VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OM OPPDRAGSGIVER... 2 1.1 Tunet IS... 2 2 AVTALENS INNHOLD... 2 2.1 Avtalens omfang... 2 2.2 Drift og vedlikeholdstjenester... 2 2.3 Renholdstjenester... 4 2.3.1 Kvalitet... 4 2.3.2 Kvalitetskontroll... 5 2.4 Ekstraordinære og tilfeldige oppdrag... 6 3 LAGERPLASS... 6 4 BEFARING:... 7 5 BESTILLING... 7 6 STATISTIKK... 7 7 MILJØKRAV... 7 VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 1 av 8
1 Om oppdragsgiver 1.1 Tunet IS Tunet IS (Interkommunale Samarbeid) er opprettet for å bevare og gjøre tilgjengelig gjennom aktiv bruk et utvalg av den eldre, i stor grad militærhistoriske bygninger som var på Gardermoen før Hovedflyplassen. Tunet IS eies av Ullensaker kommune og Akershus fylkeskommune. Tunet IS har ikke egen nettside, men er aktivt medspiller i Gardermoen kulturpark, se www.gardermoenkulturpark.no. 2 Avtalens innhold Avtale skal inngås med en eller flere tilbydere, som kan levere drifts og vedlikeholdstjenester og/eller renholdstjenester til Tunet, Sør Gardermoen i henhold til nedenstående kravspesifikasjon. 2.1 Avtalens omfang Avtalen skal omfatte alle faste og ekstraordinære/tilfeldige oppdrag tilknyttet levering av drifts, vedlikeholds- og renholdstjenester til Tunet, Sør Gardermoen. Ved utførelse av drifts, vedlikeholds- og renholdstjenester skal det tas hensyn til at alle bygningene er verneverdige, og at det i stor grad må tas hensyn til dette ved utførelsen arbeid ved behandling av utstyr og innvendig og utvendig arbeid i bygningene. Tilbyder skal i sitt tilbud utførlig beskrive hvordan dette hensynet vil bli ivaretatt. 2.2 Drift og vedlikeholdstjenester Det er utarbeidet følgende instruks for avtalens faste oppdrag: Instruksen utføres av vaktmester/driftsleder med bil, nødvendige hjelpemidler og verktøy for å utføre arbeidsoppgavene. Instruksen utføres ved 3 besøk a 3,5 time pr. uke (gjennomsnittlig). Det er ønskelig med fast(e) person(er), som utfører instruksen. Administrasjon av logglister utlagt i Posthuset og Østerrikegata 13. Delta i AU (Arbeidsutvalget for Tunets bygninger) som fast medlem ca. 4 møter pr. år. Delta i infomøte med fremleietakerne på Tunet, Sør Gardermoen inntil 2 møter pr. år. Utvendig rydding: o Plukke søppel på Tun-plassen og feie ved inngangsdører, samt feie opp og fjerne sand under inngangsrister ukentlig i sesongen (15. mai til 15. sep) ellers ved behov. o Høst og vår-rydding av tun-plassen. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 2 av 8
Snøbrøyting: o Maskinell snøbrøyting utføres med utstyr tilpasset oppgaven på tilførselsvegen, tun-plassen, P-plassen og vegen bak posthuset. Leverandør skal ha eget utstyr. o Manuell snøbrøyting utføres foran inngangspartier ved alle bygg, ved/til søppelcontainere og postkassestativet. Oppdragsgiver har feiekost tilgjengelig ved hovedinngang Posthuset. o Snøbrøyting skal utføres uoppfordret ved snøfall over 5 cm. Strø sand eller salt på stein/betong trapper og inngangspartier tilknyttet Posthuset og Østerrikegata 13. Leverandør bekoster sand/salt. Kontroll av og utskifting av lyspærer/lysrør utføres ved behov i Posthuset, Østerrikegata 13, Depot 148 og Kornmagasinet. Leverandør bekoster lyspærer og lysrør/tennere. Funksjonstesting og administrasjon, herunder; o Kontroll av rømningsveier, nødutganger og skilting i Posthuset, Østerrikegata 13, Depot 148 og Kornmagasinet utføres ukentlig. o Funksjonskontroll, smøring og justering av dører, porter, låser og pumper i Posthuset, Østerrikegata 13, depot 148, og Kornmagasinet utføres månedlig. o Kontakt med vaktselskap (Fast abonnement med tilknytning alarmsentral og en vaktrunde pr. natt). Avtale er etablert av Tunet IS. o Funksjonstest av innbruddsalarm 1 gang pr. år. o Kontakt med leverandør til ettersyn/kontroll av ventilasjonsanlegg. Avtale er etablert av Tunet IS. o Kontakt med leverandør av brannvarslings-/røykvarslings-/overrislingsanlegg og brannslukkeutstyr. (stedlig håndslukkeutstyr). Avtale er etablert av Tunet IS. o Funksjonstest/kontroll av brannalarm og brannvernutstyret 1 gang pr. år. o Brannvernlederfunksjon, inkluderer planlegging av årlig brannvern-øvelse for leietakere i lokaler som omfattes av avtalen, samt å være 1. prioritet kontaktperson til Nedre Romerike Brann- og feiervesen. o Kontroll av sanitæranlegg, felles kraner og avløp. Utekran(er) tømmes og stenges hver høst og åpnes hver vår. o Kontakt med renovasjonsselskap. o Gjennomføre kontroll av el-anlegg, felles e-tavler og avlesing/rapportering av målerstand. Leverandør bekoster tjenesten. o Klipping, gjødsling og vanning av plen på Tun-plassen, på baksiden av Posthuset (mellom Posthuset og vegen ca. 3 x 60 m), omkring Østerrikegata 13 og mindre områder ved Telthuset, Depot 148 og Kornmagasinet plener inkl. materiell og bort kjøring av gress. Til sammen rundt 2 500 til 3 000 kvm. Pr dato tippes gress på et ujevnt område mellom posthuset og flyplassgjerdet. o Ettersyn og stell av beplantningene inkl. utstyr og gjødsel. o Fjerning av ugress på Tun-plassen, veien bak Posthuset, gang -/kjøreveier og parkeringsplass. o Nødvendig/normalt veivedlikehold av Tun-plassen, parkeringsplassen og veien bak Posthuset. o Rydding og vask av søppelcontainere ved behov. Søppelcontainere plasseres på sted etter nærmere avtale mellom oppdragsgiver og leverandør. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 3 av 8
o Rensing av takrenner og kontroll av tak i Posthuset, Østerrikegata 13, depot 148, og Kornmagasinet 1 gang pr. år. o Ved behov, hente fra lager og skifte ut/legge på ny takstein. Lager av gammel takstein oppbevares hos Byggmester Johs Granås AS, med adresse Nannestad. Tilbyder skal beskrive utførlig hvordan instruksen vil bli gjennomført. 2.3 Renholdstjenester Det er utarbeidet følgende renholdsinstruks for avtalens faste oppdrag: Leverandør skal stille med nødvendige hjelpemidler og utstyr for å utføre arbeidsoppgavene. Det er ønskelig med fast(e) person(er), som utfører instruksen. Matteleie, mattevask, skiftes og legges på plass (hver uke). En matte innenfor hver av tre inngangsdører (to i Posthuset og en i Østerrikegata 13). Mattens minimumsmål skal være 90 X 150 cm. Leverandør bekoster tjenesten. Renhold inne: o Vask, renhold, tømming av søppelbeholdere og papirkurver på kontorene, fellesarealer og møterom to gang pr uke i Posthuset og Østerrikegata 13. o Vask, renhold en gang pr. 14 dager, samt 10 ganger ekstra (etter oppdragsgivers behov) i Depot 148 1. eg. Og i Kornmagasinet. o Feiing og rengjøring 1. gang pr. år av tekniske rom i følgende bygg; Posthuset, Østerrike-gata 13, Depot 148 og Kornmagasinet. o Feiing en gang pr. år i Telthuset. o Behandling av tregulv med såpeolje, 1. gang pr. år, i Posthuset, Østerrikegata 13, Depot 148 og Kornmagasinet (ca. 2500 m2). Vinduspuss inn og utvendig, inkl. mellomglass utføres 1. gang pr. år (om våren) i Posthuset, Østerrikegata 13, depot 148, og Kornmagasinet. (De to førstnevnte har normalt med vinduer for gamle hus. De to sistnevnte er lagerbygninger, med få vinduer, i Kornmagasinet er vinduene også små). Renhold skal utføres regelmessig slik at smuss og unødvendig slitasje unngås. Tilbyder skal beskrive utførlig hvordan instruksen vil bli gjennomført. 2.3.1 Kvalitet Arbeidet betraktes som tilfredsstillende utført når resultatet etter renhold samsvarer med følgende kravspesifikasjoner: Renholdsobjekt: Gulv Inventar og innredning I våtrom: Renholdskvalitet: være uten iøynefallende smuss, flekker og søl a) være uten synlig smuss, flekker og søl VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 4 av 8
