2014-03-28 Innhold 92.... 1 92.1. Innledning... 1 92.1.1 RUST... 1 92.2. Administrasjon av utestenginger... 1 92.2.1 Bilde Utestenging... 1 92.2.2 Opprette utestenging... 3 92.2.3 Endre utestenging... 4 92.2.4 Slette utestenging... 4 92.2.5 Kodebildet Utestengstatus... 5 92.2.6 Kodebildet Rust studieklassifikasjon... 6 92.2.7 Kodebildet RUST Vedtaktype... 7 92.2.8 Varsler til saksbehandler... 7 92.2.9 Rapport FS201.003 Utestengte studenter... 7 92.2.10 Utestengingslogg... 8 92.3. Integrasjonsjobb for overføring til og fra RUST... 9 92.4. Roller... 10 92.5. Tilkobling til RUST i FS-system... 11
Administrasjon av utestenginger 1 92. 92.1. Innledning Dette dokumentet gir en gjennomgang og beskrivelse av bilder, rapporter og andre elementer i FS som er nødvendige i forbindelse med bruk av RUST. Også administrasjon av lokal utestenging blir gjennomgått, idet dette administreres via de samme elementene. Sistnevnte utestenginger har likevel ingenting med RUST å gjøre, da disse kun gjelder lokalt og ikke blir overført til den sentrale RUST-databasen. For øvrig vises det til Rutinebeskrivelse for bruk av RUST. 92.1.1 RUST Register for utestengte studenter (RUST) er utviklet av Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo og forvaltes av Samarbeidstiltaket FS, etter initiativ fra Kunnskapsdepartementet. RUST er et felles register for institusjoner under universitets- og høyskoleloven som muliggjør effektiv formidling av vedtak om utestenging. Registeret er en database som kommuniserer med institusjonenes elektroniske datasystem, i all hovedsak FS. For mer informasjon om registeret vises det til Rutinebeskrivelse for bruk av RUST, samt nettsiden http://www.fellesstudentsystem.no/applikasjoner/rust/ 92.2. Administrasjon av utestenginger 92.2.1 Bilde Utestenging Utestenginger, både de som skal inn i RUST og de som kun gjelder lokalt ved institusjonen, registreres i bilde Utestenging, i personmodulen. Utestenginger som importeres fra RUST opprettes automatisk i bildet. Bildet åpnes fra menyvalg Person, Personbilder, Utestenging. Forekomstene identifiseres av verdiene i feltene Fnr, Institusjon, Type utestenging og Studieklassifikasjon. Det kan derfor ikke finnes flere utestenginger med samme verdi for alle disse parameterne.
Administrasjon av utestenginger 2 Bilde Utestenging Bilde Utestenging (en rad/utestenging) Beskrivelse av bildets felter: Feltnavn Fnr Studentnr Navn Institusjon Sanksjonsperiode Type utestenging Studieklassifikasjon Studieprogram Beskrivelse Studentens/søkerens fødselsnummer Studentens/søkerens eventuelle studentnummer Studentens/søkerens navn Institusjonsnummeret og navnet til institusjonen som opprettet utestengingen Perioden utestengingen gjelder. Utestengingen slettes automatisk ved periodens utløp. Kode for type utestenging fra det bakenforliggende kodebildet Utestengstatus Utestengingens studieklassifikasjon, fra det bakenforliggende kodebildet Rust studieklassifikasjon. Studieklassifikasjon angis på det enkelte studieprogram i Studieprogram samlebilde, felt Studieklassifikasjon. Studieprogrammet utestengingen gjelder for (kun ved lokal utestenging, overføres ikke til RUST). Feltet vises ikke i søkemodus, og heller ikke i registreringsmodus ved importerte utestenginger.
