Arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT Norges arktiske universitet

Universitetsledelsen Arkivref: 2013/5035/MFA000 Dato: 15.10.2013 Sak 60-13 SAK 60-13 Til: Universitetsstyret Møtedato: 24.oktober 2013 Arbeidsmiljøundersøkelse ved UiT Norges arktiske universitet Universitetsdirektøren foreslår i denne styresaken at UiT Norges arktiske universitet (UiT) skal gjennomføre arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse i 2014 med bruk av verktøyet ARK. Bakgrunn for saken Universitetsstyret vedtok i sak S 51-09 å gjennomføre systematiske arbeidsmiljøundersøkelser ved UiT. Første undersøkelse ble gjennomført i april 2011, og intensjonen var å gjenta undersøkelsen jevnlig. Alle enhetene skulle utarbeide planer for oppfølgingsarbeidet innen årsskiftet 2011/2012. Hensikten med undersøkelsen er å innhente informasjon om hvordan ansatte opplever ulike sider ved sin egen arbeidssituasjon, arbeidsmiljø og ledelse. Resultater av undersøkelsen danner grunnlag for videre utviklingsarbeid. Regelmessige arbeidsmiljøkartlegginger vil gi informasjon om iverksatte tiltak har effekt, og kan gi retning til framtidig utviklingsarbeid. Arbeidet med å finne et egnet verktøy for gjennomføring av foregående undersøkelsen framsto som krevende. Høsten 2010 presenterte Fornyings- administrasjons- og Kirkedepartementet en undersøkelse tilpasset statlige virksomheter, Difi-AVANT, og dette verktøyet ble valgt. Svarprosent var på 74,3. Ved analyse av resultater ble gjennomsnittssvar på spørsmål sammenlignet med resultatene fra den statlige medarbeiderundersøkelsen som var gjennomført med samme verktøy i 2010. Resultatet for UiT var gjennomgående bedre - men med variasjoner mellom enhetene - enn gjennomsnittet av statlige virksomheter. Etter universitetsdirektørens vurdering ga den høye svarprosenten og gjennomføringen av oppfølgingsprosessen et godt utgangspunkt for det videre forbedringsarbeidet. Behov for arbeidsmiljøundersøkelser Er godt arbeidsmiljø fremmer kvalitet i arbeidet ved at arbeidsmiljøfaktorer påvirker produksjonen. Et godt arbeidsmiljøfremmer samarbeid og kvalitet i arbeidet. Kunnskap om ansattes trivsel er en viktig del av ledelsesoppgavene. Å skaffe systematisk oversikt over opplevd arbeidsmiljø hos de ansatte er en oppgave som byr på muligheter til å utvikle institusjonen i ønsket retning. Arbeidsmiljøarbeidet vil inngå som en del i virksomhetsstyringen høsten 2014. Valg av verktøy Difi-Avant Verktøyet Difi-AVANT som ble benyttet i 2011 er utviklet for statlige virksomheter av Direktorat for forvaltning og IKT (Difi) i samarbeid med selskapet Rambøll. Spørsmålene er standardiserte og validerte. Spørreskjemaene behandles i en sentral database. Undersøkelsens Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no