a)sanitærutstyr, vegg, trykkpunkt, såpe og papirdispensere b)speil c)dispensere for papir, såpe, hygieneartikler ol. d)urinal, toalett Dørkarmer, dører, dørhåndtak, gelender Veggflater Lysbrytere og personnære flater Glass-, stål- og messingflater Møbler Avfallsbeholdere Ventilasjonsåpninger Varmekilder Himling b) være blanke uten flekker og skjolder c) skal fungere skikkelig, melde fra ved feil d) skal fungere skikkelig, melde fra ved feil være uten iøynefallende smuss, flekker og søl og skal stå pent og ryddig. være uten smuss, flekker og søl. 2.3.2 Kvalitetskontroll Visuell kvalitetskontroll skal gjennomføres med frekvens 2g/år. Resultatene av kvalitetskontroller skal rapporteres til oppdragsgiver. Leverandøren skal utarbeide et kvalitetskontrollskjema som skal benyttes ved kvalitetskontrollene, med utgangspunkt i beskrevet renholdskvalitet. Leverandøren er ansvarlig for å planlegge og å gjennomføre kvalitetskontroller. Leverandør plikter å informere oppdragsgiver i god tid om tidspunkt for gjennomføring av kontroller. Oppdragsgiver, eller representanter for oppdragsgiver, står fritt til å delta på kvalitetskontrollene. Leverandør må skriftlig gjøre rede for hvordan kvaliteten sikres hos oppdragsgiver i periodene mellom kontrollene. Leverandør skal legge til rette for at oppdragsgiver også selv kan melde avvik/reklamasjon på en skriftlig og formalisert måte. Alle henvendelser til leverandør skal kunne sendes til en egen kontaktperson/ansvarlig leder. Dersom det på noe tidspunkt oppstår uenighet mellom partene om kvaliteten er oppnådd, kan oppdragsgiver kreve en ny kontroll. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 5 av 8
2.4 Ekstraordinære og tilfeldige oppdrag Ekstraordinære/tilfeldige oppdrag skal utføres mandag til fredag i tidsrommet kl. 07:30 til 16:00 i henhold til avtale eller denne beskrivelse. Leverandøren skal selv ta initiativ til og gjøre oppdragsgiver oppmerksom på oppgaver eller forhold som krever utbedringer eller andre tiltak. Oppdragsgiver må gi sin tilslutning før arbeidet begynner. Når forholdene er av en slik art at det er nødvendig for å berge liv/helse eller materielle verdier, skal likevel leverandør iverksette utbedringer uten å innhente oppdragsgivers tilslutning. Leverandør må dokumentere slikt behov overfor oppdragsgiver i etterkant. Eksempler på ekstraordinære, tilfeldige oppdrag: o Bortkjøring av snø fra Tunets område. o Ekstra behov for renhold, utover faste oppdrag. Eksempelvis etter vedlikeholdsarbeider, eller når museet har behov. o Behov for innkjøp, montering av utstyr og merking av rømningsveier. o Frammøte og arbeid ved utløst brannalarm. o Klippe gress, rydde området mellom P-plass og Flaggbygning. o Utsetting og lagring av hagemøbler (inntil 20 benker og 10 bord). Omfanget vil være sporadisk ved behov (vær og arrangementer). o Gjennomføring av oppdrag som krever spesiell kompetanse og/eller bruk av utstyr. Her skal leverandør innhente tilbud og administrere oppdragets gjennomføring. Innhenting av tilbud m.m. skal gjennomføres innenfor gjeldende lover/regelverk. Daglig leder for Tunet IS foretar behovsvurdering, og faktura sendes Tunet IS. Av disse oppgavene estimeres om lag 30-40 timer pr. år til drift/vedlikehold og 8-12 timer renhold. Disse oppgavene skal ikke prises inn i avtalens faste oppdrag. Ekstraordinære/tilfeldige oppdrag faktureres særskilt. Det skal oppgis timepris for eksraordinære oppdrag. (Se tilbudsskjema, vedlegg 4) 3 Lagerplass Det er ønskelig om tilbyder kan tilby lagringsplass for hagebenker og bord ca. 50 m2. Dette vil det i tilfelle bli inngått egen leieavtale for. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 6 av 8
