Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 10. januar 2014 Stad: Austrheimhallen - møterommet Kl.: 12.00 16.15 Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og Jakob Sæthre vara for David Sætre Ludvigsen Innkalla: Dagleg leiar Jan Olav Osen og styreleiar Per Lerøy i AS Austrheim Næringsselskap sak 07/14 og økonomisjef sak 07/14 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall: David Sætre Ludvigsen... 01/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 02/14 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå 08.11.13 vert godkjent slik han ligg føre. 03/14 Skriv og meldingar Kommunestyret sitt vedtak i sak 125/13 Møteutskrift kontrollutvalet 08.11.13 Epost frå assisterande rådmann 23.12.12 og 02.01.13 om saksgang Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre. 04/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Revisjon orienterte om kva som er gjort så langt med spørsmålet og kva som vil bli vurdert. Det vil komme ein eigen rapport i løpet av veke 3, den vil bli ettersendt til kontrollutvalet. Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning.
Møteutskrift 10.01.2014 Side 2 av 10 05/14 Kommunen sine rutinar for fakturering oppfølging av sak 44/13 Kontrollutvalet sin leiar hadde fått tilsendt rutinane for fakturering i kommunen. Desse vart vist i møte. I dei tilsendte rutinane for fakturering står der følgjande: Det er økonomikontoret som har ansvaret for å sende ut faktura. Rutinane inneheld følgjande aktivitetar Leiar i kontrollutvalet hadde vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret. Leiar i kontrollutvalet fikk gode inntrykk av dei rutinane som var på kontoret. Det som var ei utfordring var å sikre at dei rutinane som gjelder for at tenestepersonell leverer grunnlagsmateriale for fakturering til økonomikontoret, punkt 1 og 2 i aktivitetane. Det skal vere gitt beskjed til alle at grunnlag for fakturering skal raskt fram til økonomikontoret, men det har svikta der enkelte gonger. Økonomisjef gav uttrykk for i møte at det var eit område som ein vil følgje opp, slik at økonomikontoret raskast mogleg får eit grunnlag å sende faktura ut på. Revisjonen vil også omtale dette med fakturering i sin rapport som gjeld mva sjå sak 04/14. Det var også ein gjennomgang av dei tilsendte rutinane for innkrevjing av kommunale krav. Det står at rutinane gjeld krav som alle avdelingar har sendt fakturagrunnlag på. Det står følgjande om aktivitetar: I kommunestyret 04.12.13 vart det frå administrasjonen si side vist til den praksis som kommunen har overfor innkrevjing av kommunale krav som gjeld SFO og barnehage. Det finn kontrollutvalet lite relevant. Her dreier det seg om et kommersielt selskap der daglig leiar i selskapet har fakturert selskapet for sine tenester og der er fakturert tenester frå medlem i styret. Det kan såleis ikkje sidestillast med innkrevjing av kommunale avgifter. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at der er noko nytt i denne saka og vil bare gjenta sitt vedtak frå sak 44/13. Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei
Møteutskrift 10.01.2014 Side 3 av 10 ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kontrollutvalet ønskjer å få eit oversyn over varer og tenester som kommunen har levert som ikkje er fakturert etter vanlege rutinar. Ein ber om få dette innan 10. februar 2014. 06/14 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnader som gjeldt Altiboks oppfølging av sak 45/13 Kontrollutvalet har ikkje nokon nye fakta i den saka. Kontrollutvalet vil difor berre gjenta det vedtaket som er i frå sak 45/13. Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 07/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 Nye saksvedlegg til saka: Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 02.01.13 om garanti til styreleiar Ole Lysø i AS Austrheim Næringsselskap Brev frå kommunen ordførar og assisterande rådmann 23.12.13 om tilbaketrekking av garanti til dagleg leiar Jan Olav Osen i AS Austrheim Næringsselskap Sak formannskapet 006/14 Tilbod frå Byggmester Markhus AS til AS Austrheim Næringsselskap 12.11.12 og totalentreprise 13.12.12 og garanti gitt av kommunen 02.01.13 I tillegg vart det ettersendt følgjande vedlegg til denne saka: Epost 03.01.14 frå sekretær for kontrollutvalet til advokat Solberg som gjaldt uttale i sak 006/14 i formannskapet. Epost 08.01.14 frå advokat Solberg - svar på epost 03.01.14 Epost 08.01.14 med referat styremøte AS Austrheim Næringsselskap for 2012 og 2013, men det mangla referat frå møte 28.11.13 og 05.06.12 I møte vart det delt ut: Epost frå avdvokat Solberg 10.01.14 svar på epost 09.01.14 Kontrollutvalet sitt vedtak og gjennomgang i denne saka har ført til følgjande: Advokat Solberg har i epost 18.