Hovedstyremøte tirsdag 14.03.17 Tilstede: Han Jørgen Kvåle (leder), Pål Arne Sangnæs (fotball), Lise Wirstad Dynna (friidrett), Marianne Olsen (idrettsskolen), Ove Nordberg (kajakk), Else Randi Kvåle (trim), Hanne Kvåle, Trude Larsseen, Finn Staff, Kai Roger Bakken og Kari Opseth Forfall: Helsesport, skøyter, svømming, turn/lek, ski SAKER 1/17 Presentasjon av nytt styre Hans Jørgen Kvåle - leder Hanne Kvåle - nestleder Trude Larsen kasserer Kari Opseth - sekretær Finn Staff - styremedlem Pål Arne Sangnæs - styremedlem (fotball) Lise Wirstad Dynna - styremedlem (friidrett) Inger Marie Højfeldt - styremedlem (helsesport) Marianne Olsen - styremedlem (idrettsskolen) Ove Nordberg - styremedlem (kajakk) Thor Erik Gjefsen - styremedlem (ski) Bjørg Johansen - styremedlem (skøyter) Geir Sletmoen - styremedlem (svømming) Øyvind Kanten - styremedlem (trim) Per Anders Gjefsen - styremedlem (turn) Kai Roger Bakken - varamedlem 2/17 Regnskap fra friidrettsgruppa 2016 Saken må utsettes til neste hovedstyremøte 3/17 Godkjenne budsjett for turn/lekgruppa og skøyter Turn/lekgruppa settes til en pause (parkeres), da det ikke har lykkes å få tak i flere trenere. Tradisjonelt drives slike grupper av foreldregruppen. Gruppen settes på «vent» til det evt dukker opp noen som kan drive denne gruppen. AU tar tak i saken fra høsten av. Styret i gruppa blir sittende. Skøyter der mangler vi budsjett. Utsettes til neste hovedstyremøte.
4/17 Status økonomi Lånene fra undergruppene, som ble lånt inn til den nye kunstgressbanen, er tilbakebetalt. LAM midlene er ikke tilbakebetalt enda. Skøytegruppa trekkes innimellom (av ukjent årsak) for gebyrer tilhørende andre grupper i BIF. På årsmøte ble det vedtatt at hovedgruppa skal tilbakebetale disse utgiftene i 2016 til skøytegruppa. Moms er tilbakebetalt alle gruppene. Vedlikehold, vask av klubbhus er betalt ski og skøyter etter «gammel avtale». Heretter gjelder ny avtale. Gjenstående kommunale tilskudd til bane (2 mill) utbetalinger på kr 275000,. hvert år til 2023. Videre vil det komme leieinntekter for kunstgressbanen fra kommunen hvert år. Rutiner for 2017 regnskap føres hvert kvartal. Se rutiner for regnskapsføring i vedlegg 1 som skal leveres hvert kvartal. Trude varsler de som ikke husker det. Budsjettene skal etter hvert kunne legges inn regnskapene, slik at de blir enda nyttigere verktøy i hverdagen. Viktig at de med nye mandater får tilganger til konto, og at de som ikke lenger er aktuelle taes ut. Saken taes på neste hovedstyremøte. Sponsormidler fra Sparebank1 taes opp på neste møte og gruppene melder sine behov. 5/17 Status søknader og registreringer - LAM søknad sendt. - Brønnøysundregisteret avventer teknisk hjelp. - Andre søknadsmuligheter? har gruppene noen tanker om hva som det kan søkes på? Hans Jørgen skal ha møte med kommunen til uka om saken for å få en bedre oversikt. På generelt grunnlag er det fornuftig å informere hovedstyret/au om/når det søkes om midler slik at vi ikke konkurrerer innad med hverandre. Videre bør det tenkes muligheter for å arrangere ulike aktivitetsuker når det er skoleferier = inntektsmuligheter
