Fagutvikling Ofte blir det enkle vanskelig. Bydel Sagene
Enhet for tilrettelagte tjenester (ETT) 5 boliger og et dagsenter for mennesker med psykisk utviklingshemming. 140 ansatte yter tjenester til 40 personer. Ulik størrelse på boligene og ulik beboersammensetning Felles for alle tjenestestedene er at de yter komplekse tjenester med stort behov for presisjon og opplæring. Enheten har en felles plan for kompetanseutvikling med overordnede tema. Utskiftning av ansatte er en utfordring for vår tjeneste.
Enkelt, men vanskelig Prinsippene i målrettet miljøarbeid er enkle, men det kan være utfordrende å få til i praksis. Alle stillingsannonser fra ETT sier at vi jobber etter målrettet miljøarbeid. Men hva er nå det?
Dagsenteret: Dagsenteret i enheten gjorde en omorganisering i 2014. I forbindelse med dette så vi at vi trengte å fokusere mer på informasjonssystemene våre. Vi var 6 ansatte som jobbet sammen daglig på to avdelinger, som ikke fikk til å jobbe likt. Noen hovedutfordringer med måten vi jobbet på: Muntlig kultur, løst formulerte mål, spredt informasjon i mange (gamle) permer. Ikke alltid samsvar mellom brukerpermer og Gerica som er vårt journalsystem Vanskelig å identifisere nytt og gammelt. Det var dessverre mer sannsynlig at et tiltak ble glemt enn evaluert.
Når vi ikke har konkrete mål og glemmer å evaluere disse, driver vi da med målrettet miljøarbeid?
Målrettet miljøarbeid er en arbeidsform som krever øvelse. Alle de ansatte ved dagsenteret hadde kjennskap til prinsippene. Hovedproblemet var at vi manglet struktureringsverktøy. Altså: Faget var kjent, men systemet for implementering og sikring av faget var mangelfullt.
Dagsenteret forts. Behov for et nytt informasjonssystem For at en ansatt skulle være fullt oppdatert var det 17 permer en måtte sjekke hver dag. Den muntlige kulturen bidro til at det viktigste sjelden ble skrevet ned annet enn i møtereferater. Spredt informasjon og mange informasjonskanaler utgjorde et kvalitetsproblem.
Dagsenteret Nytt informasjonssystem Første steg: Tok kontakt med boligene i enheten for å høre om de hadde erfaring med noen gode systemer. Dro på besøk og så at status i boligene var mye det samme som på dagsenteret. Alle boligene hadde FAS - fagadministrativt system i en eller annen form, men alle permene var ulike. Tok kontakt med Gericaansvarlig for å høre om det var mulig å bruke FAS i Gerica.
FAS i Gerica Ikke mulig var svaret vi fikk da Fikk inntrykk av at FAS ikke var så kjent som vi hadde regnet med. Nye tiltaksplaner kan være et alternativ? LMP telefoner kan være et alternativ? Gerica er et stort system, Opplæring ble primært gitt i daglig journalføring. Mange av de andre funksjonene var ikke godt nok kjent. Møtereferater, Protokoller, Internmeldinger, Labmodul, Medisinlister, E-link, Tiltaksplaner osv. Mange var selvlærte, og er det fortsatt.
Design av FAS for dagsenteret Kriterier Systemet må sikre at nødvendig informasjon er tilgjengelig. Systemet må vedlikeholdes. Sporbarhet - hvem har lest når? Nedskrevne rutiner skal være styrende for praksis. Tiltaksbeskrivelse endres før praksis endres.
FAS Fagadministrativt system Andre steg Dagsenteret hadde ikke tilgang til LMP og ville derfor ha begrenset nytte av arbeidslister. Vi bestemte oss for å ta i bruk FAS på dagsenteret selv om nye tiltaksplaner skulle komme i Gerica. Feilvalg? To ansatte tok på seg ansvaret for å designe nytt informasjonssystem.
Vi brukte artikkelen «Et godt hjem en bærekraftig bolig» fra SOR rapport nr 4 2008 som utgangspunkt når vi skulle presentere prosjektet for resten av personalgruppa. Alle hadde lest artikkelen før et felles oppstartsmøte.
