Bedre anskaffelser i Skatteetaten innføring av kategoristyring og bruk av digitale verktøy v/ Jostein Engen underdirektør Anskaffelser
Skatteetaten 6,4 mrd. kroner i årlig driftsbudsjett 4,6 milliarder 1,8 milliarder 6.800 ansatte 5 regioner + 5 enheter 110 lokasjoner Lønn og annen personalkostnad Kjøp av varer og tjenester 3.500 leverandører 60.000 fakturaer årlig
Hvorfor digitalisering av anskaffelser? I forstudierapport til Skatteetatens anskaffelsesstrategi (2007-2010) ble det blant annet konkludert med at: Skatteetatens eksisterende prosesser ikke er gode nok i forhold til å overholde lover, forskrifter og interne regler. Det er i stor grad et mangfold av prosesser tilpasset det enkelte lokale kontor og styrt av den enkelte budsjettansvarlig. Etaten er i for liten grad lojal ovenfor inngåtte rammeavtaler.
Hva har vi oppnådd med digitalisering av anskaffelser? Vi standardiserer samhandlingen Vi endrer måten man jobber på Vi oppnår bedre betingelser / priser fra leverandør Det blir lettere for etaten å etterleve regelverk Bruk av KGV og KAV for all konkurransegjennomføring og kontraktsadministrasjon Helelektronisk arbeidsflyt fra bestilling til betaling Gjenbruk av data Én felles bestillingskanal for bestilling til ekstern leverandør Vi profesjonaliserer bestillerrollen Den som melder behov (ansatt/leder) forholder seg til SITS-Torget (SPOC) Prosessforbedring Produktsortiment standardiseres Økt avtalelojalitet Vi bestiller kun fra godkjente leverandører Fokusskifte fra faktura til bestilling Færre feil slik at vi etterlever økonomi- og anskaffelsesregelverket Økt sporbarhet Bedre styringsinformasjon Redusert omdømmerisiko
Styringsinformasjon Med tilnærmet full avtalelojalitet gir våre digitale verktøy detaljert styringsinformasjon som brukes i kategoriarbeid og gevinstrealisering. Endret fokus fra bruk av løsninger til gjenbruk av data for analyse, styring og kontroll. Styringsinformasjon
Kategoristyring av anskaffelser Begrepet kategoristyring består av to ord - kategori og styring. Det betyr at man først kategoriserer alle produkter og tjenester man kjøper. Deretter implementeres styringsmekanismer gjennom anskaffelsesprosesser, organisering og KPI-er. Kategoristyring er en lederstyrt og teamorientert prosess Implementering av kategoristyring er en prosess som skal understøtte selskapets overordnede forretningsstrategi, og bidra til å løfte anskaffelser fra en tradisjonell «skaffefunksjon» til å bli en forretningspartner i virksomheten. Kategoriarbeidet er basert på data fra digitale verktøy for analyse, styring og kontroll.
Kategoriteam Faste tverrfaglige kategoriteam, ledet av Kategoriansvarlig fra Anskaffelser. Kategoriteamene skal: Utarbeide og implementere kategoristrategi Utarbeide og iverksette handlingsplan for kategorien Gruppere alle kontrakter i kategorien (Kraljic) Definere hvilke anskaffelser som skal håndteres særskilt i kommende periode for å nå mål fra overordnede strategier Ansvar for identifisering, realisering og rapportering av gevinster. Kategoristrategi besluttes av ledelsen
Kategoristrategi - Hierarkisk Virksomhetsstrategi Innhold Områdestrategier (IT, HR, Kommunikasjon og Anskaffelser) Innhold Kategoristrategier Innhold Konkurransestrategier Innhold
Roller i kategoristyring/anskaffelsesprosessen Kategoristrategi Behovsavklaring og strategi Konkurransegjennomføring og kontraktstildeling Implementering og kontraktsoppfølging Utarbeide og forankre kategoristr ategi Vurdere og prioritere forbedringscase Vurdere og avklare behov Utarbeide og forankre konkurransest rategi Identifisere gevinster Planlegge og forberede konkurranse Gjennomføre konkurranse Tilrettelegge gevinster Implementere kontrakt Forvalte kontrakt og leverandør Gevinstrealiserin g Roller Premissgiver Behovseier Kontraktseier Kategoriansvarlig Fagansvarlig Prosessdriver Konkurranseansvarlig Jurist Kontraktsforvalter ansk Kontraktsforvalter fag Deltar fast Deltar ved behov
Gevinstelementer anskaffelser (KPI) Realiserbare gevinster (med budsjetteffekt) Kostnadsreduksjoner med budsjetteffekt Fremtidige kostnadsunngåelser (ingen budsjetteffekt) Kostnader som ikke vil komme grunnet anskaffelser Kvalitetsgevinster (ingen budsjetteffekt) Ikke-kvantifiserbare effekter o Høyere kvalitet på anskaffede varer og/eller tjenester som bidrar til økt kvalitet i prosess eller produkt o Omdømmegevinst kvalitativ gevinst som vil styrke Skatteetatens omdømme o Samfunnsmessig gevinst som realiseres utenfor Skatteetaten
Gevinstmetodikk i anskaffelsesprosessen Kategoristrategien angir retningen for hvordan kategoriarbeidet skal drives Identifiserer gevinstpotensial på sikt Forbedringscase blir Identifisert og vurdert De case som kan gi gevinster blir prioritert Konkurransestrategien angir vurderinger og valg i den enkelte anskaffelse (kategoristrategi gir føringer) Identifiserer gevinstpotensial for anskaffelsen Konkurransen gjennomføres og etter kontraktsignering dokumenteres de tilrettelagte gevinstene Konkrete gevinstene som kan realiseres ved å implementere og følge opp kontrakten Kontrakten implementeres og gevinster følges opp av kategoriteam i kontraktsperioden De tilrettelagte gevinstene realiseres i kontraktsperioden