HÅNDBOK STYRINGSDIALOGEN



Like dokumenter
Ark.: Lnr.: 1876/08 Arkivsaksnr.: 08/364

Dialogprosessen

Mandal kommune. Retningslinjer for brukerråd

Gausdal kommunes styringssystem.

Saksframlegg DIALOGPROSESSEN I GAUSDAL KOMMUNE

Velkommen til en oppgave som kan få betydning for mange mennesker!

DIALOGBYGGER. Retningslinjer for medvirkning og brukerretting i Horten kommune

Mandal kommune. Brukerdialog i Mandal Alf Erik Andersen ordfører Vilhelm Lunde Holme rådgiver

Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 04/ Dato:

Saksbehandler: Elin Onsøyen Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 06/ Dato:

Informasjon og opplæring om dialogprosessen Onsdag 27. februar 2013

Ledelsesprinsipper i nye Stavanger kommune

Tjenestekomiteen. Første møte 19. januar 2016

SAKSPROTOKOLL - OPPRETTELSE AV PÅRØRENDEUTVALG/BRUKERRÅD FOR SYKEHJEMMENE

SAKSFRAMLEGG INNBYGGER- OG BRUKERMEDVIRKNING FOR BRUK I FORBEDRING OG UTVIKLING AV TJENESTEYTING I KONGSBERG KOMMUNE

Samarbeid for et godt arbeidsmiljø. Arbeidstilsynets satsing i sykehussektoren Januar 2014 Anita Gomnæs Foretakshovedverneombud

Lederavtale. inngått mellom: (navn) (navn) Dato. Denne avtalen erstatter tidligere inngått avtale og gjelder inntil ny inngås.

VEDTEKTER FOR UNGDOMSRÅDET I KONGSVINGER

NORDRE LAND KOMMUNE ARBEIDSGIVERPOLITIKK. LandsByLivet mangfold og muligheter

Retningslinjer for brukermedvirkning i Statped. Gjeldende fra Revidert i nasjonalt brukerråd

Strategiplanen Gausdal kommune

Hvorfor brukermedvirkning på systemnivå hvilke erfaringer har vi gjort? Arne Lein

MØTE MED BRUKERORGANISASJONENE OG FYLKESMANNEN I AUST- OG VEST- AGDER

Folkevalgtopplæring

Retningslinjer for brukermedvirkning i Statped. Gjeldende for perioden Godkjent i nasjonalt brukerråd 6.4.

Vi har i det foregående foredraget hørt om sentrale føringer og. forventninger til helseforetakenes oppfølging av det utvetydige kravet om

Kjøreregler for samspillet mellom folkevalgt og administrativt nivå i Sørum kommune

Møteinnkalling. Grane kommune. Komité for helse og omsorg Møtested: Formannskapssalen Dato: Tidspunkt: 18:00

1. Årshjul for budsjett og økonomiplan for perioden gjennomføres i henhold til følgende plan. ÅRHJULPROSESSER UTVALG 1.

Saksbehandler: Kari Lien Arkiv: 033 C83 Arkivsaksnr.: 04/ Dato:

HELHETLIG STYRING. Lyngdal.kommune.no

Aurvoll skole. Januar. Februar. Desember. Mars. November. April. Oktober. September. Mai. August. Juni. Juli. Juletrefest. FAU møte.

STYRE/RÅD/UTVALG: MØTEROM: MØTEDATO: KL. Tjenestekomiteen Møterom Skeikampen :00

Lederhåndbok for spørreundersøkelser

REFERAT FRA LEDERSAMTALE MELLOM RÅDMANN OG ORDFØRER

REGLEMENT FOR BARN OG UNGES KOMMUNESTYRE I NES KOMMUNE (Revidert av BUK 05/ og vedtatt i kommunestyret 26/ )

Vedlegg 3 Foreldremedvirkning i kvalitetsoppfølgingen Kvalitetsoppfølging kommunale barnehager- 2018

Bruker- og pårørendesamarbeid innen helse og velferd

KS Folkevalgtprogram Finnmark Fylkeskommune, 3.dag. Raymond Robertsen Prosessveileder KS

Kvalitet i møte med innbyggere og brukere

Egenkontroll. Internkontroll. 1. mars 2018

Årshjulet i Midtre Gauldal og bedre grunnlag for styring med Framsikt. Håvard Ler og Toril Grøtte, Framsikts brukerforum 2017

Helhetlig styring i et folkehelseperspektiv, Midtre Gauldal kommune. Plankonferanse , Trondheim

VEILEDER. Foreldresamarbeid

Vi i Drammen. Plattform for arbeidsgiver og medarbeidere i Drammen Kommune

Brukerundersøkelse hjemmebaserte tjenester

09/ Lederavtale mellom. rådmannen og Hemne kommune. På lag mot felles mål

Det gode liv i ei attraktiv fjellbygd er Oppdal kommune sin visjon.

