SUPEROFFICE AS SuperOffice Sales & Marketing Administratorkurs Sist endret: 30.03.12. Semantix AS.
Denne dokumentasjonen er skrevet, redigert og formatert i Microsoft Office Word 2007 fra Microsoft Corporation. 2012 SuperOffice AS. Alle rettigheter forbeholdt. SuperOffice AS gir deg rett til å bruke programvaren og ta en sikkerhetskopi. All annen kopiering er forbudt. Det er forbudt å reprodusere, tilpasse eller oversette dokumentasjonen uten å ha innhentet skriftlig tillatelse. Dette gjelder ikke kopiering som er tillatt i henhold til åndsverksloven. SuperOffice, SuperOffice-logoen, SuperOffice CRM, SuperOffice Sales & Marketing og SuperOffice Customer Service er varemerker eller registrerte varemerker for SuperOffice AS. Microsoft, Microsoft Office, Microsoft Internet Information Server, SQL Server og Windows 2000 Server er registrerte varemerker for Microsoft Corporation. Sybase er et registrert varemerke for Sybase, INC. 1992-5. Oracle er et registrert varemerke for Oracle Corporation. Andre produkter og firmanavn som er nevnt, kan være varemerker for de respektive eierne. Idé og opphav: SuperOffice AS. Dokumentasjon: Semantix AS. Konsernselskap: SuperOffice AS www.superoffice.com Datterselskaper: SuperOffice Norge AS www.superoffice.no SuperOffice Sweden AB www.superoffice.se SuperOffice Danmark A/S www.superoffice.dk SuperOffice GmbH www.superoffice.de SuperOffice Benelux B.V. www.superoffice.nl SuperOffice Software Ltd www.superoffice.co.uk SuperOffice Team Brendel Ag www.superoffice.ch
INNHOLD KAPITTEL 1: INNLEDNING 1 Målsetningen med kurset 1 Forkunnskaper 1 Innholdet i kurset 1 KAPITTEL 2: KOMME I GANG 3 Navigere i SuperOffice Administration 3 KAPITTEL 3: STATUS 5 Status-bildet 5 Database 6 Statistikk 6 KAPITTEL 4: LISENSER 7 Lisenser-bildet 7 Oppdatere lisensinformasjon 8 KAPITTEL 5: BRUKERE OG ROLLER 9 Brukere-bildet 9 Legge til brukere 11 Dialogboksen Person 15 Redigere brukeropplysninger 15 Redigere brukerrettigheter 15 Slette brukere 16 Rolle-bildet 17 Opprette en rolle 19 Redigere en rolle 21 Slette en rolle 22 KAPITTEL 6: LISTER 23 Lister-bildet 23 Administrere lister 24 Legge til brukerdefinerte lister 25 Endre navn og beskrivelse 25 Slette brukerdefinerte lister 26 Administrere forekomster 27 Legge til forekomster 28 Endre forekomster 29 Slette forekomster 29 Brukergrupper 30 Overskrifter 31 Gruppering og filtrering 31 Legge til overskrifter 31 Endre overskrifter 32 Velge overskrifter 32 Sortere overskrifter 33 Slette overskrifter 33 Spesialiserte lister 34 Land 34 Relasjon 36 Oppfølging - Type 38 Oppfølging - Hensikt 39 Salg - Salgstype (for faser) 39 Salg - Fase 39 Prosjekt - Type 39 Prosjekt - Status 39 Valuta 40 Legge til forekomster på listen Valuta 40 KAPITTEL 7: DOKUMENTMAL 41 Bruke standardmaler 41 Endre standardmaler 41 Opprette et maldokument 42 Tilknytte en ny mal 42 Legge til forekomster på listen Dokumentmal 43 E-postmaler 44 Malvariabler 45 Variabler fra kontaktkortet 45
Variabler for valgt kontaktperson 47 Variabler for internasjonale adresser 49 Variabler fra dialogboksen Dokument eller fra systemet 50 Variabler fra prosjektkortet 51 Variabler for avsenderen (dialogboksen Person) 51 Variabler fra avsenders eget kontaktkort 52 Variabler for SuperOffice Mail Gateway 53 Variabler for salg 53 Variabler for utvalg 53 Variabler for avtaler 54 Variabler for avtaler, formatert i samsvar med standard for ical 56 Variabler for integrasjon mot webapplikasjoner 57 Bruk av malvariabler 57 KAPITTEL 8: APPLIKASJONER/WEBPANEL 61 Applikasjoner 61 Legge til eksterne applikasjoner på listen Applikasjon 61 Webpanel 65 Tilknytte en ny URL-adresse 65 KAPITTEL 9: ARBEIDSFLYT 69 Salgsguide 69 Opprette faser for salgsguiden 69 Opprette salgstype for salgsguiden 70 Opprette en salgsguide 73 Legge til en oppfølging for en fase 73 Legge til et dokument for en fase 