sammenligningsgrunnlag er øvrige statlige virksomheter, virksomheter med stor spredning i oppgaver og organisering. Difi-AVANT representerer ikke et totalt kartleggingsverktøy for psykososialt arbeidsmiljø og arbeidsorganisering slik det fremgår i kravet til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Arbeids- og klimaundersøkelser (ARK) Etter søknad fra Universitetet i Oslo bevilget Universitets- og Høgskolerådet (UHR) i 2010 midler fra Samarbeid, Arbeidsdeling og Konsentrasjon (SAK) til et prosjekt for å utvikle en arbeidsmiljøundersøkelse spesielt beregnet på universitets- og høyskolesektoren. Prosjektgruppen ble sammensatt av representanter fra flere institusjoner. UiT deltok med en representant i arbeidsgruppen fram til høsten 2012. SAK-prosjektet ble avsluttet i juni 2013. Resultatet ble overlevert til NTNU som eier og forvalter av prosjektet for videre utvikling og drift av database, utsending av spørreskjema og opplæring av prosessveiledere. ARK har et faglig råd der administrative og vitenskapelige representanter fra flere universiteter og høgskoler deltar. Fra UiT Norges arktiske universitet deltar personal- og organisasjonsdirektør Odd Arne Paulsen. ARK er en forsknings- og teoribasert undersøkelse med er standardiserte spørsmål og validerte skalaer. De forskere og forskningsgrupper som har deltatt i utarbeidelsen vil delta i samarbeid med eierne om å ivareta og videreutvikle undersøkelsen. Spørsmål og skalaer er fritt tilgjengelig, og innsamlede data vil kunne brukes til forskning. Gitt at mange virksomheter i sektoren tar undersøkelsen i bruk vil den danne grunnlag for at den enkelte institusjon kan sammenligne seg med øvrige institusjoner i sektoren. Universiteter og høgskoler som ønsker å bruke ARK, og få tilgang til full støtte til gjennomføring - teknisk (dataløsning), pedagogisk (hospitering, opplæring, råd) og praktisk (maler og materiell) må forplikte seg på følgende tre områder: 1. ARK skal forankres i et samarbeid der verneorganisasjonen og tjenestemannsorganisasjonene er med, og gir tilslutning til bruk av ARK. 2. ARK har utvikling av arbeidsmiljø og organisasjonsklima som viktigste formål. Brukere må derfor forplikte seg både til god forankring og god oppfølging av resultatene fra KIWEST (undersøkelsens spørreskjema). 3. Alle data fra undersøkelsen skal inn i en forskningsdatabase. Denne er underlagt strenge krav til anonymitet og forskningsrelevans. Vellykket gjennomføring av en kvantitativ, standardisert arbeidsmiljøundersøkelse er generelt sett krevende. Resultatene fra undersøkelsen må følges opp ved utvikling av konkrete og gjennomførbare tiltak, gjennomføring av tiltak og påfølgende evaluering med erfaringsoverføring og læring i organisasjonen. ARK er et helhetlig opplegg for gjennomføring av en arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse og dekker alle de viktige aspektene i psykososiale arbeidsmiljøfaktorer; belastninger og ressurser. Undersøkelsen genererer basis for tiltak i arbeidsmiljøet og er tilpasset universitets- og høgskolesektoren. Undersøkelsen er utarbeidet av og i samarbeid med høyt kompetente forskere på dette fagfeltet. Forskningsdatabasen vil gi tilgang til et verdifullt materiale for forskning. Kravet om god planlegging og oppfølging av undersøkelsen som ligger i ARK ligner på den prosessen som UiT planla og gjorde bruk av ved gjennomføring av forrige undersøkelse. Forskjellen er at ARK krever at brukerne underskriver på at de godtar krav til planlegging og UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2

