MØTEPROTOKOLL Høgskolestyret Dato: 19.12.2017 kl. 10:00 16.30 Sted: Arkivsak: 17/00001 Til stede: Elin N. Vestli, Astrid Sandvoll, Peter Arbo, Jan Andersen, Kari Broberg, Maren Kyllingstad, Yvonne Fritze, Bent Sofus Tranøy, Susan Nacey, Arve Thorsberg, Aasmund Hagen, Stine Dahl, Henrik Tanum, Kristin Aldridge, Emil Henningsmoen SAKSKART Side Godkjenning av innkalling Godkjenning av sakskart ssaker 85/17 17/00001-82 Innkalling og agenda 3 86/17 17/05552-3 Årsbudsjett 2018 4 87/17 17/05500-1 88/17 17/05521-1 Intensjonsavtale om overdragelse av virksomheten i Østlandsforskning AS Revidert framdriftsplan for utvikling av nytt kvalitetssystem for utdanning 5 6 89/17 17/00932-23 Oppnevning av ny leder i høgskolens klagenemnd 7 90/17 17/05516-1 Sammensetning og mandat for Læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Innlandet fra 1.1.2018 8 91/17 17/04446-11 Systembeskrivelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved HINN 9 92/17 17/05120-4 Etablering av varslingsrutine for HINN 10 93/17 17/01243-4 Organisering av samfunnssikkerhet og beredskap - HINN 11
94/17 17/01504-125 Delegering av fullmakt - videre administrativ organisering av Høgskolen i Innlandet 12 95/17 17/02087-12 Ny Forskrift for graden ph.d. ved HINN 13 96/17 17/05534-1 Delegasjonsreglement - Høgskolen i Innlandet 14 97/17 17/03159-7 98/17 17/04706-4 Orienteringssaker Retningslinjer for ansettelse i Undervisnings- og forskerstillinger Ansettelse - Direktør for digitalisering og infrastruktur - Unntatt etter offentlighetsloven Offl 25 første ledd 15 16 25/17 26/17 27/17 17/01504-126 17/00001-76 17/01504-127 Status og videre arbeid med organisasjonsutvikling 17 Protokoll Høgskolestyret 23.11.2017 17 Faglig profil og strategi for Høgskolen i Innlandet 17 Rektor informerte siden sist. - INNAFOR ny intranett for ansatte. Et viktig steg i forhold til organisasjonsbygging. - Åpning av CEFIMA 4. januar 2018, - Midler fra Sparebankstiftelsen til HINN for arbeidet med universitetsakkrediteringen. - Studiet «Desentralisert Bachelor i vernepleie» vil ikke starte opp høsten 2019. Dette blir en orienteringssak på første styremøte i februar. Lillehammer, 19.12.2017 Elin N. Vestli Styreleder Side 2 av 17
VEDTAKSSAKER 85/17 Innkalling og agenda 1 Høgskolestyret 19.12.2017 85/17 Styret godtok den utsendte innkalling og agenda. Eventuelt: Styremedlem Arve Thorsberg ba om en redegjørelse om prosessene knyttet til tilsetting/ innplassering av ledere under nivå 2. Rektor, med støtte av HR-direktør Lars Petter Mathisrud, orienterte om prosessen så langt. Det er kvalifikasjonsprinsippet som har vært utslagsgivende der flere kandidater har vært aktuelle for en stilling i den nye organisasjonen. Side 3 av 17
86/17 Årsbudsjett 2018 1 Høgskolestyret 19.12.2017 86/17 1. Styret vedtar årsbudsjett 2018, herunder bruk av avsetninger og foreløpig intern tildeling i henhold til styresaken. 2. Styret vedtar at rektor får fullmakt til å gjøre endringer i intern tildeling i henhold til vedtatt finansieringsmodell når endelig tildeling foreligger. 3. Styret vedtar at rektor får fullmakt til å fordele tilbakeholdte strategiske midler. 4. Styret vedtar en ramme for lønnsutjevning tilsvarende årseffekt på kr 1,5 mill. inklusiv sosiale kostnader. Styremedlem Bent Sofus Tranøy fremmet forslag om et nytt punkt i vedtaket. 5. Styret forventer at administrasjonen begynner arbeidet med å realisere synergier med effekt fra 2019. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 1. Styret vedtar årsbudsjett 2018, herunder bruk av avsetninger og foreløpig intern tildeling i henhold til styresaken. 2. Styret vedtar at rektor får fullmakt til å gjøre endringer i intern tildeling i henhold til vedtatt finansieringsmodell når endelig tildeling foreligger. 3. Styret vedtar at rektor får fullmakt til å fordele tilbakeholdte strategiske midler. 4. Styret vedtar en ramme for lønnsutjevning tilsvarende årseffekt på kr 1,5 mill. inklusiv sosiale kostnader. 5. Styret forventer at administrasjonen begynner arbeidet med å realisere synergier med effekt fra 2019. Side 4 av 17
