Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB. Dokumenter: a) Saksframlegg

1302 1901 US-SAK NR: 109/2010 SAKSANSVARLIG: JAN OLAV AASBØ SAKSBEHANDLER(E): VALBORG LIPPESTAD ARKIVSAK NR: 10/796 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØR Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Rapporten om økonomiforvaltningen ved UMB tas til etterretning. Ås, 8. juni 2010 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 I henhold til KDs hovedinstruks for økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler 6.2, om intern kontroll, har styret «ansvar for at institusjonen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer». I UMBs interne instruks for økonomiforvaltningen, vedtatt av Universitetsstyret 27. oktober 2005, er det fastsatt i punkt 3 at «Universitetsdirektøren legger fram en årlig rapport om økonomiforvaltningen ved UMB». Universitetsdirektøren legger med dette fram årets rapport om økonomiforvaltningen ved UMB. Som grunnlag for rapporten er det innhentet informasjon fra budsjettenhetene. Alle institutter og avdelinger er bedt om å utarbeide rapport om intern kontroll på økonomiområdet med spesiell vekt på områdene økonomioppfølging, anskaffelser, bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet og lønn/personal. Enhetenes rapporter er lagt frem på styrerommet. Rapporten gir en status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB og er ment som en tilbakemelding og situasjonsbeskrivelse tilbake til US i universitetsdirektørens utøvelse av de delegerte fullmakter. Rapporten er delt i to deler: 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB 2. Status for intern kontroll og risiko Rapporten har følgende disposisjon: 1 Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB... 3 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler... 3 1.2 Organisering av økonomifunksjonen... 3 1.3 Systemer og verktøy... 3 1.4 Statistikk... 4 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog... 5 2 Status for intern kontroll og risiko... 6 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå... 6 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer... 6 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner... 7 2.3.1 Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting... 7 2.3.2 Kjøp av kraft... 8 2.3.3 Anskaffelser... 9 2.3.4 Manglende innbetaling fra kunder... 9 2.3.5 Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg... 9

3 1 Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler I instruks av 01.08.2005 om økonomistyringen ved universiteter og høyskoler fastsetter Kunnskapsdepartementet at US har ansvar for alle typer økonomihandlinger, både av strategisk og operativ art. US har i eget vedtak (oktober 2005) delegert mesteparten av denne myndigheten til universitetsdirektøren. Universitetsdirektøren har igjen fastsatt en operativ instruks for økonomiforvaltningen (27.10.2005) som gjelder for den mer praktiske utøvelsen av økonomifunksjonen. Økonomistyringen ved UMB følger prinsippene om rammestyring. Dette innebærer at US fastsetter budsjettrammer for hver enkelt budsjettenhet. Budsjettenhetene er ansvarlige for å overholde budsjettrammen og å gjennomføre tiltak for å bidra til UMBs måloppnåelse. Pr juni 2010 gjelder følgende regler og instrukser på økonomiområdet fastsatt av US: Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UMB av 17. april 2008 Instruks for økonomistyringen ved UMB av 27. oktober 2005 Anskaffelsesreglement for UMB av 29. oktober 2009 Strategi for utøvelse av eierskap i UMBs aksjeselskaper av 20. mai 2010 1.2 Organisering av økonomifunksjonen Økonomifunksjonen består av både lokale og sentrale enheter. Hver budsjettenhet har en økonomistab for å følge opp enhetens økonomi, støtte ledelsen ved enheten og yte service til medarbeiderne. Sentralt ved UMB er det en egen økonomiavdeling som ledes av stabsdirektøren. Økonomiavdelingen har samordningsansvar for økonomifunksjonen ved UMB og koordiner arbeidet med regnskap, budsjett, lønn og innkjøp. Økonomiavdelingens funksjon utover å koordinere økonomifunksjonene ved UMB er å yte støtte og service til den sentrale ledelse og operative enheter, samt å være bindeledd til eksterne aktører (KD, Riksrevisjonen, systemleverandører på økonomiområdet mv). 1.3 Systemer og verktøy UMB benytter Agresso som økonomisystem og PAGA (fra Ergo Bluegarden) som lønnssystem. UMB har anskaffet et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Visma Unique. Verktøyet benyttes av den sentrale innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette alle protokollpliktige kjøp > 0,1 mill kr. Denne sentraliseringen er gjennomført i 2009. I løpet av 2011 skal UMB også ta i bruk et elektronisk bestillingssystem integrert med Agresso. I løpet av 2010 vil Paga Web bli tilgjengelig som lønns- og personalsystem for alle enheter. Foreløpig er Institutt for landskapsplanlegging pilot. Alle registreringsskjemaer på lønns- og personalområdet vil bli tilgjengelig digitalt (bl.a elektronisk lønnsslipp). UMB benytter DnB NORs systemer for betalingstransaksjoner. Pr juni 2010 har UMB tatt i bruk følgende funksjoner i Agresso utover de tradisjonelle økonomifunksjonene: reiseregning på web økonomirapportering på web prosjektadministrasjon registrering av timeforbruk på bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter på web Det er omlag 700 brukere på Agresso web.