oppfølging, og at det er et godt systematisk opplegg for alle faser av prosessen som alle må gjøre bruk av. Verdien av å ha et godt, gjennomprøvd opplegg for hele undersøkelsesprosessen ligger både i tidsbesparing og redusert risiko for feilslått tilnærming til arbeidet. I tillegg er prosedyren som ligger til grunn for å få adgang til å bruke undersøkelsen egnet til å vise at institusjonene satser seriøst på å utvikle arbeidsmiljøet. Ved forrige undersøkelse knyttet det seg interesse for å identifisere utfordringer som kunne sees i relasjon til den nylig gjennomførte fusjonen ved Høgskolen i Tromsø (HiTø). Det ble derfor gjort mulig å skille mellom tidligere tilknytning til hhv HiTø og UiT. Det viste seg at opplevd arbeidssituasjon framsto som relativt lik mellom de to gruppene. I kjølvannet av den nye fusjonen mellom Høgskolen i Finnmark og UiT kunne det være interessant å sammenligne resultatene direkte med den forrige undersøkelsen. Dette ville imidlertid innebære at UiT Norges arktiske universitet måtte utsette/avstå fra å ta i bruk det som anses som det beste tilgjengelige verktøyet utviklet av og for sektoren. Med en intensjon om å gjennomføre arbeidsmiljøundersøkelser regelmessig, er det en fordel se egne resultater i forhold til sektoren for øvrig. Det vil gi mer eksakt materiale til bruk i det videre utviklingsarbeidet. Det vil også gi mulighet til å søke råd hos de institusjonene som har gode resultater på områder der vår institusjon trenger et løft. Selv om ikke databasen er den samme, er det likevel mulig å sammenligne den forrige og den nye undersøkelsen på et overordnet nivå. Temaene er stort sett de samme selv om spørsmålene er noe ulikt stilt. Opplegg og tidsplan for gjennomføring Forankring Arbeidsmiljøutvalget (AMU) er i møter orientert om at det er planlagt en ny arbeidsmiljø undersøkelse, og har stilt seg positiv til gjennomføring våren 2014. AMU har i forkant av styresaken gitt innspill og tilrådning i tilknytning til valg av fremgangsmåte og verktøy. AMU vil behandle gjennomføringen og oppfølgingsarbeidet i AMU-møtet 19. november 2013. I møte med tjenestemannsorganisasjonene den 8. oktober ble gjennomføring av en arbeidsmiljøundersøkelse i vårsemesteret 2014 med ARK som verktøy drøftet. Organisasjonene anfører at oppfølgingen etter forrige undersøkelse var av varierende kvalitet. De frykter at ved enheter der oppfølgingen var svak, vil dette ha negativ innvirkning på svarprosenten i en ny undersøkelse. Deres råd er å gå tilbake til den forrige undersøkelsen, og se hva som ble gjort av oppfølgingstiltak lokalt, og om de lokale handlingsplanene er blitt fulgt opp. Universitetsdirektøren vil sørge for at det i første fase av undersøkelsen tas en gjennomgang på institutt/seksjonsnivå for å gjennomføre de planlagte tiltak som ikke er fulgt opp. Ledere er gitt orienteringer og muligheter for innspill. Fakultetsdirektørene diskuterte i møte den 9. oktober gjennomføring av en ny undersøkelse. De er positive til å gjennomføre jevnlige undersøkelser av arbeidsmiljøet, og langt de fleste ønsker ARK som verktøy. Etter deres syn er oppfølgingsarbeidet en kritisk suksessfaktor, og det må etableres en sterk prosjektorganisasjon med involvering fra fakultetsnivå. Ledere må gis støtte og oppfølging slik at resultatene fra undersøkelsen blir anvendt som et verktøy for utvikling på lokalt nivå. Når det gjelder tidspunkt for gjennomføring av undersøkelsen er det ulike syn i denne gruppen, i det noen ønsker å gjennomføre undersøkelsen høsten 2014 med begrunnelse i at i vårsemesteret vil de fleste institutt ledere være relativt nytilsatte, og fusjonen for nært i tid. Andre i gruppen er tilhengere av gjennomføring i vårsemesteret 2014. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3

