MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALET I FJELL KOMMUNE Tid: Tysdag 19. desember 2017 kl. 13.00-15.00 Stad: Fjell Rådhus, møterom 107 Møteleiar: Medlem som møtte: Kristian Johannessen Svein Lie, Audhild Solsvik, Helene W. Berger, Anders Fjell Medlem som ikkje møtte: Frå kommunen: Marianne Sandahl Bjorøy (til kl. 13.50) Frå revisjonen: Espen Hordvik (frå kl. 14.30) Saksliste: 25/2017 Innkalling og saksliste 26/2017 Orientering om midlertidig rekneskapsrevisjon 27/2017 Ekstern granskingsrapport av 27. november 2017 28/2017 Varsel av 4. september 2017 29/2017 Brev av 20. november 2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling 30/2017 Brev av 28. november 2017 frå Stein Erik Jonasson Leiar: Kristian Johannessen Trengereidvegen 64, 5382 Skogsvåg Telefon: 917 00 359 E-post: kristian@garlid-johannessen.com Sekretariat: Advokatfirmaet Simonsen Vogt Wiig AS v/advokat Eiliv Engelsen Postboks 1213 Sentrum, 5811 Bergen Telefon: 55 56 82 68 / E-post: een@svw.no
25/2017: INNKALLING OG SAKSLISTE Kontrollutvalet gjekk gjennom innkalling og saksliste. Det var ingen i administrasjonen som hadde høve til å gi leggje fram granskingsrapporten i sak nr. 27/2017 for kontrollutvalet, og varslingssekretariatet såg det ikkje som si oppgåve å leggje fram rapporten for kontrollutvalet. Ordførar møtte difor for å gi ei orientering i sak nr. 27/2017. Av omsyn til at ordførar hadde nytt møte kl. 14, var det semje i kontrollutvalet om at sak nr. 27/2017 skulle bli handsama først. Ordførar deltok ikkje i øvrige saker. Det var elles ingen merknader til innkalling og saksliste. 26/2017: ORIENTERING OM MIDLERTIDIG REKNESKAPSREVISJON Det følgjer av forskrift om kontrollutval ved kommunar og fylkeskommunar 6, jf. kommunelova 77 nr. 4, at: "Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor." Deloitte AS la i møte den 24.10.2017 fram plan for rekneskapsrevisjon for kontrollutvalet, og vil under dette møte gjera greie for gjennomført rekneskapsrevisjon så langt i tråd med plan for rekneskapsrevisjon. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek status for rekneskapsrevisjon frå Deloitte AS til orientering. Revisor gjekk i møte gjennom gjennomført rekneskapsrevisjon så langt i tråd med plan for rekneskapsrevisjon. Det var høve for kontrollutvalet til å stille spørsmål til revisjonen. Kontrollutvalet tek status for rekneskapsrevisjon frå Deloitte AS til orientering. 27/2017: EKSTERN GRANSKINGSRAPPORT AV 27. NOVEMBER 2017 Side 2 av 7
Ekstern granskingsrapport av 27.11.2017 frå Deloitte AS Fjell kommune mottok den 10.5.2017 eit varsel om mistanke om korrupsjon/kameraderi blant sakshandsamarar og kommuneadvokaten i Fjell kommune. Varselet har bakgrunn i oppmålingsforretningar føreteke av Fjell kommune på 1990-talet på varslar sin faste eigedom, og ulike oppfatningar mellom varslar og Fjell kommune om oppmålingsforretningane. Varselet vart følgd opp av varslingssekretariatet. Varslingssekretariatet i Fjell kommune engasjerte den 16.6.2017 selskapet Deloitte AS for å utarbeide ein uavhengig granskingsrapport for å avklare dei faktiske sidene i saken, samt påpeike funn av relevans for regelverket til varslingssekretariatet. Den 27.11.2017 var granskingsrapporten klar frå Deloitte AS. Granskingsrapporten har blitt gjennomgått av varslingssekretariatet og administrasjonen i Fjell kommune, og vil no bli lagt fram for kontrollutvalet av administrasjonen i Fjell kommune. Konklusjonen i granskingsrapporten er oppsummert på s. 3, der det følgjer: "Det er ved Deloittes undersøkelser ikke avdekket grunnlag som er egnet til å verifisere påstander om forhold knyttet til korrupsjon/kameraderi i kommunen i forbindelse med kommunens oppmålingsforretninger på varslers eiendom. Deloitte har undersøkt om det kunne identifiseres relasjoner, verdioverføringer eller lignende, som kunne gi indikasjoner på at det er gitt eller mottatt «utilbørlige fordeler» ved behandlingen av oppmålingssaker som gjelder varslers eiendom. Det er ikke identifisert slike verdioverføringer eller annen informasjon som understøtter påstanden i det informasjonsgrunnlag som Deloitte har gjennomgått. Deloitte har heller ikke identifisert særlig nære relasjoner mellom nabo, varsler eller andre berørte parter og kommuneadvokaten og/eller saksbehandlere i