Rapport om forvaltningskontroll Kommunene Lurøy og Træna Kontrollert ordning Produksjonstilskudd i jordbruket STATENS HUS fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: www.fylkesmannen.no/nordland Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: Telefaks: 75 52 09 77
Rapport om forvaltningskontroll Kontrollerte kommuner : Lurøy kommune og Træna kommune Dato rapport : 25.10.2014 Kontroll avholdt dato : 14.10.2014 Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er) : Produksjonstilskudd Saksnummer ephorte : 2014/6250 1. Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i kommunene Lurøy og Træna den 14. oktober 2014. Tema for kontrollen var kommunenes forvaltning av tilskuddsordningen Produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan. Samtlige foretak i kommunene søkte elektronisk, om produksjonstilskudd i jordbruket, ved søknadsomgang august 2014. Hovedinntrykket er at landbrukskontoret i Lurøy kommune, som også har ansvar for å forvalte landbrukssaker for Træna kommune, i stor grad etterlever gjeldende bestemmelser for tilskuddsforvaltning og føringer gitt fra sentrale landbruksmyndigheter. Dette i forhold til produksjonstilskudd i jordbruket. Likevel ble det avdekket 4 avvik og 1 merknader under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. 2. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten 15, forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11 og forskrift om miljøplan 5, samt rundskriv fra tidligere SLF (Statens landbruksforvaltning) som fra 1. juli 2014 har byttet navn til Landbruksdirektoratet. For søknadsomgang 20. januar 2013: Rundskriv 22/2012 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 23/2012 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. For søknadsomgang 20. august 2013: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. Side 2 av 7
Åpningsmøte Intervju Sluttmøte 3. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang, der også kommunens delegeringsreglement ble kontrollert. Kommunen var ute på 1 stedlige kontroller i august 2013 og ingen i januar 2014. Miljøplan fra den stedlige kontrollen ble vurdert av oss før kontrolldagen ute hos kommunen. Kontrolldagen bestod av: - Åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang. - Intervjuer om saksbehandling av ordningen Produksjonstilskudd i jordbruket. - Gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd i jordbruket for søknadsomgangene januar 2013 og august 2013. - Søknader fra 25 av 47 søkere ble undersøkt for begge søknadsomgangene. - Sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn. Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Geir Vatne Førstekonsulent X X X Eli-Anne Hauknes Næringsleder X X X Atle Henriksen Utbyggings- og næringssjef X X Karl-Anton Swensen Rådmann X X Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør X X X Regie Sjø Kontrolleder X X X 4. Generelt om kommunen Lurøy kommunes administrasjon er lokalisert på Onøy og på Tonnes. Landbruksområdet er lokalisert på Tonnes. Ansvar for landbruksområdet er delegert til rådmann, utbyggings- og næringssjef, samt næringsleder. For søknadsomgangene august 2013 var det 47 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd og for januar 2014 var det 44 foretak som søkte om produksjonstilskudd. I 2013 ble det utbetalt i overkant av 13,7 millioner kroner i produksjonstilskudd og avløsertilskudd til gårdbrukere i kommunene. Hittil i 2014 er det utbetalt i overkant av 11 millioner kroner i produksjonstilskudd og avløsertilskudd til gårdbrukere i kommunene. Side 3 av 7
5. Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR Saksbehandling Generelt er det god saksbehandling og oppfølging av foretak som søker om produksjonstilskudd. Ingen skriftlige saksbehandlingsrutiner av søknader om produksjonstilskudd. Journalføring Kommunen har gode rutiner for journalføring av søknader om produksjonstilskudd. Kommunen journalfører alle søknader for hver søknadsomgang på ett saksnummer. Søknader levert Lurøy kommune i papirform eller via faks blir stemplet og levert arkivet for journalføring. All post stemples inn med dato. Arkivet legger dette inn i ESA (kommunens saksbehandlingssystem). For søknadsomgang august 2014 har samtlige foretak søkt elektronisk. Dette etter systematisk arbeid fra kommunens side, der det har vært avholdt møter og hjemmebesøk for å informere og hjelpe med den elektroniske søknadsprosessen. For e-poster og telefonsamtaler ved endringer i søknad, blir det bedt om skriftlig dokumentasjon fra foretaket som har søkt produksjonstilskudd. Produksjonstilskudd For søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 er 25 av 47 søknader for kommunene Træna og Lurøy vurdert av Fylkesmannen. Dette