Tidsplan og faser Universitetsdirektøren foreslår at perioden for gjennomføring og oppfølging av undersøkelsen settes fra september 2013 til årsskiftet 2015. Fusjonen og ledertilsettinger er av relativt ny dato, det kan også by på fordeler idet nye ledere får nyttig informasjon som kan sammenholdes med medarbeidersamtaler og informasjon fra andre arenaer. Arbeidet foreslås inndelt i 5 faser med tilhørende aktiviteter. År 2013 2014 2015 Kvartal 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Fase1: Forankring og rigging x x Fase 2: Oppstart x Fase 3: Gjennomføring og analyse x x Fase 4: Oppfølgingsarbeidet x x Fase 5: Evaluering x x Fase 1 handler om å gjøre virksomheten klar for å gjennomføre og nyttiggjøre seg undersøkelsen. Gjennomføringen krever god forankring i ledelsen og involvering av de ansatte. Valg av verktøy gjøres i et samarbeid der verneorganisasjonen og tjenestemannsorganisasjonene gir synspunktet på bruk av verktøy og på prosess. Det skal inngås kontrakt med leverandør av valgt verktøy, og besluttes hvilke rapporter som skal bestilles. Risikovurdering gjennomføres med sikte på å identifisere forhold en må ta særlig hensyn til. I fase 2 legges detaljert plan for gjennomføringen og oppfølgingen av undersøkelsen. Prosjektledelse og prosjektmedarbeidere rekrutteres, og prosessveiledere skoleres. Informasjonsarbeidet i forhold til undersøkelsen må gis høy prioritet. Det må avholdes personalmøter på alle enheter for å spre informasjon og motivere til deltakelse og oppfølging på alle nivå i organisasjonen. Fase 3 består av utsending av spørreskjema og sammenstilling av resultater. Spørreskjema sendes ut senest i mars 2014, med 3 ukers svarfrist. Analysearbeidet og generering av rapporter foregår i første halvdel av april. Fase 4 omfatter oppfølgingen av resultater fra undersøkelsen; tilbakemeldingsmøter hvor resultatene gjennomgås og ansatte inviteres til refleksjon over resultatene. Innsatsområdene identifiseres og det lages en handlingsplan med tiltak som skal gjennomføres. Gjennomføringen av tiltak skjer ut 2014, og langsiktig oppfølgingsarbeid skal være planlagt og påbegynt innen samme tidsrom. Fase 5 inneholder en avslutningsvis evaluering av gjennomført undersøkelse for å synliggjøre hva vi lykkes med av oppfølgingsarbeidet, og avdekke forbedringsområder. Arbeidet skal resultere i erfaringsoverføring og læring i organisasjonen. Organisering og omfang Oppfølgingsarbeidet skal ha solid forankring i ledelsen. Det må være tydelig for ledere og medarbeidere hvordan tilbakemeldinger og innspill kommer til uttrykk i oppfølgingsarbeidet. All kommunikasjon forankres i hensikten med undersøkelsen. Det vil bli utarbeidet en oversikt over roller, ansvar og oppgaver på hvert nivå i organisasjonen. Ved forrige undersøkelse ble gjennomført oppfølging kvittert ut på fakultetsnivå. Erfaringer fra dette tilsier at UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4

