Prekvalifikasjon Sanntidssystem Invitasjon til prekvalifisering Anskaffelse av "Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark " 10.03.2011
Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 3 1.1 Leveransen... 3 2 Oppdragsgiver... 4 2.1 Vestfold... 4 2.2 Telemark... 4 3 Konkurranseform - kontraktsgrunnlag... 5 4 Definisjoner... 5 5 Kunngjøring... 5 6 Forbehold om endringer... 6 7 Innlevering... 6 8 Åpning... 7 9 Forutsetning for deltagelse i Konkurranse med forhandling... 7 10 Behandling av søknader om prekvalifikasjon... 7 11 Fremdriftsplan... 8 12 Kvalifikasjonskrav for å bli prekvalifisert... 9 12.1 Attester og egenerklæring... 9 12.2 Potensielle tilbyderes juridiske stilling samt organisering... 9 12.3 Potensielle tilbyderes finansielle og økonomiske stilling... 9 12.4 Potensielle tilbyderes tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 13 Utvelgelseskriterier... 10 14 Dokumentasjon... 11 15 Bilag... 12 15.1 HMS-erklæring... 12 15.2 Potensielle tilbyderes erfaring fra tilsvarende leveranser... 13 Vedlegg 1 Rutedatabase basert på Regtoppformatet 1.2 Vedlegg 2 Eksisterende ruteinformasjonssystem, eksisterende internettløsning og SMS-løsning i Vestfold og Telemark angitt i SIRI-format Side 2 av 13 10.03.2011
1 Innledning Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) inviterer med dette til begrenset anbudskonkurranse, Konkurranse med forhandling, for Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark. Interesserte leverandører som ønsker å delta i Konkurranse med forhandling, inviteres med dette til å bli prekvalifisert. Kun de leverandører som er prekvalifisert vil bli invitert til Konkurranse med forhandling. 1.1 Leveransen Sanntidssystemet skal gi brukere av kollektivtjenester en fortløpende, korrekt og oppdatert informasjon i forhold til planlagte avganger slik disse er satt opp i rutetabellene. Sanntidssystemet skal også gi VKT og busselskapene som opererer for VKT, informasjon om forsinkelser og hvilke turer som ikke vil bli / har blitt kjørt. Innføring av sanntidssystemet har to faser: Fase 1 Denne prekvalifiseringen gjelder fase 1, hvor leveransen i hovedtrekk består av: Innhente korrekt posisjon for alle linje/tur/avgang i forhold til alle holdeplasser/ stoppesteder og gjøre tilgjengelig RTI for publikum i eksisterende ruteopplysningssystem. Det eksisterende systemet omfatter monitorer på holdeplasser/terminaler, mobiltelefon og internett og skal integreres med RTI Etablere et flåtestyringsverktøy for VKT og busselskaper. Tabellen under gir informasjon om omfanget av leveransen. Nøkkeltallene vil endres over tid, og sanntidssystemet skal kunne håndtere endringer og økninger. Enhet Antall Vestfold Antall Telemark Busser 210 90 Stopp 4200 1750 Antall turer pr. hverdag 1760 875 Sjåfører 450 300 Knutepunkt 8 3 Planlagte RTI-stopp 20 10 Fase 2 Denne leveransen omfatter ikke fase 2, som vil bestå av hardware i forbindelse med utvidelse av antall holdeplasser med visning av rutetider i sanntid. Fase 2 vil bli håndtert gjennom en egen anbudskonkurranse, som i hovedtrekk vil bestå av følgende leveranse: Anskaffelse av holdeplasskilt med 1-5 linjer på 30-40 holdeplasser i Vestfold og Telemark Side 3 av 13 10.03.2011
2 Oppdragsgiver Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT) ble stiftet i 2005 med ansvar for kollektivtransporten i Buskerud, Telemark og Vestfold. Fylkeskommunene i de tre fylkene er eiere av VKT med 1/3 hver. Virksomheten til VKT består av å kjøpe transporttjenester og samordne offentlig betalte transporter i henhold til avtale med fylkeskommunene. Det ble gjennomført 26,6 millioner reiser i de tre fylkene i 2008. Fra juli 2010 overtok nyetablerte Buskerud Kollektivtrafikk AS ansvaret for den lokale kollektivtrafikken i Buskerud. 