Administrasjon av utestenginger 3 Journalnr Klar for overføring til RUST/Mangler kontroll Importert fra RUST Registrert Endret Kontrollert Overført til RUST Slett Vil slettes etter oppdatering i RUST Sakens journalnummer (overføres ikke til RUST). Feltet vises ikke i søkemodus, og heller ikke i registreringsmodus ved importerte utestenginger. Rød tekst som angir om utestengingen er klar for automatisk overføring til RUST, eller om den mangler kontroll. Ved lokale utestenginger vises ingen slik tekst. Verdien J angir at utestengingen er importert fra RUST. Slike utestenginger kan ikke endres eller slettes manuelt. Verdien N angir at utestengingen ikke er importert fra RUST, men opprettet ved egen institusjon. Dato for opprettelse av utestengingen og saksbehandlerinitialene til vedkommende som opprettet den. Dato for siste endring av utestengingen, samt saksbehandlerinitialene til vedkommende som foretok endringen. Felt som angir om utestengingen er kontrollert (J/N). For at utestengingen skal bli overført til RUST, må en annen saksbehandler enn den som opprettet/sist endret utestengingen kontrollere den og sette verdien J i feltet (gjelder ikke lokale utestenginger). I tillegg vises dato for kontroll av utestengingen, samt saksbehandlerinitialene til vedkommende som foretok kontrollen. Feltet vises ikke i søkemodus, og heller ikke i registreringsmodus ved importerte utestenginger. Dato og klokkeslett for overføring av utestengingen til RUST, dersom utestengingen er blitt overført. Ved lokale utestenginger vises følgende tekst i rødt: Gjelder kun egen institusjon. Feltet vises ikke i søkemodus, og heller ikke i registreringsmodus ved importerte utestenginger. Felt for sletting (før sanksjonsperioden er over) av utestenging som er blitt overført til RUST. Feltet har i utgangspunktet verdien N. For sletting settes feltet til J. Slettingen må deretter kontrolleres (en annen saksbehandler må sette feltet Kontrollert til J). Sletting skjer deretter automatisk ved databasejobb for RUST-overføringer, på angitt tidspunkt for denne. Feltet vises ikke i søkemodus, og heller ikke i registreringsmodus ved importerte utestenginger. Rød tekst som angir at utestengingen er klar for automatisk sletting ved kjøring av integrasjonsjobben for overføring til RUST. I høyre del av bildet vises studieretter, undervisningsmeldinger og vurderingsmeldinger for studenten som er aktiv i bildet. Knappen 92.3). åpner en dialog for databasejobben som foretar overføringer til og fra RUST (se 92.2.2 Opprette utestenging Utestenginger opprettet ved den lokale institusjonen: Ny utestenging registreres ved at det legges inn en ny rad i bildet Utestenging. Obligatoriske felter for utfylling er Fnr, Sanksjonsperiode, Type utestenging og Studieklassifikasjon. Det er verdien i disse feltene samt institusjonens institusjonsnummer og saksbehandlerinitialene til saksbehandleren som registrerte utestengingen som blir overført til RUST. Dette gjelder ikke lokale utestenginger (se 92.2.5
Administrasjon av utestenginger 4 Kodebildet Utestengstatus). Det obligatoriske feltet Kontrollert er forhåndsutfylt med verdien N. For at en utestenging skal kunne bli overført til RUST, må en annen saksbehandler enn den som registrerte utestengingen (foretok siste endring) kontrollere utestengingen og sette verdien J i feltet Kontrollert. For lokale utestenginger har ikke dette feltet noen funksjonalitet. Varselet «Mangler kontroll» vises i rød skrift øverst i bildet dersom utestengingen er av en type som skal overføres til RUST, men ikke er blitt kontrollert. Når utestengingen er blitt kontrollert vises i stedet teksten «Klar for overføring til RUST». Når utestengingen er blitt overført til RUST vises dato og klokkeslett for overføringen i feltet Overført til RUST. Se 92.2.5 (kodebildet Utestengstatus) for funksjonaliteten til de ulike typene utestenging. Importerte utestenginger: Utestenginger som importeres fra RUST opprettes automatisk i bildet Utestenging. Disse har verdien J i feltet Importert fra RUST, og institusjonsnummer og navn til den eksterne institusjonen som opprettet utestengingen i feltet Institusjon. 