Helse og velferd; fellesmøte KFU BRUKERMEDVIRKNING. Foto: Carl-Erik Eriksson. KFU, Brukermedvirkning

Saksframlegg. Vedlegg: Organisasjonsstrategi, Grunnlag for medarbeidskap og lederskap - Sammen kan vi mer! Delegasjonsreglement, politisk nivå

Saksframlegg. MEDARBEIDERUNDERSØKELSE 2005, enhetsledere og fagstab Arkivsaksnr.: 06/11315

/20 16 KOMMUNIKASJONSSTRATEGI PLANDOKUMENT

Personalpolitiske retningslinjer

Livskraftige sammen! Øvre Eiker kommunes strategi for medvirkning og samskaping Høringsutkast

- i Sel kommune TIDLIG INNSATS

Ledelse i omstilling økonomisk omstilling

Samhandling i Valdres

Ark.: Lnr.: 8735/11 Arkivsaksnr.: 11/1591-1

Saksframlegg. Saksb: Christian Fotland Arkiv: 14/ Dato:

Saksframlegg. OPPRETTELSE AV KOMMUNALT FORELDRERÅD FOR BARNEHAGER (KFB) Arkivsaksnr.: 11/30586

Utvalg Møtedato Saksnummer Råd for eldre og funksjonshemmede /16 Formannskapet /16 Kommunestyret

Partssamarbeid i omstillingsprosesser 29. mai 2018

Temadag for Brukerutvalgene i NAV i Østfold. Nye mandat for Brukerutvalgene i NAV

Arkivref: 2016/ Lederavtale. Rådmann. Sted, dato

SAKSFRAMLEGG. Forslag til vedtak: Beskrivelse av saken. Eldrerådet Hovedkomiteen for helse, omsorg og velferd BEHOV FOR "BRUKERUTVALG, - DRØFTING

Presentasjon av innsatsområdet Ledelse av pasientsikkerhet. Hege Huseklepp, Prosjektleder for læringsnettverket

Sammen om Vestfolds framtid Kultur og identitet

Utvalg Møtedato Saksnummer Råd for eldre og funksjonshemmede /12 Formannskapet /13 Kommunestyret

Veileder. Undervisningsvurdering en veileder for elever og lærere

Medarbeidersamtalen i Midtre Gauldal kommune. Veileder til lederne,

«Snakk om forbedring!»

Samarbeidsprosjekt mellom: Lindesnes, Søgne, Marnardal, Audnedal, Songdalen og Hovedundervisnigssykehjemmet

Rolleforståelse og rollefordeling

Vedlegg 3 VEILEDER TIL SYSTEMRETTET UTVIKLINGSARBEID ØRLAND KOMMUNE

Planprogram for kommunedelplan - helse, omsorg og velferd

Medarbeidersamtalen. Følgende utfordringer har vært drøftet sentralt i VFK:

Demokratiprogram for barn og unge

Samhandlingsmøter i virksomheten Godt samarbeid i form av jevnlige møter med vernetjenesten og tillitsvalgt er i seg selv forebyggende.

Saksfremlegg. Arkivsak: 09/305 Sakstittel: EVALUERING AV PROSJEKTET "ADMINISTRATIV ORGANISERING I GRATANGEN KOMMUNE

Rapport om selskapskontroll 2013 Ås kommune Forvaltningen av kommunens eierinteresser

Profesjonelle standarder for barnehagelærere

INFORMASJONS- OG KOMMUNIKASJONSPLAN ALTA KOMMUNE ENDRET FOR LIVSKRAFTIG DRIFT I 2018

Ingenting om oss uten oss eller Alt om oss- med oss. Lars Ole Bolneset fra Ridderne AS

Brukermedvirkning på systemnivå i Arbeids- og velferdsetaten.

Vegvesenboka. Ledelse, styring og organisering. <Navn> <Avdeling, sted>

Kommunikasjonsstrategi for Vestvågøy kommune

Arbeidsgiverpolitisk plattform for Bergen kommune

Kommuneplanens samfunnsdel utlegging av forslag til ny plan til høring og offentlig ettersyn

Vedtekter for råd for funksjonshemmede fra 2012

FORVALTNINGSREVISJON - STYRINGSSYSTEMER I KLÆBU KOMMUNE. Kommunestyret Møtedato: Saksbehandler: Eva Bekkavik

Prinsipper for virksomhetsstyring i Oslo kommune

STYRINGSHJUL 2015 FOR GJØVIK KOMMUNE. Rådmannen, 3.desember 2014.