2.1 Vestfold Vestfold er Norges minste fylke i areal, men samtidig ett av de mest folketette, med over 230.000 innbyggere. I dag bor nesten 90 % av befolkningen langs kysten øst og syd for E18. Det er også her de fleste arbeidsplassene i fylket er lokalisert og det er her hovedtyngden av handelsvirksomheten foregår. Ca 85 % av fylkets befolkning bor i tettsteder. I Vestfold er det pr 01.01.2010 Nobina, Unibuss og Nettbuss som har kontrakt med VKT om lokal rutetransport. Vestfold er et transportfylke med tett trafikk på E18, på Vestfoldbanen og stor trafikk med ferjer og fly. Transportkorridorene mot Europa er viktige for næringslivet i fylket. Vestfold har stor pendling mot Drammen og Oslo. 2.2 Telemark Rutenettet i Telemark(Grenland og Kragerø) omfatter lokal kollektivtransport i Skien, Porsgrunn, Siljan og deler av Bamble kommune. Ruteområdet har ca 100.000 innbyggere. Rutenettet i Kragerø består av det lokale rutetilbudet i Kragerø og omland samt trafikken mellom Kragerø og Grenland til et korrespondansepunkt på Stathelle i Bamble kommune. Det er Telemark Kollektivtrafikk AS som trafikkerer ruteområdet i Grenland og Kragerø etter avtale med Vestviken Kollektivtrafikk AS (VKT). Side 4 av 13 10.03.2011
3 Konkurranseform - kontraktsgrunnlag Anskaffelsen gjennomføres som Konkurranse med forhandling etter 14-3 i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser av 4.juli 2006, nr 402, Lov om offentlige anskaffelser av 16.juni 1999 nr 69. Leveransen av Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark vil bli regulert av Statens standardavtale for IT anskaffelser SSA-K. (Statens standardavtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved IT-anskaffelser Kjøpsavtalen, Direktoratet for forvaltning og IKT april 2009) 4 Definisjoner I dette prekvalifiseringsdokumentet menes med: Kunden: Leverandør: Potensiell tilbyder: Tilbyder: Underleverandør: Vestviken Kollektivtrafikk AS forkortet til VKT. VKT vil være kontraktspart for den Leverandør som tildeles kontrakt om oppdrag i VKTs Konkurranse med forhandling om Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Det selskap som inngår kontrakt om utførelse av oppdrag i VKTs Konkurranse med forhandling om Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Et selskap som søker om å bli prekvalifisert i VKTs Konkurranse med forhandling om Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Et selskap som deltar i Konkurranse med forhandling om å komme i betraktning som Leverandør, dvs. at selskapet er prekvalifisert som deltager i Konkurranse med forhandling om Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark Et selskap som Leverandør benytter for å utføre deler av leveransen 5 Kunngjøring Invitasjonen er kunngjort som Invitasjon til prekvalifisering i Doffin, nettadresse www.doffin.no og TED (Tenders Electronic Daily), nettadresse ted.europa.eu. Prekvalifiseringsdokumentet er gjort tilgjengelig på VKTs nettside: http://www.vkt.no/anbud Konkurransegrunnlaget vil senere bli gjort tilgjengelig samme sted. VKTs kontaktperson er Bjørn Aasebø tlf. 33 30 01 16 eller 90 58 78 48 Alle spørsmål vedrørende prekvalifiseringen skal rettes skriftlig til RTI2011@vkt.no Spørsmål vil bli behandlet anonymt ved at det ikke vil fremgå av svarene hvem som har stilt spørsmålene. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før fristens utløp, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. Side 5 av 13 10.03.2011
Alle som har meldt interesse på Doffin.no vil automatisk motta spørsmål og svar pr e-post. Alle spørsmål og svar vil også bli gjort tilgjengelig for alle. Innen innleveringsfristens utløp har VKT rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av prekvalifiseringsgrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Dersom disse kommer så sent at det er vanskelig for Potensielle tilbydere å ta hensyn til det i søknaden, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. 