87/17 Intensjonsavtale om overdragelse av virksomheten i Østlandsforskning AS 1 Høgskolestyret 19.12.2017 87/17 Styret vedtar forslaget til intensjonsavtale om overdragelse av virksomheten i Østlandsforskning AS. Den endelige avtalen om virksomhetsoverdragelse behandles på høgskolens styremøte i mars 2018. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Styret vedtar forslaget til intensjonsavtale om overdragelse av virksomheten i Østlandsforskning AS. Den endelige avtalen om virksomhetsoverdragelse behandles på høgskolens styremøte i mars 2018. Side 5 av 17
88/17 Revidert framdriftsplan for utvikling av nytt kvalitetssystem for utdanning 1 Høgskolestyret 19.12.2017 88/17 Styret forlenger godkjenning av høgskolens fastsatte overordnede kvalitetssystembeskrivelse i perioden fra 1.1.2018 til studiestart august 2018 som gjeldende for Høgskolen i Innlandet. Styret forutsetter at administrasjonen i løpet av våren 2018 utvikler et nytt samlet kvalitetssystem. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Styret forlenger godkjenning av høgskolens fastsatte overordnede kvalitetssystembeskrivelse i perioden fra 1.1.2018 til studiestart august 2018 som gjeldende for Høgskolen i Innlandet. Styret forutsetter at administrasjonen i løpet av våren 2018 utvikler et nytt samlet kvalitetssystem. Side 6 av 17
89/17 Oppnevning av ny leder i høgskolens klagenemnd 1 Høgskolestyret 19.12.2017 89/17 Høgskolestyret oppnevner tingrettsdommer Cathrine Fossen som leder av klagenemnda ved Høgskolen i Innlandet, med funksjonsperiode fra og med 1.1.2018 til og med 31.12.2020. Styremedlem Maren Kyllingstad ba om å få sin habilitet i saken vurdert. De øvrige medlemmene av styret vurderte spørsmålet, og konkluderte med at Kyllingstad var å anse som inhabil i behandlingen av saken. Kyllingstad avsto derfor fra å avgi stemme under stemmegivningen Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Høgskolestyret oppnevner tingrettsdommer Cathrine Fossen som leder av klagenemnda ved Høgskolen i Innlandet, med funksjonsperiode fra og med 1.1.2018 til og med 31.12.2020. Side 7 av 17
90/17 Sammensetning og mandat for Læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Innlandet fra 1.1.2018 1 Høgskolestyret 19.12.2017 90/17 Det opprettes Læringsmiljøutvalg (LMU) for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra 1.1.2018 - LMU består av 14 faste medlemmer, 7 ansatte og 7 studenter. - Alle studiesteder skal være representert i utvalget. - Oppnevnelse av ansattrepresentanter med personlig vara skjer etter tilråding fra rektor. - Oppnevnelse av studentrepresentanter foretas av Studentorganisasjonen, StInn. - Det etableres Studiestedsutvalg på 6 studiesteder. - LMU ledes fra januar 2018 av ansattrepresentant etter UH-lovens 4-3 (3). Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Det opprettes Læringsmiljøutvalg (LMU) for Høgskolen i Innlandet gjeldende fra 1.1.2018 - LMU består av 14 faste medlemmer, 7 ansatte og 7 studenter. - Alle studiesteder skal være representert i utvalget. - Oppnevnelse av ansattrepresentanter med personlig vara skjer etter tilråding fra rektor. - Oppnevnelse av studentrepresentanter foretas av Studentorganisasjonen, StInn. - Det etableres Studiestedsutvalg på 6 studiesteder. - LMU ledes fra januar 2018 av ansattrepresentant etter UH-lovens 4-3 (3). Side 8 av 17