92.2.3 Endre utestenging Utestenginger opprettet ved den lokale institusjonen: Lokale utestenginger, samt andre utestenginger som ennå ikke er blitt kontrollert eller overført til RUST, kan endres manuelt i bildet Utestenging. Når en utestenging som skal overføres til RUST er blitt kontrollert (verdi J i Kontrollert) kan den fortsatt endres, men endring av verdi i feltene Sanksjonsperiode, Type utestenging eller Studieklassifikasjon vil medføre at verdien i feltet Kontrollert settes til N, slik at ny kontroll kreves. Etter at en utestenging er blitt overført til RUST kan ikke verdien i feltene Type utestenging eller Studieklassifikasjon endres. Er slik endring nødvendig, må utestengingen slettes (ved felt Slett, se 92.2.4 Slette utestenging), og en ny utestenging må opprettes med de nye verdiene. Verdien i feltet Sanksjonsperiode kan endres etter overføring til RUST, men det vil kreve ny kontroll. Verdiene i feltene Studieprogram og Journalnummer er kun til lokal bruk og kan endres uten kontroll. Verdien i feltet Fnr kan ikke endres. Importerte utestenginger: Disse utestengingene kan ikke endres manuelt. En eventuell endring skjer via import fra RUST, dersom institusjonen som opprettet utestengingen har endret den. 92.2.4 Slette utestenging En automatisk rutine (SLETT_RELEGERING) sletter enhver eksisterende utestenging når sanksjonsperioden for denne er over (settes i FS-system i Kontroll av databaseaktiviteter og automatiske rutiner). Utestenginger opprettet ved den lokale institusjonen:
Administrasjon av utestenginger 5 Lokale utestenginger, samt andre utestenginger som ennå ikke er blitt overført til RUST, kan slettes manuelt ved å slette aktuell rad (i bildet Utestenging). Utestenginger som er blitt overført til RUST kan slettes før sanksjonsperioden er over ved at man setter verdien J i feltet Slett (i bildet Utestenging). Verdien i feltet Kontrollert blir dermed automatisk satt til N, slik at ny kontroll kreves for at slettingen skal bil gjennomført. Integrasjonsjobben (se 92.3) sletter utestengingen lokalt og sender sletteinformasjon til RUST. Importerte utestenginger: Disse utestengingene kan ikke slettes manuelt. En eventuell sletting før sanksjonsperioden er over skjer via import fra RUST, dersom institusjonen som opprettet utestengingen har slettet den. 92.2.5 Kodebildet Utestengstatus Bildet finnes i modul Koder, menyvalg Felles, Utestenging. Det kan også åpnes via bilde Utestenging ved dobbeltklikking i felt Type utestenging. Utestengstatus Bildet inneholder kodene for de ulike typene utestenging. Følgende felleskoder finnes: - EKSAMENL Eksamenskarantene egen institusjon - EKSAMENN Eksamenskarantene alle institusjoner - KARANTENEL Karantene fra studier ved egen institusjon - KARANTENEN Karantene fra studier ved alle institusjoner Det er kun utestenginger med kode EKSAMENN eller KARANTENEN som skal overføres til RUST.
Administrasjon av utestenginger 6 Koden EKSAMENN angir at studenten skal nektes å ta eksamen (dvs. nektes vurderingsmelding) ved alle institusjoner. Utestengingens verdi i felt Studieklassifikasjon angir hvilke typer studier dette gjelder, se 92.2.6 Kodebildet Rust studieklassifikasjon. Koden KARANTENEN angir at studenten/søkeren skal stenges ute fra/hindres opptak til studieprogram ved alle institusjoner. Koden kan kun kombineres med studieklassifikasjonen ALLE. Utestenging av denne typen hindrer studenten i å logge inn i StudentWeb. Den sperrer også generering av faktura for semesteravgift til studenten. Koden EKSAMENL angir at studenten skal nektes å ta eksamen (dvs. nektes vurderingsmelding) ved den lokale institusjonen. Utestengingens verdi i felt Studieklassifikasjon angir hvilke typer studier dette gjelder, se 92.2.6 Kodebildet Rust studieklassifikasjon. Koden KARANTENEL angir at studenten/søkeren skal stenges ute fra/hindres opptak til studieprogram ved den lokale institusjonen. Utestengingens verdi i felt Studieklassifikasjon angir hvilke typer studier dette gjelder, se 92.2.6 Kodebildet Rust studieklassifikasjon. Kombinert med verdien studieklassifikasjon ALLE hindrer utestenging av denne typen studenten i å logge inn i StudentWeb, og sperrer generering av faktura for semesteravgift til studenten. Feltet Eksporter