VELKOMMEN TIL FIF ÅRSMØTE 2015 FIF-huset torsdag 9.april kl. 19.00
INNHOLD: Saksliste Årsmøte 2015 Årsmelding 2014 Regnskap 2014 Årsmøteforslag Budsjettforslag 2015 Valgkomiteens innstilling SAKSLISTE FIF ÅRSMØTE 09.04.2015 1. Godkjenne de stemmeberettigede. 2. Godkjenne innkallingen, sakliste og forretningsorden. 3. Velge dirigent, sekretær samt 2 representanter til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsmelding/beretning, herunder gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle innkomne forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent for 2015. 8. Vedta idrettslagets budsjett, herunder gruppebudsjetter. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a) Leder (for ett år), nestleder (for to år), kasserer (for to år), sekretær (for to år), ett styremedlem (for to år) og ett varamedlem (for ett år) b) Gruppenes representanter til Hovedstyret. c) 2 revisorer d) 1 leder og 2 medlemmer til valgkomite. e) Representanter til ting og møter i de organisasjoner idrettslaget er tilsluttet.
4. ÅRSMELDING Takk til trenere, tillitsvalgte og foreldre som i 2014 har vært med til at gi barn, ungdommer og seniorer gode treningsforhold og økter. FIF er avhengig av at mange stiller som frivillige hva enten det er til ukentlige treninger, kampe, cup er, dugnader. Det er et viktig å arbeide i et lokalmiljø, som er med på at gi gode fritidsaktiviteter og sosial omgang. Der skal rettes en stor takk for de som bruker deres fritid på frivillig arbeide i FIF 4.1. Tillitsvalgte Hovedstyrets sammensetning i perioden har vært: Kjeld Bagh Leder Valgt for 1 år Ulf Wennersgaard Sekretær Valgt for 1 år Hege Degerud Styremedlem Valgt for 1 år Christin Rødvik-Hansen Styremedlem Valgt for 2 år Harald Johnsen Styremedlem Valgt for 2 år Aleksander Opdal Varamedlem Valgt for 2 år Rune Bucher Klubbhuskomité Valgt for 2 år Runar Heggelien Klubbhuskomité Valgt for 2 år Etter vedtektene er Gruppene representert i Hovedstyret. I perioden har disse vært: Allidrett: Tonje Werner Håndball: Trond Vassbotn Innebandy: Kenneth Pettersen Fotball: Tommy Christensen Styrke: Truls Werner/Sebastian Melbye Revisorer: Line Rødseth Valgkomité: Eva Korneliussen, Kjersti Louise Thoresen og Angella R. Ordenes Medlem i Nesodden Idrettsråd: Kjeld Bagh 4.2. Møtevirksomhet På tross av et fantastisk engasjement fra trenere og tillitsvalgte i FIF og et virkelig bra sportslig setup med gode fasiliteter, har FIF likevel utfordringer, som påvirker driften av foreningen. Der har vist seg vanskelig at for en del tillitsvalgte at akseptere at regler, vedtekter og beslutninger i FIF skal følges og at der er en klar grunn til at disse regler eksisterer. Av de cirka 30 saker av en viss størrelse som styret har jobbet med kan nevnes: 4.2.1. Regnskapsførsel/økonomistyring er drøftet og det er forberedt nye retningslinjer.
