Kvalitetssystemet ved UiS Stabs- og støtteenheters årsrapport for arbeidet med kvalitet 2008-2009
Innholdsfortegnelse 1 OM RAPPORTEN... 2 1.1 Hensikt... 2 1.2 Målgruppe og bruk av rapporten... 2 1.3 Hvordan rapporten er bygd opp... 2 2 ORGANISERINGEN AV ARBEIDET MED KVALITET... 3 3 ARBEIDET MED KVALITET I PERIODEN... 3 3.1 Studieprosesser... 3 3.2 Støttende prosesser... 4 4 STABS- OG STØTTEENHETENES TILTAKSPLAN 2009-2010... 5 4.1 Studieprosesser... 5 4.2 Støttende prosesser... 6 1 Om rapporten 1.1 Hensikt Rapportens hensikt er å gi en oversiktlig og kortfattet dokumentasjon av stabs- og støtteenhetenes arbeid med å sikre og utvikle kvaliteten i de administrative funksjonene, resultater av dette arbeidet, samt mål og plan for arbeidet i neste periode. 1.2 Målgruppe og bruk av rapporten Rapporten er laget for internt bruk i administrasjonen og for å aggregeres i universitetets årsrapport for kvalitet. 1.3 Hvordan rapporten er bygd opp Rapporteringen er organisert i tråd med de administrative enhetene inklusive universitetsbiblioteket. Hver administrativ enhet lager en rapport om kvalitetsarbeidet og resultatene i forhold til mål og tiltak i 2008/2009, samt en oversikt over mål og tiltak for 2009/2010. Denne rapporten er en felles rapport for de sentrale administrative enhetene og er aggregert fra rapportene fra: Avdeling for økonomi- og virksomhetsoppfølging Personalavdelingen Strategi- og kommunikasjonsavdelingen Utdanningsavdelingen Felles ressurssenter (FReS) Universitetsbiblioteket UiS Pluss 2
2 Organiseringen av arbeidet med kvalitet Stabs- og støtteenhetene har jevnlige fellesmøte der bl.a. ulike sider ved kvalitetssystemet og registrerte avvik tas opp. Utover dette organiserer de administrative enhetene sitt interne arbeid med kvalitet på ulike måter ut fra eget ansvars- og arbeidsområde og interne organisering. For utvikling og vedlikehold av systemet er etablert et kvalitetsforum i regi av Avdeling for økonomiog virksomhetsstyring. Dessuten gjennomføres en kvalitetskonferanse på våren og et årlig kvalitetsseminar i forbindelse med årsrapport hver høst. Det vises til den enkelte enhets rapport for nærmere konkretisering av organiseringen av kvalitetsarbeidet. 3 Arbeidet med kvalitet i perioden Stabs- og støtteenhetene er innbyrdes svært ulike mht betydning for studiekvaliteten. Mens FReS, EVU-enheten og UB har direkte relevans, vil de øvrige enhetenes arbeid være støttefunksjoner for ledelsen og de utførende enhetene. På den måten vil kvaliteten i deres arbeid ha indirekte innflytelse på studiekvaliteten ved at fakultet og støtteavdelinger er avhengig av god administrativ støtte for å kunne yte god studiekvalitet. Det er på denne bakgrunn at alle stabs- og støtteenheter er definert som egne kvalitetsenheter, med egne kvalitetsmål og vurdering av oppnådde resultater. Enhetene har ulike ansvarsområder og arbeidet med rapporten gjennom perioden er også ulikt organisert, men med noen felles treffpunkter og arbeidsseminar gjennom perioden. I arbeidet med å heve kvaliteten i det administrative støttefunksjonene har noen fokusområder vært felles for flere av enhetene i perioden: - Bedre service for studentene på campus - Bedre tilgjengelighet på informasjon og forvaltningsverktøy - Større robusthet i forvaltningen - Bedre styringsverktøy og styringsinformasjon - Økt internasjonalisering En overordnet målsetting for de sentrale enhetene, var gjennomgang og eventuelt revisjon av organiseringen av arbeidet med kvalitet ettersom det arbeidet synes fragmentert og tildelts ganske ulike fra enhet til enhet. Hver enhet har satt opp detaljerte mål og tiltak for 2008/2009 og evaluert egen virksomhet i lys av disse i sine egne rapporter. I denne aggregerte rapporten for de sentrale enhetene, er de kvalitetsmål som har størst betydning for institusjonen som helhet, trukket fram. Det vises derfor til de underliggende rapporter for mer utfyllende informasjon. 3.1 Studieprosesser Som en oppfølging av OU-prosessen som ble satt i gang i 2007, ble det planlagt konkrete tiltak for å bedre studentservicen på campus. To av tiltakene var å etablere et læringsstøttesenter og et servicekontor for studenter. Begge disse er nå på plass og det arbeides videre med synliggjøring og konsolidering av tilbudene. 3
