Møteprotokoll Bø kontrollutval Dato: 07.11.2017 kl. 12:00 Sted: Bø kommunehus Arkivsak: 17/00014 Til stede: Arne Storhaug (AP), Ole Morten Aasgrav (FRP), Augon Eika (V) Møtende varamedlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Andre: Heidi Rønneid (AP) for May Brit Haugland (FRP) May Brit Haugland (FRP) Gunn Annie Hellestad (SP) Oppdragsrevisor Birgitte L. Bøen Rådmann Åse Egeland (sak 29-32/17) Kommunalsjef helse og velferd Terje Kili (sak 31-32/17) Plan- og fagansvarleg, helse- og velferd Urban Eriksen (sak 31/17) Protokollfører: Sekretær Alexander Etsy Jensen Sakskart Side Møteinnkalling 5/17 17/00014-34 Godkjenning av møteinnkalling 07.11.17 3 Møteprotokoll 6/17 17/00014-35 Godkjenning av protokoll frå møte 02.10.17 4 Saker til behandling 1
29/17 17/15033-1 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - 2. tertial 5 30/17 17/15034-1 31/17 16/10000-13 32/17 17/15077-5 33/17 17/14323-7 Orientering om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 og økonomiplan Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg Orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement Revidert prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS 6 7 8 9 34/17 17/15063-1 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 10 35/17 17/00021-7 Orientering frå revisjonen 07.11.17 11 36/17 17/00027-8 Referatsaker 07.11.17 12 37/17 17/00034-7 Eventuelt 07.11.17 13 Bø, 07.11.2017 Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen Sekretær 2
Møteinnkalling 5/17 Godkjenning av møteinnkalling 07.11.17 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 5/17 Møteinnkalling 07.11.17 godkjennast. Møteinnkalling 07.11.17 godkjennast. 3
Møteprotokoll 6/17 Godkjenning av protokoll frå møte 02.10.17 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 6/17 Protokoll frå møte 02.10.17 godkjennast. Protokoll frå møte 02.10.17 godkjennast. 4
Saker til behandling 29/17 Orientering om kommunens økonomiske situasjon - 2. tertial 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 29/17 Saka takast til vitande. Rådmann Åse Egeland orienterte om Bø kommunes økonomiske situasjon pr. 2. tertial 2017 i møtet. Saka takast til vitande. 5
30/17 Orientering om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 og økonomiplan 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 30/17 Saka takast til vitande. Rådmann Åse Egeland orienterte om rådmann sitt budsjettforslag for 2018 i møtet. Saka takast til vitande. 6
31/17 Oppfølging av forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 31/17 Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. Til møte låg ei skriftleg tilbakemelding frå rådmann om korleis rapporten blir følgt opp. I tillegg var både rådmann, kommunalsjef helse og velferd Terje Kili og plan- og fagansvarleg, helse- og velferd Urban Eriksen til stades i møte for å nærmare gjere greie for dei tiltaka kommunen har gjort for å sikre at revisjonens anbefalingar er blitt følgt opp og kva for tiltak som er under planlegging. Kontrollutvalet tek tilbakemeldinga til førebels orientering. Kontrollutvalet er nøgd med dei tiltaka som er skissert for å følje opp anbefalingane i rapporten og ønsker å få sendt over ein stadfesting frå rådmann når tiltaka er fullført. 7
32/17 Orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 32/17 Rådmann si orientering takast til vitande. Med bakgrunn i det konkrete utsegne i Varden vart rådmann bedt om å gi ei orientering om Bø kommune sin kommunikasjonsplan og pressereglement sett i lys av utsegne det visast til. Rådmann Åse Egeland og kommunalsjef helse og velferd Terje Kili orienterte om saka i møte og svare på spørsmål frå utvales medlemmar. Rådmann si orientering takast til vitande. 8
33/17 Revidert prosjektplan og kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 33/17 Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik det ligg føre og bestill med dettar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. Sekretariatet presenterte dei viktigaste endringane i den reviderte prosjektplan og forslag til kostnadsfordeling for selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Irmat AS Sekretariatet fremma føljande endringsforslag i møte: Kontrollutvalet godkjenner revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik den ligg føre og bestillar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. Samrøystes for sekretariatets endringsforslag. Kontrollutvalet godkjenner revisjonens forslag til revidert prosjektplan og kostnadsfordeling slik den ligg føre og bestillar prosjektet frå Telemark Kommunerevisjon IKS. 9
34/17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 34/17 Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar for 2018: (Onsdagar kl. 12:00) 24.01-11.04 06.06-05.09-07.11 Sekretariatet la fram forslag til møte- og arbeidsplan for 2018 for Bø kontrollutval. Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet for 2018 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar for 2018: (Onsdagar kl. 12:00) 24.01-11.04 06.06-05.09-07.11 10
35/17 Orientering frå revisjonen 07.11.17 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 35/17 Saka takast til vitande. Telemark Kommunerevisjon IKS orienterte om følgjande i møte: 1. Laupande revisjon - Opphaldsbetaling - Elektroniske reiserengingar - Avstemming av sjukepengar automatisk rutine - Verksemdsbesøk Bøhamna barnehage o Elektroniske timelistar o Barnehagebetaling o Utplukk av innkjøp Saka takast til vitande. 11
36/17 Referatsaker 07.11.17 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 36/17 Saka vert teken til vitande. 1. Referatsakar: a. Tilsynsrapport frå Mattilsynet med varsel om vedtak Etter tilsyn med drikkevassbasseng 2. Innkommen post: a. Brev frå fellesnemnda for Midt-Telemark kommune vedr. sekretariat for kontrollutvalet i Midt-Telemark kommune 3. Saker handsama i kommunestyret: a. 21.08.17 sak 70/17 - Val av revisor for verksemda i fellesnemnda b. 16.10.17 sak 87/17-6 - Fastsettelse av ny selskapsavtale for Telemark kommunerevisjon IKS (TKR) 4. Dagsaktuelle saker: Ingen sakar innspelt på forhand. 5. Neste møte 24.01.18 kl. 12:00 Saka vert teken til vitande. 12
37/17 Eventuelt 07.11.17 1 Bø kontrollutval 07.11.2017 37/17 Klikk her for å skrive inn tekst. Ingen saker blei handsama under eventuelt. 13