kommunen, som er egnet til å danne grunnlag for påstander om at noen har blitt fordelaktig behandlet ved misbruk av stilling eller posisjon. ( ) Det er Deloittes oppfatning at det kan foreligge flere misoppfattelser hos varsler både i forhold til faktum og relevant regelverk, og at kommunen i visse anledninger har opptrådt uheldig i sin kommunikasjon med varsler vedrørende oppmålingssakene, uten at dette er av betydning for konklusjonen." På bakgrunn av undersøkinga og granskingsrapporten anbefaler Deloitte at Fjell kommune vurderer å setje i verk ulike tiltak som følgjer av kapittel 9 i rapporten. Tiltaka retter seg mot varslingsrutinar, kommunikasjon i varslingssaker, interne rutinar for oppmålingssaker, samt periodiske vurderingar og oppfølging av etiske retningslinjer i kommunen. Innstilling frå sekretariatet: Kontrollutvalet vedtek: Kontrollutvalet tek granskingsrapporten av 27. november 2017 til orientering, og tilrår at Fjell kommune i samhøve til granskingsrapporten vurderer å setje i verk tiltak som følgjer av kapittel 9 i granskingsrapporten. Side 3 av 7
Ordførar gjekk gjennom bakgrunnen for saka, og hovudpunkta i granskingsrapporten av 27. november 2017. Bakgrunnen for at saka kom inn til varslingssekretariatet framfor kontrollutvalet var at det opphavlege varselet aktualiserte retningslinjene som gjeld ved arbeidsforhold i kommunen. Kontrollutvalet stilte spørsmål til ordførar, og diskuterte saka. Med omsyn til at den konkrete saka har ein lang historikk som mellom anna har vore rettsleg prøvd ved fleire høve, var det semje i kontrollutvalet om at eksterne granskingsoppdrag som hovudregel bare vert brukt der det er den konkrete saka og kommunen sine retningslinjer tilseier det. Kontrollutvalet tek granskingsrapporten av 27. november 2017 til orientering, og tilrår at Fjell kommune i samhøve til granskingsrapporten vurderer å setje i verk tiltak som følgjer av kapittel 9 i granskingsrapporten. Kontrollutvalet tilrår også at eksterne granskingsoppdrag bare vert brukt der den konkrete saka og kommune sine retningslinjer tilseier det. 28/2017: VARSEL AV 4. SEPTEMBER 2017 Varsel av 4.9.2017 til kontrollutvalet med etterfølgjande korrespondanse oversendt i e-post av 2.11.2017 og 3.11.2017 Ekstern granskingsrapport av 27.11.2017 frå Deloitte AS (sak 27/2017) Kontrollutvalet mottok den 4.9.2017 separat varsel, knytt til same saksforhold som den eksterne granskingsrapporten av 27.11.2017 i sak 27/2017, om mulig korrupsjon/kameraderi i Fjell kommune retta mot ordførar og rådmann. For gjennomgangen i kontrollutvalet vert det lagt til grunn at varselet av 4.9.2017 er det same varselet som i granskingsrapporten er omtalt som det utvida varselet av 26.8.2017. Om det utvida varselet av 26.8.2017 uttrykker Deloitte AS på s. 4 i granskingsrapporten: "Deloitte vurderte ved mottagelsen av det utvidede varselet om det fremkom forhold som tilsa at kommunen skulle utvide sitt mandat til også å omfatte varslers nye påstander. Som nevnt ovenfor er det ved Deloittes undersøkelser ikke avdekket grunnlag som er egnet til å verifisere varslers påstander om korrupsjon og kameraderi hva gjelder den opprinnelige personkrets. Av det utvidede varselet fremkommer ikke ny informasjon eller dokumentasjon som kan støtte opp om varslers påstander. Det er også grunn til å bemerke at de personer det utvidede varselet omfatter ikke var ansatt/ folkevalgt i kommunen på tidspunktene hvor oppmålingsforretningene fant sted. Etter vurdering fra oppdragsgiver ble det bestemt å ikke utvide Deloittes mandat. En nærmere redegjørelse av Deloittes vurdering fremkommer av kapittel 2.3." Som det følgjer av granskingsrapporten punkt 7.1 tredje avsnitt er det lagt opp til at kontrollutvalet skal gjera eigne vurderingar av varselet av 4.9.2017 som vart sendt til kontrollutvalet. Side 4 av 7
Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet gjekk gjennom varselet av 4.9.2017 med etterfølgjande korrespondanse. Vidare gjekk kontrollutvalet gjennom omtalen av varselet av 4.9.2017 i den eksterne granskingsrapporten av 27.11.2017 frå Deloitte AS. Kontrollutvalet var samde om at varselet fullt ut er knytt til same saksforhold som er granska i den eksterne granskingsrapporten av 27.11.2017, og at det inneheld ikkje nye opplysingar eller dokumentasjon. Forholda det er varsla om er difor ikkje konkretisert i større grad enn varselet av mai 2017, og kontrollutvalet festa seg her ved Deloitte AS sine etterlysingar av presiseringar av varselet i den eksterne granskingsrapporten. Kontrollutvalet ser difor ikkje grunnlag for å setje i verk eigne undersøkingar i saka. Kontrollutvalet ser ikkje grunnlag for å setje i verk eigne undersøkingar i saka, og støtter seg til undersøkingane som er gjort i den eksterne granskingsrapporten av 27. november 2017. 29/2017: BREV AV 20. NOVEMBER 2017 FRÅ RETTFERDIG OFFENTLIG SAKSBEHANDLING Brev av 20.11.2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling Kontrollutvalet har i e-post av 22.11.2017 frå politisk sekretariat mottatt brev av 20.11.2017 frå Rettferdig Offentlig Saksbehandling ("ROS"). I brevet vert det retta klage mot vedtaket i kontrollutvalet i sak 22/2017. Vedtaket i sak 22/2017 var følgjande: "Kontrollutvalet er i samhøve til kommuneloven 77 og forvaltningsloven kapittel 6 ikkje eit klageorgan for vedtak treft i kommunen, og vil på dette tidspunktet derfor ikkje følgje opp saka basert på det som kjem frå [feilskrift: "fram"] av brevet frå ROS av 20. september 2017. Kontrollutvalet meiner ROS bør be om innsyn i etterspurt grunnlag frå organet som har handsama saka i samhøve til offentleglova. Dersom aktuelle organ skulle nekte ROS slikt innsyn, vil det måtte gjerast ei vurdering av om kontrollutvalet i det heile har moglegheit til å innhente grunnlaget og deretter offentleggjere resultatet, slik ROS har bedt om i brevet av 20. september 2017." ROS har gjort gjeldande at det opphavlege brevet av 20. september 2017 ikkje er ei klage på vedtaket treft i kommunestyret, og har bedt om at kontrollutvalet vurderer brevet av 20. september 2017 på nytt. Det vert påpeikt at kontrollutvalet med sitt tilsynsansvar har plikt til å følgje opp. Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Side 5 av 7
Kontrollutvalet gjekk gjennom brevet av 20.11.2017 og 20.9.2017, samt vedtaket som vart treft i sak nr. 22/2017. Det var deretter semje i kontrollutvalet om å oppretthalde vedtaket som vart gjort i sak nr. 22/2017. Kontrollutvalet ser ikkje grunnlag for å vurdere brevet av 20.9.2017 på nytt. 30/2017: BREV AV 28. NOVEMBER 2017 FRÅ STEIN ERIK JONASSON Brev av 28.11.2017 frå Stein Erik Jonassen om varsling om kritikkverdige forhold i Fjell kommune Kontrollutvalet har i e-post av 28.11.2017 mottatt brev av same dato frå Stein Erik Jonasson. I brevet vert det varsla om kritikkverdige forhold i Fjell kommune. Forholda gjeld to punkt: 1) Ulovleg skilting om bandtvang ved "Nordsjøløypa" 2) Ulovlege stengsler for allmenn ferdsel langs "Nordsjøløypa" ved bl.a. gjerdeklyv Det vert i brevet vist til at avsendar har mottatt tilbakemelding frå plan- og utbyggingssjefen i Fjell kommune, men at forholdet deretter ikkje synast å vera følgt opp av avdeling for kultur og fritid i Fjell kommune. Følgjeleg er det bedt om at kontrollutvalet vurderer om kommunens verksemd samsvarer med gjeldande regelverk. Saka vert fremja for diskusjon i kontrollutvalet, og utan innstilling frå sekretariatet. Kontrollutvalet gjekk gjennom brevet av 28.11.2017. I tillegg gjekk kontrollutvalet gjennom brev av 15.12.2017 frå Fjell kommune v/kultursjefen til varslar og brev av 17.12.2017 frå varslar til kommuneadvokaten i Fjell kommune, som vart oversendt til kontrollutvalet i forkant av møte. Etter gjennomgangen forstod kontrollutvalet korrespondansen slik at den konkrete saka er pågåande mellom varslar og kommunen. Kontrollutvalet var difor samde om å ikkje handsame innhaldet i den konkrete saka parallelt. Kontrollutvalet merka seg likevel varslar sine merknader om lang sakshandsamingstid i kommunen, og det var ønskeleg for kontrollutvalet å følgje opp dette punktet gjennom ei orientering frå den aktuelle avdelinga. Side 6 av 7
Kontrollutvalet vil be kultursjefen i Fjell kommune om å gi ei orientering om kva rutinar som gjeld ved mottak og oppfølging av varsel, inkludert rutinar som skal sikre dialog på tvers av avdelingar, om kritikkverdige forhold i avdelinga og/eller kommunen. 31/2017: EVENTUELT Møte vart heva kl. 15.15. Tidspunkt for neste møte i kontrollutvalet vart ikkje bestemt. ***** Bergen, 19. desember 2017 Eiliv Engelsen Sekretariat Side 7 av 7