Til Kontrollutvalget i Etnedal Møte: 05/ 2017 Sak: 11-13 /2017 MØTEBOK KONTROLLUTVALGET I ETNEDAL Møtested: Rådhuset i Etnedal, møterom Hafsen Møtedato: Tirsdag 18. september 2017 Møtetidspunkt: Kl. 09.00-12.00 Følgende deltok i møtet: Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Åge Sandsengen Toril Grønbrekk Kai Egil Bacher Reidar Schlytter - leder kontrollutvalget - nestleder kontrollutvalget - medlem kontrollutvalget - revisjonssjef Kommunerevisjonen IKS - ordfører - rådmann - kontrollutvalgssekretariat Fraværende: Godkjenning av innkalling: Enstemmig godkjent. Godkjenning av møtebok fra 18.04.17 og 28.08.17 /fellesmøte) Enstemmig godkjent Neste møte i kontrollutvalget. Neste møte er 06.12.17 Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 1
- Orienterings- og diskusjonssaker: Kontroll og tilsyn: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekter i.. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Møtet lukket under denne saken med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Behandling i møtet: Kontrollutvalget gikk igjennom Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 2016-2020, med forslag til temaer til neste møte: 1. Oversikt over saker i formannskap og kommunestyre (restanseliste) 2. Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Rådmann inviteres til å orientere om nevnte saker på neste møte. Enstemmig vedtatt. Orientering fra revisjonen. Orientering om hva som er regnskapsrevisors sitt fokusområde Saken utsatt Presseoppslag i Kommunal Rapport Leder viste til presseoppslag i Kommunal Rapport fredag 15.09.17 som vises til undersøkelse som ble sendt ut til alle rådmenn i hele landet med en del spørsmål om revisjon, kontrollutvalg og sekretariat. Rådmennene i Valdres og Hallingdal er mye mer kritiske til revisjonen enn rådmenn ellers i landet. Bare to av ti mener kommunen i stor grad har en tilfredsstillende revisjon, men 9 av 10 mener de i noen grad eller stor grad har tilfredsstillende revisjon. Behandling i møtet: Rådmann i Etnedal har uttalt seg i saken og har gitt uttrykk for at han er noe kritisk til revisjons behandling av en del saker. Kontrollutvalget sammen med ordfører og rådmann hadde en grei dialog vedr presseoppslaget og hvordan rådmann oppfatter saker som er tatt opp i Forvaltningsrevisjonsrapporter m.m. Det ble vist til en del eksempler på behandling av selskaps- og forvaltningsrapporter som illustrerte enkelte problemområder. Møtet konkluderte med at det er nødvendig med god dialog mellom partene for å oppklare misforståelser slik at sakene ikke blir gjenstand for diskusjon i media. Saken tas til etterretning. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 2
Brev til orientering: - 2017-057 NAK Branntilsyn Valdres Brevet tas til orientering. Sak 11/2017 Prinsippiell behandling av innhabillitetsspørsmål Dokumenter i saken: Møtebok fra k.utvalget 07. mars 2017 Sak under «Orientering og diskusjonssaker» Hovedutskrift fra kommunestyremøte i Etnedal 23.03.17 Saksopplysninger: Kjøp av Næringseiendom Kommunestyresak 017/17 Under behandlingen av saken i kommunestyret stilte Syver Thon spørsmål vedr habilitet til rådmann og andre som var involvert i saken. Kommunestyret vedtok at alle var habile i saken. Når det gjaldt spørsmål om saken var unntatt offentlighet under behandling i kommunestyret, opplyste ordfører at saken var åpen under kommunestyrebehandlingen. Utvalget drøftet habilitets/innhabilitetsspørsmålet på prinsipielt grunnlag, som egentlig ble vedtatt av kommunestyret, men ønsker likevel at spørsmålet i denne saken undersøkes litt videre. Sekretær innhenter dokumentasjon fra ordfører i kommunen på i hvilken grad habilitet/innhabilitetsspørsmål til rådmann og kommunestyrets medlemmer fra kirken er avklart med Fylkesmann i saken. Hvis saken ikke er tatt opp på prinsipielt