Samhandling og brukermedvirkning. v/hans Seierstad KS sentralstyret

Larvik kommune. Innbyggermedvirkning. Hvordan legge til rette for økt deltakelse og innflytelse i planprosesser.

STRATEGI FOR TRØGSTAD KONTROLLUTVALG

Skodd for framtida. Vedtatt i kommunestyret k-sak 17/21

Budsjett og økoplan

KOMMUNAL PLANSTRATEGI - Pbl Et verktøy for ønsket samfunnsutvikling

Effektiv møteledelse. Ole I. Iversen Assessit AS Mob:

Arbeidsmiljø og 10-faktor som prosessarbeid

Transkript:

HÅNDBOK STYRINGSDIALOGEN

INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 STYRINGSDIALOGEN... 4 STYRINGSHJULET I GAUSDAL KOMMUNE... 5 Følgende skjer i 1. tertial:... 5 Følgende skjer i 2. tertial... 6 Følgende skjer i 3. tertial... 6 DIALOG OG STYRING... 7 BRUKERINNFLYTELSE... 8 BRUKERRÅD... 10 Arbeidet i brukerrådene... 11 DIALOGMØTET... 12 Roller i dialogstyringen... 12 DIALOGSEMINAR... 14 Organisering/opplegg... 14 BUDSJETT OG STYRINGSKORT... 15 Administrasjonens arbeid... 15 Enhetenes arbeid... 15 VEDLEGG... 15 Side 2 av 15

INNLEDNING Håndbok for styringsdialogen er revidert, og endringene ble vedtatt av kommunestyret 27.03.2008. Styringsdialogen beskriver medvirkningsmuligheter som brukere av de ulike kommunale tjenester har, og de dialogfora som er opprettet for at dette kan realiseres. Tilrettelegging for brukermedvirkning skjer ved at hver enhet i kommunen oppretter egne brukerråd som består av 5-7 brukerrepresentanter. I tillegg til brukerrådsmøtene er det viktig at de ulike aktørene, brukere, ansatte og folkevalgte, kan møtes til dialog og refleksjon. Dette forsøkes ivaretatt gjennom såkalte dialogmøter. Dialogmøtene er brukernes arena der enhetsleder, tillitsvalgte og folkevalgte inviteres til dialog i den hensikt å få informasjon og sammen reflektere rundt enhetens virksomhet og framtidige utfordringer og prioriteringer. En gang i året, oftest i juni måned, inviteres enhetsledere og utvalgte rådsrepresentanter til et dialogseminar. Dialogseminaret er de folkevalgtes arena. Med bakgrunn i informasjon om kommunens status og utfordringer samt innspill fra brukerrådene og andre, legger de folkevalgte føringer for mål og prioriteringer for neste år og kommende fireårsperiode. Håndboka gir en nærmere beskrivelse av styringsdialogens ulike elementer, og formålet med de ulike dialogfora, sammensetning og oppgaver. Side 3 av 15

STYRINGSDIALOGEN I tillegg til kommunestyret som politisk styringsorgan, trenger kommunen en form for dialogstyring. Gjennom styringsdialogen får politikere og ledere innsikt og kunnskap om brukernes syn på tjenestetilbudene. Dessuten vil enhetsledere og medarbeidere få mulighet til å gi uttrykk for sin egen situasjon og utfordringer. Organisert på en systematisk måte vil tilbakemeldinger fra brukere og ansatte være nyttig informasjon i den hensikt å videreutvikle tilbudene og tjenestekvaliteten. Et styringssystem må bestå av systemer og metodikk forankret i teori, men vil aldri bli vellykket eller operativt uten at det støttes holdnings- og kunnskapsmessig av ledelsen og aksepteres i organisasjonen. For å lykkes er det viktig at mer enn 80 % av oppmerksomheten knyttes til verdier, kultur og holdninger og mindre enn 20 % til strukturer og modeller. I løpet av året 2004 ble det i gjennomført et myndiggjøringsprosjekt for alle medarbeidere som hadde 50 % stillinger eller mer. Mye tyder på at dette prosjektet har bidratt til økt kunnskap om og interesse for å delta aktivt i styringen av kommunen og egen enhet, og at det finnes forståelse for at dette må skje med utgangspunkt i dialogen. Et samarbeid med brukerne og deres nærmeste, og der dialogen er fundamentet, har som formål å utvikle tjenestene til beste for de som er brukere. Med etablering av ulike dialogfora plassert på valgte tidspunkt i året, regulert i et såkalt styringshjul/årshjul, forsøkes brukermedvirkningen og dialogen mellom ansatte, brukere og folkevalgte å ivaretas. For de fleste tjenester finnes det serviceerklæringer. Disse erklæringene beskriver hva brukerne kan forvente å få, hva brukerne ikke kan forvente å få og hva brukerne selv må yte. Disse serviceerklæringene regulerer de viktigste forventningene mellom tjenesteyter og tjenestemottaker, - med andre ord så bidrar de til å avstemme forventninger. Det er lagt opp til at revidering av serviceerklæringene skjer i enhetenes brukerråd. Side 4 av 15