6 Forbehold om endringer VKT tar det forbehold at enkelte opplysninger i dette prekvalifiseringsdokumentet som oppgis å ville inngå i konkurransegrunnlaget, kan ble endret i forhold til det konkurransegrunnlaget som vil bli lagt til grunn i Konkurranse med forhandling. Endringene vil ikke være så vesentlige at de endrer konkurranseformen. VKT tar forbehold om utsettelse og/eller avlysning av prekvalifiseringen og/eller Konkurranse med forhandling. 7 Innlevering Signert original av søknaden skal postforsendes eller leveres VKT. Elektronisk overføring aksepteres ikke. Søknaden skal være VKT i hende senest tirsdag 12. april 2011, kl. 12.00 Søknader mottatt etter fristen blir forkastet. Søknaden skal leveres/sendes til Vestviken Kollektivtrafikk AS Besøksadresse: Jernbanegt. 2, (jernbanestasjonen 2.etasje),Tønsberg Postadresse: Postboks 8 - Sentrum N 3101 Tønsberg, Norge Søknaden skal leveres i lukket konvolutt og merkes: "Prekvalifisering Sanntidssystem (RTI) i Vestfold og Telemark". Søknaden skal leveres på norsk. Søknaden med alle vedlegg skal i tillegg til selve søknadsmappen (krav om kun ett eksemplar) leveres elektronisk på en CD eller minnebrikke. Hvis Potensielle tilbydere mener at søknaden inneholder forretningshemmeligheter skal det leveres en komplett elektronisk versjon av søknaden hvor forretningshemmelighetene er sladdet (papirversjon av sladdet versjon er ikke nødvendig). Den sladdede versjonen av søknaden skal legges på egen mappe på ovennevnte CD eller minnebrikke, og inneholde all dokumentasjon. VKT forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte Potensielle tilbyder. Side 6 av 13 10.03.2011
8 Åpning VKT vil gjennomføre en lukket åpning av de innkomne søknadene, og ingen offentlig åpning hvor Potensielle tilbydere kan være tilstede. Søknader som leveres etter fristen vil bli avvist. 9 Forutsetning for deltagelse i Konkurranse med forhandling Kun de Potensielle tilbydere som vil bli prekvalifisert etter kriteriene i dette prekvalifiseringsdokumentet, vil bli invitert som Tilbyder i Konkurranse med forhandling og motta konkurransegrunnlaget. Ingen andre vil kunne være Tilbyder. Følgende forutsetninger vil bli lagt til grunn for at VKT skal akseptere et tilbud fra Tilbyder i Konkurranse med forhandling: Tilbudet skal være fra det samme rettssubjektet som ble prekvalifisert. Andre selskap/foretak, i form av andre rettssubjekter eller samarbeidskonstellasjoner, også foretak/selskap hvor det prekvalifiserte rettssubjektet inngår, vil ikke bli akseptert som Tilbyder. Dette gjelder også morselskap, datterselskaper, søsterselskaper, eller lignende til det rettssubjektet som ble prekvalifisert. Dersom Tilbyder er et samarbeidende foretak (joint venture, e.l.) og ble godkjent under prekvalifiseringen som et slikt rettssubjekt, skal de samarbeidende selskap/foretak være solidarisk ansvarlig for tilbudet. Eventuelt endrede eierforhold i det prekvalifiserte rettssubjektet fra prekvalifiseringstidspunktet til Konkurranse med forhandling skal beskrives i tilbudet. Det skal spesielt redegjøres for at de endrede eierforholdene ikke endrer forholdet til kvalifikasjonskravene som var lagt til grunn for godkjennelsen. VKT forbeholder seg retten til å vurdere kvalifikasjonskravene på nytt og eventuelt diskvalifisere det prekvalifiserte rettssubjektet fra Konkurranse med forhandling dersom kravene ikke lenger oppfylles. 10 Behandling av søknader om prekvalifikasjon 10.1 Evaluering Potensielle tilbydere kan, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette ansees nødvendig. Eventuelle behov for avklaringer av søknaden vil bli meddelt skriftlig eller tatt opp direkte i avklaringsmøter. Potensielle tilbydere skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-mail som VKT kan kontakte for å avklare eventuelle uklarheter i søknaden. Potensielle tilbydere må påregne at det kan være nødvendig med avklaringsmøte(r) i Tønsberg, og skal i så fall stille med person(er) som kjenner og kan avklare innholdet i søknaden. Potensielle tilbydere må selv dekke sine kostnader ved slike avklaringer. VKT vil velge ut minimum 3 Potensielle tilbydere som blir invitert som Tilbyder i Konkurranse med forhandling om Sanntidssystem i Vestfold og Telemark. Side 7 av 13 10.03.2011