4 I Rapport og planer (2009-2010) det lagt følgende utviklingsmål for økonomifunksjonene: Resultatmål 2010 for økonomiforvaltningen Status pr juni 2010 Resultatgraden på oppdragsfinansierte Pr 30.04.2010: 18,9 %. Dette er godt over prosjekter skal utgjøre minst 10 % målet. Pr 31.12.2009: 3,6 % UMB skal redusere ubrukte midler til ca 30 Pr 31.12.2009: 32,8 mill kr. UMBs vurdering mill kroner overfor KD ved utgangen av 2010 på bakgrunn av enhetenes prognoser er at ubrukte midler vil ligge på ca 30 mill kr 31.12.2010. UMB skal ikke få vesentlige merknader og OK kommentarer fra Riksrevisjonen Konkurransegjennomføringsverktøy - full drift Er i rute alle større innkjøp (>0,5 mill kr) i 2010 En styrking og mer jevnere fordelt kompetanse innenfor økonomifunksjonen og ledelsesnivå på områdene økonomi og intern kontroll benytter KGV Det gjennomføres månedlige økonomiforum både for økonomiledere og økonomimedarbeidere. Det arrangeres et årlig seminar for økonomiavdelingen og økonomiledere ved enhetene. 1.4 Statistikk Tallmaterialet under gir et bilde av omfanget: Emne 2008 2009 Antall inngående fakturaer 32 875 28 500 Antall utgående fakturaer 3 000 3 150 Antall reiseregninger 5 000 4 826 Antall prosjekter med ekstern finansiering 609 710 Antall lønns- og trekkoppgaver 4 226 4 159 Instituttene ved UMB har høy omsetning med sterkt innslag av eksterne finansieringskilder. Det største instituttet, Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM), har totale inntekter på 105 mill. kroner i 2009. Figuren under viser inntektene i 2009 fordelt på bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), Norges forskningsråd (NFR) og bidrags- og oppdragsvirksomhet uten NFR (rest-boa) blant instituttene.

5 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog UMBs finansieringssystem overfor instituttene (budsjettmodellen) fordeler budsjettmidler basert på oppnådde resultater innenfor undervisning og forskning. I 2010 ligger det 291 mill kroner i budsjettmodellen direkte til instituttene. US vedtar hvert år en årsplan som er en budsjettfordeling og målstyringsdokument. UMB utarbeider resultatmål med tilhørende tiltak innenfor målstrukturen KD har fastlagt og innenfor de overordnete strategier US har gjort gjeldende for UMB. Tilsvarende utarbeider budsjettenhetene årsplaner for sine virksomhetsområder. KD praktiserer tertialrapportering overfor institusjonene i sektoren. UMB har også lagt opp til tertialrapportering internt. I tillegg utarbeider enhetene seks periodiske rapporter. Etter hvert tertial legger universitetsdirektøren fram tertialrapport til US. Budsjettenhetenes tertialrapporter går også til US. UMBs ledelse gjennomfører hver vår (april/mai) en styringsdialog med den enkelte budsjettenhet hvor enhetens oppfølging av UMBs overordnete strategier og tjenesteproduksjonen innenfor utdanning, forskning og formidling står sentralt.