Et viktig mål for perioden var å øke rekrutteringen til studiene tross fallende årskull. Antallet primærsøkere gikk opp med 7,6 % ved årets opptak, og særlig gledelig er oppgangen i søkning av utenlandske studenter på hele 78 %. En betydelig andel av utenlandsstudentene er på mastergradsnivå, og vi regner med at dette delvis skyldes det arbeidet som er lagt ned i engelskspråklige brosjyrer og nettsider samt arbeidet med bilaterale avtaler. UiS er ikke fornøyd med omfanget av antallet utreisende studenter. Målsettingen om å øke UiS andel av landets utdanningssøkende ble heller ikke nådd trass økt innsats rettet mot ungdom utenfor landsdelen. Som en del av krisepakken ble det gitt 30 mill til utbedring av UiS-byggene. Det ga anledning til en stor innsats for å oppgradere og tilpasse byggene til dagens virksomhet. Blant de tiltakene som ble prioritert i den sammenheng, var bedre universell utforming og bedre tilbudet for internasjonale studenter. Det er utarbeidet en læringsmiljøhåndbok til bruk for studenter og undervisningspersonell. For å bedre gjennomstrømmingen var det et mål for perioden arbeide systematisk med å identifisere årsakene til frafall fra studieprogrammene. Hensikten var å utarbeide en mal for gjennomføring og analyse av slike undersøkelser. Arbeidet er påbegynt men ikke gjennomført. Årsaken er igangsetting av prosjektet Balansert omstilling for utvikling som ble etablert i perioden og som har krevd betydelig oppmerksomhet og arbeidsinnsats fra økonomiavdelingen mht analyse. Prosjektet har delvis bakgrunn i den økonomiske situasjonen UiS er i, men også i handlingsplanen for kvalitet for 2008-2009, der et av målene var å framskaffe en klarere forståelse av forholdet mellom innsatsfaktorer vs resultater i virksomheten. I tiltaksplanen for perioden var det også satt opp et mål om å utarbeide en handlingsplan for undervisning for hele universitetet. Saken er under arbeid, men ikke avsluttet. 3.2 Støttende prosesser Arbeidsmiljø har stått høyt oppe på dagsorden til UiS høsten 2008 og våren 2009. I tillegg til de ordinære HMS-prosedyrene, ble det planlagt og gjennomført en arbeidsmiljøundersøkelse som omfattet alle ansatte. De fleste oppga at de var overveiende positive i sin vurdering av UiS som arbeidssted og som arbeidsgiver, men det kom fram urovekkende tall om trakassering. Personalavdelingen har vært den interne koordinator for undersøkelsen, lagt planer og prosedyrer for den videre prosessen samt stått for intern opplæring av ledere på dette området. Av andre tiltak som var planlagt gjennomført i perioden i de enkelte stabsenheter kan nevnes: - Behovet for å skriftliggjøre interne prosesser og rutiner har vokst i takt med institusjonen og med økt grad av delegasjon, samt at behovet for innsikt hos ansatte og studenter blir enda tydeligere når det åpnes nye mulighetene for medvirkning. UiS har allerede mange av sine regler og rutinebeskrivelser på nettet, og oppdatering av disse er en kontinuerlig prosess. Nye håndbøker er lagd i perioden (noen er allerede lagt ut på nettet): o Ny håndbok og nettsted for forskerutdanningen o Nye retningslinjer, rutiner og skjema for overtid o Retningslinjer og rutiner for lønn o Økonomihåndbok med nødvendige rutiner og sjekklister er under arbeid, men ikke ferdigstilt etter planen o Nye rutiner for oppstart, gjennomføring og sluttarbeid ved EVU-enheten o Nye håndbøker for en rekke råd og utvalg 4
- Ønsket om å øke studenters og ansattes medvirkning har ført til økt behov for å informere om de beslutningsgrunnlag og de beslutninger som fattes i organisasjonen. Innkallinger, referat og vedtak i ulike organer og funksjoner ble i perioden lagt ut på intranettet. Kvaliteten i styrets innkallinger/saksframlegg på nettet har ikke vært god nok, men funksjonaliteten bli ved utgangen av vårsemesteret betydelig forbedret. - Nye funksjonaliteter på nettet har gitt et bedre debattforum, ny aktivitetskalender og nye innholdsmaler. UiS.no kom også i 2008 høyt på listen over beste offentlige nettsted i Norge. - Et system for risikovurdering av nye tiltak ble vedtatt våren 2008 og tatt i bruk i 2008/2009 bl.a. for vurdering av risiko ved igangsetting av nye studietilbud. Det arbeides med å implementere systemet som en naturlig del i planleggingen på alle nivå i organisasjonen. Fra og med 2009 skal alle nye tiltak være risikovurdert før vedtak om igangsetting. I de sentrale støtteenhetene Felles ressurssenters og Forskningsbibliotekets rapporter formidles en stigende bekymring for at kvaliteten er i ferd med å synke på grunn av manglende økonomi. Således rapporteres både om mangelfullt renhold, en IT-sikkerhet som burde hatt et høyere nivå og et bibliotek som har et lågere servicenivå til brukerne enn tidligere. Det siste gjelder særlig bok- og tidsskriftsamlingen/tilgangen. 