91/17 Systembeskrivelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved HINN 1 Høgskolestyret 19.12.2017 91/17 Styret gir sin tilslutning til systembeskrivelsen og mål for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved HINN. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Styret gir sin tilslutning til systembeskrivelsen og mål for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved HINN. Side 9 av 17
92/17 Etablering av varslingsrutine for HINN 1 Høgskolestyret 19.12.2017 92/17 Høgskolestyret gir sin tilslutning til det framlagte forslag til varslingsrutine for HINN. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt, med noen presiseringer av språklig karakter som framkom i møtet. Høgskolestyret gir sin tilslutning til det framlagte forslag til varslingsrutine for HINN. Side 10 av 17
93/17 Organisering av samfunnssikkerhet og beredskap - HINN 1 Høgskolestyret 19.12.2017 93/17 Styret gir sin tilslutning til de grunnleggende prinsippene og organiseringen av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap ved HINN. Rektor er ansvarlig for implementeringen av høgskolens arbeid med samfunnssikkerhet- og beredskap. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Styret gir sin tilslutning til de grunnleggende prinsippene og organiseringen av arbeidet med samfunnssikkerhet og beredskap ved HINN. Rektor er ansvarlig for implementeringen av høgskolens arbeid med samfunnssikkerhet- og beredskap. Side 11 av 17
94/17 Delegering av fullmakt - videre administrativ organisering av Høgskolen i Innlandet 1 Høgskolestyret 19.12.2017 94/17 Rektor gis fullmakt til å beslutte i tråd med Hovedavtalens bestemmelser den gjenstående administrative organiseringen av Høgskolen i Innlandet. I møtet fremmet rektor, på grunnlag av diskusjoner i styret, følgende nye forslag til vedtak: Rektor gis fullmakt til å beslutte i tråd med Hovedavtalens bestemmelser den gjenstående administrative organiseringen av Høgskolen i Innlandet. Spørsmålet om fordelingen mellom institusjons- og fakultetsnivå i organiseringen av fagområdet under prorektor utdanning forelegges styret som egen sak. Rektors nye forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Rektor gis fullmakt til å beslutte i tråd med Hovedavtalens bestemmelser den gjenstående administrative organiseringen av Høgskolen i Innlandet. Spørsmålet om fordelingen mellom institusjons- og fakultetsnivå i organiseringen av fagområdet under prorektor utdanning forelegges styret som egen sak. Side 12 av 17
95/17 Ny Forskrift for graden ph.d. ved HINN 1 Høgskolestyret 19.12.2017 95/17 Høgskolestyret vedtar Forskrift for graden ph.d. ved Høgskolen i Innlandet, slik den er vedlagt, og med ikrafttredelse 1.1.2018. Under behandlingen i styret ble det påpekt at forskriften inneholder noen uklarheter, blant annet knyttet til FOU-utvalg og klagebehandling. For øvrig ga styret sin tilslutning til den foreslåtte forskriften, og ga rektor fullmakt til å foreta de nødvendige rettelser uten ny styrebehandling. Rektors forslo et endret vedtak, og dette ble enstemmig vedtatt. Nytt forslag: Høgskolestyret vedtar Forskrift for graden ph.d. ved Høgskolen i Innlandet med ikrafttredelse 1.1.2018. Høgskolestyret vedtar Forskrift for graden ph.d. ved Høgskolen i Innlandet med ikrafttredelse 1.1.2018 Side 13 av 17