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet. Der vert det sett på følgjande:
Møteutskrift 10.01.2014 Side 4 av 10 - Om AS Austrheim Næringsselskap er omfatta av lovverket som gjeld offentlege anskaffingar og om det aktuelle kjøpet er omfatta. - Om garantien som er gitt 02.01.13 er gyldig Advokat Solberg har i epost 27.12.13 gitt ein uttale som er lagt ved sak 006/14 til formannskapet der habiliteten til administrasjon er vurdert. Garantien Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om garantien gitt frå ordførar og rådmann til AS Austrheim Næringsselskap: Ordførar hadde ingen myndighet til å inngå ein slik avtale Assisterande rådmann var innhabil til å inngå ein slik avtale Kommunen ved ordførar og assisterande rådmann har 23.12.13 sendt brev til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap om at garantien som var gitt ikkje er gjeldande og at saka må opp til politisk handsaming i formannskapet 08.01.14 og kommunestyret 15.01.14. Det gav som resultat at ordførar og assisterande rådmann trakk garantien tilbake i brev 23.12.13. Det som advokat Solberg uttaler er i samsvar med det kontrollutvalet sa i sak 46/13. Advokat Solberg sin uttale 18.12.13 som er lagt ved til formannskapet sin sak 006/14 og uttaler der følgjande om avtalen om bygging av to hus: Alt overveiende sannsynlig er AS Austrheim Næringsselskap et offentligrettslig organ som omfattes av regelverket for offentlige anskaffelser. Når det gjaldt den aktuelle kontrakten med Byggmester Markhus så sier Advokat Solberg følgjande: Det er på det rene at loven kom til anvendelse. Mest sansynlig kom ikke forskriften til anvendelse. Det er følgelig ikke tale om en bygge- og anleggskontrakt hvor byggmester skal oppføre en bygning i henhold til kommunen sine spesifikasjoner. I så fall ville det nevnte unntaket ikke komme til anvendelse. På bakgrunn av denne uttalelsen ble det stilt følgjande spørsmål til advokat Solberg i epost 03.01.14: For kontrollutvalet ville det være interessant om du kunne grunngi noe nærmere hvorfor kontrakten om totalentreprise ikke er tale om en bygge- og anleggskontrakt. Advokat Solberg svarer på epost 08.01.14 og skriv der mellom anna følgjande: Etter at jeg har lest ditt ovenfor nevnte e-brev, med vedlegg, hvor vedleggene er dokumenter som jeg tidligere ikke har sett, ser jeg at jeg burde stilt spørsmål til rådmannen om det var næringsselskapet eller Byggmester Markhus AS, eventuelt Kystlandsbyen, som eide den aktuelle tomten før jeg gav min endelige vurdering av saken. Jeg beklager sterkt at jeg ikke avklarte dette, som jeg nå som nevnt ser at jeg skulle gjort.
Møteutskrift 10.01.2014 Side 5 av 10 For ordens skyld nevner jeg at jeg har fått bekreftet av Austrheim kommune at den faktiske situasjonen er slik som du har redegjort for i e- brevet av 03.01.2013. Det følger av det som ovenfor er nevnt at dersom ikke unntaket i innkjøpsforskriftens 2-1, annet ledd litra a kommer til anvendelse var næringsselskapet forpliktet til å overholde reglene i både anskaffelsesforskriftens del I og II, eventuelt del IV, i forbindelse med kontrakten om oppføring av de to aktuelle bolighusene. Sannsynligvis kommer imidlertid ikke unntaket til anvendelse. Munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS Eit anna forhold som kjem fram i advokat Solberg sin epost 08.01.13 er at det er ein munnleg avtale mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS som kontrollutvalet tidlegare ikkje er kjent med. Advokat Solberg skriver følgjande: «Austrheim Næringsselskap kjøpte 6 boligtomter i Breivik av Breivik Eiendom AS i 