SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Ole Folland Arkiv: 614 Arkivsaksnr-doknr: 11/258-3 Utbygging Tanem oppvekstsenter Rådmannens innstilling 1 Utbygging av Tanem oppvekstsenter legges ut på anbud i tråd med rådmannens vurdering og innstilling, og innenfor rammen av vedtatt budsjett for tiltaket a) Tilbygg undervisningsdel med garderober, toalettanlegg og grupperom, samt utvidelse av sokkeletasje for tekniske installasjoner (645 m2 BTA) b) Ombygging av eksisterende SFO-base (85m2 BTA) c) Påbygging lærerarbeidsplasser/møterom (61 m2 BTA) 2 Arkitektene VIS A-VIS engasjeres til å bistå Klæbu kommune med: a Utarbeiding av søknad om rammetillatelse b Utarbeiding av tegninger og beskrivelser for totalentreprise c Evaluering og innstilling på valg av totalentrepenør 3 Utvidelse av gymsal avventes, og tas med i de forestående utredningene knyttet til flere hallflater/bygging av ny idrettshall SAKSUTREDNING Vedlegg Prosjektskisser (1 5) Enkel beskrivelse av skisseprosjekt for utvidelse av Tanem skole i Klæbu kommune Tanem skole honorar ARK Saksopplysninger Kommunestyret har vedtatt utvidelse av Tanem oppvekstsenter med gjennomføring i 2012 Utbyggingskostnadene er budsjettert til 20 mill kroner Utbyggingen finansieres ved bruk av regjeringens ordning med rentefrie lån til skoleformål Det er avsatt 1,5 mill kroner i 2011 til prosjektering av skole Dette gjelder både ny barneskole og utvidelse av Tanem oppvekstsenter Kommunestyrets vedtak om bevilgninger til forprosjekt og byggeprosjekt gir grunnlag for at igangsetting av forprosjektering og byggeprosjekt kan iverksettes Jfrøkonomireglement pkt 83 om forhold til kommunens plansystem Bevilgning til forprosjekt skal være inntatt i årsbudsjett før planlegging igangsettes Rådmannen oppnevnte en plankomite til å forprosjektere tiltaket og utarbeide et anbudsgrunnlag Medlemmene i komiteen er:
Enhetsleder Svein Rodø Enhetsleder Anne Furseth Representant for de ansatte Anita Hovde Nilsen Kirsti Tømmervold (politisk valgt) Johan Ludvik Borgen representant for kommunalt råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne Kommunalsjef Ole Folland (leder) I tillegg er det en referansegruppe sammensatt av personer blant skolens ansatte, tillitsvalgte, verneombud og elever/foresatte Gruppen ledes av enhetsleder Anne Furseth Mandat til plankomiteen - utarbeide forslag til utbygging av skole innenfor gitt økonomiske ramme - se på mulighetene for at utbygging også inkluderer en økning av antall barn i barnehagen - ivareta allerede påkomne investeringsbehov - orientere formannskapet som planutvalg jevnlig om framdriften i prosjektet Det har vært avholdt 5 møter i plankomiteen og et antall møter i hele referansegruppa eller deler av denne, avhengig av hva som skal tas opp I tillegg er det avholdt et fellesmøte hvor medlemmer i begge gruppene hadde anledning til å være til stede Formannskapet har fått seg forelagt saken i 3 møter 2712011, 1722011 og 3062011 I møte den 30062011 orienterte rådmannen formannskapet ut fra en foreløpig skisse Plankomiteens arbeid kan deles inn i 4 faser: 1 Behovsvurdering 2 Innhenting av arkitektbistand 3 Utarbeiding av prosjektskisser i samarbeid med arkitekt 4 Videre arbeid fra skisseprosjekt til anbudsutsendelse og påfølgende evaluering Behovsvurdering Etter en gjennomgang i referansegruppa og påfølgende diskusjon i plankomiteen, skisseres fire hovedområder: 1 Tilbygg av fire nye klasserom med tilstøtende grupperom og garderober 2 Utvidelse av gymsal 3 Utvidelse av arbeids-/møterom for personalet 4 Utvidelse/ombygging av SFO I tillegg berøres flytting av ballbinge, nytt utløp bekk og parkeringsmuligheter Ellers legges det føringer på at skolens rom og utforming må være tilrettelagt for nye arbeidsformer og metoder som tilfredsstiller utforminger i forhold til kunnskapsløftets krav Samtidig må bygget være utformet slik at den kan ivareta godt innarbeidede og gode arbeidsmåter Klasserom/areal må ha fleksible løsninger I dette ligger muligheter for å kunne lukke/åpne mellom rom, glass i dører/vegger med muligheter for innsyn, grupperom for enkeltelever/grupper og rom for samlinger på flere trinn/klasser Det må tas høyde for universell utforming I tillegg må personalrom og kontorer være samlet, ikke fordelt på flere bygg
Innhenting av arkitektbistand Med utgangspunkt i utbyggings- og ombyggingsbehovene bisto Faveo prosjektledelse AS Klæbu kommune i anbudsrunden knyttet til arkitektfaglig bistand Ved fristens utløp hadde det meldt seg en anbyder - Arkitektene VIS A VIS Dette firmaet fikk oppdraget I første omgang med å utarbeide et skisseprosjekt som framlegges formannskapet til godkjenning Utarbeidelse av skisseprosjektet Arkitektene VIS A VIS har i nært samarbeid med plankomiteen og referansegruppa arbeidet for å finne gode løsninger på de utbyggingsbehov som tidligere er skissert I møte mellom VIS A-VIS og Klæbu kommune den 29 august 2011 konkluderes med at skisseprosjektet avsluttes og legges fram for plankomiteen den 30 august for endelig gjennomgang I vedlagt beskrivelsen av skisseprosjektet fra arkitektene VIS A VIS oppsummeres: 1 Tilbygg undervisningsdel med