4 Stabs- og støtteenhetenes tiltaksplan 2009-2010 Hver enhet har detaljerte mål i sine tiltaksplaner for kommende periode. I denne aggregerte rapporten for de sentrale enheter, er bare de kvalitetsmål som har størst betydning for institusjonen som helhet trukket fram. Det vises derfor til de underliggende rapporter for mer utfyllende informasjon. 4.1 Studieprosesser En av de viktigste faktorene som påvirker studiekvaliteten, er de ressursene som står til rådighet til å drive undervisning og faglig utviklingsarbeid. Ett av de viktigste målene er derfor også i neste periode å sikre finansieringen av planlagt virksomhet i UiS strategi og i fakultetenes handlingsplaner. Et av de sentrale mål i denne sammenheng er å drive aktivt informasjonsarbeid overfor beslutningstakere og å ha oppdatert presentasjonsmateriale med UiS argumentasjon. Samtidig er det påbegynt et større prosjekt, Balansert omstilling for utvikling, våren 2009 og dette vil vare fram til 2012. Målsetting er å øke kvaliteten i virksomheten ved hjelp av større grad av konsentrasjon, samordning og samarbeid. Alle stabs- og støtteenheter deltar i arbeidet både for å bistå fakultetene med styringsdata samt administrativ hjelp i vanskelige beslutninger og prosesser og for å se på mulige effektiviseringstiltak i egen enhet. Av andre studierelaterte kvalitetstiltak er å: - Utarbeide handlingsplan for undervisning ved UiS (overført fra 08/09) - Øke antall utdanningssøkere gjennom aktiv rekruttering og oppnå en større markedsandel i Samordna opptak. Aktuelle tiltak er å øke antallet studentambassadører, gjennomføre nye studentundersøkelse, evaluere tidligere tiltak - Øke antallet utenlandske og utreisende studenter, - Vurdere organiseringen av internasjonalisering mht å høyne kvaliteten 5
- Øke antallet kurstilbud og gjennomførte kurs ved UiS Pluss - Konsolidere og markedsføre Læringsstøttesenteret og Servicesenter for studentene - Videre arbeid med universell utforming 4.2 Støttende prosesser 4.2.1 Profesjonalisering av administrative funksjoner Arbeidet med profesjonaliseringen og forbedring av de administrative tjeneste fortsetter. Planlagte tiltak for neste periode er: - Skriftliggjøring av rutinene skal videreføres o Regelsamling på studieområdet lages og publiseres - overført fra 08/09 o prosedyrer for internasjonal rekruttering av ansatte lages - overført fra 08/09 o økonomihåndbok ferdigstilles og distribueres overført fra 08/09 - Eksisterende systemer forbedres o balansert målstyring gjennomgås og forenkles o kvalitetssystemet vurderes i lys av NOKUT-evaluering o risikovurdering skal legges til grunn for alle planer og nye tiltak - Nye systemer etableres o nytt innkjøpssystem implementeres fullt ut o To nye moduler i SAP (lønns- og personalsystem) innføres: e-recruting (alle ledd i rekrutteringsprosessen i e-format) og ESS (Employee Self Service) - Organisatoriske tiltak: o For å synliggjøre student- og forskningsaktivitet bedre, plasseres kommunikasjonsrådgivere halve arbeidstiden ved HF og SV (TN har egen kommunikasjonsressurs) 4.2.2 Oppfølging av kvalitetsreformen Kvalitetssystemet ble evaluert av NOKUT våren 2009 og fikk overveiende gode tilbakemeldinger på oppbygging og gjennomføring. På bakgrunn av NOKUTs kommentarer, vil arbeidsgruppen for kvalitetssystemet vurdere forenklinger og forbedringer. Flere enheter ved UiS gir uttrykk for at systemet er krevende og at det tar uforholdsmessig store ressurser. Som det ble påpekt i rapporten fra 07/08 er rapportene fra de felles enhetene innbyrdes fragmenterte. Det er et mål for kommende periode å revidere stabs- og støtteenheter kvalitetsarbeid for å finne mer hensiktsmessige organisering av arbeidet. Tiltaket er overført fra forrige periode. 6