Saksfremlegg Arkivsak: 08/3785 Sakstittel: "POLITIKERSYSTEM" / E-POLITIKER K-kode: 064 Saksbehandler: Odd Hellum / Roy Allan Hansen Innstilling: 1. Det etableres løsning for elektronisk politikersystem med tilhørende PCer til politikere i tråd med kommunestyrets vedtak og vedtatt strategisk IKT-plan, så snart de tekniske og praktiske forutsetningene for dette er lagt til rette. Dette omfatter bl.a. ytterligere tilrettelegging av kommunens hjemmesider og at skanning av alle saksvedlegg er gjennomført. 2. Løsningen innføres i første fase i økonomi- og administrasjonsutvalget, som vil fungere som pilotutvalg fram til full innføring av løsningen. 3. Innføringen dekkes av fond avsatt til prosjekt PCer til kommunestyrerepresentantene. 4. Etter pilotperioden innføres løsningen for hele kommunestyret. Fullstendig innføring forutsetter ytterligere midler i tillegg til fondet, anslagsvis kr 200.000. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Saken følger opp vedtatt forslag i kommunestyret for innføring av system for fullelektroniske politikere, e-politikere. Vedlegg: Ingen. Saksutredning: Bakgrunn for saken: Økonomi- og administrasjonsutvalget og kommunestyret har i følgende saker vedtatt føringer for innføring av et IKT-basert politikersystem/e-politiker : a) I Ø/A-sak 41/08 "Strategisk IKT-plan for Sørum kommune med handlingsplan for 2008", ble det vedtatt "Forprosjekt 2008-09 - PCer til kommunestyrerepresentantene, fond kr 600.000". b) I kommunestyresak 33/08 "Handlingsprogram med økonomiplan 2009-2012" ble det vedtatt bl.a. følgende: Nytt punkt under fokusområder servicesenteret: IKT-basert politikersystem. Det er m.a.o. ingen særlig tvil: Oppstart av forprosjekt for etablering av elektronisk politikersystem med tilhørende PCer til politikere hviler på solid politisk fundament. Som en oppstart av forprosjekt for etablering av elektronisk politikersystem har en gruppe bestående av ordfører, Ø/A-medlem Odd Sars-Olsen, leder servicesenteret Helga Soldal, IKT-konsulent Toril Molde og politisk sekretær Odd Hellum vært på et studiebesøk i Arendal kommune og fått demonstrert og blitt orientert om deres løsning for IKT-basert politikersystem. I tillegg til Arendal er det en rekke andre, og et stadig økende antall kommuner og fylkeskommuner som har tilsvarende systemer.
Økonomi- og administrasjonsutvalget ble gitt en orientering om slike løsninger i sitt møte 10.09.2008. Ø/A ba da om at politikersystemløsningen fremmes som egen sak. Saksopplysninger: Et elektronisk politikersystem handler i hovedsak om bruk av informasjonsteknologi for å bedre de politiske beslutningsprosessene. En konsekvens av dette er at politikerne blir papirløse de jobber med saksdokumentene elektronisk. Et elektronisk politikersystem er imidlertid ikke et standardprodukt, det vil si at funksjonaliteten i de ulike systemer varierer forholdsvis mye. De kommunene som har på plass et slikt system har derfor svært varierende kvalitet og funksjonalitet i sine systemer. Arendal og Kristiansand kommuner har hatt én type løsning på plass et par år, mens Bergen kommune nylig har realisert et mer omfattende system. En del av diskusjonen i disse kommunene har vært på det teknologiske nivået (type bærbar datamaskin, utfordringer med å tilrettelegge hjemmesiden), noe på det administrative nivået (skanning av saksdokumenter, kompensasjonsordninger), mens forholdsvis lite har vært på kvaliteten rundt beslutningsnivået (hvordan påvirker løsningen beslutningsgrunnlaget, hvordan er det å lese omfattende saksdokumenter på skjerm). I dag skjer en stadig større grad av den administrative saksbehandlingen elektronisk. I løpet av neste år skal administrasjonen fortsette å realisere helelektronisk arkiv da vil hele informasjonsflyten skje elektronisk. Lite er imidlertid gjort rundt de politiske beslutningsprosessene. Politikerne mottar fortsatt alle saksdokumenter på papir. Det virker ikke konsistent i forhold til måten saksbehandlerne jobber på. Dokumentproduksjonen