til RUST angir om utestengingen skal overføres til RUST. Feltet Omgjøres til rustvedtaktype med eksport viser hva kodene blir oversatt til når utestengingene overføres til RUST. 92.2.6 Kodebildet Rust studieklassifikasjon Bildet finnes i modul Koder, menyvalg Felles, RUST Studieklassifikasjon. Det kan også åpnes via bilde Utestenging ved dobbeltklikking i feltet Studieklassifikasjon. Rust studieklassifikasjon Bildet inneholder kodene for de ulike studieklassifikasjonene som en utestenging kan ha. Feltet Gjelder alle studieprogram angir om utestengingen gjelder alle studieprogram/emner, eller kun de studieprogrammene som er markert med aktuell studieklassifikasjonskode (i felt Studieklassifikasjon i Studieprogram samlebilde, modul Studieelementer)/emner knyttet til slikt studieprogram (se eventuelt også fotnote under 92.3 Integrasjonsjobb for overføring til og fra RUST). Følgende felleskoder finnes: - ALLE Alle utdanninger - HESOS Helse- og sosialfagsutdanninger - LÆRER Lærerutdanninger
Administrasjon av utestenginger 7 Hvert studieprogram kategoriseres med én av de tre ovennevnte kodene i Studieprogram samlebilde (modul Studieelementer), felt Studieklassifikasjon. Blankt felt tilsvarer verdien ALLE. Studieprogram samlebilde (modul Studieelementer), felt Studieklassifikasjon 92.2.7 Kodebildet RUST Vedtaktype RUST Vedtaktype Kodebildet inneholder kodene for type utestenginger slik de er representert i Rust, og hvilke koder de oversettes til i FS ved import. 92.2.8 Varsler til saksbehandler Dersom det er registrert en utestenging på en student/søker, vises det i Student samlebilde (øvre del) og i Søknad samlebilde (øvre del) en rød tekst som angir at vedkommende student/søker er utestengt, med institusjonsinitialene til institusjonen som registrerte utestengingen, sanksjonsperiode, type utestenging og studieklassifikasjon (hvis ulik ALLE). Det varsles om nye importerte utestenginger i varselloggen for saksbehandlere med rollen FS_KODE, og i hovedmenyen i FS for saksbehandlere med rollen FS_SYSEIER. 92.2.9 Rapport FS201.003 Utestengte studenter
Administrasjon av utestenginger 8 Det finnes en egen rapport for utestenginger, FS201.003 Utestengte studenter. Den ligger i personmodulen under Personrapporter. FS201.003 Utestengte studenter Rapporten viser utestenginger med Fnr/F.dato (valgfritt), Stud.nr og Navn på utestengt person, sanksjonsperiode, navn på Institusjonen som opprettet utestengingen, Type utestenging, studieklassifikasjon, Studieprogram, den utestengtes studieretter, søknad om opptak, vurderingsmeldinger og undervisningsmeldinger, samt merknad i rød skrift med teksten Ikke kontrollert hvis felt Kontroller i bildet Utestenging har verdien N, Ikke meldt RUST hvis utestengingen ikke er overført til RUST, men er klar for overføring. Feltet Vis: Fødselsnr angir om Fnr/F.dato skal vises i rapporten. Feltet Vis: Alle utestenginger angir at alle utestenginger vises i rapporten. Hvis feltet ikke er haket av vises ikke eventuelle utestenginger av person som ikke har noen forekomst av hverken søknad om opptak, aktiv studierett, undervisningsmelding eller vurderingsmelding. 92.2.10 Utestengingslogg De fleste operasjoner som utføres på en utestenging blir automatisk logget i bildet Utestengingslogg. Bildet åpnes fra menyvalg Person, Personbilder, Utestengingslogg. Forekomstene identifiseres av kombinasjonen Fnr og et løpenummer (i felt til høyre for Fnr).
Integrasjonsjobb for overføring til og fra RUST 9 Utestengingslogg I feltet Endring beskrives endringen/operasjonen som er logget. I dato-og-klokkeslettfeltet til høyre for løpenummeret vises tidspunktet for endringen/operasjonen. Operasjonene som logges er: - nyregistrering av utestenging (også importerte) - endring av verdi i feltene: -Sanksjonsperiode -Type utestenging -Studieklassifikasjon -Slett -Studieprogram - sletting av utestenging (både manuell sletting av rad, sletting ved automatisk rutine SLETT_RELEGERING og sletting via integrasjonsjobb etter at felt Slett er satt til J) 92.3. Integrasjonsjobb for overføring til og fra RUST Dialogen for initiering av integrasjonsjobben for overføring til og fra RUST åpnes fra bildet Utestenging med knappen.