STYRINGSHJULET I GAUSDAL KOMMUNE Styringshjulet er utformet som et årshjul og beskriver hovedaktivitetene i styringen av kommunen. Styringshjulet skal sikre at informasjon, dialog- og medvirkningsprosesser og resultater kobles til kommunens vedtatte mål og budsjett på strategisk riktige tidspunkter. Det vil si at årshjulet fastsetter noen prinsipper for styring og frister for når de ulike oppgavene skal gjennomføres. ÅRS- HJUL I Gausdal skal kommunen bruke 1. tertial til analyse, rapportering og vurdering av måloppnåelse for foregående år. Deretter gjennomføres en dialog med brukere, ansatte og politikere for å vurdere strategien for det påfølgende året i 2. tertial. I 3. tertial utarbeides budsjett, styringsdokumenter og krav til måloppnåelse for det nye året. Følgende skjer i 1. tertial: Resultater fra brukerundersøkelser som er gjennomført i hver av resultatenhetene foreligger og er analysert. Resultater fra arbeidsmiljøundersøkelser som er gjennomført er analysert. Økonomisk resultat (regnskap) for foregående år foreligger, - både for enheten og kommunen samlet Virksomhetsmelding (årsmelding) for resultatenheten foreligger. Disse objektive data (fakta) danner grunnlag for vurdering av måloppnåelse/resultater for foregående år, og gir et grunnlag for å analysere måloppnåelsen for foregående år. Side 5 av 15

Følgende skjer i 2. tertial Dialogmøter gjennomføres på hver enhet. I disse møtene deltar brukerrådet, leder og tillitsvalgte for enheten og de medlemmene fra kommunestyret som er utpekt til å delta i dialogmøtene på respektive enheter. Dialogseminar - kommunestyret gjennomfører et dialogseminar (juni) hvor de, på grunnlag av dialogmøter/brukermøter som har vært holdt i enhetene, trekker opp linjer og prioritering for det neste året og de kommende fire år (årsbudsjett- og økonomiplanforutsetninger). I dialogmøtene er alle deltakere likeverdige med hensyn til hvem som har synspunkter, forslag og ideer. Når beslutning er fattet i kommunestyret er prioriteringene ferdige for neste års budsjett. Det er en forutsetning at kommunestyret respekterer sine egne prioriteringer fra dialogseminaret når de senere på året behandler budsjett og økonomiplan. Tilsvarende er det viktig at rådmann og administrasjon for øvrig er lojale mot kommunestyrets prioriteringer i dialogseminaret. Dialogseminaret og kommunestyrets vedtak er det viktigste politiske styringsvedtak i året. Følgende skjer i 3. tertial Rådmannen omsetter kommunestyrets vedtak i dialogseminaret til budsjett og økonomiplan. Rammer og målsettinger for enhetene utarbeides på grunnlag av dialogmøtene i enhetene, og særlig på grunnlag av dialogseminaret i kommunestyret i juni. Innen utgangen av oktober behandler kommunestyret budsjett og økonomiplan, og gjør vedtak om mål, rammer og andre forutsetninger for kommunen samlet og for den enkelte resultatenhet. Enhetene utarbeider prestasjonsplan for neste år. Dette arbeidet skjer i nært samarbeid mellom leder, medarbeidere, tillitsvalgte og brukerrådet for enheten. Prestasjonsplanen legges fram for rådmann/kommunalsjef i et møte. Den skal ikke formelt godkjennes, men sjekkes ut mot kommunestyrets rammer og forutsetninger. Brukerundersøkelser gjennomføres på hver enkelt enhet. Resultatene foreligger i 1. tertial neste år, og brukes som en del av grunnlaget for evaluering av virksomheten. Arbeidsmiljøundersøkelser gjennomføres tilsvarende for hver enhet. Side 6 av 15