76 Prosjektguide 78 Opprette statuser for prosjektguiden 78 Opprette prosjekttype for prosjektguiden 78 Opprette en prosjektguide 80 Legge til en oppfølging for en status 80 Legge til et dokument for en status 82 Bruke dokumentmaler på flere språk i prosjekt- og salgsguidene 85 KAPITTEL 10: BRUKERDEFINERTE FELT 87 Felt-bildet 87 Mer-felt 88 Legge til felt 89 Redigere felt 91 Endre TAB-rekkefølgen på felt 92 Endre feltposisjoner 92 Slette felt 93 Side 1-felt 93 Velge side 1-felt 95 KAPITTEL 11: SYSTEMVALG 97 Systemvalg-bildet 97 Ledetekster 98 Endre ledetekster 98 Tilbakestille ledetekster 99 Våre kontakter 100 Legge til kontakter 100 Slette kontakter 101 Nummertildeling 102 Vise nummertildeling 103 Angi nummertildeling 103 Standardverdier for nye dokumentmaler 105 Resultater av nummertildeling 106 KAPITTEL 12: PREFERANSER 107 Preferanser-bildet 107 Aktive innstillinger 109 Nivåer for preferanseinnstillinger 110 Viktige preferanser 110 Legge til preferanseinnstillinger 115 Endre preferanseinnstillinger 116 Slette preferanseinnstillinger 116 Tillate brukerinnstillinger 117 KAPITTEL 13: IMPORT 118 Import-bildet og DbSetup.exe 118 Felttilordning 119 Importinnstillinger 121 Avanserte importinnstillinger 121 Duplikater 123
Importbeskrivelser 125 Importrutiner 126 Importere filer 127 TILLEGG: ARBEIDSOPPGAVER 128 Oppgave 1: Registrere nye brukere og roller 128 Oppgave 2: Lister 128 Oppgave 3: Maler 129 Oppgave 4: Applikasjoner/Webpaneler 129 Oppgave 5: Lage en salgsguide 129 Oppgave 6: Lage en prosjektguide 130 Oppgave 7: Felt 130 Oppgave 8: Systemvalg og Preferanser 131
KAPITTEL 1: INNLEDNING Administratoren får tilgang til alle vedlikeholdsfunksjoner ved å starte en egen applikasjon som heter SuperOffice Administration. Du må tilhøre rollen Brukernivå 0 eller en rolle som gir deg rettigheter til å logge deg på SuperOffice Administration. Merk: For at SuperOffice-brukerne skal kunne ta i bruk endringer som gjøres i SuperOffice Administration, må de logge seg på SuperOffice Sales & Marketing på nytt. Målsetningen med kurset Administratorkurset er beregnet på personer som fungerer som SuperOfficeadministratorer i sine bedrifter. Det vil si såkalte "superbrukere" personer som selv bruker SuperOffice Sales & Marketing, men som i tillegg har tilgang til SuperOffice Administration og kan utføre administrasjonsoppgaver i dette programmet. Målsetningen med dette kurset er å gi en innføring i bruken av SuperOffice Administration til SuperOffice Sales & Marketing. Vi kommer ikke til å gi en detaljert beskrivelse av absolutt alle funksjoner, men minner om at du finner mer informasjon om programmet i hjelpen til SuperOffice Administration. Forkunnskaper Det anbefales at kursdeltakeren har gjennomgått brukerkurset i SuperOffice Sales & Marketing, eller har innhentet tilsvarende kunnskaper på andre måter. Det forventes at deltakerne har kjennskap til bruk av SuperOffice Sales & Marketing, siden det er viktig å vite hva endringer i SuperOffice Administration betyr for SuperOffice Sales & Marketing. I tillegg forutsettes det at deltakerne har relativt gode PC-ferdigheter. Innholdet i kurset Kursboken er ment å brukes som arbeidshefte under og etter kurset. I dette kurset skal vi først se litt på hvordan du navigerer i SuperOffice Administration, og så skal vi gå gjennom de ulike delene av dette programmet. Underveis kommer vi også til å snakke litt om hvilken effekt endringer her har for SuperOffice-brukerne. 1
2