96/17 Delegasjonsreglement - Høgskolen i Innlandet 1 Høgskolestyret 19.12.2017 96/17 Styret vedtar, med virkning fra 1.1.18, nytt delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet slik det er vedlagt dette saksfremlegget. Fra samme tidspunkt oppheves delegasjonsreglementet vedtatt 19.12.16. Styret gir Elin Nesje Vestli og Aasmund Hagen signaturrett i fellesskap frem til 31.7.2019. Styret tildeler rektor Kathrine Skretting, viserektor Anna L. Ottosen, prorektor Stine Grønvold og prorektor Jens Uwe Korten prokura. Styremedlem Emil Henningsmoen fremmet forslag om nytt forslag om at prorektor forskning, Tomas Willebrand også meddeles prokura. Med denne endringen ble forslaget til vedtak enstemmig vedtatt. Styret vedtar, med virkning fra 1.1.18, nytt delegasjonsreglement for Høgskolen i Innlandet slik det er vedlagt dette saksfremlegget. Fra samme tidspunkt oppheves delegasjonsreglementet vedtatt 19.12.16. Styret gir Elin Nesje Vestli og Aasmund Hagen signaturrett i fellesskap frem til 31.7.2019. Styret tildeler rektor Kathrine Skretting, viserektor Anna L. Ottosen, prorektor Stine Grønvold, prorektor Jens Uwe Korten og prorektor Tomas Willebrand prokura. Side 14 av 17
97/17 Retningslinjer for ansettelse i Undervisnings- og forskerstillinger 1 Høgskolestyret 19.12.2017 97/17 Forslag til vedtak: Høgskolestyret godkjenner forslagene til retningslinjer for ansettelse i undervisningsog forskerstillinger slik de foreligger. Rektors forlag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Høgskolestyret godkjenner forslagene til retningslinjer for ansettelse i undervisningsog forskerstillinger slik de foreligger. Side 15 av 17
98/17 Ansettelse - Direktør for digitalisering og infrastruktur 1 Høgskolestyret 19.12.2017 98/17 1. Marit Torgersen tilbys stilling som direktør for digitalisering og infrastruktur. 2. Dersom Torgersen takker nei til tilbud om stilling skal stillingen tilbys Jan Aasen. 3. Dersom Aasen takker nei skal stillingen kunngjøres på nytt. Rektor gis fullmakt til å gjøre nødvendige justeringer i utlysningstekst ved ny kunngjøring, i tråd med styrets drøfting, og beslutte bruk av annonseringskanaler og andre virkemidler i rekrutteringsprosessen, herunder om det skal benyttes ekstern bistand til kandidatsøk og utvelgelse. Innstillingsutvalget videreføres. Rektor gis fullmakt til å beslutte å utvide innstillingsutvalget med inntil én person, ekstern eller intern. Møtet ble lukket under saken. Lars Petter Mathisrud var til stede. Rektors forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. 1. Marit Torgersen tilbys stilling som direktør for digitalisering og infrastruktur 2. Dersom Torgersen takker nei til tilbud om stilling skal stillingen tilbys Jan Aasen. 3. Dersom Aasen takker nei skal stillingen kunngjøres på nytt Rektor gis fullmakt til å gjøre nødvendige justeringer i utlysningstekst ved ny kunngjøring, i tråd med styrets drøfting, og beslutte bruk av annonseringskanaler og andre virkemidler i rekrutteringsprosessen, herunder om det skal benyttes ekstern bistand til kandidatsøk og utvelgelse. Innstillingsutvalget videreføres. Rektor gis fullmakt til å beslutte å utvide innstillingsutvalget med inntil én person, ekstern eller intern. Side 16 av 17
ORIENTERINGSSAKER Saknr Arkivsak Tittel 25/17 17/01504-126 Status og videre arbeid med organisasjonsutvikling 26/17 17/00001-76 Protokoll Høgskolestyret 23.11.2017 27/17 17/01504-127 Faglig profil og strategi for Høgskolen i Innlandet Side 17 av 17