Innkjøp: Etter en rekke uautoriserte innkjøp besluttede HS i aug 2014 at presisere de regler som har eksistert i FIF i mange år. Hvilket betød at alle innkjøp skulle gjennomgå 2 godkjenninger ikke kjøp ble innvilget 1. gruppeleder og 2. av HS leder. Etter en påminnelse til alle gruppene, er det dog fortsatt en utfordring at få enkelte tillitsvalgte i FIF til at forstå, hvorfor det er nødvendig at følge FIFs administrasjonsregler innen innkjøp. FIF har tidligere opplevet økonomisk uredelighet og i 2014 hatt mistanke om det også. Gode regler og rutiner rundt bruk av foreningens midler er derfor viktig. Godtgjørelse til medlemmer/trenere/tillitsvalgte: I noen tilfeller har FIF ikke overholdt reglene på dette punkt. Utbetalinger kan alene skje ved notering av personens navn, personnr, adresse, samt årsak til utbetaling av godtgjørelsen. FIF mottar årlig betydelige offentlige midler og innbetalinger fra medlemmer, som betyr at FIF skal ha en omgang med disse. Som følge herav har HS forsøkt at få avstemt et dokument, som beskriver de goder FIF tillitsvalgte og trenere kan motta på tvers av gruppene. Dette arbeide har vært utsatt 2 ganger pga. manglende tilbakemelding fra gruppene. Regnskap og bilag: Kontoplanen for FIF har delvis blitt tilpasset for at gjøre det lettere for regnskapsfører. Samtidig blir regnskap ikke lengre overført til excel for layoutmessig redigering, men der arbeides på at få utskrifter fra regnskapssystemet tilpasset. Dette arbeide må fortsettes. Der er bestilt skanning av bilag i regnskapssystemet, som vil betyde at de økonomiansvarlige i gruppene kan sende bilag til en epostadresse og regnskapsfører kan løpende bokføre disse. Det vil lette arbeidet for alle parter, og i noen tilfeller betyde at vi unngår at miste bilag. Det har vært drøftet at flytte midler fra bankkontoer til en sparekonto som er låst. På den måte begrenses muligheten for at ta ut sparepenge uten 2 godkjenninger. FIF HS har den ordning på FIFs sparekonto, men gruppene har per i dag bare en driftskonto med alle gruppenes midler på. Opp gjørelsen av gruppenes andel av sparekontoen kan uproblematisk føres regnskapsmessig. Det er reforhandlet avtale med Telenor, som ga en kreditering på 10.000 kr. og en rabatt på 50 %. Det er skiftet leverandør på bygningsforsikring til Codan Forsikring, som gir en besparelse på 6.000 kr pr år FIF har spart på regnskapstjenester. I regnskapet er ca. 50.000 kr. vedr. regnskap 2013, mens 20.000 er vedr. 2014 i tillegg kommer ca. 18.000 kr. som vil inngå i regnskapet for 2015. Regnskapets kostnad for 2014 er da på 38.000 kr. Hvilket er 40.000 mindre enn året før. En oppfølgning på manglende kontingentinnbetaling har gitt 20.000 kr mer i forhold til 2013, selv med et faldende medlemsantall. 4.2.2. Sponsorarbeidet Der har ikke vært ressurser i HS til at få utviklet et utvidet setup for sponsorarbeidet. Per i dag kan interesserte bedrifter kjøpe reklameskilt i Bakkeløkka hallen og der kan inngås en hovedsponsoravtale. HS har ønsket at løsningene også at omfatte reklame på Myklerud
banen, bidrag til renovering og vedlikehold av bygg og anlegg, samt delsponsing av spilletrøyer. Blott for at nevne noen forslag. 