DIALOG OG STYRING I tillegg til styring gjennom å sette mål og måle resultater, gir dialogstyringen en mer direkte kontakt og åpenhet for innbyggerne. Gjennom en slik dialog får folkevalgte og ledere innsikt og kunnskap om brukernes syn på de ulike tjenestetilbudene. Her vil den opplevde kvalitet og brukernes egne prioriteringer kunne komme fram. I tillegg vil enhetsledere og medarbeidere få mulighet til en åpen dialog med brukerrådene og de folkevalgte. I henhold til styringssystemet i skal det hvert år gjennomføres: Møter i brukerråd 3 ganger årlig på hver enhet Dialogmøte i mai (på hver enhet) Dialogseminar i kommunestyret (juni) Dialog Ordet kommer av det greske ordet dialegomai som betyr å samtale. Enkelt sagt er dialogen en maktfrie samtale, der de som er til stede er likeverdige parter. I dialogen er det viktigere å forstå andre enn selv å bli forstått, og aktiv lytting blir sentralt. Dialogen forutsetter god tid, - slik at det blir tid til refleksjon over både spørsmål og svar. Den vise veileder fører meg ikke inn i sitt visdoms hus, men leder meg fram til min egen klokskaps dørterskel. Styring Styring som begrep knytter seg til systemer og strukturelle sammenhenger, målsettinger og utøvelse av kontroll. Det innebærer at styring blant annet handler om: planlegging organisering løse oppgaver finne nødvendige ressurser for å nå målene Side 7 av 15

BRUKERINNFLYTELSE har som mål å utvikle sine tjenester i samspill med brukerne, og forvisse seg om at brukernes og innbyggernes behov står i fokus. Brukermedvirkning er sentralt i forbindelse med Balansert målstyring (BMS) da målet er å flytte fokuset fra kun økonomiske resultater, til også å fokusere på kvaliteten i tjenesteproduksjonen. Videre er vårt syn at brukermedvirkning er en videreføring av demokratiske prinsipper med formål å: Sikre brukernes medvirkning Styrke brukerne medbestemmelse Bidra til utvikling av en god og riktig tjenestekvalitet Brukermedvirkning er en anerkjennelse av at den kunnskap og erfaring den enkelte bruker besitter er likeverdig med virksomhetenes erfaringer og kunnskaper. I NOU 2001:22 Fra bruker til borger står følgende: Brukermedvirkning er det moderne uttrykket for befolkningens mulighet til å påvirke utformingen av offentlige tjenester, og er knyttet til moderniseringen av den offentlige forvaltningen og til målet om å gjøre offentlige tjenester mer rettet mot brukernes behov. Det er en demokratisk rettighet som innebærer at enkeltpersoner medvirker i beslutningsprosesser som angår ens egen livssituasjon (individnivå), eller der representanter for organisasjoner medvirker i utforming av tjenester og tiltak (systemnivå). I St.meld. nr. 34 (1996-97) finnes følgende definisjon: Brukermedvirkning vil si at de som berøres av en beslutning, eller er brukere av tjenester, får innflytelse på beslutningsprosesser og utforming av tjenestetilbudet. Graden av involvering vil påvirke graden av innflytelse, og det vil derfor være viktig å se nærmere på hvilke handlinger og tiltak som påvirker dette. I vil følgende være de mest sentrale: Grad av innflytelse Brukerstyring Medbestemmelse Dialogfora Brukerundersøkelse Informasjon Grad av involvering Side 8 av 15

Informasjon: Informasjon blir gitt enten i muntlig eller skriftlig form. Det som kjennetegner informasjon er at den er enveis, - og avsender bestemmer og kontrollerer det som skal meddeles. Brukerundersøkelser: Ut fra standardiserte spørreskjemaer eller anonymiserte intervju innhentes brukernes og/eller foresatte/pårørendes meninger om dagens tjenestetilbud, men kan også gis anledning til å komme med forslag til forbedringer eller endringer. Dialogfora: Gjennom en likeverdig og maktfri samtale skjer en refleksjon over dagens- og framtidas tjenestetilbud. Gjerne med utgangspunkt i resultater fra bruker- og medarbeiderundersøkelser, KOSTRA-data og fysiske- og økonomiske rammefaktorer. Medbestemmelse: På grunnlag av ulike informasjonsdata og synspunkter framkommet i dialogen gis brukerne og foresatte/pårørende anledning til at deres meninger sammen med andre parter gis reell mulighet til innflytelse på tjenestetilbudet. Det kan for eksempel skje gjennom prosesser i styrer/råd/utvalg. Brukerstyring: Brukerne av en tjeneste tar selv initiativ til og iverksetter utviklingstiltak og/eller endringer, i samarbeid med interne og eksterne aktører. Side 9 av 15