Utvelgelsen vil skje på bakgrunn av følgene kriterier: 1. Alle kvalifikasjonskravene skal være godkjent (pkt 12.1 12.4) 2. Rangering foretatt etter utvelgelseskriteriene i pkt 13 Hver av de 7 punktene vil bli gitt poeng fra 1-10, og flest summerte poeng gir høyest rangering. Søknadene om prekvalifisering planlegges å være ferdigbehandlet månedsskiftet april/mai. Potensielle tilbydere vil bli meddelt resultatet av behandlingen så snart dette foreligger. VKT forbeholder seg retten til å forkaste samtlige søknader uten begrunnelse. VKT vil ikke returnere søknadene til Potensielle tilbydere. 11 Fremdriftsplan Anskaffelse og innføring av sanntidssystemet planlegges gjennomført etter følgende fremdriftsplan: Invitasjon til prekvalifiseringen kunngjøres 10. mars 2011 Frist for å innlevere søknad om prekvalifisering 12. april 2011kl 12.00 Avgjørelse om hvem som er prekvalifisert Innen 29. april 2011 Konkurransegrunnlaget kunngjøres 16. mai 2011 Tilbudsfrist Uke 26 2011 Planlagt kontraktsinngåelse 1. september 2011 Installasjonsdag sanntidssystemet 15.desember 2011 Kundens akseptansetest 15.desember - 1.februar 2012 Ordinær drift sanntidssystemet 1.februar 2012 Godkjenningsperiode 1.februar 1.mai 2012 Endelig godkjenning leveringsdag 1.mai 2012 Side 8 av 13 10.03.2011
12 Kvalifikasjonskrav for å bli prekvalifisert 12.1 Attester og egenerklæring Skatteattest for merverdiavgift Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Det samme dokumentasjonskravet gjelder for underoperatører som eventuelt vil bli benyttet i rutekjøringen. Skatteattest for skatt Potensielle tilbydere skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der den Potensielle tilbyderen har sitt hovedkontor. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Det samme dokumentasjonskravet gjelder Underleverandør(er) som eventuelt vil bli benyttet HMS - egenerklæring Potensielle tilbydere skal framlegge en egenerklæring, i samsvar med vedlagte mal (bilag 1), om at Potensielle tilbydere oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Det samme dokumentasjonskravet gjelder Underleverandør(er) som eventuelt vil bli benyttet. Ovennevnte dokumenter skal fremlegges ihht. Bilag 15.1 12.2 Potensielle tilbyderes juridiske stilling samt organisering Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak/selskap (rettssubjekt) Dokumentasjonskrav: Firmaattest for rettssubjektet. Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp Potensielle tilbydere skal oppgi selskapets eierforhold 12.3 Potensielle tilbyderes finansielle og økonomiske stilling Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav: Søknaden skal inneholde en kredittvurdering utført av godkjent kredittopplysningsbyrå (eks.vis Dun and Bradstreet), ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp 12.4 Potensielle tilbyderes tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Må benytte et kvalitetssikringssystem / internkontrollsystem Minst èn leveranse de siste 5 år av tilsvarende sanntidssystem Dokumentasjonskrav: Angivelse og kopi av innholdsfortegnelsen av kvalitetssikringssystemet / internkontrollsystemet som vil ligge til grunn for gjennomføring av leveransen. Legg eventuelt ved kopi av sertifikater utstedt av offentlig kvalitetskontrollinstitusjon Utfylt informasjon over minst èn leveranse de siste 5 år etter bilag 15.2 Side 9 av 13 10.03.2011
