1 av 5 Det humanistiske fakultet Møtereferat Til stede: Dekanus Kathrine Skretting, prodekanus Annlaug Bjørsnøs, prodekanus Bjørn Myskja (forlot møtet under sak 65/2011), instituttlederne Asbjørn Dyrendal, Bengt Molander (nestleder), Staffan Wahlgren, Anne Marit Myrstad, Ingvald Sivertsen, Trine Knutsen, John Brumo, Jacques Koreman, Margrethe Aune. For studentene møtte Jørgen Johan Jenssen og Marianne Årvik Fra administrasjonen møtte fakultetsdirektør Ivar Østerlie og seniorrådgiver Unni Rohnes Forfall: Kopi til: Gjelder: Instituttledermøte 06.09.2011 Møtetid: 12.15-15.00 Møtested: Møterom 7, bygg 2, nivå 5, Dragvoll Signatur: Sak HFL 64/2011 ORIENTERINGSSAKER Prodekanus Bjørn Myskja orienterte om utlysning av stipendiatstillinger 2012 som trolig vil skje innen 15.10. Normalordningen er nå tilsetting i tre år, 4-årig tilsetting, dvs med arbeidsplikt, vil kun skje i de tilfelle hvor instituttene har spesifikke behov og de som blir ansatt har den kompetansen det er behov for. Prosessen vil bli som i fjor, etter at søknadsfristen er over vil PhD-lederne foreslår komiteer, og instituttlederne får anledning til å kommentere disse forslagene. Komiteene legger fram sine innstillinger som også kan kommenteres av instituttlederne. Deretter gjennomføres intervjuer med de innstilte, og det fattes beslutning. Strategiske hensyn trekkes inn i prioriteringen om nødvendig. Sak HFL65/2011 PBO-PROSESSEN 2012 ARBEIDET MED LANGTIDSBUDSJETTET 2012 2015, BUDSJETTSITUASJONEN 2012 Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Bygg 2, nivå 5 + 47 73 59 65 95 Unni Rohnes hf-fak@hf.ntnu.no Dragvoll Telefaks http://www.hf.ntnu.no 7049 Trondheim + 47 73 59 10 30 Tlf: + 47 73596659 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 Notatet som ble lagt fram var et forarbeid til et notat til fakultetsstyret som fatter vedtak når det gjelder fakultetets langtidsbudsjett. Dekanus tok utgangspunkt i prosessen rundt studieprogramporteføljen, og konstaterte at ut fra instituttenes tilbakemeldinger pr 15.06. vedr omfanget av aktiviteten på studieområdet 2012-2013, kun vil bli små innsparinger i 2012. Unntaket er mastertilbudet i kunstkritikk som vil bli islagt høsten 2012, dvs at det ikke vil bli foretatt opptak av studenter. Arbeidet med å utrede sammenslåing av m.phil-tilbudet i engelsk og m.phil-tilbudet i lingvistikk vil videreføres. Imidlertid vil nå omfanget av og strukturen i framtidenes studieprogramportefølje komme på agendaen for alvor, første punkt på programmet er styringsdialogene mellom fakultetsledelsen og instituttenes ledelse i begynnelsen av oktober. De endringene som vil bli vedtatt vil få økonomiske konsekvenser fra 2013. Utgangspunktet for arbeidet med studieprogramporteføljen vil være: - porteføljen er for stor sett i forhold til fakultetenes økonomiske ramme. Ressursgrunnlaget, dvs studenttallet har sunket de senere år, og dermed synker resultatbevilgningen. Vi kan spare inn en del småsummer, men det er programporteføljen som genererer de større behovene for midler, og den må derfor spissen og konsentreres. Å islegge stillinger automatisk etter hvert som ansatte slutter vil gi innsparing, men gir ikke strategisk styring av studieprogramporteføljen, og det må fakultetet ha - fakultetet vil prioritere lærerutdanningen - instituttene har mottatt en bestilling til styringsdialogene i form av en del kritiske spørsmål som skal besvares/diskuteres i dialogmøtet - de ansatte er ansatt ved sine institutter på bestemte fagfelt, men ikke med ansvar for bestemte emner, dette vil ligge til grunn når mulige omdisponeringer av ansatte, som følge av ny programstruktur blir vurdert, i tillegg til andre momenter som kvalitet og studentrekruttering. Når det gjelder den generelle innsparingen vi er nødt for å gjøre i 2012, vil dette bli diskutert med instituttene i styringsdialogen. Det kan være fristende å sitte stille i båten, men det vil bli stilt krav til alle ut fra noen felles prinsipper. Fakultetsledelsen vil se etter innsparingsmuligheter, å foreta mekaniske kutt i forhold til størrelsen på budsjettbehovet for det enkelte institutt er ikke aktuelt. Fakultetsdirektøren minnet om at regnskapsresultatet i år får konsekvenser for de disponible budsjettrammene neste år, det tilsier stram budsjettdisiplin resten av året!