universitetsledelsen denne gang må gå dypere inn i organisasjonen for å kvalitetssikre at oppfølging, utvikling og læring skjer i hele organisasjonen. Arbeidsmiljøutvalget skal følge prosessen i alle dens faser og komme med innspill underveis. POA og bedriftshelsetjenesten vil kunne bistå enhetene etter bestilling underveis i prosessen. I tillegg vil det etableres en ordning med prosessveiledere/kontakter ved hver enhet på nivå 2 (7 fakulteter, UB, TMU og Administrasjonen). Underveis i prosessen vil ARK gi støtte til gjennomføring i form av dataløsning, mulighet til hospitering ved institusjoner som har gjennomført undersøkelsen, opplæring av prosjektgruppen og prosessveiledere, rådgiving og praktisk hjelp med maler og annet materiell. Det foreslås at undersøkelsen denne gangen gjennomføres relativt kort tid etter tilsetting av nye ledere på fakultets- og instituttnivå. Slik vil nye leder kunne skaffe viktig input til utviklingsarbeidet, og universitetsledelsen vil også signalisere at utvikling av arbeidsmiljøet er et viktig felt i lederes arbeidsoppgaver. Ved forrige undersøkelse var det krav om at deltakerne skulle være ansatt i minimum 50 % stilling. Det har fra Helsefak kommet forslag om å inkludere også professor II-ene i undersøkelsen, altså senke krav om tilsettingsprosent til 20. NTNU hadde også denne gruppen med i sin undersøkelse som ble gjennomført i 2012. Universitetsdirektøren finner det problematisk å inkludere denne gruppen i undersøkelsen. Professor II-ene er en gruppe som har en annen hovedarbeidsgiver, og som arbeidsmiljømessig har en perifer tilknytning til vår institusjon. Unntak her vil muligens være de som har UNN som hovedarbeidsgiver, den geografiske nærhet vil kunne tilsi større tilknytning til vår institusjon. Etter universitetsdirektørens syn vil det være mer hensiktsmessig å bruke andre undersøkelsesformer dersom det er behov for å kartlegge hvordan denne gruppen føler seg ivaretatt av vår institusjon. Dette synet støttes av tjenestemannsorganisasjonene. Kostnader Kostnader knyttet til undersøkelsen består av betaling for bruk av database og uttak av rapporter med resultatpresentasjon for alle formelle organisatoriske enheter som er av tilstrekkelig størrelse til å ivareta anonymitet (standardpakke). I tillegg kommer rapporter som institusjonen velger å bestille. Førstegangskostnad til datalagring er 131 250 kr. Dette omfatter oppbygging av lagringsstruktur for UiT i databasen, og lagring av data. Årlig kostnad for lagring av data etter dette vil bli 26 250 kr. I tillegg kommer betaling for bestilte rapporter med ca. 7000 kr pr rapport. Etter universitetsdirektørens syn vil det være ønskelig å se på gruppene fast og midlertidig ansatte, vitenskapelig ansatte og teknisk /administrativt ansatte samt tidligere organisatorisk tilknytning til henholdsvis HiF og UiT. Det er også ønskelig å skille ut stipendiatene som egen gruppe. Standardpakken og de skisserte rapporter beløper seg til 250 000 kr. I tillegg kommer den interne ressursbruk i form av personell på alle nivå i organisasjonen. Når det gjelder uttak av rapporter er det også mulig for den enkelte enhet å hente ut materiale fra egen enhet der det er relevant for deres oppfølging av undersøkelsen. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5

Innstilling til vedtak: 1. Universitetsstyret vedtar å gjennomføre en arbeidsmiljøundersøkelse i 2014 og gir tilslutning til valg av verktøyet ARK/KIWEST 2. Universitetsstyret slutter seg til foreslått tidsplan og opplegg for undersøkelsen 3. Universitetsstyret forutsetter at det settes av tilstrekkelig ressurser lokalt og sentralt til å gjennomføre og følge opp undersøkelsen, og at undersøkelsen prioriteres av ledelsen på alle nivå i institusjonen Tromsø 15.10.2013 Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Vedlegg: 1. Orientering til Styret om medarbeiderundersøkelse ved Universitetet i Tromsø juni 2011 (ephorte 2009/7812 BT000/254.5) 2. ARK spørreskjema Saksbehandler: Marit Fagerheim UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6