6 2 Status for intern kontroll og risiko 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå På overordnet UMB-nivå er det utført en risikoanalyse. Ut fra den er det fokusert på fem gjennomgående risikoer som skal følges opp særskilt. Budsjettenhetene har supplert risikoanalysen, i den grad det er relevant, med lokale risikoforhold som er vesentlig for måloppnåelse i 2010. UMBs gjennomgående risikoer Bygninger og infrastruktur Risiko for at manglende vedlikehold av UMBs bygningsmasse og nødvendig fornying av infrastruktur ikke holder en akseptabel standard for virksomheten. Økonomi Risiko for at instituttenes økonomi blir så presset at det hindrer faglig fornying. Studentrekruttering Risiko for dårlig søkning til større deler av UMBs studieprogram. Forskningsfasiliteter og vitenskapelig utstyr Risiko for at UMB ikke klarer å tilby gode nok forskningsfasiliteter og oppdatert vitenskapelig utstyr. UMB/NVH-fusjonen Risiko for at uklar ledelsesstruktur mellom interimsstyret (felles styre for NVH-fusjonen) og UMBs ledelse, samt organisering av det nye universitetet, vil føre til redusert produksjon. 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Følgende risikoområder kan fremheves fra enhetenes årsplaner samt notat vedrørende risiko: varierende studenttilstrømning og derav risiko for instituttenes økonomi risiko for dårlig økonomi pga svikt i inntektsgrunnlaget eller uforutsette kostnader risiko for manglende oppdrag fra NFR og eksterne oppdragsgivere risiko for manglende kvalifiserte søkere ved rekruttering til stillinger eller feil rekruttering

7 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner 2.3.1 Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting Tabellen nedenfor er en oversikt over antall tilsatte ved UMB med særlig vekt på fordelingen av midlertidig tilsatte. Antall tilsatte ved UMB A) BFV B) BOA C) Totalt Totalt antall tilsatte 834,0 153,8 987,8 Midlertidig tilsatte 214,3 152,9 367,2 Herav: 1. Rekrutteringsstilling 128,2 84,0 212,2 2. Professor II 7,5 1,1 8,6 3. Andre (lærlinger med mer) 5,8 1,3 7,1 4. Administrativt tilsatte 37,8 4,6 42,4 5. Støttestillinger (ingeniør, foskningsassistent) 10,6 15,0 25,6 6. Øvrige undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger 24,4 46,9 71,3 A) DBH - oktober 2009 B) Bevilgningsfinansiert virksomhet C) Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet Bortfall av inntekter eller vesentlig reduksjon i tilslaget på søknader til eksterne prosjekter, kan få som konsekvens at UMB ikke har økonomi til å lønne flere av de som i dag er midlertidig tilsatt for et bestemt tidsrom eller som skal utføre et bestemt oppdrag (bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter). Hvis prosjektet er tidsbegrenset og under fire år, fratrer arbeidstakeren uten oppsigelse, med en måneds varsel. Etter fire års tjeneste vil en midlertidig tilsatt i begge tilfeller, dvs. ved tidsbegrenset oppdrag eller et bestemt oppdrag, oppnå det samme oppsigelsesvernet som en fast tilsatt, såkalt sterkt oppsigelsesvern. Med sterkt stillingsvern siktes det til at tjenestemenn med mer 4 års midlertidig tjeneste kun kan sies opp dersom stillingen inndras eller arbeidet faller bort. Bortfall av oppdragsinntekter sidestilles med at arbeidet faller bort. Bortfall av eksterne midler gir derfor saklig grunn for å si opp en midlertidig tilsatt som er tilsatt på oppdrag som er eksternt finansiert. I praksis gjelder dette undervisnings- og forskerstillinger. Arbeidstaker må sies opp med 6 måneders frist. Fortrinnsrett og ventelønn kan ikke gjøres gjeldende av midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert. Oppsigelsesprosesser er alltid tunge og ressurskrevende for organisasjonen og medfører risiko for tap av renommé og kompetanse. Det kan derved også innebære en risiko for UMBs leveringsdyktighet. Ved UMB er 153,8 årsverk finansiert av bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet, hvorav 84,0 årsverk er rekrutteringsstillinger og 48,0 årsverk er undervisnings- og forskerstillinger.