4.2.3. Avtale med Nesodden Kommune Det er inngått avtale om utleie av garderobeanlegget med Nesodden kommune på kr 75 000 pr. år. Som følge av avtalen har FIF installert innbruddsalarm fra S24 i tillegg til eksisterende brannvarsling. Avtalen betyr at garderobene er åpne for bruk for andre enn FIF også. 4.2.4. Antidoping og Ren Utøver er drøftet og det har vært arbeidet forebyggende. Hovedstyret treff en enstemmig beslutning om at alle utøvere og trenere over 15 år, skal gjennomføre programmet. Etter flere behandlinger i HS i både 2013 og 2014 besluttede HS således at det ville medføre utelukkelse fra trening eller tillitsverv, hvis Ren utøverprogrammet ikke ble gjennomført. Alle i HS har gjennomført programmet. Beslutningen er ikke fullført i gruppen, men mange trenere og utøvere har gjennomført programmet. FIF har i 2014 hatt konkret mistanke om både salg av dopingmidler og funn av mulig narkotika på FIF-huset. Bruk av forbudte stoffer er derfor et tema, som skal tas seriøst. Det er således overraskende at det er medlemmer i FIF som ikke viser oppbakking til dette forebyggende arbeide. 4.2.5. FIF har deltatt på Fagerstranddagene for 5. gang Bl.a med KjellernGyms Mr. Strong og salg av Sluch-ice. Takk til Spar for lån og takk til de som stilte på stand. 4.2.6. Oppdatering av medlemsregister, og utfordringer med minidrett.no FIF har pga. utfordringer med manglende oppdatering av medlemsregister og etter gjentatte purringer valgt at utmelde personer, som ikke har betalt kontingent. På den måte har FIF fått en delt medlemmer med utestående medlemskontingent/treningsavgift i to grupper de som er oppført feil i medlemssystemet og de som trener, men ikke betaler. I februar 2014 kunne FIF glede seg over at medlemslistene for første gang på lenge var oppdatert på alle områder. FIF er klar over at det ikke har vært lett for en rekke medlemmer at tilgå systemet og betale kontingent/treningsavgift og at dette har ført til frustrerte eposter. Vi har dog løst alle kjente saker i samarbeide med medlemmet/foresatte og minidrett.no supporten. Som følge av importen av FIF medlemsregister har noen opplevet at være oppført med dobbelte profiler eller manglende tilgang til hele familiens samling av profiler. FIF håper på forståelse for at dette er en prosess vi må igjennom, da det betraktelig letter arbeidet med at have et riktig og oppdatert medlemsregister. 4.2.7. Kless-avtale med EnergiHuset og Adidas Norge. Avtalen betyr at alle klær til FIF skal kjøpes gjennom avtalen. Det vil gi FIF mulighet for at oppnå en rabatt på bl.a klær til trenere. Valget av kless-modell for FIF ble delegert full og helt til en gruppe bestående av en representant fra hver av lag-gruppene, Håndball valgte ikke at delta i gruppen. Gruppens beslutning ble fremlagt for HS. Håndball valgte å opponere mot valget i november 2014, da de valgte trøyene med rund hals ikke var akseptable for håndballjentene. Innebandy valgte at støtte synspunktet. HS besluttede da at Håndball og Innebandy skulle finne en modell med v-hals, som da kunne brukes av hele FIF. I januar 2015 var valget fortsatt ikke på plass. HS behandlede da på møte i februar 2015 FIFs samlede klesoversikt og på møtet fremkom er igjen krav fra Innebandy og Håndball om at
jentetrøyer ikke kunne være den valgte modell med v-hals, men en spesial-designet jentetrøye. Da prisen ikke varierte mye fra FIFs øvrige trøyer ble dette akseptert. 4.2.8. Oppdatering av politiattester på trenere og tillitsvalgte Dette viktige arbeide hadde i begynnelsen utfordringer, da FIF ikke hadde en samlet og oppdatert liste på trenere. Dette kom på plass i høsten 2014 og attestene blir nå fremvist løpende til den politiansvarlige. 4.3. Medlemsutvikling Ved utgangen av 2014 hadde FIF 314 medlemmer mot 408 i 2013 og 385 i 2013. Årsaken til den store nedgangen i medlemstall er i hovedsak en bedre medlemsregistrering gjennom minidrett.no (Norges Idrettsforbund). Her er en oversikt over alderssammensetningen i idrettslaget pr. 31.12.14: Antall registrert (medlemstall/aktivitetstall) 4.4. Kurs og opplæring FIF gjennomfører i april 2015 et seminar om skadeforbygning i samarbeide med Nesodden Idrettsmedisin (Fagerstrand). All idretten har både gjennomført badevaktkurs og deltatt i kurs om trening av småbarn. 