garderober, toalettanlegg og grupperom, samt utvidelse av sokkeletasje 645 m2 BTA 2 Ombygging av eksisterende SFO base 85 m2 BTA 3 Påbygg antall lærerarbeidsplasser 61 m2 BTA 4 Eventuell utvidelse av gymsal med tilbehørene garderobe- og dusjanlegg 320 m2 BTA Det er også vist til at arkitektonisk bygger det visuelle uttrykket videre på den eksisterende bygningsmasses form og dimensjoner, der nye takflater blir en forlengelse av de gamle Og dagens bruk av materialer, farger og vindusbånd i fasadene videreføres på et overordnet nivå En spesiell utfordring i perioden med skisseprosjektet har vært utbyggingen av gymsalen Dette av tre grunner: totalkostnadene vil overstige den økonomiske ramme som er stilt til disposisjon liten økning av gulvarealet i forhold til kostnadene den estetiske utformingen av bygget blir negativt endret I arkitektens beskrivelse står: Når det gjelder utvidelse av gymsalen er dette mer komplisert og medfører store inngrep i eksisterende takkonstruksjoner og hovedbæresystemet Det samme gjelder utvidelse av tilhørende gymgarderober og dusjanlegg Det anbefales at utvidelse av gymsal avventes med tanke på eventuelle alternative løsninger I skriv fra referansegruppa om konsekvensene av ikke å gjennomføre en utvidelse av gymsalen, nevnes at klasser som teller mer enn 24 elever må deles for å kunne gjennomføre undervisningen i gym-faget Dette fører til ekstra timebruk Dessuten påpekes det at ulike typer arrangement må deles opp både av plassmangel og brannforskriftsmessige grunner Videre arbeid fra skisseprosjekt til anbudsutsendelse og påfølgende evaluering Plankomiteen er oppnevnt til å forprosjektere tiltaket og utarbeide et anbudsgrunnlag (jfr Fms 6/11 den 2712011)
I møte mellom arkitektene VIS- A VIS og Klæbu kommune den 29 august hvor framdrift fra skisseprosjekt til anbudsutsendelse var tema, og hvor tilbud om behov for bistand ble diskutert, kom arkitektene Vis A Vis med tilbud om følgende ytelser: Utarbeiding av søknad om rammetillatelse Utarbeiding av tegninger og beskrivelse for totalentreprise Evaluering og innstilling på valg av totalentrepenør Øvrige rådgivningstjeneste innenfor brann, ventilasjon elektrisitet med mer, bestilles på timebasis og i nødvendig omfang Til orientering kan nevnes at partene har en felles forståelse av at dette er et høyst ordinært utbyggingsprosjekt er innenfor kategorien greit og høyst ordinært utbyggingsprosjekt Vurdering Sett i forhold til plankomiteens mandat konkluderte plankomiteen tidlig med at en utbygging som medførte økte barnehageplasser, ville omfatte en for stor del av tildelt økonomisk ramme og også bli for snevert med tanke på det store behovet for nye barnehageplasser i Tanemsområdet Komiteen er tydelig på at det må jobbes for å bygge en ny barnehage i området Plankomiteen konkluderer med at det vedlagte opplegget for tilbygget til undervisningsdel, ombygging av SFO og påbygget nordøst for å øke antall lærarbeidsplasser/møterom gjennomføres Utvidelse og ombygging av gymsal avventes, og ses i sammenheng med den eller de utredninger som skal iverksettes i forbindelse med behovet for flere hallflater/hallutbygging i kommunen Det prosjektet som plankomiteen legger fram er vurdert til å være innenfor vedtatte prosjektramme Det tas forbehold om at kostnadene ved flytting av ballbinge og omlegging av bekk er innenfor prosjektets kostnadsramme Ut fra den kjennskap arkitekten allerede har til prosjektet ser rådmannen det som gunstig, effektiviserende og økonomisk besparende at VIS A VIS engasjeres videre i arbeidet med å legge fram et anbudsgrunnlag og å evaluere innstilling på valg av totalentrepenør Plankomiteen og referansegruppa vil følge prosjektet til anbudsdokumentene er ferdige I møte med arkitektfirmaet kom vi fram til at en framdriftsplan vil kunne bli slik: Arbeid med anbudsgrunnlaget til første del av oktober 2011 Utbyggingen legges ut på anbud i midten av oktober 2011 Frist for innsendelse av anbud i slutten av november 2011 Politisk behandling i desember 2011 Byggestart om praktisk mulig i januar/februar 2012 Økonomiske og administrative konsekvenser
Som tidligere nevnt, er det satt av 1,5 mill kroner til prosjektering av skole Dette gjelder både ny skole og utbygging av Tanem oppvekstsenter Skisseprosjektet tilknyttet Tanem oppvekstsenter har kostet 80 000 kroner eks moms Tilbudet VIS A VIS har oversendt når det gjelder videre arbeid fra skisseprosjektet til vurdering av totalantrepenør, er på 135 000 kroner eks moms I tillegg kommer kjøp av rådgivingstjenester på timebasis Selve byggekostnadene er så langt stipulert til å være innenfor vedtatte budsjett på 20 mill kroner De interne økonomiske og administrative konsekvenser i perioden fram til anbudsutleggelse vil ha betydning når det gjelder å legge til rette for og planlegge endret trase for bekk, flytting av ballbinge og fra Klæbu kommunes side også bistå arkitekter og rådgivere i bygningstekniske spørsmål I neste fase når totalentrepenør er valgt og byggeperioden starter, vil kommunen måtte ta stilling til valg av byggherrerepresentant og innretningen på hvordan prosjektet skal følges opp fra kommunens side