3 av 5 Fra diskusjonen: - det er vanskelig for instituttene å diskutere langtidsbudsjettet generelt, det må bringes ned på det enkelte instituttnivå før lederne kan vurdere muligheter og konsekvenser - hva med å fokusere på å øke inntektene; i hvilken grad er økning av den eksternfinansierte virksomheten mulig? Kanskje ikke for alle instituttene? Det er også en realitet at fakultetet må betale egenandeler i forbindelse med en del av de prosjektene vi får inn. Fakultetet har så langt få rene oppdragsprosjekter hvor alle kostnader skal være dekket. - etter- og videreutdanning kan gi noe inntekt - forholdet mellom ansvar for virksomheten for det enkelte institutt og for kollektivet kan oppleves som vanskelig for instituttlederne. Hva er solidaritet i slike tilfelle, hvem skal man være solidarisk mot? Instituttene er som små bedrifter i konkurranse med hverandre, fakultetet må styre og sette krav i en slik situasjon som vi er inne i nå - også fellesutgiftene på fakultetsnivå skal gjennomgås med tanke på innsparing. Det ligger et lite strategisk handlingsrom på fakultetet f eks i form av forskningsmidler, stipendiatstillinger etc, men strategiske midler er på alle nivå en type ugifter til inntekts ervervelse.. Forskningsfri skal spares for nedskjæring i denne omgang. - instituttene vil fremdeles få et lite handlingsrom i og med at både restmidler og underskudd ved slutten av året overføres til neste år - konkrete innsparingstiltak; NTNU benytter mange lokaler på byen, er det nødvendig å bruke penger på dette når vi har lokaler selv? Bevilgninger til leie av lokaler til konferanser og lignende ligger gjerne i prosjektbevilgningene og i tillegg er det trangt på NTNU, vanskelig å skaffe møtelokaler f eks. Likevel bør NTNU være oppmerksom på at det er dyrt å leie lokaler på byen - det må fastsettes klare regler for budsjettarbeidet 2012. Oppfølgingen av regnskapet vil også bli tettere i året som kommer - det ble stilt en del konkrete spørsmål til hva man f eks tjener/taper dersom man tar opp en masterstudent mer eller mindre, fordeling av basisbevilgning, om effekten av internhusleieordningen, finansiering av lærerutdanningen etc. Disse spørsmålene vil bli besvart så langt det er mulig gjennom høstens budsjettbehandling.