2009. Disse tomtene ble kjøpt for at det skulle oppføres etablererboliger der av Breidvik Eiendom AS, eller selskap som direkte eller indirekte var eid av Breidvik Eiendom AS eller dette selskapet sine aksjeeiere, etter at man da hadde gjort undersøkelser med hensyn til om det var andre aktuelle boligalternativer i kommunen.» Vidare skriver Solberg følgjande: «Det er på det rene at det ikke foreligger noen skriftlig avtale mellom næringsselskapet og Breidvik Eiendom AS om enerett for oppførelse av boliger på de aktuelle tomtene. Dette har imidlertid vært en forutsetning mellom partene, som man som nevnt også har fulgt opp slik som nevnt. Også de tomtene som Breidvik Eiendom AS har beholdt i boligfeltet, som selskapet har opparbeidet med veger og vann- og avløpsanlegg, er solgt sammen med boliger som er oppført av byggmester Markhus.» Det var sendt epost til advokat Solberg om kven som opplyste om denne munnlege avtalen. I epost 10.01.14 skriver Solberg følgjande: «Opplysningene om enerett for oppføring av boliger på de aktuelle boligtomtene fikk jeg av ass. rådmann Olav Mongstad. Fra Olav Mongstad har jeg etter at mitt e-brev til deg av 08.01.2013 ble skrevet fått oversendt dokumenter som viser hvordan Austrheim Næringsselskap AS, Breidvik Eiendom AS og selskap med tilknytning til det sistnevnte selskapet, Vesthus AS, har tilbudt etablererboliger og inngått avtaler med potensielle kjøpere av de aktuelle tomtene med boliger som skal oppføres av selskap med slik tilknytning til Breidvik Eiendom AS som nevnt i mitt e-brev til deg av 08.01.2014.» Dagleg leiar og styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet og kommenterte enkelte ting. I tillegg var også økonomisjef til stade som er den som legg fram saka om leige for kommunestyret.: Styret og møtereferat Styret sin samansetning: Per Lerøy - leiar, Ragnhild Langøy, Olaug Sætre, Øystein Austrheim og Britt
Møteutskrift 10.01.2014 Side 6 av 10 Skålevik Lerøy I referat frå styremøte 11.11.13 så står det at Ole Lysø møtte, men Per Lerøy er ikkje nevnt? Det er feil i referatet det skal være Per Lerøy og ikkje Ole Lysø. Status for tomtene og leilighetane til AN Det vart orientert om kjøpet av tomter og leilighetane i 2009 og status: Tomtene 6 stk vart kjøpt for 1,2 mill kr i 2009. Intensjonen var å selje dei vidare. Det var planar om bruken av desse tomtane, men det stoppa opp. 5 leilighetar i eigne rekkehus vart også kjøpt. Ein av leilighetane er solgt. Det er 4 leilighetar igjen. Ei av tomtene er seld til ein privatperson. Det var ikkje satt noko vilkår i salet av den tomta om kven som skulle bygge der, slik det var i avtalen ved sal av tomt i 2009 som ikkje vart realisert. Tomta var seld for kr 335.000,-. Huset på den tomta er ferdig bygd av Byggmester Markhus AS. På to av tomtene som AN eig vert det no ferdigstilt to hus. Det er inngått ein totaltentreprise med Byggmester Markhus AS som totalantreprenør og AN er byggherre. Intensjonen frå styret var at Byggmester Markhus skulle bygge hus på dei tomtene og selje dei etter kvart. Garantien og leigeavtalen med kommunen Leiga som kommunen må betale er satt til kr 9.000 pr mnd som eit utgangspunkt ut i frå kva NAV set som maksimale satsar. Det er ikkje gjort nokon endeleg vedtak. Dagleg leiar meiner at ei leige på kr 9.000 vil vere økonomisk forsvarleg for selskapet. Garantien tilbaketrekking av garantien er underteikna av ordførar og assisterande rådmann 23.12.13. I sakspapira til formannskapet er assisterande rådmann bytta ut med økonomisjef det er feil. Husbanken gir inntil 40% tilskott og maksimalt 840.000. Tilsagnet frå Husbanken er ikkje motteke ennå, men reknar med at den vil komme når kommunestyret har gjort sitt vedtak. AS Austrheim Næringsselskap sin forplikting til å følgje regelverket for offentlege innkjøp Det vart stilt spørsmål om formannskapet hadde fått Solberg sin uttale 08.01.14 om AN sin avtale om totalentreprise med Byggmester Markhus var omfatta av forskriften. Der Solberg seier at sin uttale 18.12.13 som låg ved til formannskapet sin sak 006/14 bygde på feil grunnlag. Rådmann Jan Olav Osen og assisterande rådmann Olav Mongstad hadde fått kopi av den eposten.