KAPITTEL 2: KOMME I GANG I dette kapittelet skal vi se kort på hvordan du finner frem i SuperOffice Administration. Navigere i SuperOffice Administration SuperOffice Administration består av tolv hoveddeler. Du bruker navigatoren til å veksle mellom disse. Navigatoren finner du helt til venstre i hovedskjermbildet. Den inneholder følgende knapper: Knapp Funksjon Status: Går til Status-bildet, som viser informasjon om systemet. Brukere: Går til Brukere-bildet, der du kan definere bruker-ider, passord, brukergrupper, roller og ulike typer tilgangsalternativer. Rolle: Går til Rolle-bildet, der du kan definere roller for tilgang til data og funksjoner i SuperOffice Sales & Marketing. Brukernes tilgangsnivåer bestemmes av rollen de tilhører. Lisenser: Går til Lisenser-bildet, der du kan laste ned ny lisensinformasjonen for din versjon av SuperOffice Sales & Marketing og tilhørende moduler. Lister: Går til Lister-bildet, som inneholder beskrivelser og definisjoner av listene i SuperOffice Sales & Marketing. Her finner du blant annet dokumentmaler. Arbeidsflyt: Går til Arbeidsflyt-bildet, der du kan lage salgsguider og prosjektguider i SuperOffice Sales & Marketing. Preferanser: Går til Preferanser-bildet, der du kan angi en rekke innstillinger for ulike deler av SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel antall elementer som skal vises i historikklisten, standardtype for nye aktiviteter og så videre. Systemvalg: Går til Systemvalg-bildet, der du definerer innstillinger som gjelder for hele systemet, det vil si innstillinger for fritekstsøk, nummertildeling, ledetekster, systemoperasjoner og våre kontakter (eierkort). Import: Går til Import-bildet, der du kan importere data til SuperOffice-databasen. Felt: Går til Felt-bildet, der du angir brukerdefinerte felt for SuperOffice Sales & Marketing. 3
Replikering: Går til Replikering-bildet, der du administrerer bruken av funksjonene for Travel, Area Management og Satellite. Skript: Går til Skript-bildet, der du kan angi skript som skal brukes i SuperOffice Sales & Marketing. 4
KAPITTEL 3: STATUS I dette kapittelet skal vi se på Status-bildet og på hvilke typer statusinformasjon du finner der. Status-bildet Du kommer til Status-bildet hver gang du starter SuperOffice Administration, og ved å klikke på Status-knappen i navigatoren. Status-bildet er inndelt i to hoveddeler Database og Statistikk som vi nå skal se nærmere på. 5
Database Viser databasens eier, serienummer og type, samt navn på databasefilen eller datakilden. Viser også neste utløpsdato og navnet på pålogget bruker. Feltet Tabelladministrasjon, lokal databasebruker viser angitt SQLdatabasebruker, som må ha rettigheter til å opprette brukere og tabeller. Statistikk Viser hvor mange brukere som var logget på SuperOffice Sales & Marketing da du logget deg på SuperOffice Administration, når forrige prototyp ble generert, og hvor mange aktive Travel-brukere det er nå. 6
KAPITTEL 4: LISENSER I dette kapittelet skal vi se på Lisenser-bildet, og på hvordan du oppdaterer lisensinformasjon. Lisenser-bildet I Lisenser-bildet kan du vise og oppdatere lisensinformasjonen for din versjon av SuperOffice Sales & Marketing og tilhørende moduler. Du kommer til Lisenser-bildet ved å klikke på Lisenser-knappen i navigatoren. 7
Øverst i bildet finner du følgende informsasjon: I feltet Kontaktnavn vises firma- eller organisasjonsnavnet ditt automatisk, fordi det ble registrert samtidig med serienummeret første gang du startet programmet. I feltet Serienummer vises serienummeret på programpakken for SuperOffice Sales & Marketing. Oppdatere lisensinformasjon Hvis du vil øke eller redusere antallet lisenser for én eller flere moduler, må du kontakte SuperOffice for å oppdatere lisensinformasjonen. Når du har gjort dette, må du oppdatere SuperOffice Sales & Marketing med den nye lisensinformasjonen. Slik gjør du: 1. Klikk på koblingen Klikk her for å hente ny lisensinformasjon fra web. Lisensoversikten oppdateres med det nye antallet lisenser. Merk: Under lisensoversikten vises neste utløpsdato for lisensene. 