissgiver for forberedelse og evt. egenvurdering - sammen med Internrevisjonen Eierskap til resultatet Formalisering av oppfølging i styringsdokumenter* Aktiv rolle ifm. dialog om funn premissgiver for organisasjonens tolkning og bruk av evalueringsresultatene - sammen med Internrevisjonen *I tillegg til toll- og avgiftsdirektørens engasjement har Finansdepartementet i Tildelingsbrev for 2013 tatt inn at Internrevisjonen skal fullføre konkrete tiltak etter evalueringen (tiltak er kommunisert til FIN i muntlige fora samt gjennom et par mindre formelle notater) www.toll.no Side 25 I tillegg vil oppdragsgivers engasjement bidra til å understreke at evalueringen er ekstern Selv om ekstern i denne sammenheng refererer seg den aktøren som skal gjennomføre evalueringen, bør det vurderes om det eksterne preget kan tydeliggjøres ytterligere ved å ikke la Internrevisjonen selv ta alle roller på oppdragsgiversiden Primært for å engasjere Internrevisjonens overordnede mht. innholdet i IIAs faglige krav/standarder Og dessuten for å unngå for høyt sammenfall mellom evalueringsobjekt og bestiller/oppdragsgiver www.toll.no Side 26 13
I Internrevisjonen Forbedringsbehov/-tiltak fra ALLE kilder bør ideelt sett legges i samme pott i etterkant av den eksterne evalueringen gir økt helhetsfokus (synergi, evt. samtidighet) i gjennomføring av de samlede forbedringstiltakene En ekstern evaluering har ikke alltid nødvendigvis forutsetninger for å identifisere alle aktuelle forbedringsområder Internrevisjonen selv og organisasjonen for øvrig kan gjennom hhv. egenvurdering og evaluering ha identifisert ytterligere forbedringsområder enn det som naturlig kan gis oppmerksomhet i den eksterne evalueringen Omfang/struktur og tidspunkt for evt. intern kvalitetssikring/gjennomgang i forhold til ekstern evaluering er viktig å avklare I forkant (gir den eksterne evalueringen anledning til å «bygge på»)? Samtidig med integrert i ekstern evaluering? Samtidig med - men ikke eksponert for ekstern ressurs? Løpende fokus ingen særskilt gjennomgang? www.toll.no Side 27 Mange dilemmaer bør tas stilling til i forkant Omfang Minimumsvariant (oppfyllelse av IIAs standarder) eller også eksplisitt fokus på organisasjonens nytte Valg av leverandør God bransje-/virksomhetskunnskap (evt. også samme aktør over tid) eller mest mulig objektiv også i betydningen ny ift. virksomheten Grad av systematiske forberedelser (intern gjennomgang) i forkant Grad av eierskap til evalueringen utenfor internrevisjonen Grad av interaksjon mellom internrevisjonen og den som evaluerer (utover å utveksle informasjon) Bruk av evalueringsrapport i etterkant www.toll.no Side 28 14