UMB har mange ansatte i rekrutteringsstillinger på åremål (stipendiater, vitenskapelig assistenter, postdoktorstillinger). Normalt er åremålsperioden fra to til fire år. Tilsatte i rekrutteringsstillinger på åremål opparbeider seg ikke sterkt stillingsvern etter fire år. Dersom en tjenestemann er tilsatt på åremål, må han fratre uten oppsigelse selv om den sammenhengende perioden overstiger fire år. Tilsatte i rekrutteringsstillinger på åremål opparbeider seg ikke sterkt stillingsvern etter fire år. Tilsatte i rekrutteringsstillinger på åremål kan ikke påberope seg fortrinnsrett og har ikke rett til ventelønn. UMB anser ikke midlertidig ansatte i rekrutteringsstillinger på åremål for å utgjøre en stor utgiftsrisiko, så fremt tilsettingsmyndighet følger regelverket for slike stillinger. Antall midlertidig tilsatte i rekrutteringsstillinger ved UMB er 212,2. Midlertidig tilsatte i gruppene professor II og andre (lærlinger) anses heller ikke å utgjøre stor risiko da disse gruppene skal ha klare og ryddige avtaler i henhold til gjeldende regelverk. Stillingsgrupper som i tabellen er merket med grått er grupper som kan utgjøre risiko for å opparbeide seg sterkt stillingsvern. Midlertidig tilsatte innen bevilgningsfinansiert virksomhet for stillingsgruppene administrasjon, støttestillinger og undervisnings- og forskningsstillinger utgjør 72,8 årsverk. Estimat viser at halvparten tilhører kategorier som antas å ha klare og ryddige avtaler i henhold til gjeldende regelverk: 1) Åremålslederstillinger (bl.a. instituttledere). Flere av disse vil gå tilbake til sine faste stillinger ved åremålets slutt 2) Vikar for ansatte i permisjon 3) Vitenskapelige i deltidsstillinger (20 % stillinger) Hvor vidt den resterende delen av denne gruppen har opparbeidet seg sterk stillingsvern er vanskelig å si uten individuell vurdering av tidligere tilsettingsforholdene av hver enkel person. Midlertidig tilsatte innen bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet for stillingsgruppene administrasjon, støttestillinger og undervisnings- og forskningsstillinger utgjør 66,5 årsverk. Flere av ansatte innen støttestillinger og undervisnings- og forskningsstillinger har arbeidet mange år ved UMB. Hvor vidt de har opparbeidet seg sterkt stillingsvern er vanskelig å si uten individuell vurdering av tidligere tilsettingsforholdene av hver enkelt person. Dersom vedkommende har (del)arbeidsoppgaver som kan betraktes som varig, vil dette kunne forsterke stillingsvernet. Om lag halvparten av disse 66,5 årsverkene er vitenskapelige stillinger finansiert over NFR-prosjekter. 8 2.3.2 Kjøp av kraft I forbindelse med kraftkjøp er det forskjellige typer risiko. Den største risikofaktoren er pris. Kraftmarkedet er svært variabelt, og det kan derfor være hensiktmessig med prissikring. Kjøp av elektrisk kraft: UMB inngikk ved foregående kraftkjøpskontrakt prissikring på 50 100 % av sitt antatte volum for perioden 2. oktober 2006 til 28. september 2009 på 31,25-33,25 øre/kwh. Det resterende kraftbehovet ble i utgangspunktet kjøpt til spotpris som varierte med pris både over og under inngått fastpris. For enkelte perioder ble det inngått kortvarige fastpriser som erstatning for spotprisen etter råd fra vår kraftmegler Bergen Energi (BE). I ettertid viser det seg at selv disse kortvarige fastprisene ikke alltid har vært økonomisk gunstig. Forsommeren 2009 ble det utlyst ny anbudskonkurranse via Doffin på kraftkjøp. Sogn og Fjordane Energi (SFE) ble valgt. Ved inngåelse av denne nye kraftkontrakten høsten 2009 ble vi rådet av BE til å bruke 100 % spot. Dette ble anbefalt ut i fra de rådende fastprisene som megler mente var for høye.

