MØTEPROTOKOLL Hurdal kontrollutvalg Dato: 05.09.2017 kl. 08:00 Sted: Hurdal helsetun, Doktorvegen 13, 2090 Hurdal. Arkivsak: 15/00013 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Protokollfører: Reidar F. Quande (nestleder), Olaf Knai. - Jorunn Larsen Glosli (leder) Ordfører Runar Bålsrud Fra administrasjonen: Rådmann Bente Rudrud Herdlevær, Sektorleder for Levekår Janne Lind og Virksomhetsleder Trond Berge i sak 24/17. Fra Romerike revisjon: Daglig leder Nina Neset. Konsulent Øystein Hagen Romerike kontrollutvalgssekretariat IKS SAKSKART Side Saker til behandling 24/17 15/00087-2 Virksomhetsbesøk til Hurdal Helsetun 3 25/17 15/00086-45 Revisjonsåret 2016/2017 - Rapport fra Romerike Revisjon 4 26/17 16/00105-8 27/17 17/00067-1 Revidert prosjektplan Økonomiforvaltningetterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 5 6 28/17 15/00086-42 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 7 29/17 15/00086-43 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 8 30/17 15/00093-4 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 9 1
31/17 32/17 16/00014-19 16/00015-18 Referater 10 Eventuelt 11 Det var ingen merknader til innkallingen og sakslisten. Møtet hevet kl. 10:15. Hurdal, 05.09.2017 Reidar F. Quande (sign.) Nestleder i kontrollutvalget 2
Saker til behandling 24/17 Virksomhetsbesøk til Hurdal Helsetun 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 24/17 Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. Kontrollutvalget fikk en orientering fra virksomhetsleder Trond Berge, samt en omvisning på Helsetunet. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar virksomhetsbesøket til orientering. 3
25/17 Revisjonsåret 2016/2017 - Rapport fra Romerike Revisjon 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 25/17 Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. Daglig leder Nina Neset presenterte revisjonsrapporten 2016/2017. Kontrollutvalgets innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og viser til de forhold som er kommentert i saksfremstillingen. 4
26/17 Revidert prosjektplan Økonomiforvaltning-etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 26/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomiforvaltningetterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. Vedlagte prosjektplan legges til grunn for det videre prosjektarbeidet. 2. Prosjektet leveres til november møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 200 timer. Daglig leder Nina Neset la frem prosjektplanen. Kontrollutvalget innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet Økonomiforvaltningetterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser. 2. Hovedproblemstilling nr. 3 endres til; Er dagens innkjøpsordning effektiv og er det tilstrekkelig internkontroll som sikrer etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser og tydelig ansvarsdeling på området. Forøvrig legges vedlagte prosjektplan til grunn for det videre prosjektarbeidet. 3. Prosjektet leveres til november møtet 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 230 timer. 5
27/17 Prosjektplan: Forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 27/17 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Daglig leder Nina Neset la frem prosjektplanen. Kontrollutvalget innspill og spørsmål ble kommentert og besvart. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningskontroll og oppfølging av tidligere eierskapskontroll i Romerike Krisesenter IKS. Vedlagte prosjektplan vedtas. 2. Prosjektet leveres medio desember 2017, og gjennomføres innenfor en ramme på inntil 400 timer. 3. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 6
28/17 Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor for regnskapsrevisjon 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 28/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Daglig leder Nina Neset la frem uavhengighetserklæring fra Romerike Revisjon IKS. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 7
29/17 Rapportering fra Romerike Revisjon IKS 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 29/17 Saken tas til orientering. Revisjonen orienterte om sin løpende virksomhet. Saken tas til orientering. 8
30/17 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 30/17 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Hurdal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalge 20 000 20 000 Reisegodtgjørelser 2 000 2 000 Arbeidsgiveravgift 3 000 3 000 Møteutgifter 3 000 3 000 Kurs 19 500 19 500 Sum 47 500 47 500 Kjøp av tjenester 10 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 145 800*) 142 625 Revisjonen Ramme for virksomheten 462 978*) 462 978 666 278 653 103 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Hurdal kommune 2018. Kontrollutvalget gjennomgikk budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen 2017. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Hurdal kommune vedtas, med forbehold om representantskapsbehandling i Romerike Revisjon IKS og ROKUS IKS, og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for 2018. 9
Budsjett 2018 Budsjett 2017 Poster Kontrollutvalget Godtgjørelser kontrollutvalge 20 000 20 000 Reisegodtgjørelser 2 000 2 000 Arbeidsgiveravgift 3 000 3 000 Møteutgifter 3 000 3 000 Kurs 19 500 19 500 Sum 47 500 47 500 Kjøp av tjenester 10 000 - Sekretariatet Ramme for virksomheten 145 800*) 142 625 Revisjonen Ramme for virksomheten 462 978*) 462 978 666 278 653 103 *) Ikke behandlet i representantskapet 2. Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Hurdal kommune 2018. 10
31/17 Referater 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 31/17 Kontrollutvalget tar referatene til orientering. Kontrollutvalget behandlet referatsakene. Kontrollutvalget tar referatene til orientering. 11
32/17 Eventuelt 1 Hurdal kontrollutvalg 05.09.2017 32/17. - (ingen vedtak) 12