6/17 Organisering av AU og undergrupper - Ansvarsoppgaver se vedlegg 2 - Bruk av hjemmesiden og sosiale medier. Hjemmesiden er vår hovedplattform. Hver gruppe bruker sin underside. Det er stadig endringer/oppdateringer på hjemmesiden. Ove jobber mye med denne siden og har god oversikt over denne siden. Spørsmål kan rettes til han. Sosiale medier kan brukes til å nå de aktive og foreldre- Lenker til artikler og dokumenter på hjemmesiden Til neste hovedstyremøte: Kan Ove i samarbeid med leder lage en liten brukermanual? 7/17 Sponsoravtaler Hovedsponsor er til reforhandling. Utbetaling til gruppene skjer etter hvor mye de profilerer hovedsponsoren. Klubbtøy Sparebank1, Bruakiosken, Lygnaseter, Glitre Skiltsponsorer Odd Hovi har hatt ansvaret til nå. Det ønsker han ikke å fortsette med. Se vedlegg 3 forslag til rutine Annonsebannermuligheter på hjemmesiden (kr 8400,-) saken taes på neste hovedstyremøte. 8/17 Status utbedring garderober og fotballkiosken i Granshallen Kiosken den gamle er revet. Kjøkkenet er bestilt. Gulvbelegget på kjøkkengulvet skal byttes. Malingsarbeidet skal det sees på. Garderober. Stille periode nå som gjør at arbeidene kan settes i gang. Pål Arne og Kai Roger samordner dette. 9/17 Status kommunale prosjekter - Utvikling av Størenslunden - Masseutskrifting på Rosendalsbanen - Andre lavterskelaktiviteter kanskje i samarbeid med skolene - Tilskuddsordninger i Gran kommune - Vigga - Søknadsfrister halleier
10/17 Samarbeid Brandbu og Omegn Handel og Næring Møte med Ole Vidar Lien 15/3 - Oppgjør 2016 Likt som Oktoberfestivalen 2015 x 2 arrangement? - 2017 Bil og motordagen Midtsommerfesten skal ikke arrangers? Oktoberfestivalen 11/17 Årsmøte Gran Idrettsråd 28.03.17, Vestre Gran Representanter BIF; Bjørn Ola Skavern Hilde Larssen Per Sønsteby Pål Arne Sangnæs Hans Jørgen Kvåle (for Thor Erik Gjefsen) Tormod Lysakermoen (for Per Halvars Aschim) Forslag fra BIF; Sikre halltilgang + se på fordelinger av de ulike hallene. Bomavgifter i fremtiden ved Interkommunalt samarbeid Bør det bygges en ny idrettshall? 12/17 Planlegge Brannøvelse Pål Arne organiserer dette neste hovedstyremøte 13/17 Rent idrettslag - Oppland idrettskrets oppfordrer alle idrettslag til å gjøre denne sertifiseringen, - www.rentidrettslag.no - 2 timer - Styret + trenere + utøvere 14/17 Eventuelt og innkomne saker - Purregebyr på medlemskontingent anbefales ikke innført, men heller før og etter beløp for betalingsfrist. Jobb heller aktivt inn i gruppene for å få inn denne avgiften. - E-postadresser -.@brandbuif.no kr 70 pr år for 20 e-post adresser. Vi kjøper. - Solvang skole gymsal er stengt flg datoer: 16.03., 28.03., 12.05. 26.05.
15/17 Neste møte 23.05.17 AU setter opp møteplan fremover for resten av møtene. Brandbu 14.03.17 Kari Opseth sekretær
Vedlegg 1 Gode regnskapsrutiner i BIF Gode regnskapsrutiner/god regnskapsskikk 1. Alle transaksjoner skal dokumenteres med bilag 2. Bilag sorteres etter dato og settes i perm; gjerne etter følgende inndeling : - Inntekter ( evnt. fakturaer og innbet fra bank) - Inngående fakturaer og bet.bilag - Kassebilag (småkvitteringer heftes på A4-ark) - Kontoutskrift fra bank 3. Attestering på alle bilag av leder i gruppa og en person til. 4. Ved kontantsalg/kasseoppgjør, skal det alltid være to som signerer på telleskjema/oppgjørsskjema 5. Hvis det kan være tvil om hva fakturaen gjelder, skriv på forklaring for hånd. Letter kontrollarbeid i etterkant. 6. Lever regnskapet til regnskapskontor innen frister som blir satt Lykke til
Vedlegg 2 Arbeidsoppgaver Leder, AU og gruppestyrer Vedlegg 3 Forslag til rutiner skiltsponsorer