4.5. Kunstgress banene på Myklerud og Bakkeløkka Myklerud banen ble etablert i 2013 og har holdt seg bra i 2014. Der har vært en gjennomgang med anleggsentreprenør, som anbefaler en årlig rens og etterfylling med granulat. Samme gjør seg gjeldende for Bakkeløkka-banen, som trenger et kraftig vedlikeholdstiltak, for ikke å bli ødelagt. Samlet kostnad på disse vedlikeholdstiltakene er rundt 50.000 kr. og bør gjennomføres i våren 2015, i tillegg til garantireparasjon av enkelte løse gressstriper. 4.6. Profilering og kommunikasjon FIF s hjemmeside. Er oppdatert til seneste WordPress versjon og har blitt oppdatert tekstmessig på mange sider. Der forestår dog fortsatt et arbeide med at holde hjemmesiden løpende oppdatert. 4.7. FIF s hovedsamarbeidspartnere I 2014 har vi hatt 2 hovedsamarbeidspartnere; Nye Elektropartner og Spar Fagerstrand. Våre samarbeidspartnere er med sin støtte med på å bidra til utviklingen av klubben. De er dermed også med på å støtte det positive og forebyggende arbeidet som FIF står for i
lokalsamfunnet. De to bedriftene som alle har en viktig base lokalt fortjener stor takk for støtten. Andre samarbeidsparter gir sponsorstøtte gjennom kjøp av reklameskilt i Bakkeløkka hallen. 4.8. Regnskap og balanse 2014 Kort info her, se i øvrig saksnr. 5 4.9. Klubbhuskomitéen Komiteen har bestått av Det er gjennomført 2 dugnader med godt oppmøte. Men det ble likevel gjennomført viktig vedlikehold utvendig og innvendig og vi sørger for å holde huset vårt i orden. Det er gjennomført en stor renovering av fasaden ut mott kunstgressbanen og vi takker de FIF medlemmer som stilte for deres store hjelp. Samtidig takker vi Tømrermester Aleksander Opdal for gode priser på materialer og arbeide. Klubbhuskomiteen har utarbeidet en vedlikeholdsliste for FIF-huset på kort og mellomlang sikt og tiltak vil løpende bli besluttet i HS. 4.10. Bakkeløkka Flerbrukshall Det har vært problemer med ungdommer som benytter taket på Bakkeløkka hallen som oppholdssted. Det har medført at taket har blitt utett og der på enkelte dager er vann på banen innen i hallen. Kommunen har blitt varslet om dette med et ønske om at lekkasjen blir stoppet og tilgangen til taket blir lukket. FIF er ikke bekjent med status pt. Kommunen er også varslet om at banedekket i hallen har skader som gjerne skulle limes for at unngå at de utvikler seg. Reparasjonen er ikke foretatt og FIF er ikke bekjent med status pt.
4.11. Håndball Gruppestyret for 2014: Håndballgruppens styre har for 2014 bestått av følgende personer: Ledere: Økonomi: Medlemsansvarlig: Utdanningsdriver: Dommerkontakt: Varamedlem: Trond H. Vassbotn Cato Sissel Sørbråten Trond Myhre Aase Marie Børtveit Myhre Heidi Nilsen Styret har i perioden avholdt 4 styremøter og behandlet ordinære saker som påmeldinger til serier og cuper, treningstider, innkjøp av utstyr og andre saker relatert til økonomi. Alle vedtak har i perioden vært enstemmige. Gruppen var i 2013 10 år, men valgte å markere dette i 2014. Feiringen ble gjort i form av et arrangement for alle spillere, trenere og foreldre. Dette fant sted i Bakkeløkkahallen. Her ble det spilt kamper mellom de forskjellige lagene med full stemning på tribunen. Det var kaffe, brus og kaker til alle. Stemningen var fin og arrangementet må kunne sies å være vellykket. Alle deltagere fikk utdelt treningstrøye som «premie» for oppmøte og innsats. Oppsummering sportslige aktiviteter: Jenter 10 år (født 2003/04) Jenter 10 år var meget stabil gjeng på 10 jenter. Oppmøte på treninger og kamper har vært bra. Laget kunne med fordel ønske seg noen flere spillere, men det har ikke vært noen problemer med å stille lag til kampene vinter/vår 2014. Laget deltok på nivå 1 i serien og har stort sett spilt jevne fine kamper med en overvekt av seire. Laget har i sesongen trent to dager i uken og hatt to trenere begge dager. 