BRUKERRÅD Det etableres brukerråd ved hver enhet, og rådet består av brukerrepresentanter. Brukerrådene på enhetene skal være et sentralt element i styringsdialogen der hensikten er å få tydelige signaler fra brukerne om og på hvilke områder tjenesten bør forbedres, og på hvilke områder det fungerer bra, - og gjennom det signalisere en ønsket utvikling av tjenesten. Enhetsleder har ansvar for at det blir etablert brukerråd ved sin enhet. Brukerrådene skal gi enhetsleder innspill til verdier i prestasjonsplan for enheten. Brukerrådene er rådgivende, og har en utviklende funksjon på den enkelte enhet. De skal bidra til utvikling av tjenestekvaliteten. Brukerrådene skal gjennomgå enhetenes resultater, og stimulere til kreativitet og engasjement. Brukerrådene skal bidra til å styrke tillit og dialog mellom tjenesten, brukere/pårørende og folkevalgte. Formål Formålet med brukerrådet er å styrke innflytelse og medvirkning for de som er brukere av tjenesten, eller for deres pårørende. I barnehager og skoler vil det være foreldre/foresatte og barn, i omsorgen for eldre vil det være brukerne av tjenestene og/eller pårørende. Medlemmer Brukerrådene bør ha 5-7 medlemmer. De kan velges på brukermøter, som er et møte hvor alle brukere og pårørende er invitert til å delta for å velge brukerråd, eller det pekes ut medlemmer uten et slikt brukermøte. Det er viktig å få et mest mulig representativt brukerråd. Myndighet Brukerrådet er et rådgivende organ. Rådet har ikke formell myndighet til å fatte beslutning som overstyrer lederen av enheten. Brukerrådenes viktigste funksjon er å være medspiller og korrektiv for å utvikle den enkelte enhet. Et nært samarbeid og dialog med enhetsleder er erfaringsmessig avgjørende for å lykkes med reell medvirkning. Roller For at et brukerråd skal fungere i henhold til intensjonen er det viktig at det er klarhet i rollene: Brukerrepresentantene - de er brukerrådets medlemmer. De er de sentrale aktørene som det skal lyttes til, - de skal oppleve å bli hørt. Brukerrådet skal ledes av en brukerrepresentant, og sette dagsorden på brukerrådets møter. Leder for brukerråd er ansvarlig for informasjon til de øvrige brukerne. Enhetsleder er sekretær, skal svare på spørsmål, gjøre rede for resultater/prioriteringer og være en aktiv lytter, være en støttespiller til brukerrådets leder og delta på alle brukerrådsmøtene. Skal ikke være en hovedperson som dominerer møtet. Side 10 av 15

Arbeidet i brukerrådene Dersom brukermedvirkning skal oppleves reell for tjenestemottakerne, er det viktig at det legges opp til minst tre møter i brukerrådet i løpet av året. Medlemmene skal på vegne av brukerne formidle forventninger, ønsker og ideer knyttet til tjenestens kvalitet og omfang. Det vil i denne sammenhengen være viktig å ha fokus på: Utvikling av kvaliteten på tjenesten Innspill om viktige verdier i virksomheten Se realistiske muligheter ut fra gårdagens resultater, dagens tilbud og prioriteringer for morgendagen. Ikke personal- og klientsaker I henhold til aktiviteter i kommunens styringshjul vil det være naturlig at brukerråd avvikles i følgende tidsrom: Januar Orientering om utfordringer for enheten knyttet til vedtatt handlingsprogram og budsjett Presentasjon og vurdering av bruker- og medarbeiderundersøkelsene Utkast til årets prestasjonsplan presenteres, og det åpnes for dialog knyttet til enhetens utfordringer og prioriteringer Serviceerklæring for enheten evalueres og brukerrådet gis mulighet for å komme med innspill til endringer Mars/april Resultatvurdering av fjorårets måloppnåelse i henhold til prestasjonsplan for enheten og for planområdet - årsmelding Vurdering av økonomiske resultater for fjoråret Resultatvurdering, - status inneværende periode vedr mål, aktivitet og økonomi Oktober Ut fra føringer i overordna styringskort og enhetens budsjettramme, kommer rådet med innspill til mål og prioriteringer for enheten Resultatvurdering for 2. tertial vedrørende måloppnåelse i henhold til prestasjonsplan for enheten, - mål, aktivitet og økonomi Side 11 av 15