2. Kontroller at du har fått riktig antall lisenser for de aktuelle modulene i kolonnen +/-. Økning i antall lisenser vises i grønt. Reduksjon i antall lisenser vises i rødt. Merk: Hvis du ikke har fått riktig antall lisenser eller lisenser for feil modul, må du kontakte SuperOffice. IKKE aktiver lisensene hvis antallet er feil. 3. Hvis du har fått riktig antall lisenser for ønskede moduler, kan du klikke på Aktiver-knappen. Tips: Er Aktiver-knappen deaktivert? Vises lisensnavn med rød skrift? Dette kan skyldes at totalt antall nye lisenser er mindre enn antall lisenser i bruk. Da må du redusere antall brukerlisenser i bruk. Du finner mer informasjon om dette i hjelpen for SuperOffice Administration. I neste kapittel kan du lese mer om hvordan du aktiverer lisenser for individuelle brukere. 8
KAPITTEL 5: BRUKERE OG ROLLER Dette kapittelet handler om Brukere- og Rolle-bildene. Vi skal se på hvordan du går frem for å legge til brukere, og da kommer vi blant annet til å gå gjennom feltene i dialogboksen Person, som du også kjenner fra SuperOffice Sales & Marketing. Deretter skal vi ta for oss Rolle-bildet og vise hvordan du angir ulike tilgangsnivåer for brukerne. Brukere-bildet I Brukere-bildet administrerer du SuperOffice-brukerne i din organisasjon. Her kan du tilordne bruker-ider, passord, roller, brukergrupper og ulike typer tilgangsalternativer. Du kommer til Brukere-bildet ved å klikke på Brukere-knappen i navigatoren. 9
Medarbeidere-kategorien I kategorien Medarbeidere i Brukere-bildet kan du blant annet legge til brukere av typen Medarbeider, og tildele dem roller, grupper og lisenser, redigere eksisterende brukere og slette brukere. Øverst i kategorien Medarbeidere finner du listeboksen Kontakt, der du velger ønsket kontakt. Se "Våre kontakter" på side 100 hvis du vil vite hvordan du legger til nye kontakter (eierkort). I midten av bildet finner du en oversikt over alle brukerne som er registrert hos gjeldende kontakt, med informasjon om bruker-id, kontakttilhørighet, navn og rolle. I tillegg viser kolonnene helt til høyre lisensinformasjon: Windows login: Et merke i denne kolonnen angir at brukeren har påloggingsrettigheter til SuperOffice Sales & Marketing for Windows. Web login: Et merke i denne kolonnen angir at brukeren har tilgang til SuperOffice Sales & Marketing for Web. Du kan vise flere lisenser i denne oversikten ved å høyreklikke på kolonnen og velge Konfigurer kolonner. Merk: I Brukere-bildet angir du hvilke lisenser de ulike brukerne skal ha. Hvis du skal legge til nye systemlisenser (eller øke/redusere antall lisenser), gjør du dette fra Lisenser-bildet. Under brukeroversikten i Brukere-bildet finner du listeboksen Vis. Her kan du velge hvilke brukere som skal vises, for eksempel om du vil vise alle brukere, bare tidligere ansatte, bare brukere med Remote Travel-lisens eller bare brukere med påloggingsrettigheter. Merk: Dersom en SuperOffice-klient har hengt seg opp med en pålogget bruker, gjør du følgende: Velg Vis > Logget på Windows-klient. Merk av for den aktuelle brukeren, og klikk på Oppgave > Logg av bruker. Du aktiverer en bruker ved å merke av for Aktiv bruker (ikke sluttet) under Lisensinformasjon. Dette blir nærmere beskrevet under "Legge til brukere" på side 11. Nederst i vinduet finner du detaljinformasjon om brukeren som er merket i oversikten ovenfor. Siden det er denne kategorien du sannsynligvis vil ha mest med å gjøre, skal vi kommer nærmere tilbake til de ulike oppgavene du kan utføre her, senere i kapitlet. Eksterne-kategorien Eksterne brukere er brukere som har tilgang til data i SuperOffice Sales & Marketing via SuperOffice Audience eller tredjepartsapplikasjoner. I kategorien Eksterne i Brukere-bildet kan du blant annet legge til eksterne brukere og endre påloggingsrettigheter, rolle og brukernavn/passord for eksterne brukere. Hvis du vil vite mer om dette, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. 10