med utgangspunkt i utvalg til stedlig kontroll og fra feil- og varselmeldinger i Wespa (saksbehandlersystem fra Stedlig kontroll For søknadsomgang august 2013 er det foretatt en vurdering av hvilke foretak som velges ut til stedlig kontroll. Kommunen velger foretak blant annet ut fra område eller øy som foretakene holder til. Dette for å spare tid og kostnader. Kommunen velger bevisst bort foretak med utegangersau med bakgrunn i at Fylkesmannen gjennomførte foretakskontroller i 2010 og utfallet av disse ble ikke avklart før i 2012. Lurøy kommune har de senere år valgt å ikke kontrollere foretak i Træna kommune. Det er kun en søker i denne kommunen. Tidligere når Statens landbruksforvaltning trakk ut foretak til stedlig kontroll så ble foretak i Træna kommune alltid trukket ut. Kontrollskjema fra Wespa benyttes ved stedlig kontroll. Dette er datert og underskrevet av foretak og kommune. Side 4 av 7
Miljøplan Ved stedlig kontroll blir alle dokumenter som tilhører en fullstendig plan kontrollert. Ved mangler i miljøplanen blir foretaket spurt om hvorfor noe mangler. Ingen foretak har blitt trukket for mangelfull miljøplan hittil. Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet Det er ikke fremlagt skriftlige rutiner. Når kommunen mottar tips om misligheter, så blir tipset fulgt opp slik kommunen mener er nødvendig. 5.2 REGISTRERTE AVVIK Følgende avvik ble registrert ved forvaltningskontrollen: Avvik 1 Manglende sporbarhet for vurderinger og behandlinger av varselmeldinger i Wespa og ESA for de to søknadsomgangene. Det finnes lite dokumentasjon for mange av de vurderingene som er gjort. Rundskriv 13 1-2 punkt 4.1.8 fra Statens landbruksforvaltning (nå feltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort og hvordan søker er informert om rettinger. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for retting bli lagret som en del av historikken til søknaden. Avvik 2 Kommunen har gjort rettinger i søknad, men det mangler dato og stempel for når tid dette er meldt inn fra foretaket. Ingen kommentar i Wespa. Rundskriv 13 1-2 punkt 4.1.8 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommunen har ført opp flere dyr på utmarksbeite, i søknad, da foretaket hadde glemt dette. Det er dokumentert i perm med underskrift fra foretaket. Det er journalført på sak i ESA. Ingen underskrift fra kommunen. Det mangler stempel og dato for når tid endringen er foretatt. Org.nr. 993 901 423. Side 5 av 7
Avvik 3 Utplukk til stedlige kontroller av færre/ingen foretak enn det som er fastsatt av Landbruksdirektoratet. Rundskriv 13/1-2 punkt 5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Fra de to samarbeidskommunene skal det velges ut minst 5 prosent av foretakene, som har søkt om produksjonstilskudd, til stedlig kontroll. For søknadsomgang august 2013 hadde kommunen vært ute på stedlig kontroll hos ett foretak. Det skulle vært minst 2,5 foretak. For søknadsomgang januar 2014 hadde ikke kommunen vært ute på stedlig kontroll hos noen foretak. Det skulle vært minst 2,3 foretak. Kommunens begrunnelse for manglende prioritering av stedlige kontroller av foretak som har søkt om produksjonstilskudd var at ressursene ble prioritert til opplæring av foretakene for å søke elektronisk. Avvik 4 Ved kommunens stedlige kontroll ute hos foretak er det godkjent miljøplan fra foretak som ikke hadde fullstendig miljøplan og det er ikke vurdert avkorting Gjelder org. nr. 895 163 082. Forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 13 og forskrift om miljøplan 2,4 og 5, samt rundskriv 13/1-2 punkt 5.4.7 og rundskriv 34/07 punkt 4.1 fra Statens landbruksforvaltning (nå Søker har krysset av i særskilt rubrikk, for at foretaket har miljøplan, i søknadsskjema for produksjonstilskudd. Kommunens stedlige kontroll avdekket at foretaket manglet sjekkliste og gjødselplan. Det er følgelig gitt feil opplysninger om miljøplanen i søknadsskjemaet. Kommunen skal da foreta et skjematisk trekk i tilskuddet, samtidig skal det vurderes om produksjonstilskuddet skal avkortes ut over det skjematiske trekket. Kommunens begrunnelse for å godkjenne planen var at foretaket driver økologisk drift med liten fare for forurensing. Forskrift om miljøplan gjelder alle foretak som mottar produksjonstilskudd, unntak av foretak som kun driver med honningproduksjon. Side 6 av 7
5.3 REGISTRERTE MERKNADER Følgende merknader ble registrerte ved forvaltningskontrollen: Merknad 1 Delegeringsreglement for Lurøy kommune henviser til feil avsnitt eller paragraf. Kommuneloven 6. Delegeringsreglementet er oppdatert i 2010 og noen henvisninger gjøres til feil avsnitt eller paragrafer. Kommunen opplyser at oppdatering av reglementet vil skje før 1.1.2015. Side 7 av 7