Møteutskrift 10.01.2014 Side 7 av 10 Økonomisjefen svarte at den ikkje var ettersendt til formannskapet. Økonomisjefen hadde ikkje motteke denne eposten frå rådmann. Det vart ikkje gitt nokon grunngjeving kvifor den ikkje var ettersendt. Styreleiar sa at dersom det var begått feil i innkjøpet så måtte styret vere ansvarleg for det. Advokat Solberg skriver i sin uttale at det har vore ein føresetnad at Breidvik Eiendom AS hadde einerett til oppføring av bustadar på dei tomtene til AN. Den er ikkje skrifteleg, men det har vore ein føresetnad mellom partane. Solberg opplyser i epost 10.01.14 at opplysningane om einerett er gitt av assisterande rådmann Olav Mongstad. Dagleg leiar og styreformann seier til kontrollutvalet at dei ikkje kjenner til at det er nokon munnleg avtale om at Breidvik Eiendom AS om einerett for oppførsel av boliger på de aktuelle tomtene slik advokat Solberg skriver i epost 08.01.14. Det som kunne vere av avtale om var kva type hus som kunne byggast. Det vart ikkje vist til noko skrifteleg avtale. Dessutan peika styreformann på at Byggmester Markhus AS var ikkje eigar i Breidvik Eiendom AS i november 2012 da dåverande styreleiar Ole Lysø tok kontakt med Markhus om bygging av hus. Det var 26.01.13 innkalla til ekstra ordinær generalforsamling i Breidvik Eiendom AS da Markhus Holding AS hadde nettopp overtatt Cross Management AS sine aksjar. Styreleiar var klar på at det var ein vanskeleg kombinasjon og vere ordførar og styreleiar samtidig. I Solberg sin uttale 08.01.14 står det at AN var i kontakt med eigarane av Fonnesstraumen byggefelt og byggmester Taule. Det var Austrheim kommune som hadde den kontakten. Det vart spurt om det var andre ting som kontrollutvalet burde vore kjent med. Verken dagleg leiar eller styreleiar hadde noko meir informasjon å komme med. I brev til AS Austrheim Næringselskap (AN) frå Byggmester Markus 12.11.12 vert det vist til ein forespørsel. Dagleg leiar svarer på spørsmål om å få tilsendt kopi av den forespøreselen i epost 08.01.14 at han reknar med at den var munnleg frå styreleiar Ole Lysø. Ole Lysø var i tillegg til å vere styreleiar for AN også på den tida rådgjevar for Breidvik Eiendom AS, det kjem fram i rapport frå Solberg til kommunestyret 20.06.13. I sak 006/14 er økonomisjef sakshandsamar i og med at rådmann og assisterande rådmann er innhabil. Kontrollutvalet hadde innkalla økonomisjef til å svare på spørsmål i saksutgreiinga: Det vil ikkje bli laget til ein ny garanti. Men det er laget til eit utkast til ein husleigekontrakt på 20 år. Den vil gå frå 01.02.14 til og med 01.02.34. Det vil
Møteutskrift 10.01.2014 Side 8 av 10 vere tilfredsstillande for å kunne motta tilskottet frå Husbanken. Leigekontrakten må vurdere om den skal aktiverast i balansen. Kontrollutvalet vil gjere sine vurderingar av fakta når ein kan sjå dei ulike sakene i samanheng. Kontrollutvalet vil gjere endeleg vedtak når ein kan sjå dei ulike sakene (04/14, 05/14, 06/14 og 07/14) i samanheng. 08/14 Spørsmål frå ordførar om kven som kan møta som representant i kommunestyret Sakstilfang: - Epost frå ordførar 06.12.13 til kontrollutvalet - Uttale frå dagleg leiar i Norges kommunerevisorforbund 13.12.13 Ordførar skriv følgjande i eposten 06.12.13 som er sendt til dei faste medlemmene i kontrollutvalet og sekretrariatet: Kontrollutvalet har fått ein uttale frå dagleg leiar i Norges Kommunerevisorforbund Ole Kristian Rogndokken:
Møteutskrift 10.01.2014 Side 9 av 10 Kontrollutvalet viser til spørsmålet om leiar i kontrollutvalet er gild eller ugild til å delta i å drøfte dei spørsmåla som ordførar tek opp. I og med at spørsmålet er reist frå ordførar vart det handsama ved at leiar forlot møte. Representantane Kästel og Sæthre diskuterte om leiar var gild eller ugild. Representantane viste til dagleg leiar i Norges kommunerevisorforbund som meiner at det ikkje ligg føre særegne forhold som gjer at leiar i kontrollutvalet er innhabil. Ein ser ikkje noko grunnlag for at leiar er ugild i denne saka, viser til forvaltningsloven 6. Leiar tok plass i møte igjen. Dei spørsmåla som ordførar tek opp er besvart i Rogndokken sin uttale. I uttalen vert det vist til kommuneloven 77, der det mellom anna kjem fram følgjande: Minimum ein av medlemmene i kontrollutvalet skal veljast blant kommunestyret sine medlem. Kontrollutvalet sin leiar har møte- og talerett i kommunestyret når utvalet sine saker vert handsama. Ordføraren stiller spørsmål om kontrollutvalet driver partipolitikk. Kontrollutvalet stiller seg fullstendig avvisande til ein slik insinuasjon. Ordførar sier det er uheldig at det kan stillast spørsmål ved ulike rolle. Kontrollutvalet viser her til kommuneloven 77 når det gjelder slike spørsmål. Kontrollutvalet meiner at dei spørsmåla som ordførar tek opp er godt avklart i kommuneloven 77.