Andre-kategorien I kategorien Andre i Brukere-bildet kan du endre påloggingsrettigheter for og legge til disse brukertypene: Anonym: Anonyme brukere har rettigheter basert på rollen for anonyme brukere. Det er vanligvis ikke nødvendig å ha mer enn én anonym bruker. System: Systembrukere kan logge seg på systemet via tredjepartsapplikasjoner og har alle rettigheter. Merk: Anonyme brukere og systembrukere krever egne brukerlisenser. Hvis du vil vite mer om hvordan du bruker Andre-kategorien, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. Legge til brukere Når du skal legge til en ny bruker, gjør du følgende i kategorien Medarbeidere: 1. Velg ønsket kontakt i listeboksen Kontakt. Den inneholder ditt eierkort (definert som databaseeier) og eventuelle andre organisasjoner som har påloggingsrettigheter til SuperOffice-databasen, for eksempel datterselskaper. 2. Klikk på Legg til-knappen under oversikten over registrerte brukere. Dialogboksen Velg autentiseringstype åpnes. 3. Velg ønsket autentiseringstype og klikk på OK. Merk: Hvis du senere vil endre autentiseringstype for brukeren, kan du klikke på knappen bak feltet Passord eller AD-bruker under brukeroversikten. 4. Hvis du valgte autentiseringstypen SuperOffice er ansvarlig for brukernavn og passord, vises dialogboksen Person. Gjør følgende: I dialogboksen Person registrerer du relevant informasjon om brukeren. Klikk på Lagre. Navnet på den nye brukeren vises nå i oversikten. Eller Hvis du valgte autentiseringstypen Active Directory (Windows) er ansvarlig for brukernavn og passord, vises dialogboksen Velg autentiseringstype. Gjør følgende: Velg hvilken brukergruppe som brukeren tilhører i Active Directory, i listen Brukergruppe. Brukerne i den aktuelle gruppen vises i oversikten Potensielle brukere. Merk brukeren du vil legge til, i oversikten Potensielle brukere. Velg hvilken kontakt du vil legge brukeren til, i listen Legg brukere til kontakt. Klikk på OK. Navnet på den nye brukeren vises nå i oversikten. 11
Merk: Hvis organisasjonen din bruker en annen autentiseringstype enn de som er nevnt ovenfor, vises det andre valgmuligheter i dialogboksen Velg autentiseringstype. 5. Registrer relevant informasjon om brukeren. Før vi går videre i dette emnet, slår vi opp på "Dialogboksen Person" på side 15 og ser på hvordan denne dialogboksen skal fylles ut. 6. Når du er ferdig med å fylle ut informasjon om brukeren, klikker du på Lagre i dialogboksen Person. Navnet på den nye brukeren vises nå under oversikten. 7. I feltet Bruker-ID under brukerens navn skriver du inn en ID til brukeren du akkurat registrerte (hvis du ikke ønsker å bruke den automatisk genererte IDen). Du kan ikke angi en bruker-id som allerede finnes i databasen. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i bruker-iden. Merk: Bruker-IDen bør ikke inneholde for mange tegn, siden den vises i IDkolonnene i SuperOffice Sales & Marketing, og plassen i disse kolonnene kan være begrenset. 8. I feltet Passord skriver du inn et passord for brukeren hvis du vil at passord skal brukes. Dette anbefales. Det er ingen begrensninger på hvilke tegn som kan brukes i passordet. Hvis det står AD-bruker i stedet for Passord, betyr det at Active Directory er ansvarlig for autentiseringen av denne brukeren. 9. I listeboksen Rolle velger du hvilken rolle brukeren skal ha. Rollen bestemmer datatilgang og funksjonelle rettigheter for brukeren. Du kan lese mer om dette under "Rolle-bildet" på side 17. 10. I listeboksen Primærgruppe velger du et av de forhåndsdefinerte alternativene for gruppetilhørighet. Gruppene defineres i Lister-bildet. Brukeren får tilgang til data som eies av andre brukere i samme primærgruppe. Tilgangsrettighetene (for eksempel skrive- eller slettetilgang) for disse dataene er definert i rollen som brukeren tilhører. 11. Under Andre grupper vises resten av gruppene som brukeren er tilordnet. Du kan legge til eller fjerne grupper ved å klikke på knappen Oppgave og velge Endre grupper. 12. Under Lisensinformasjon merker du av hva brukeren skal ha lisens til. Du må merke av for Aktiv bruker (ikke sluttet) under Lisensinformasjon for å aktivere brukeren i SuperOffice Sales & Marketing. 12