til det politiske nivået er i tillegg omfattende, og dermed er det nærliggende å anta betydelige økonomiske og miljømessige besparelser. Denne saksutredningen fokuserer på å få fram de vesentlige forholdene rundt hva som ligger i dette konseptet, sett både i forhold til prosessendringene og til de økonomiske forholdene. En e-politikers hverdag Politikerne får utdelt hver sin bærbare datamaskin, med tekstbehandlingsprogram, antivirus og annen nødvendig programvare. Datamaskinene som anbefales til dette formålet er såkalte tablet-pc. Det er en bærbar datamaskin med ekstra funksjonalitet; man kan vende skjermen rundt og legge den ned slik at den fungerer som en notatblokk der man kan lese dokumenter, og med en elektronisk penn gjøre notater og understrekinger. En tablet-pc kan også tolke håndskrift og gjøre den om til maskinskrift dermed trenger man strengt tatt ikke tastatur for å eksempelvis sende e-post. Tatstatur følger imidlertid med, og kan brukes når man ønsker det. Når administrasjonen har klargjort saklista og sakspapirene og disse er lagt ut på kommunens internettsider, sendes en melding (på SMS eller e-post) til politikerne i det aktuelle utvalget, som da kan laste ned dokumentene til sine egne datamaskiner fra kommunens hjemmeside. Politikerne jobber så lokalt med dokumentene og saksforbereder seg. Notater kan gjøres direkte i dokumentene på skjermen med en elektronisk penn. Politikerne kan kommunisere gjennom e-post eller andre kanaler. På møtedagen tar politikeren med seg datamaskinen i møterommet og henter på denne fram sakspapirene med tilhørende notater. Prosjektor kan benyttes i kommunestyresalen for å hente fram sakene på storskjerm. Som det framkommer, vil ikke dokumentene lenger trykkes opp, men tilgjengeliggjøres elektronisk. Unntaket er i første omgang B-saker (saker som er unntatt fra offentlighet) disse må fortsatt sendes ut som papir. Politikerne får dermed en mer aktiv rolle med selv å hente ut nødvendige dokumenter. Forutsetninger for et slikt e-politikersystem: Politikerne vil ikke få utlevert skriver eller skriverpapir tanken og poenget er at alt skal skje elektronisk.
Politikerne må ha en vanlig internettforbindelse slik at de når hjemmesiden til Sørum kommune, og kan laste ned dokumentene. Politikerne må være tilgjengelig på mobil (SMS) eller e-post slik at de blir varslet når dokumentene er klar for nedlastning. Politikerne må forholde seg til at de får en egen e-postadresse og bruke denne aktivt. Informasjon fra administrasjonen vil kunne bli sendt til denne adressen. Innbyggere kan også ta kontakt mot denne adressen. Administrasjonen må skanne inn alle vedlegg slik at de er tilgjengelig for nedlastning. Administrasjonen må tilrettelegge for løsningen på hjemmesiden. Politikerne må opparbeide seg nødvendig kompetanse slik at de er i stand til å ivareta sitt verv innenfor disse rammene; administrasjonen har ikke pr. d.d. noen brukerstøtte (helpdesk) utenom ordinær dagarbeidstid. Gjennomføringen av møtene må redesignes og utvikles med tanke på at all forberedelse, notater og presentasjoner skjer elektronisk. Spin-offeffekt innbyggerfokus: I et e-demokratiperspektiv er det viktig at innbyggerne på samme måte som politikerne får tilgang til sakspapirene på hjemmesiden. Det gir større mulighet til å påvirke beslutningsprosessene og skape debatter. Det blir lettere å kontakte politikerne all den tid de alle står oppført med en e-postadresse. Politikersystemet kan tenkes utvidet til å bli en lokaldemokratisk arena for offentlig debatt, hvor innbyggere, næringsliv og politikere kan samles til diskusjoner. Til gjennomtenkning, må avklares: Er dette noe du som politiker vil gå for? Vil du forplikte deg selv med hensyn til opplæring og gjennomføring? Vil du være en misjonær i egen partigruppe og bidra til 100 % forankring? Har du et realistisk nivå på forventningene til brukerstøtte? Tilrettelegging av lokaler Det gjenstår en del praktiske utfordringer, blant annet i