UNIVERSITETSDIREKTØREN AVDELING FOR PERSONAL OG ORGANISASJON Orienteringssak Til: Universitetsstyret Møtedato: 15.juni 2011 Arkivref.: 2009/7812 BTO002/254.5 ORIENTERING OM MEDARBEIDERUNDERSØKELSE VED UNIVERSITETET I TROMSØ Universitetsstyret vedtok gjennomføring av systematiske arbeidsmiljøundersøkelser i sak S 51-09 den 17.9.09. Arbeidsmiljøutvalget fulgte opp vedtaket i sak 16-09 den 17.11.09 og sak 1-11 den 16.2.11. Universitetsstyret ble orientert om plan for gjennomføring av medarbeiderundersøkelse på møtet 24.02.11. UiT har våren 2011 gjennomført en felles medarbeiderundersøkelse. Hensikten har vært å innhente informasjon om hvordan ansatte opplever ulike sider ved sin arbeidssituasjon, arbeidsmiljø og ledelse. Resultatene av undersøkelsen skal danne grunnlag for et utviklingsarbeid ved institusjonen og den enkelte enhet. Det er valgt å benytte verktøyet Difi-AVANT, som er utviklet av Difi og Rambøll, og som også er benyttet i den statlige medarbeiderundersøkelsen i 2010. Et spørreskjema med 80 spørsmål ble den 4.5.11 sendt til et utvalg på 2572 ansatte. Da undersøkelsen ble stengt den 20.4.11, var det 1912 personer som hadde deltatt. Dette utgjør en svarprosent på 74,3. Anonymitet er ivaretatt ved at det ikke er generert rapporter på spørsmål hvor det er færre enn fem respondenter. Rapporter for nivå 1 (institusjonsnivå) og nivå 3 (institutter og seksjoner) var klare umiddelbart etter undersøkelsen ble lukket. Rapporter for nivå 2 (fakulteter og avdelinger), samt for egendefinerte spørsmål knyttet til organisasjonstilhørighet før fusjonen og stillingskategori, var tilgjengelige den 6.5.11. Totalt har det blitt utarbeidet ca. 120 rapporter fra undersøkelsen. Rektor og universitetsdirektør har fastsatt en kommunikasjonsplan for hvordan resultater fra undersøkelsen skal formidles internt og eksternt. Resultater på institusjonsnivå er gjort tilgjengelig på UiTs nettsider (www.uit.no/poa/medarbeiderundersokelse). Resultater for det enkelte fakultet/avdeling og institutt/seksjon er formidlet til enhetens ledere, som har ansvar for å formidle resultatene til enhetens tillitsvalgte, vernetjeneste og ansatte. Den enkelte ansatte har tilgang til informasjon om resultater for enheter som vedkommende er en del av, det vil si eget institutt/seksjon, eget fakultet/avdeling, samt institusjonsnivået. Kun rektor og universitetsdirektør har tilgang til alle resultater fra undersøkelsen, i tillegg til tre personer ved Avdeling for personal og organisasjon som har administrert undersøkelsen. Universitetsledelsen har videreformidlet resultatene til sine underliggende nivåer gjennom ni møter fra 9.-13.5.11. Tjenestemannsorganisasjonene og representant for hovedverneombudene fikk presentert rapportene på institusjonsnivå den 10.5.11. Funn på institusjonsnivå ble kunngjort på UiTs nettsider den 18.5.11. Enhetene fikk samtidig tilgang til disse rapportene, og en utarbeidet presentasjon av hovedfunn. Nedenfor følger hovedfunn på virksomhetsnivå: NO-9037 Tromsø postmottak@uit.no http://uit.no Sentralbord: 77 64 40 00 Faks: 77 64 49 00

Hovedfunn på institusjonsnivå - Funn fra Høyeste skår : o Medarbeidere tar ansvar for egen utvikling o Ser mangfold på arbeidsplassen som en styrke o Har spennende og varierte arbeidsoppgaver - Funn fra Laveste skår : o Kjenner ikke til rutiner om anonym varsling o Opplever ikke at endringsprosessene har ført til større arbeidsglede o Opplever ikke at vi har hatt nok personell til å gjennomføre endringsprosessene (men vi skårer bedre enn staten på dette) - Funn fra Største forskjeller sammenlignet med Statsundersøkelsen 2010 : o Høyeste : Ansatte opplever medarbeidersamtaler som nyttige og at avtaler i disse blir realisert Toppleder er en dyktig strateg Virksomheten har et godt omdømme o Laveste : Hva min arbeidsplass forventer av meg i jobben At leder legger til rette for reell medbestemmelse At det arbeides med å skape høyere etisk bevissthet - Funn fra Din arbeidssituasjon og utvikling o Ansatte har spennende og varierte arbeidsoppgaver o Ansatte ser hvordan arbeidet bidrar til overordnede mål i virksomheten o Ansatte har et godt fysisk arbeidsmiljø o Ansatte har gode muligheter til å utvikle seg o Medarbeidersamtaler oppleves som nyttig, men 50 % har ikke hatt en medarbeidersamtale o UiT skårer lavere enn MU i staten 2010 på spørsmålet Jeg vet hva min arbeidsplass forventer av meg? o - Funn fra Din nærmeste leder : o Ledere gis bedre vurdering hos UiT enn gjennomsnitt for staten (MU 2010) o Lederutfordringer på å legge til rette for samarbeid og reell medbestemmelse o Lederutfordringer på å motivere medarbeidere - Funn fra Din enhet : o Medarbeidere opplever at det er arbeidsglede på egen enhet o Medarbeidere ser hvordan eget arbeid bidrar til UiTs mål o Medarbeidere opplever at det arbeides med å forbedre og utvikle aktivitetene våre - Funn fra Vår virksomhet : o UiT har et godt omdømme o Medarbeidere er stolte av å være ansatt ved UiT o Medarbeidere forventer å være ansatt i virksomheten om 2 år 2