13. Klikk på Lisenser-knappen. Dialogboksen Brukerrettigheter vises. Den venstre delen av dialogboksen er identisk med brukerinformasjonen under brukeroversikten i kategorien Medarbeidere. I den høyre delen av dialogboksen vises en oversikt over hvilke lisenser som er tilgjengelige. Lisenser som er aktivert for den aktuelle brukeren, er merket av i oversikten. Oversikten viser i tillegg hvor mange lisenser som er ledige og i bruk. User login: Merk av her hvis brukeren skal ha påloggingsrettigheter. I tillegg må du merke av for hva brukeren skal ha påloggingsrettigheter til, i avmerkingsboksene nedenfor. Sales and Marketing for Windows: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til SuperOffice Sales & Marketing for Windows. Travel: Merk av her hvis denne personen skal bruke Travelfunksjonene i SuperOffice Sales & Marketing. Remote Travel: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til funksjonene for Remote Travel i SuperOffice Sales & Marketing, det vil si mulighet til å utveksle data med den sentrale databasen uten å være fysisk tilkoblet serveren. Sales and Marketing for Web: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til SuperOffice Sales & Marketing for Web. Merk: Klientlisensene forutsetter at du har påloggingsrettigheter til SuperOffice Sales & Marketing. Pocket CRM: Merk av her hvis brukeren skal ha klientlisens til Pocket CRM (SuperOffice Sales & Marketing for mobile enheter). 13
Customer Service: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til SuperOffice Customer Service. System user administrator: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre systembrukere fra SuperOffice Sales & Marketing. External user administrator: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre eksterne brukere fra SuperOffice Sales & Marketing. Confidential activities: Merk av her hvis du vil at brukeren skal kunne ha avtaler som ikke er synlige for alle. Reporter Studio: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til Reporter Studio. For at en bruker skal kunne få tilgang til denne tilleggsmodulen, kreves det at organisasjonen brukeren tilhører, har en site-lisens til den. Hvis ikke organisasjonen har site-lisens til Reporter Studio, er denne avmerkingsboksen deaktivert. Anonymous user admin: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å legge til, redigere og endre anonyme brukere fra SuperOffice Sales & Marketing. Publish to external: Merk av her hvis brukeren skal ha tilgang til å publisere prosjekter, salg og aktiviteter (oppfølginger og dokumenter) til eksterne brukere som har tilgang til data i SuperOffice Sales & Marketing via SuperOffice Audience eller tredjepartsapplikasjoner. emarketing user: Merk av her hvis brukeren skal ha lisens til SuperOffice emarketing. 14. Klikk på OK i dialogboksen Brukerrettigheter. 15. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 14
Dialogboksen Person Dialogboksen Person får du frem når du legger til en ny bruker, og når du redigerer opplysningene om en eksisterende bruker. Denne dialogboksen består av fire kategorier der du kan legge inn informasjon om en SuperOffice-bruker: Generelt, Mer, Interesser og Informasjon. Redigere brukeropplysninger Hvis du vil endre opplysningene som er registrert om en bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Dobbeltklikk på ønsket rad i oversikten over brukere. 2. Gjør ønskede endringer i dialogboksen Person (se "Dialogboksen Person" ovenfor). Merk: I dialogboksen Person får du ikke endret rettighetsinformasjon. Dette skal vi se nærmere på under "Redigere brukerrettigheter" nedenfor. 3. Klikk til slutt på Lagre i dialogboksen Person. Redigere brukerrettigheter Hvis du vil gjøre endringer i rettighetene du har tilordnet en bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Merk ønsket bruker på oversikten over brukere. 2. Gjør ønskede endringer i feltene under brukeroversikten og i dialogboksen Brukerrettigheter. Disse feltene ble beskrevet under "Legge til brukere" på side 11. 3. Klikk på Lagre for å lagre endringene i SuperOffice Administration. 15