grunnlag tidligere, tar sekretæren initiativ til å avklare dette med fylkesmann før neste møte. Saken drøftes videre på neste møte. Rådmannens orienteringer Kontrollutvalget, ny vurdering inhabilitet Rådmannen orienterte om referatet fra forrige kontrollutvalgsmøte i Etnedal 07.03.17. Dette referatet vil bli vedlagt som referatsak til neste kommunestyremøte. Rådmannen presiserte at han ikke hadde deltatt i orienterings- og diskusjonssak knyttet til «kjøp av næringseiendom, kommunestyresak 017/17», slik det framgår av referatet fra møtet. Rådmannen orienterte kommunestyret om vedtaket i denne saken; Sekretær innhenter dokumentasjon fra ordfører i kommunen på i hvilken grad habilitet/inhabilitetsspørsmål til rådmann og kommunestyrets medlemmer fra kirken er avklart med Fylkesmann i saken. Hvis saken ikke er tatt opp på prinsipielt grunnlag tidligere, tar sekretæren initiativ til å avklare dette med fylkesmann før neste møte. Saken drøftes videre på neste møte.» Det ble til dels kraftige reaksjoner i kommunestyret knyttet til kontrollutvalgets vedtak. Øyvind Rust, Petra Granström, Linda Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 3
Mæhlum Robøle, Marie Bjørnødgård, Tove G. Haugen Kristen Hagaseth og Toril Grønbrekk ba om ordet i orienteringen. Fellesnevneren er at det ble stilt spørsmål ved at kontrollutvalget velger å overprøve kommunestyrets skjønn i denne saken. Det ble presisert at kontrollutvalget ikke er en arena for omkamper av politiske vedtak, Habilitet avgjøres av kommunestyret selv. Dette er gjort i alle saker, senest i sak 017/17. Det ble i innleggene vist til tidligere dokumenter i saken, blant annet fra kommunerevisjonen og tidligere sak fra kontrollutvalget som ble behandlet av kommunestyret i sak 071/14. Rådmannen orienterte videre om at det i kontrollutvalgets møte ble gitt opplysninger om at rådmannen har et selskap sammen med Arild Tørhaug, ansatt i Oppland Bygg & Anlegg AS. Rådmannen presiserte at han ikke var kjent med om dette er grunnlaget for kontrollutvalgets vedtak, men rådmannen tilbakeviste opplysningene som var framkommet som feilaktig ryktespredning, og beklaget at det arbeides på en slik måte. Dette er ikke hensiktsmessig for vårt omdømme. Forslag til vedtak: Ingen. Vurderinger i møtet: Leder orienterte om bakgrunn for saken. Det må være rom for å drøfte spørsmål om habilitet m.m. og k.utv. har ikke overprøvd vedtak som er fattet i kommunestyret, men ønsket litt mer utfyllende opplysning om habillitetsspørsmålene. Prinsippielle spørsmål vedr habilitet avgjøres av kommunestyret og det er viktig at alle opplysninger som kommer fram ved vurderingen av habilitetsspørsmålet blir tatt med i møteprotokollen fra Kommunestyremøte i sin helhet. Kontrollutvalget vurderer saken om habilitetspørsmålet for avsluttet, med bakgrunn i dialog på dagens møte med ordfører og rådmann. Det er viktig at de som mener/ønsker å få vurdert sin habilitet i saker som skal opp til behandling, melder dette som sak til rådmann eller ordfører i god tid før møtet, slik at administrasjon kan avklare spørsmålet før behandlingen i kommunestyret. Alle faktaopplysningene som det folkevalgte organet fikk til habilitetsvurderingen, bør fremgå av møteprotokollen sammen med avstemmingen om habilitet (vedtaket). Sak 12/2017: Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdres Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. brannberedskap i Valdres med oversendelsesbrev Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 4
Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av 28.05.2017. Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør-Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Saken ble drøftet på fellesmøte 28.8.2017 som fattet følgende vedtak: Saka utsettes og tas opp i de enkelte kontrollutvalga. Forslag til vedtak Ingen Vurderinger i møtet Revisjonssjefen orienterte med bakgrunn i saksopplysningene i saken. Hovedfokus blir om kommunestyret har debattert brannberedskap i kommunen.. Kontrollutvalget bør vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting i kommunestyret som grunnlag for fremtidige prioriteringer, jf. saksutredningen punkt 1 og 2. Ordfører orienterte om at det er rådmann som har ansvaret for brannberedskapen og saken i detaljer har ikke blitt diskutert av politikerne i påvente av nytt brannvesen i Valdres. Det vil derfor være naturlig at saken stilles i bero fram til det kommer nye føringer fra Valdres Brannvesen. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 5
Rapporten sendes Kommunestyret til orientering, med anbefaling om at kommunestyret ber om en politisk sak på hvilket nivå brannberedskapen skal være på i Valdres, dvs. hvor ønsker man politisk at beredskapsnivået skal være fra deltidsbrannvesen uten vakt til heltidsbrannvesen herunder standarden på «første bil» i redningsstyrken. Dette er like aktuelt i dag som etter etableringen av interkommunalt brann og redningsselskap. Sak 13/2017: Forvaltningsrevisjonrapport IKT Valdres Dokumenter i saken Forvaltningsrevisjonsrapport IKT 2017-027 med oversendelsesbrev av 19.april 2017. Saksopplysninger Revisjonen har på oppdrag fra kontrollutvalgene i Valdres levert forvaltningsrevisjonsrapport datert 18. april 2017 på IKT Valdres. Formålet med kontrollen var å vurdere kostnadsnivå, helhetlig driftsog strategisk ansvar og kvalitetsmål. Det vises til rapportens hovedkonklusjoner på sidene 6, 11 og 13. Kostnadsmessig er nivået relativt likt mellom Valdres og Hallingdal. Revisjonen stiller spørsmål ved om de styrende dokumentene for IKT Valdres i tilstrekkelig grad definerer at selskapet har ansvar for kommunenes IKT-strategi, dvs. ansvar for: at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Dette fordi dokumentene ikke er klare på om selskapet har dette ansvaret eller ikke. Kommunenes IKT-kompetanse er samlet i IKT Valdres, og selskapet bør ikke kunne påberope seg at det ikke har ansvar for manglende IKT-tiltak. Det at selskapet tillegges strategiansvar frigjør ikke den enkelte kommunes ansvar for å velge gode IKT-løsninger. Kvalitetsmålene til selskapet har vært og er funksjonelle, samtidig som de er blitt videreutviklet underveis i dette prosjektet. Forslag til vedtak Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Behandling i møte Revisjonssjefen orienterte vedr forslag til vedtak. Rådmann som sitter som nestleder i rep.skapet og opplyste at organisasjonsstruktur har vært diskusjonstema over lang tid. Bl.annet har det vært vanskelig å finne grensesnitt på hvem som har ansvaret for å følge opp bl. annet at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester, og for riktig kvalitet og kostnadsnivå osv. Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 6
Hver enkelt kommune har bruker- og fagkompetanse. Ingen i kommunene har IKT kompetanse derfor er det viktig å få avklart grensesnittet, hvem tar ansvaret for at riktig teknologi tas i bruk. Vedtak Kontrollutvalget oversendes rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i IKT Valdres IKS påse at det i styringsdokumentene til selskapet klart fremgår at IKT Valdres IKS har ansvar for at riktig teknologi kan tas i bruk for å effektivisere tjenester og at IKT løsningene til enhver tid har riktig kvalitet og kostnadsnivå. Det presiseres at den enkelte kommunes ledelse samtidig har ansvar for at riktig teknologi tas i bruk for å effektivisere tjenester i kommunen. Etnedal, 18. september 2017 Reidar Schlytter Kontrollutvalgssekretariat Kopi sendt: postmottak, ordfører, rådmann og kommunerevisjon IKS. Møtebok godkjent: Etnedal, den 2017 Håvard Telstø Inger Anna Lysthaug Syver Thon Leder Håvard Telstø, tlf. 97979185 Side 7