forbindelse med trådløst nettverk og strømtilførsel i møtelokalet. Når alle kommunestyrerepresentantene skal ha egen bærbar datamaskin med i kommunestyremøtet, blir det mange strømkabler liggende på gulvet. I tillegg er det ønskelig å ha fleksible løsninger i kommunestyresalen, slik at man enkelt kan rydde plass og omrokkere på stolene/bordene til annen type bruk av rommet (utfordrer faste installasjonsløsninger for strøm). Det vil være for usikkert å basere seg på batteridrift i møtene. Innfasingsplan For å høste noen erfaringer er det ønskelig å starte opp med et mindre utvalg, økonomi- og administrasjonsutvalget (Ø/A). Utvalget vil fungere som pilot, og man kan avdekke og rette eventuelle svakheter før dette rulles ut til alle politikerne. Når det gjelder utviklingen av et politikersystem, kan man tenke seg to faser: 1. Saksdokumenter tilgjengeliggjøres elektronisk, og politikerne laster ned dokumentene på egne bærbare datamaskiner. Administrasjonen og politikerne opparbeider seg nødvendig kompetanse i bruk av systemet før man ser på videreutvikling. 2. Politikersystemet utvikles i dialog med politikernes behov og ønsker; det kan være lukkede rom for utvalgsdialoger, grupperingsdialoger og lagringsplass for felles notater. Dette kan bli et utviklingsløp dersom ytterligere funksjonalitet er ønskelig. Nytteverdien av en fase 2 bør vurderes nøye før man eventuelt går i gang med forarbeider til den. I en gjestekommentar fra professor Eli Skogerbø i bilag til Kommunal Rapport nr. 41/07 (artikkelen Det vanskelige e-demokratiet ) finner vi følgende klare budskap: Felles for debattfora på nettstedene til
norske kommuner, er at de ikke fungerer. De blir ikke brukt, verken av befolkningen eller politikerne, de som legger inn noe får ikke svar, og innleggene er ofte uegnet for kommunalpolitiske organer. Det er mulig å starte forholdsvis raskt med innkjøp av utstyr til Ø/A, slik at man får kommet i gang. Den største umiddelbare utfordringen er tilrettelegging av saksdokumenter med vedlegg på hjemmesiden administrasjonen jobber for tiden med videreutvikling av hjemmesiden, og dette kan ta noe tid. Her vil det sannsynligvis måtte bli en overgangsordning fram til hjemmesiden er fullstendig utviklet og tilpasset et e-politikersystem. Forhold til gjeldende vedtak: Føringer er gitt og midler stilt til disposisjon i følgende saker, se innledningen under Bakgrunn for saken : Ø/A-sak 41/08. Kommunestyresak 33/08. Økonomiske konsekvenser: I utgangspunktet har kommunestyret vedtatt at prosjekt e-politiker skal omfatte alle kommunestyrerepresentantene. Men siden de aller fleste representantene i tillegg sitter i innstillingsutvalgene, bør det vurderes om systemet også skal favne om de gjenstående utvalgsrepresentantene. Samlet sett vil det i så fall være behov for å utruste ca. 42 faste kommunestyreog innstillingsutvalgsrepresentanter. Tabellene under viser økonomien for å utruste kommunestyret i ordningen, mens kolonnen Alle også omfatter innstillingsutvalgene. Investeringer (fra fond): Investeringene relaterer seg til innkjøp av datamaskiner, tilrettelegging av hjemmesiden og tilleggskostnader (lisenser og drift). Utskiftningstakten på datamaskinen bør settes til fire år slik at den følger kommunestyreperioden. (Utfordringen på kort sikt er selvfølgelig at neste kommunestyrevalg er allerede om tre år). Det må besluttes hvordan slike periodiske innkjøp skal finansieres. Enten må man i økonomiplanen ta høyde for periodiske innkjøp, eller så kan man inngå en leasingavtale. Fordelen med en leasingavtale er at da ligger alt innkjøp i driftsrammen slik at det ikke er behov for ytterligere tilleggsfinansieringer. Årlige driftsutgifter: Vedlikehold og support er løst priset, det kan omfatte elementer som nye strømforsyninger, administrativ belastning osv. Det legges ikke til rette for noe apparat utenom ordinær dagarbeidstid. I tillegg kommer eventuelle utgifter til leasing av bærbare PCer (anslått til ca. 200.000 kr pr år).