Slette brukere Hvis du vil slette en eksisterende bruker, gjør du følgende i Brukere-bildet: 1. Merk ønsket bruker på oversikten over brukere. 2. Klikk på Slett. Dialogboksen Fjern bruker vises. 3. Merk av for ønsket alternativ: Fjern påloggingsrettighet: Den aktuelle brukeren blir inaktiv bruker uten påloggingsrettigheter, men vedkommendes dagbok, oppfølginger og dokumenter beholdes i SuperOffice Sales & Marketing, slik at de andre brukerne ikke merker forskjell. Brukes hvis en bruker skal være borte en periode, og lisensen skal brukes av en annen person Angi at medarbeideren er sluttet: Den aktuelle brukerens påloggingsrettigheter fjernes, og i tillegg registreres vedkommende som sluttet. Dette innebærer for eksempel at du i SuperOffice Sales & Marketing må merke av for Tidligere ansatte på detaljkortet Kontaktpersoner i Kontakt-bildet for å vise denne brukeren. Fjern bare bruker (og dagbok): Den aktuelle brukerens ID og dagbok fjernes fra SuperOffice Sales & Marketing. I tillegg fjernes referanser til bruker-iden overalt i SuperOffice Sales & Marketing, for eksempel fra kolonnen ID på detaljkortet Aktiviteter. Dokumenter som er opprettet av denne brukeren, vil ikke lenger kunne åpnes fra SuperOffice Sales & Marketing. Fjern bruker og person: Den aktuelle brukerens ID fjernes, og i tillegg fjernes alle referanser til den tilhørende personen. Dette innebærer blant annet at innholdet i både kolonnen Person og ID på detaljkortet Aktiviteter fjernes. Dokumenter som er opprettet av denne brukeren, vil ikke lenger kunne åpnes fra SuperOffice Sales & Marketing. 16
Merk: Disse alternativene er rangert etter alvorlighetsgrad: Fjern påloggingsrettighet medfører bare endringer for den aktuelle brukeren, mens Fjern bare bruker (og dagbok) og Fjern bruker og person innebærer at den aktuelle personen fjernes helt og holdent fra SuperOffice Sales & Marketing. Du vil da ikke lenger kunne åpne dokumenter som tilhører denne personen, i SuperOffice Sales & Marketing. Vi anbefaler bruk av Fjern påloggingsrettighet og Angi at medarbeideren er sluttet. 4. Klikk på OK. Rolle-bildet Ved hjelp av rollebasert sikkerhet i SuperOffice Sales & Marketing kan du skreddersy roller for ulike tilgangsnivåer i bedriften. En rolle beskriver to ting: Hvilke dataobjekter (kontakter, personer, prosjekter, prosjektdeltakere, utvalg, salg, oppfølginger, dokumenter og relasjoner) som skal være tilgjengelige for brukerne som har denne rollen. Tilgjengeligheten angis ved hjelp av rettigheter: ingen, lese, opprette, oppdatere og slette. Hvilke funksjoner (for eksempel administratortilgang i SuperOffice Administration, brevfletting, eksport av utvalg og publisering) som skal være tilgjengelige for brukerne som har denne rollen. Du kommer til Rolle-bildet ved å klikke på Rolle-knappen i navigatoren. Enkelte funksjoner i Rolle-bildet krever egen lisens (eksterne brukere og anonyme brukere), og disse vil vi ikke komme inn på her. Hvis du vil vite mer om dette, kan du se i hjelpen for SuperOffice Administration. Det følger med en rekke forhåndsdefinerte roller i SuperOffice Sales & Marketing. Rollene Brukernivå 0 5 tilsvarer brukernivåene fra tidligere SuperOffice-versjoner, der brukernivå 0 er administrator. Du kan redigere disse rollene slik du ønsker. 17