o Vil anbefale andre å søke jobb ved UiT - Funn fra Mangfold på arbeidsplassen : o Ansatte mener at UiT tar sosiale og personlige hensyn o Ser mangfold på arbeidsplassen som en styrke o Opplever arbeidsplassen som åpen og inkluderende - Funn fra Toppleder : o Rektor profilerer virksomheten på en god måte o Rektor er en dyktig strateg - Funn fra Etikk o UiTs medarbeidere vurderer arbeidet med å skape høyere etisk bevissthet lavere enn staten for øvrig o Få medarbeidere kjenner til at vi har rutiner for varsling - Funn fra Omstilling og endringsprosesser : o Bare 17 % sier seg helt enig eller enig i at endringsprosessene har ført til større arbeidsglede o 54 % sier seg helt enig eller enig i at de stort sett forstår behovet for endringsprosessene - Funn fra Egendefinerte spørsmål : o 34 % opplever at de ikke har nok tid til å utføre pålagte arbeidsoppgaver o 53 % opplever at de har tilstrekkelige ressurser til å gjennomføre pålagte arbeidsoppgaver. - Funn fra egen rapport for stipendiater: o Opplever mindre tilknytning til enhet, mål og virksomhet o Opplever dårligere balanse mellom arbeidsliv og privatliv enn andre medarbeidere o Er mindre fornøyd med leders tilbakemeldinger på arbeidet, men mer fornøyd med lederen generelt o Opplever fusjonen mer positivt enn andre medarbeidere - Funn fra egen rapport for teknisk/administrativt ansatte: o Opplever at de har noe mindre spennende og varierte arbeidsoppgaver enn vitenskapelig tilsatte og stipendiater o Bedre balanse mellom arbeid og fritid enn vitenskapelige ansatte og ledere o Opplever godt samarbeid med andre enheter/funksjoner o Generelt mer positive til nærmeste leder - Funn fra egen rapport for vitenskapelig ansatte: o Gir tilbakemelding på at de har mer spennende og varierte arbeidsoppgaver enn hva de teknisk/ administrativt ansatte gjør o Opplever noe dårligere balanse mellom arbeid og fritid enn teknisk/administrativ gruppe o Har generelt en svakere vurdering av ledere, og opplevelse av samarbeidet i enheten - Funn fra egen rapport med hensyn til arbeidsgiver før fusjonen: o 40 % av de som var ansatt ved UiT før fusjon opplever ikke at endringsprosessene har gitt nye utviklingsmuligheter 3