Årlige driftsbesparelser: Som det fremkommer, oppnås vesentlig større besparelse dersom alle innstillingsutvalgene innlemmes i løsningen. Det er i handlingsplanen for den vedtatte IKT-strategiplanen satt av 0,6 millioner kr til dette prosjektet. Som det framkommer av saksutredningen, er ikke dette tilstrekkelig til å realisere et fullstendig prosjekt. Her kan tenkes flere tilnærminger: Politikersystemet begrenses til kun kommunestyret. Det gir lavere investering, men uheldige konsekvenser i forhold til møtebehandling i øvrige innstillingsutvalg (de fleste sitter med bærbar PC, de øvrige ikke), samt at papiropptrykket ikke reduseres vesentlig. Det kjøpes inn ordinære bærbare PCer ikke tablet PCer. Det gir en lavere investering, men man mister da merverdien tablets gir av funksjonalitet. Politikersystemet begrenses til Ø/A. Det må gjennomføres en tilleggsbevilgning som sikrer full prosjektrealisering. Det understrekes at en del av de kalkulerte utgiftene og besparelsene foreløpig er vanskelig å anslå mer nøyaktig enn de tallene vi opererer med i tabellene ovenfor. Bærekraftig utvikling: Et viktig element med en slik ordning er de miljømessige forholdene. Det er anslått at årlig papiropptrykk til kommunens politiske utvalg er på 500.000 papirer. En slik papirmengde tilsvarer ca 70 trær og ca 200.000 liter vann hvert eneste år. Innkjøp av nye datamaskiner gjøres i tråd med Grønn IT, det vil si at produksjonen av maskinene tar hensyn til miljøet (produksjon og deponering). I tillegg kommer andre ikke-tallfestede besparelser, blant annet utkjøring av politikerpost. Budbilsjåføren og arbeids- og aktivitetssenteret kjører rundt i kommunen to ganger i uka med post til de faste medlemmene i utvalgene. Å erstatte denne kjøringen med fullelektroniske løsninger gir administrativ arbeidsbesparelse og redusert miljøbelastning. Bemanningskonsekvenser: Politikersystemet vil endre på administrasjonens arbeidsoppgaver. For det første blir det redusert behov for utkjøring av politikerpost, og for det andre reduseres arbeidet med trykking, pakking og utsendelse. På den andre siden vil skanning av vedlegg ta mer tid, samt brukerstøtte/support og videreutvikling av løsningen. Det er usikkert hvordan dette samlet sett vil endre arbeidsbelastningen til administrasjonen. Vurdering: Innføringen av et slikt elektronisk politikersystem innebærer en del risikofaktorer og usikkerhetsmomenter. Det vil være en fordel å starte med en første fase for en mindre gruppe. I første omgang bør derfor prosjektet omfatte økonomi- og administrasjonsutvalget. En slik fase bør blant annet avdekke: Hvorvidt de politiske utvalgene vil være komfortable med denne arbeidsformen, og at alle aktuelle politikere har den nødvendige kompetansen i bruk av maskin- og programvaren. Hvilke praktiske tilrettelegginger som må gjøres før utvalgsmøtene, og hvordan bruk av PC endrer selve møtegjennomføringen.
Hvordan administrasjonen kan tilrettelegge for saksdokumenter på en optimal måte for utvalgene. Valg av tablet-pc blir det valgt riktig løsning? Behov for support og vedlikehold. Vi avslutter med utdrag fra en artikkel skrevet av Jørn Wad i IT-avisen Business nr. 1-2004, hvor varaordfører Freddy Hoffmann i Drammen kommune gir til kjenne sitt syn på deres e-politikerløsning: - Jeg har sagt at jeg helst ikke vil se et eneste papir, om det kan unngås. Det føles som om de aller fleste er fornøyd med at alle saksdokumenter nå er tilgjengelig elektronisk. Men noen hadde kanskje en terskel de måtte passere rent teknisk. Varaordfører Freddy Hoffmann i Drammen kommune er svært fornøyd med at kommunen er blant de første i landet som har innført elektronisk tilgjengelighet av alle sakspapirer. Dette gjelder også de såkalte vedleggene, som det kan være ganske mange av i den kommunale saksbehandlingen. Videre i samme artikkel kan vi lese: Både bystyrets medlemmer og kontrollutvalget i kommunen har nå bærbare datamaskiner i stedet for hauger med dokumenter med seg på møtene. Og de fleste er svært fornøyd med ordningen. Men langt fra alle. Fra flere hold har det i den siste tiden kommet kritikk mot at ikke også vararepresentantene er med i denne ordningen. Dette vil på sikt kunne bli en trussel for rekrutteringen til politisk arbeide, og dermed også for demokratiet, blir det sagt. For dersom du ikke har tilgang til all denne dataherlighet som de fleste faste representantene har, da vil du sakke akterut. Utskrift av saken til: Leder informasjons- og dokumentasjonsavdelingen Politisk sekretær Økonomisjefen Sørumsand, den 04.11.2008 Seksjonsleder: Helga Soldal