DIALOGMØTET Formål Formålet med dialogmøtet er at brukerne på grunnlag av en dialog med ansatte og folkevalgte å få presentert sine innspill til neste års plan- og budsjettprosess. I forbindelse med dialogstyringen er det i kommunens styringshjul lagt inn at hver enhet skal gjennomføre et dialogmøte i mai. Deltakere På dialogmøtene på enhetene deltar: Brukerrådet 3 folkevalgte (oppnevnt av ordfører) Enhetsleder Plasstillitsvalgt Dette betyr at dialogmøtet blir en arena hvor brukerrepresentanter, folkevalgte, enhetsleder og tillitsvalgte møtes til dialog. Denne deltakelsen vil gi godt innblikk i den enkelte enhet. Myndighet Dialogmøtet er et rådgivende organ som skal komme med innspill til kommunestyrets dialogseminar etter vedtatte retningslinjer. Roller i dialogstyringen Deltakerne vil inneha ulike roller, og det er viktig at den enkelte deltaker er seg dette bevisst. De ulike rollene beskrives slik: Brukerrepresentantene de er brukerrådets medlemmer og de sentrale aktørene som det skal lyttes til de skal oppleve å bli hørt. Leder av dialogmøtet er fortrinnsvis leder i brukerrådet alternativt enhetsleder Enhetsleder skal i samarbeid med leder i brukerrådet planlegge og framskaffe informasjon om enheten med utgangspunkt i fjorårets måloppnåelse, økonomi, medarbeider- og brukerundersøkelser, KOSTRA-tall og resultater 1. tertial. Enhetsleder skal svare på spørsmål, gjøre rede for resultater/prioriteringer og være en aktiv lytter. Skal sørge for at det blir skrevet referat. Sekretæren refererer dialogen, innspill og forslag til prioriteringer. Egen referatmal benyttes, og referatet sendes til nærmeste overordnede. Det kan være praktisk at enhetsleder selv tar denne rollen. Plasstillitsvalgt skal gjøre rede for resultater fra medarbeiderundersøkelsen og medarbeidernes situasjon. For øvrig være en aktiv lytter og svare på spørsmål. Kommunestyrets medlemmer deltar på dialogmøtet i de enhetene de er tildelt. Deres rolle er å være en aktiv lytter og stille spørsmål. Denne kunnskapen vil danne grunnlag for styring og prioritering senere. Innspillene fra dialogmøtet blir sentrale på kommunestyrets dialogseminar før sommerferien. Side 12 av 15

Opplegg for dialogmøtene Innledning om målsetting med og opplegg for dialogmøtet (ved leder) Orientering om resultater fra foregående år for virksomheten (ved virksomhetsleder) Dialog om resultatene/måloppnåelsen i forhold til budsjett og planer Dialog om hvilke områder/tiltak som bør prioriteres i den videre utvikling og drift av virksomheten Oppsummering og prioritering av hvilke forslag som skal fremmes til dialogseminaret Egen mal for oppsummering/referat fra dialogmøtet er utarbeidet og følger vedlagt. Retningslinjer for dialogmøtene Deltakerne har før møtet fått innkalling og relevant informasjon om enheten. Møtet har en tidsramme på maks. 2 timer. Møtet ledes av enhetsleder Enhetsleder orienterer om virksomheten og oppnådde resultater siste budsjettår relatert til budsjettet/målene i styringskortet. Videre de utfordringer virksomheten har framover. Plasstillitsvalgt orienterer om medarbeidernes situasjon. Leder av brukerråd orienterer om brukernes erfaringer med enheten og tjenestetilbudet Dialog omkring de aktuelle utfordringer for virksomheten og kommunen. Dialog om hvilke områder/tiltak som bør prioriteres i den videre utvikling og drift av virksomheten Oppsummering og prioritering av forslag til dialogseminaret Det skal skrives møtereferat fra dialogmøtene etter en standardisert referatmal. Referatene fra møtet legges ut på fellesområdet og blir grunnlagsdokumenter for politiske drøftinger og prioriteringer på kommunestyrets dialogseminar i juni. Oppgaver Dialogen og drøftingene baseres på tema på bakgrunn av blant annet fjorårets resultater fra brukerundersøkelsene, medarbeiderundersøkelsene, årsmelding og budsjett. Sammen med brukernes erfaringer blir det viktig å finne fram til styrker og svakheter ved dagens virksomhet som bør forbedres. På dialogmøtet blir det viktig å ha fokus på følgende: Drøfte resultatene enheten oppnådde foregående år Drøfte hvordan disse resultatene kan brukes til forbedringer inneværende og neste år Få innsikt i enhetens tjenester og virksomhet for øvrig, - og utvikle gjensidig tillit og respekt Brukerrådet samler seg om inntil 3 prioriterte tiltak for enheten og/eller kommunenivået. Det er vesentlig at tilrådingene er innenfor realistiske rammer ettersom disse vil inngå som en viktig del av grunnlaget for kommunens handlingsprogram og budsjett. Aktuelle spørsmålsstillinger kan for eksempel være: Er det spesielle forhold ved virksomheten som tjenesten ikke bør være bekjent av, - svakheter som bør forbedres? Hva er det ved virksomheten som fungerer bra? Hva ser ut til å være de største utfordringene framover og hva bør prioriteres for neste år? Side 13 av 15