4 Befaring: Det vil bli gjennomført befaring onsdag 11. juni og torsdag 12 juni. Begge datoer fremmøte kl. 10:00. Med frammøte i Posthuset merket 1 på kartet. Deltagelse på befaring meldes til kontaktperson (se under) senest 1 dag før den enkelte befaring. Ta eventuelt kontakt for egen avtale om befaring om noen av de ovennevnte datoene ikke skulle passe. Kontaktperson: Bertel Salte Daglig leder, Tunes IS Tlf.: 22 05 53 59 e-post: bertel.salte@akershus-fk.no Ovennevnte kontaktperson kun skal kontaktes i forbindelse med eventuell befaring. For øvrige spørsmål til konkurransen eller kravspesifikasjonen, vennligst ta kontakt med oppdragsgivers kontaktperson (se konkurransegrunnlaget pkt. 1.3) 5 Bestilling Bestilling av ekstraordinære/tilfeldige oppdrag vil kunne bli bestilt på følgende måte: o Pr e-post o Pr telefon Alle bestillinger, skal bekreftes av leverandør pr. e-post og angi tidspunkt for utførelse. Leverandøren skal ha en eller to faste kontaktpersoner Daglig leder for Tunet IS kan henvende seg til ved eventuelle spørsmål. 6 Statistikk Daglig leder for Tunet IS skal hvert år motta statistikk. Statistikken skal inneholde: o Hva som er utført o Oppdateringer o Tilleggsarbeider o Fremtidig vedlikehold 7 Miljøkrav Oppdragsgiverne legger vekt på miljøhensyn i sine anskaffelser og vi ønsker tilbydere med tilsvarende holdning og praksis. Tilbyder skal ved levering av drifts, vedlikeholds- og renholdstjenester til Tunet, Sør Gardermoen tilby produkter som til enhver tid oppfylle miljøkrav som følger av gjeldende lover og forskrifter. Produktene skal tilfredsstille gjeldende krav til miljøvennlighet, både ved VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 7 av 8
fremstillingsprosess, emballering, distribusjon, i bruk og ved avfallshåndtering, slik at de reduserer miljøbelastningen. Mer informasjon om dette finner man bl.a. på nettsteder som www.svanemerket.no, www.miljostatus.no All emballasje skal være resirkulerbar eller gjenbrukbar, dette gjelder også ved bruk av paller og lignende. Leverandør skal, etter den enkelte levering, fjerne emballasje eller annet som det ikke er naturlig for oppdragsgiver å beholde. Leverandøren skal være tilknyttet en returordning for kildesortering. Produktene som tilbys skal oppfylle kravene i Prioritetslisten over stoffer eller stoffgrupper som skal stanses, reduseres vesentlig eller fases ut innenfor gitte tidsfristen, jfr. www.miljostatus.no/prioritetslisten. Tilbyderne skal ha utarbeidet en miljømessig handlingsplan for egen bedrift. Tilbyderne skal beskrive hvilke miljømessige tiltak som er gjennomført siste 2 år og hvilke tiltak som er planlagt gjennomført i fremtiden. Handlingsplanen kan inneholde blant annet følgende; Energisparende tiltak. Internopplæring av ansatte i miljø. Sjåføropplæring. CO2 reduserende tiltak knyttet til transport. Miljøkrav stilt overfor underleverandører. Tilbyderne skal også beskrive hvordan de vil legge til rette for at oppdragsgiverne kan benytte mer miljøvennlige produkter. VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON Side 8 av 8