Roller 10 Initier jobb for overføring til RUST Jobben overfører utestenginger som er opprettet ved egen institusjon til RUST, dersom disse er merket med Klar for overføring til RUST (i bildet Utestenging). Det samme gjelder eventuelle endringer av sanksjonsperioden, samt sletting via feltet Slett (brukes ved eventuell sletting før sanksjonsperioden er over, f.eks. i tilfelle feilregistrering eller omgjøring av utestengingsvedtak). Jobben importerer også utestenginger fra RUST, dersom disse gjelder en person ved institusjonen med søknad til eller opptak på et studieprogram som omfattes av utestengingen, eller en person ved institusjonen med vurderingsmelding på et emne som omfattes av utestengingen 1. Den nødvendige bakgrunnsinformasjonen om hvilke studenter/søkere som er tilknyttet institusjonen, og med hva slags type søknader/opptak/vurderingsmeldinger, overføres også til RUST via denne jobben. Jobben kjører én gang i døgnet på angitt klokkeslett i feltet Klokkeslett for jobb. Jobben initieres med knappen. Når jobben er initiert vises den i nedre del av dialogen, med verdien JOB_<institusjonsnummer>_RUST i feltet Job Name. Hvis feltet Vis kun RUST-jobber ikke er haket av, vil andre initierte jobber også vises i nedre del av dialogen. Man kan slette RUST-jobben ved å markere den i nedre del av dialogen og trykke på knappen. Knappen åpner en dialog med generell informasjon om jobben. 92.4. Roller De er tre egne roller for bruk av Rust/Utestenging, se tabell 1. I tillegg gis varsler om nye importerte utestenginger (samt importerte endringer og slettinger av utestenging) i varselloggen til saksbehandlere med rollen FS_KODE og i hovedmenyen i FS til saksbehandlere med rollen FS_SYSEIER. 1 Informasjon om hvilke personer institusjonen skal motta eventuelle utestenginger av, og hva slags utestenginger som skal mottas, sendes til RUST via integrasjonsjobben. Disse dataene fungerer som abonnementer som kombinerer en gitt student/søker med type utestenging som skal mottas og eventuell studieklassifikasjon. Abonnementer initieres i henhold til gitte kriterier. For utestenginger av type EKSAMENN er kriteriene at studenten må ha vurderingsmelding på vurderingsenhet med reell tid lik inneværende termin eller senere (I den forbindelse regnes vårsemesteret f.o.m. 15.12 fjoråret t.o.m 14.07 aktuelt år, mens høstsemesteret regnes f.o.m. 15.07 t.o.m. 14.12 aktuelt år, eksempelvis regnes VÅR 2014 som 15.12.13-14.07.14 og HØST 2014 som 15.07.14-14.12.14). Videre mottas kun utestenginger av typen EKSAMENN med studieklassifikasjon HESOS eller LÆRER for studenter med vurderingsmelding som refererer til studieprogram med koden HESOS eller LÆRER hhv. i feltet Studieklassifikasjon i Studieprogram samlebilde. Referansen til studieprogrammet hentes fra felt Studieprogram på studentens vurderingsmeling. Hvis denne er blank hentes referansen fra felt Studieprog rapp i Emne samelbilde for det aktuelle emnet. For utestenginger av type KARANTENEN er kriteriene at søkere må ha forekomst av søknad om opptak (Søknad samlebilde, modul Opptak) med opptakstudieprogram med opptakstermin lik inneværende termin eller senere (I den forbindelse regnes vårsemesteret f.o.m. 15.10 fjoråret t.o.m 14.03 aktuelt år, mens høstsemesteret regnes f.o.m. 15.03 t.o.m. 14.10 aktuelt år, eksempelvis regnes VÅR 2014 som 15.10.13-14.03.14 og HØST 2014 som 15.03.14-14.10.14), og studenter må ha aktiv studierett på et studieprogram. Utestenginger av typen KARANTENEN kan kun kombineres med studieklassifikasjon ALLE. Abonnementene varer i 31 dager. Innen abonnementets varighet vil eventuelle utestenginger som samsvarer med abonnementet mottas. Når et abonnement har gått ut, blir et nytt abonnement initiert hvis de gitte kriteriene for abonnementet fortsatt er oppfylt.
Tilkobling til RUST i FS-system 11 Rolle Funksjon Hvem trenger rollen? FS_RUST_LES FS_RUST_SKRIV FS_RUST_KONTROLL Tabell 1 lese innholdet i bildet utestenging, kjøre rapport FS201.003 Utestengte studenter registrere, endre og slette vedtak i bildet utestenging kontrollere registrering, endring og sletting av vedtak i bildet utestenging alle saksbehandlere som jobber med utestenging saksbehandlere som registrerer vedtak om utestenging saksbehandlere som kontrollerer vedtak om utestenging 92.5. Tilkobling til RUST i FS-system Kommunikasjonen med RUST er en Web Service-tjeneste som krever registrering av URL, brukernavn og passord i FS-system. Dette gjøres i bildet WS Tjeneste som finnes i menyvalg Spesielt. Tjenesten for tilkobling til RUST har WS Tjenestekode RUST. Denne ligger i basen som felleskode. Url, Brukernavn og Passord registreres ved at det legges inn en ny rad i nedre del av bildet med riktig verdi i de respektive feltene. Feltet Auth. key skal ikke benyttes for denne tjenesten. Nødvendig registrering i bildet vil normalt ha blitt utført på forhånd i forbindelse med produksjonssetting av RUST. Url for prodbaser: https://fs-rust.no/v1 Url for demobaser: https://w3test01.uio.no/rust/v1 Brukernavn: I<instnr>_RUST Passord: Ta eventuelt kontakt med fs-support. WS Tjeneste