1 1/2 time på tirsdager og 1 time på torsdager. Det er stor spilleglede i laget og miljøet er godt. Håndballgruppa feiret 10 år og vi deltok på jubileumsfesten sammen med de andre lagene i Bakkeløkka flerbrukshall 3. juni. Våren 2014 byttet vi ut torsdagstreningen med sykkeltur og Skaubygda karusellen. Alle jentene deltok i Skaubygda i løpet av våren og høsten, noen et par ganger og noen alle 12 gangene. De som ikke ønsket å delta i Skaubygda i løpet av høsten hadde tilbud om håndballtrening i Bakkeløkka. Vi hadde også en flott og aktiv avslutning med jentene hvor vi hadde en hel dag på Høyt og Lavt klatrepark i Larvik. Absolutt alle utfordret seg selv og tok zip linen over Lågen. Vi mistet en spiller pga. flytting før sommeren og noen spillere vurderte å slutte så vi gikk en usikker høst i møte. 2002 jentene slet også med få spillere så vi innkalte til foreldremøte hvor det ble besluttet å slå sammen lagene den 26/8-2014. Vi har avholdt 2 foreldremøter i løpet av perioden.
Trenerteamet: Trond Vassbotn og Sissel Sørbråten Jenter 12 år (født 2002) Vi trener 2 ggr. pr uke, hvor vi på tirsdager har håndballteknisk trening og på torsdager allsidig trening med basket, innebandy, gåturer, aketurer og etc. Vi spilte på nivå 2, vi vant noen kamper og tapte noen. Stort sett stabilt lag. Fokuset har vært glede og samhold. Vi har deltatt på Fredrikstad cup, noe som var veldig sosialt. Noen av våre spillere sluttet hos oss for å søke nye utfordringer i ny klubb, vi ønsker de lykke til. Det ble da besluttet å slå sammen 02/03/04 jentene. Trenerteamet ; Tirsdager: Aase Myhre Berland og Ida Marie Myhre Halvorsen Torsdager: Irene Olsen og Marianne Skjellerud Jenter 12 år. (født 2002/03/04) Vi har hatt en utfordrende høst hvor jentene har trent sammen og «funnet» hverandre på laget. Jentene viser stor innsats og glede; selv om vi har tapt en del kamper viser de en så stor glede når de har gjort sitt beste. Ikke alltid kjempefornøyde, men rister det av seg. Når de vinner så er det så stor glede, at om vi kunne målt gleden hadde de sprengt skalaen. Utviklingen hos spillerne er veldig i anmarsj og store ting kan skje Noen jenter har valgt å slutte og vi har nå pr. 1.1.15 en stabil gruppe på 13 spillere. Vi trener 2 ganger pr uke, hvor vi på tirsdager (18-20) har håndballteknisk trening og på torsdager (18-19) allsidig trening med basket, innebandy, gåturer, aketurer og etc. Trenerteamet: Tirsdager: Torsdager: Helge Solem, Sissel Sørbråten og Aase Berland Irene Olsen, Pia Syvertsen, Helge Solem og Trond Vassbotn Jenter/Gutter født 2008: Laget har bestått av ca. 16 spillere og trener en gang i uken. Det legges stor vekt på allsidighet i treningen. Laget har deltatt på minirunder og loppetassen både som blandet lag, guttelag og jentelag. Det er en entusiastisk gjeng som viser stor fremgang og spilleglede. Trenerteamet: Heidi Nilsen og Ivar Høvik Dommersituasjon: Håndballgruppa har innfridd håndballregionens krav til dommerdeltakelse og organisering av våre kvotedommere. Kvotedommere for 2014 var; Aase Berland, Trond Marius Myhre, Josephine Pevik, Ida Marie Halvorsen og Marie Brekke Westby. Vi hadde et krav på forbundet om å stille 1 kvotedommer. Vi har lånt ut 2 dommere til Nesodden håndball. Dommerne har også deltatt på dommerseminar i regi av Håndballforbundet (vi er pålagt). Alt i alt dømte Fagerstrand 78 seriekamper (dommere/observatør) Igjen har våre dommere gjort en kjempejobb for å oppfylle regionens krav til dommerkvote og dømminger.