4 av 5 Dekanus oppsummerte diskusjonen med å understreke at når det gjelder fordelingen for 2012 må vi finne mellomveier/mellomløsninger mellom å la strukturen i IFM virke fullt ut og det å skulle beholde alt som før og smøre bevilgningen tynnere og tynnere utover. Ingen av instituttene driver dårlig, og overordnet sett har vi noen lunde økonomisk kontroll, men klart færre midler enn det samlede behovet beløper seg til. Vi har prøvd oss på å øke rekrutteringen, men vi synes å ha stabilisert oss på et lavere studenttall enn vi en gang hadde. Nå har teknologiske fag et løft, og det er en internasjonal trend at humaniora sliter med lave studenttall. Studentene, i alle fall mange av dem, sikter seg inn på utdanninger som gir arbeid. Ungdomskullene synker framover det er nødvendig for fakultetet å foreta en viss omstilling av virksomheten. HFL 66/2011 ORIENTERING OM NTNUS BEREDSKAPSPLAN Varslingsliste ved kriser/alvorlige avvik samt pkt 2.1 og 2.2. i sentral beredskapsplan for NTNU ble levert ut i møtet. Fakultetsdirektøren gikk gjennom de overordnede prinsippene for ansvars- og oppgavefordeling i det løpende beredskapsarbeidet, og henviste til tabell 2-1 som gir eksempler på kriser/alvorlige hendelser. Beredskapsplanen for NTNU ligger på Innsida, og kontorsjefene må sette seg nøye inn i denne planen. Alvorlige hendelser som har inntruffet har vist at denne planen fungerer! Fra diskusjonen. - mange mottar trusler på nett, her må man vurdere selv når man vil ta kontakt med politiet. - ekskursjoner, i slike tilfelle lages risikovurdering og det oppnevnes ansvarlig person på instituttet - linjeforeningsturer ligger i grenseland; her vil det vel være en viss forskjell mellom sosiale turer og studieturer med faglig innhold. Det er i alle tilfelle viktig å melde fra på instituttet om turer hvor studenter er involvert. - de ansatte som reiser bør registrere reisemål og varighet på instituttet det er instituttet som får spørsmål dersom det skulle skje en katastrofe nært elle fjernt. Skjema vedr forflytting av arbeidssted kan benyttes til slik registrering. (NB! Husk at faglig reise ikke gir automatisk forsikring, tips: bruk Diners og dersom 50 % av reisekostnadene belastes der, er du forsikret).
5 av 5 HFL 67/2011 YMSE Spørsmål om perspektivemner: Hva skal et perspektivemne være? Et perspektivemne skal i prinsippet være noe spesielt, det skal gi et faglig perspektiv ut over studieprogrammets hovedprofil. For hvert studieprogram med tilhørende studieretninger er det vedtatt hvilke perspektivemner som studentene kan velge inn i sin utdanningsplan. Studenter søker imidlertid om fritak fra denne bestemmelsen, de ønsker å bruke et annet emne som de kanskje har fra før og som ikke er opplistet som vedtatt for studieprogrammet det dreier seg om. I hvilken grad kan/bør instituttene innfri slike søknader? Dersom man er liberal her, vil snart valgemne = perspektivemne! Pr i dag velger noen studenter de forhåndgodkjente og noen søker i ettertid om å få godkjent andre emner. Fra diskusjonen: - perspektivemner bør gi et tverrfaglig perspektiv, men er dagens ordning med lange opplistinger av mulige emner formålstjenlig, er alle alternativene på lista relevante? - fakultetet har tapt kampen om perspektivemnet, og vi har nå fått K-emner istedenfor. Policyen knyttet til perspektivemne vil bli aktualisert i og med gjennomgangen av studieprogramporteføljen på fakultetet - programstrukturen slik den nå ligger medfører at vi i alt har 68 emner godkjent som perspektivemne, det har neppe vært gode prinsipielle diskusjoner i alle programrådene om dette utvalget - vi bør være konsekvente og følge de vedtak som er gjort, blant annet på grunnlag av den arbeidsmengden som alle søknader om fritak utløser. Perspektivemnene bør være relevante, og vi bør være konsekvente, dvs unngå fritak, når vi først har valgt ut de emnene som har størst relevans - perspektivemne har vært inntektskilder på HF, i litt ulik grad. Dekanus oppsummerte: - instituttene avgjør selv, foreløpig - prinsippene kommer opp til ny diskusjon i instituttledermøtet. Studieseksjonen på fakultetet forbereder saken i form av et notat til møtet.