13 Utvelgelseskriterier Potensielle tilbydere skal i de følgende 7 punkter beskrive sin planlagte leveranse, inkludert tilhørende lisenser, av sanntidssystemet i henhold til følgende overordnede tekniske krav: Generelle krav: 1) Leverandøren har ansvaret for at sanntidssystemet er helhetlig og fungerer i henhold til de krav som er satt og skal ha koordineringsansvar for prosjektet mot kunde og eksisterende ruteinformasjonssystem Potensielle tilbydere skal beskrive sin RTI-løsning og alle komponenter i systemet 2) Kundens akseptansetest skal være gjennomført og godkjent innen den 1.desember 2011, i henhold til prosedyrer i pkt 2.2 Statens standardavtale for IT anskaffelser (SSA- K). Potensielle tilbydere skal levere et forslag til detaljert prosjektplan med utgangspunkt i fremdriftsplanen (se pkt 11) Potensielle tilbydere skal levere forslag til test- og godkjenningsprosedyre Funksjonelle krav til Leveransen: 3) Påloggingen i sanntidssystemet på eventuelle nye enheter på transportmiddel skal ikke medføre ytterligere interaksjon fra sjåfør utover inntasting av vognløp eller tilsvarende ved oppstart av buss/skift. Potensielle tilbydere skal beskrive hvilken interaksjon sjåfør har på transportmiddelet sett i forhold til enheter i RTI-systemet 4) Det må tas hensyn til at transportørene selv administrerer bussparken, og at det fra dag til dag ofte benyttes forskjellig materiell på de samme rutene/avgangene. Potensielle tilbydere skal beskrive hvordan det enkelte transportmiddel er knyttet opp mot linje/tur/avgang 5) Løsningen skal kunne håndtere holdeplassregistre som inneholder alle holdeplasser og alle avganger som kjøres i Vestfold og Telemark. Dette skal importeres ved å benytte data fra eksisterende rutedatabase basert på Regtopp 1.2. (Vedlegg 1) Potensielle tilbydere skal beskrive hvilke data fra Regtopp 1.2 som benyttes i RTIsystemet og hvilke prosedyrer som må utføres i forhold til å importere holdeplassog rutedata inn i RTI-systemet. 6) Grensesnitt mot eksisterende ruteinformasjonssystem, eksisterende internettløsning og SMS-løsning i Vestfold og Telemark gjennom angitt SIRI-format. (Vedlegg 2) Potensielle tilbydere skal bekrefte at RTI-systemet benytter SIRI-formatet Potensielle tilbydere skal beskrive hvilke data som eksporteres fra RTI-system og hvilke automatiserte prosedyrer som må utførers i forhold til overføring av RTI-data mot eksisterende ruteinformasjonssystem. 7) Garanti-, service- og vedlikehold de første 12 månedene Potensielle tilbydere skal beskrive et forslag til service og vedlikeholdsavtale og hvilken garantitid som gjelder for ulike typer komponenter Side 10 av 13 10.03.2011
14 Dokumentasjon Dokumentasjon av kvalifikasjonskravene skal fremlegges inndelt i rekkefølge etter pkt 12.1 12.4. Utvelgelseskriteriene skal besvares punktvis i nevnte rekkefølge 1-7. Det påhviler Potensielle tilbydere å dokumentere sin søknad tilstrekkelig. Mangel på dokumentasjon, oppfyllelse av punktene over eller andre vesentlige mangler kan føre til avvisning av søknaden. Side 11 av 13 10.03.2011
15 Bilag 15.1 HMS-erklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr/-sted Land 1 Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr 1127 i medhold av lov av 17. juni 2005 nr 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at AKT etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.) 1 For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl.res. av 6 desember 1996 i medhold av lov av 4 februar 19787 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift Daglig leder (sign.) Dato: Side 12 av 13 10.03.2011
15.2 Potensielle tilbyderes erfaring fra tilsvarende leveranser Oversikt over de mest relevante leveranser utført eller under utførelse i løpet av de siste 5 år. Eventuelle tilleggsopplysningene kan gis på eget skjema. Kvalifikasjonskravet er minst èn leveranse de siste 5 år av tilsvarende sanntidssystem Oppdrag 1 Oppdrag 2 Oppdrag 3 Oppdrag 4 Oppdrag 5 Leveransens navn Sted for utførelse Kunde Adresse Referanseperson hos kunden Utført i perioden (fra - til) ÅÅMM Leveransens verdi Underoperatør (firma/navn) Mill.kr Mill.kr Mill.kr Mill.kr Mill.kr Kort beskrivelse av leveransen: (Stikkord: spesielle forhold, tekniske utfordringer mm.) Side 13 av 13 10.03.2011