Oversikt over de forhåndsdefinerte rollene Rolle Forklaring Brukernivå 0 Brukernivå 1 Brukernivå 2 Brukernivå 3 Brukernivå 4 Brukernivå 5 Listeadministrator Administrator: Har full tilgang til alle data. Kan vedlikeholde alle deler av systemet. Superbruker: Har full tilgang til informasjon, men kan ikke vedlikeholde systemet. Har full tilgang innenfor egen brukergruppe, men begrenset tilgang utenfor brukergruppen. Har full tilgang til egne data og kan lese data innenfor egen brukergruppe, men har begrenset tilgang utenfor brukergruppen. Har full tilgang til egne data, men begrenset tilgang innenfor egen brukergruppe og utenfor brukergruppen. Har lesetilgang til det meste av informasjon, men begrenset tilgang til andres informasjon. Kan opprette aktiviteter. Har full tilgang til informasjon i SuperOffice Sales & Marketing. Kan bruke SuperOffice Administration til å redigere listene i systemet (for eksempel over dokumentmaler og kategorier). Brukeradministrator Har full tilgang til data. Kan bruke SuperOffice Administration til å opprette og redigere brukere i systemet. Lokal bruker Ekstern bruker Anonym bruker Systembruker Har full tilgang til egne data, men har ingen tilgang til data som tilhører brukere tilknyttet andre kontakter. Konsulent eller partner som har begrenset tilgang til kontakt- og prosjektinformasjon. Har bare tilgang til informasjon som er publisert. Brukes til å gi anonyme personer utenfra begrenset tilgang til enkelte funksjoner via en nettserver, for eksempel en Audience-portal. Denne rollen kan gis alle rettigheter, men brukes helst som en standardbruker for eksterne personer som ikke har noen påloggings-id i systemet. Systemintegrasjonsbruker. Overstyrer all sikkerhetskontroll. Denne rollen vises ikke, og kan heller ikke redigeres 18
Opprette en rolle Slik oppretter du en rolle for medarbeidere i bedriften: 1. Velg kategorien Medarbeidere. 2. Klikk på Legg til under Roller-oversikten. Dialogboksen Opprett ny rolle åpnes. 3. Angi et navn på rollen i feltet Rollenavn. 4. Angi en beskrivelse av rollen i feltet Beskrivelse. 5. Klikk i feltet ved Kopier rettigheter fra, og velg rollen du ønsker å basere den nye rollen på. Du kan også velge Start med tomme rettigheter i listen. 6. Klikk på Lagre. Den nye rollen vises i Roller-oversikten. 7. Klikk på rollenavnet i Roller-oversikten for å vise rettighetene for rollen i kategorien Datarettigheter. 19
Angi datarettigheter for rolle 1. Klikk på kategorien Datarettigheter. 2. Klikk på pilen ( ) ved siden av rettigheten du vil endre, og velg ønsket rettighet. Du kan velge mellom disse rettighetene: Navn Ingen Les Opprett Oppdater Slett Rettighet(er) Ingen rettigheter Leserettigheter Lese- og opprettingsrettigheter Lese-, opprettings- og oppdateringsrettigheter Lese-, opprettings-, oppdaterings- og sletterettigheter Det vises en infoboks når du holder musepekeren over en rettighet. 3. Klikk på Lagre når du er ferdig. 20
Angi funksjonelle rettigheter for rolle 1. Klikk på kategorien Funksjonelle rettigheter. I denne kategorien kan du bestemme hvilke funksjoner som skal være tilgjengelige for rollen, for eksempel brevfletting, publisering, eksport av utvalg og administratortilgang i SuperOffice Administration. 2. For å legge til en rettighet: Merk én eller flere rettigheter i ruten Denne rollen kan IKKE, og klikk på pil høyre ( ). For å fjerne en rettighet: Merk én eller flere rettigheter i ruten Denne rollen kan, og klikk på pil venstre ( ). 3. Klikk på Lagre nederst i bildet når du er ferdig. Redigere en rolle 1. Velg kategorien Medarbeidere. 2. Dobbeltklikk på rollen du ønsker å redigere, i Roller-oversikten. 3. I dialogboksen Rediger rolle gjør du ønskede endringer i navnet og beskrivelsen til rollen, og deretter klikker du på Lagre. 4. Rediger eventuelt datarettighetene og de funksjonelle rettighetene til rollen. 5. Klikk på Lagre nederst i bildet når du er ferdig. 21