I vinter har vi periodevis hatt ekstremt høye spotpriser i kombinasjon med vedvarende ekstrem kulde. Dette har resultert i vesentlig høyere energikostnader, men det er i dag usikkert om fastpris på sikt ville blitt rimeligere enn å bruke spot. UMB har ingen valutarisiko da alle kjøp gjøres i norske kroner. Kraftleverandøren SFE har valutarisikoen (men har også sikret seg). Totalt volum elektrisk kraft: ca. 18 GWh inkludert forbruk til elkjeler. Kjøp av biopelletsvarme: Pemco Trepellets, tidligere Statoil Trepellets, eier biopelletskjelen som leverer energi til UMBs fjernvarmenett. UMB leier i dag biopelletskjelen inkludert drifting fra Pemco Trepellets og kjøper selv inn trepellets til avtalt fastpris på 1430 kr/tonn. Dette tilsvarer ca 48,00 øre/kwh. Avtalen med Pemco Trepellets utløper etter fyringssesongen og det arbeides med ny avtale. Det er imidlertid vanskelig å forhandle fram gode avtaler. Dette skyldes blant annet det forholdet at det er Pemco som eier og drifter pelletskjelen og at det ikke kan inngås langsiktige avtaler på grunn av usikkerhet i forbindelse med oppføring av ny varmesentral og tid for oppstart av denne. Alle priser er eks. mva. Totalt volum pellets: ca. 9 GWh. 9 2.3.3 Anskaffelser Alle anskaffelser over 0,1 mill kr, som ikke ligger innenfor rammeavtaler, skal konkurranseutsettes. Det stilles få formalkrav til hvordan kjøpet konkurranseutsettes, men det er et absolutt krav at anskaffelsesprosessen protokollføres for å dokumentere at den har vært konkurranseutsatt. Det er viktig at ledere tar et aktivt kontrollansvar slik at UMB praktiserer innkjøpsbestemmelsene på en riktig måte. Kompleksiteten i innkjøpsbestemmelsene øker med stigende beløp. For å finne en rimelig balanse mellom kompetanse og praktisk utøvelse, har universitetsdirektøren lagt til grunn følgende: anskaffelser < 0,1 mill kroner gjennomføres av budsjettenheten anskaffelser > 0,1 mill kroner gjennomføres av den sentrale innkjøpsfunksjonen i samarbeid med brukermiljøene og budsjettenheten Med sentraliseringen av innkjøp over kr 100 000 samt innføringen av et konkurransegjennomføringsverktøy, legger UMB til grunn at risikoen for regelbrudd ved anskaffelser vil bli vesentlig redusert. 2.3.4 Manglende innbetaling fra kunder UMB har som utgangspunkt at kundene skal forskuddsfaktureres. For øvrig er det rutine for oppfølging av ubetalte fakturaer med purringer og oversendelse til inkasso. Av kundefordringene pr 31.12.2009 utgjorde utestående fakturaer totalt 37,6 hvorav forfalte faktura eldre enn et halvt år utgjorde et mindre beløp (0,3 mill kr). 2.3.5 Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg UMBs drift er avhengig av at store driftsanlegg fungerer til enhver tid. Eksempler på slike anlegg er pilotanlegget ved IKBM, FôrTek, tomografen ved IHA, fiskefjøset, verkstedet ved IMT og anleggene til SKP og SHF. UMB har ikke satt av midler til uforutsette utgifter i denne forbindelse, og et driftsavbrudd/sammenbrudd ved disse vil være kritisk for UMBs primærvirksomhet og leveringsdyktighet overfor eksterne kunder. Som statlig forvaltningsorgan er UMB selvassurandør og

kan ikke forsikre seg mot risikoen. Midler til utbedring av anlegg etter havari må derfor bevilges i hvert enkelt tilfelle. 10