DIALOGSEMINAR Etter at alle dialogmøtene er gjennomført, sammenfatter/redigerer en av kommunestyrets komiteer referatene fra møtene. Referatene sammenfattes for det enkelte planområde. Dette danner grunnlag for dialogseminaret i juni. Sammendraget sendes sammen med referatene fra alle dialogmøtene til kommunestyrets medlemmer i god tid før dialogseminaret. Mål og hensikt Dialogseminaret er kommunestyrets viktigste møte fordi føringer og prioriteringer for de neste årene legges her. Deltakere Kommunestyrets medlemmer Rådmann Kommunalsjefer Enhetsledere Tillitsvalgte Representanter fra Eldrerådet, Råd for funksjonshemmede og Ungdomsrådet Dialogseminaret gir mulighet for dialog mellom folkevalgte, ledergruppen og enhetslederne om de viktigste satsingene for kommende budsjettår. Men det er viktig at det er en klar forståelse av at dialogseminaret er politikernes arena. Organisering/opplegg Ordfører innleder med en oppsummering av hovedtrekkene fra siste år, om organiseringen og gjennomføring av dialogprosessen, og det videre løp fram til behandling av budsjettet i november Rådmannen gir en oversikt over oppnådde resultater siste år og orienterer om kommunale rammefaktorer Innspill fra eldrerådet, rådet for funksjonshemmede og ungdomsrådet Presentasjon av innkomne tilrådinger fra brukerrådene, - sammenstilt i en rapport 1. gruppearbeid: Dialog mellom folkevalgte, tillitsvalgte, rådsrepresentanter og enhetsledere. Helhetsfokus vil være sentralt 2. gruppearbeid Politiske drøftinger på bakgrunn av innspill fra brukerrådene og diskursen i 1. gruppearbeid. Hver gruppe kommer fram til 1-3 prioriteringer innen hvert av fokusområdene, og dette presenteres i plenum På bakgrunn av gruppenes prioriteringer utarbeider administrasjonen sammen med en av komiteene utkast til overordna styringskort for kommunen På bakgrunn av komiteens innstilling vedtar kommunestyret overordna styringskort og økonomiske rammer for planområdene Side 14 av 15

BUDSJETT OG STYRINGSKORT Administrasjonens arbeid De politiske prioriteringer på dialogseminaret danner basis for rådmannens arbeid med budsjett og økonomiplan, samt mål og rammer for utvikling av kommunen. Rådmannen utarbeider: Forslag til rammer og forutsetninger for kommende budsjettår og økonomiplanperiode I samarbeid og samråd med en av komiteene utarbeides utkast til overordna styringskort med mål, suksessfaktorer, indikatorer og ambisjonsnivå Forslag til rammefordeling til planområdene Videre er rådmannen ansvarlig for: Dialog med enhetslederne vedr. styringskort for planområdet (mål) og økonomisk ramme Fremme forslag til formannskap og kommunestyre om mål og rammer på overordnet nivå og enhetsnivå Enhetenes arbeid Enhetsleder er ansvarlig for: Utarbeidelse av styringskort på planområdet i samarbeid med de øvrige enhetene på planområdet Utarbeidelse av prestasjonsplan for enheten Dialog med brukerråd vedr. valg og prioritering av tiltak Lage budsjett for enheten med utgangspunkt i tildelt ramme og enhetens mål og aktiviter Innkalle til dialogmøte for å avklare tiltak og prioriteringer som grunnlag for dialogseminaret VEDLEGG Referatmal dialogmøte Veileder dialogmøte Side 15 av 15