o For medarbeidere som var tilsatt ved Høgskolen i Tromsø før fusjonen svarer 46 % at de har fått nye utviklingsmuligheter - Funn fra de som har angitt at de er ledere med personalansvar: o Er mer positiv på de fleste områder o Litt svakere på balanse mellom arbeid og fritid enn øvrige grupper o Opplever at fusjonen har ført til økt arbeidspress Funn på nivå 2 og 3 i organisasjonen Undersøkelsen måler primært virksomheten på nivå 3 i organisasjonen (institutter ved fakultetene og seksjoner i administrasjonen), og det er store forskjeller på resultatene på dette nivået. Ved mange av enhetene er resultatene positive, og forbedringsarbeidet vil bestå i å videreføre det gode arbeidet som allerede foregår ved enheten. Undersøkelsen viser at det ved noen institutter og seksjoner er store utfordringer i forhold til samhandling, arbeidsmiljø og ledelse. Universitetsledelsen har i møtene med underliggende enheter hatt fokus på at det må iverksettes prosesser ved disse enhetene med hensikt å oppnå betydelige forbedringer. I forbedringsarbeidet ved disse enhetene er det av stor viktighet at ansatte og ledere sammen arbeider for å identifisere utviklingsområder for å forbedre samhandling, arbeidsmiljø og ledelse ved enheten. Undersøkelsen har størst relevans for institutt- og seksjonsnivået, fordi de fleste spørsmålene er rettet mot den enkeltes arbeidssituasjon, nærmeste leder og arbeidsmiljø ved enheten. Videre arbeid Ledelsen ved fakulteter og avdelinger vil fram mot midten av juni gå gjennom rapportene sammen med plasstillitsvalgte og hovedverneombud, slik at de kan gi innspill til det videre arbeidet. Fakultets- og avdelingsledere skal også delta i presentasjon av funnene for de ansatte ved det enkelte institutt og seksjon. Arbeidsmiljøutvalget vil få presentert funn og oppfølgingsarbeid på møte 15.6.11. Enhetene vil arbeide med å identifisere innsatsområder og utarbeide handlingsplaner innen utgangen av juni. Ledelsen ved den enkelte enhet har hovedansvaret for å identifisere egne innsatsområder, og utarbeide handlingsplan for enheten. Ansattes representanter, hovedverneombud og ansatte skal gis mulighet til å bidra i dette arbeidet. Universitetsledelsen vil ta stilling til hvilke innsatsområder som skal gjelde felles for universitetet, og for at det blir utarbeidet handlingsplan på institusjonsnivå. Ledelsen ved fakulteter og avdelinger har ansvar for å utrede eventuelle innsatsområder og handlingsplaner for nivå 2. Ledelsen på nivå 3 har tilsvarende ansvar for sitt nivå. Ledere har ansvar for at tiltak i handlingsplanen blir gjennomført i løpet av 2011. Overordnede ledere skal bistå og følge opp arbeidet med handlingsplaner på underliggende nivå i organisasjonen. Oppfølgingsarbeidet skal være tema på ledermøter og på møter med tjenestemannsorganisasjonene ut året. Innsatsområder, handlingsplaner og enkelttiltak skal formidles til alle aktuelle ansatte. Universitetsledelsen vil følge opp forbedringsarbeidet ved enhetene, og spesielt ved de enheter der en har avdekket betydelige utfordringer vedrørende samhandlingen ved enheten. For å sikre den videre prosessen har universitetsledelsen i møte med ledelsen for fakulteter og avdelinger overlevert beskrivelse av de ulike fasene i oppfølgingsarbeidet. Beskrivelsen inneholder også veiledning i hvordan man kan avholde utviklingsseminar og mal for handlingsplan. Det er lagt til rette for støttefunksjoner fra Avdeling for personal og organisasjon, bedriftshelsetjeneste og NAV. Målet med undersøkelsen har vært å innhente informasjon som gjør at ledere og ansatte sammen skal kunne utvikle arbeidsmiljø, samhandling og ledelse ved sin enhet. Etter universitetsdirektørens 4

vurdering gir den høye svarprosenten og gjennomføringen av oppfølgingsprosessen så langt, et godt utgangspunkt for det videre forbedringsarbeidet. Tromsø, 6.6.11 Lasse Lønnum universitetsdirektør Odd Arne Paulsen personal- og organisasjonsdirektør Vedlegg: Samlet rapport for Universitetet i Tromsø. Øvrige samlerapporter på institusjonsnivå vil bli lagt ut på følgende web-adresse: www.uit.no/poa/medarbeiderundersokelse, og kan hentes der. Saksbehandlere: Bjarte Toftaker/Sissel Tjosaas 5

1

2

3

4

5

6

7