Mål med FAS Formidle presis informasjon Informasjonen skal være personuavhengig Etterkomme myndighetenes krav om kvalitet i tjenestene og internkontroll. Som beskrevet i internkontrollforskriften, journalforskriften og eksemplifisert i veileder til kapitel 9,side 119 (kapitel 5.3) Dette er ikke et nytt krav, men tydeliggjøres mer og mer fra myndighetenes side. «Et kortfattet informasjonssystem som gjør det mulig for den enkelte tjenesteyter å raskt sette seg inn i aktuell situasjon ved tjenestestedet» IS 10:2004 Skal være tidsbesparende
Bruk av FAS Sjekk meldeskjema hver gang du kommer på jobb Se hvilken perm det er endring i, slå opp sporingsskjemaet i permen og se hva endringen består i. Kvitter på merkelappen at du har lest meldingen. Husk at hvis du ikke kvitterer kan ikke dine kollegaer vite at du gjør jobben i henhold til det som er bestemt. Hvis noe er uklart, spør den som har skrevet meldingen. Det er ikke lov å iverksette endringer i pågående tiltak før endringen er skrevet ned. Nye tiltak skal alltid skrives ned i fagperm før oppstart.
Når du skal skrive en melding i FAS Bruk gjeldende mal for FAS dokumenter i fagperm. Skriv i meldeskjemaet: Dato, nummer og signer. I aktuell perm skriv i sporingsskjemaet hva meldingen består i, og referer til hvor endringen er beskrevet. Fest signaturetikett direkte på sluttkilden og kvitter selv for lest. Endringer i eksisterende dokumenter markeres med Fet kursiv tekst
Felles meldeskjema for dagsenteret Med dette reduserte vi fra 17 til 1 sted å sjekke for ny info
Tredje steg Etter oppstart med nytt FAS system ble systemet presentert for boligene. Det ble utarbeidet et oppsett for fagpermer som ble anbefalt brukt. To av boligene tok i bruk systemet.
Fjerde steg Etter systemet var designet og maler var gjort tilgjengelig startet jobben for primærkontakter og tjenesteansvarlige med å overføre alt til det nye systemet. Kontroll med at meldinger ble lest. Stor spenning knyttet til de første evalueringstidspunktene. Frekvens på evaluering avhengig av type dokument: 2 uker, 1mnd, 3mnd, 6mnd 12 mnd. Først satt dato, senere faste måneder: Feb, Mai, Aug, Nov.
Nye tiltaksplaner i Gerica (feb 2016) Oppsettet av de nye tiltaksplanene er mer oversiktlig i bruk sammenlignet med de gamle. Nå som historikk lagres blir disse et nyttig verktøy. Obs! Overgangen fra gammel til ny tiltaksplan krevde mer arbeid enn hva vi var forberedt på. = Sen overgang til nye tiltaksplaner sammenlignet med hjemmetjenesten i bydelen. Noen utfordringer med tiltaksplanene sett fra vårt ståsted: Begrensning på antall tegn i enkelttiltak (3999) Vi trenger mer plass for å kunne erstatte gamle prosedyrebeskrivelser. Kodeverket er ikke tilpasset vår type tjeneste, sykehjem og hjemmetjenesten er premissleverandør. Skriftformatering og stavekontroll, utskriftsoppsett tilpasse info til bruker
Internmeldinger erstatter FAS meldeskjema Litt tilfeldig fant vi ut at Gerica har et elektronisk meldesystem.
Kvitteringssystemet for mottatt internmelding Bydel Sagene
LMP og Arbeidslister i boligene Tiltaksbeskrivelser, arbeidslister og internmeldinger blir lett tilgjengelig på LMP Alle tiltak med tidsplan blir tildelt til den ansatte som får disse på sin arbeidsliste
3.årig forum Opprettet et fagforum for 3.årige miljøterapeuter. Det er satt av tid til case, presentasjoner og erfaringsutveksling. Felles gjennomgang av tiltaksplaner i forumet har fungert som opplæring / kunnskapsspredning. «Testbruker» i Gerica knyttet til enheten. Praktiske erfaringer med LMP og tiltaksplaner er et hyppig tema.
Videre utfordringer Implementering av nye systemer krever tid og innsats. Vi undervurderte hvor mye oppfølging av systemet som ville være nødvendig. Fortsatt behov for manuell kontroll av signaturer, selv om denne er betydelig enklere. Nå har vi kommet til det punktet hvor systemer tradisjonelt sett begynner å forfalle Sikre opplæring i Gerica utover journalføring. Mulig vi lager et nivådelt kursopplegg. Gerica manualene er nyttige til oppslag, men vanskelige å bruke når en ikke vet hva en leter etter.
Fagutvikling Det er en fordel å gjøre det vanskelige enkelt. Bydel Sagene