4.12. Innebandy
Fagerstrand
Fagerstrand
4.13. Fotball 4.14. Allidrett Allidretts årsmøte inngår i FIF sitt hovedårsmøte. Styret: Tonje Werner (leder) Heidi S. Granerud Allidrett har gjennomført et flott treningsår for de aller minste med både ute- og inne lek samt svømming. Over 30 barn har vært aktive. Der har vært arrangert ridning, ski- og aketur, refleksløype-tur og Allidrettsdag. Allidretten har også gjennomført livredningskurs for de foreldre og trenere, som skal stille som badevakt. Takk til trenere og foreldre for treningssesongen som gikk og velkommen til et nytt. 4.15. Styrke Styrkegruppen hadde årsmøte i november 2014 med budsjettbehandling og valg til gruppestyret. I sesongen har styret vært: Sebastian Melbye (leder) Truls Werner Styrkegruppen stilte til Fagerstranddagene og arrangerte et vellykket strongman med nyinnkjøpt utstyr. I forbindelse med garderobeavtalen med kommunen ble der også installert alarm i styrkerommet og alle treningsvakter har personlige koder. Etter litt innkjøringstilpasninger fungerer alarmen og bruk av rommet bra. Styret avholdte et medlemsmøte i januar 2015 og satte fokus på aktiv medlemsdeltagelse og gjensidig oppdatering på hva regler som gjeller for trening i styrkegruppen. Samtidig ble der gitt ønsker til en forårsrengjøring av rommet og et fokus på at forbedre ventilasjonen i treningslokalet. Styrkegruppen har 34 medlemmer, hvorav 10 er treningsvakter og tillitsvalgte. Styret takker for medlemmenes bidrag til FIF og til et aktivt styrke- og treningsmiljø i FIF.
FORSLAG FASTSETTELSE AV KONTINGENT Kontingent for 2015 settes uendret til kr. 200 for medlemmer til og med det året de fyller 18 år og kr. 400 for medlemmer fra og med det året de fyller 19 år. FIF-HS dekker kontingenten for medlemmer av hovedstyret, inklusiv representantene fra gruppene samt for Klubbhuskomiteen og FIFs medlemmer i Hallkomiteen. Æresmedlemmer betaler ikke kontingent. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. VALG Valg av Hovedstyre Valgkomiteen innstiller følgende til nytt hovedstyre: Leder: Nestleder: Hovedkasserer: Sekretær: Styremedlem: Varamedlem: Klubbhuskomité: xx xx xx xx Christin Rødvik Hansen Aleksander Opdal Rune Bucher Runar Heggelien Fra hver gruppe trer gruppeleder inn i hovedstyret som gruppens representant: Leder Styrkegruppen: Sebastian Melbye Leder Håndball: XX Leder Fotball+Fussball: Tommy Christensen Leder AllIdrett: Tonje Werner Leder Innebandy: xx Valg av revisorer Hovedstyret innstiller at HS får fullmakt til at inngå avtale for bokføring og regnskapsarbeide for 2015. Hovedstyret innstiller Line Rødseth som foreningsrevisor
Valg av valgkomité Hovedstyret foreslår følgende kandidater til valgkomité for 1 år: Leder: Medlem: Medlem: Valg av representant til Nesodden Idrettsråd: Hovedstyret innstiller Trond Vassbotn.