1 av 4 Fakultet for naturvitenskap og teknologi Referat fra møte i ledergruppen Dato 22.12.2008 Referanse Til stede: Dekanus Bjørn Hafskjold (BH) Prodekanus forskning Åse Krøkje (ÅK) Prodekanus utdanning Anne Borg (AB) Instituttleder Eivin Røskaft (ER) Instituttleder Arne Strøm (AS) Instituttleder Berit Kjeldstad (BK) Instituttleder David Nicholson (DN) Instituttleder Tor Grande (TG) Instituttleder Sigurd Skogestad (SS) Stipendiat Ragnhild Beate Strand Angelsen (RA) IBT Seksjonssjef Heidi Hugdal (HH), personalseksjonen og seksjonssjef Vidar Broholm (VB), økonomiog planseksjonen deltok under behandling av NTL-sak 94/08 og 95/08. Fra administrasjonen: Fakultetsdirektør Geir Walsø (ref) Forfall: Prodekanus materialer Hans Jørgen Roven Student FTR realfag Ingvill Marie Moen Student vara-ftr realfag Silje Helene Waagaard Student FTR siv.ing. Margrethe Nergaard Student vara-ftr siv.ing. Nikolai Rivedal Sted: møterom E1-118 i fakultetsadministrasjonens lokaler Tid: torsdag 18. desember 2008, kl 0915-1200. Referat fra ledermøtet 11. desember ble godkjent med en redaksjonell endring. Oppfølging av tidligere saker Ref NTL-sak 90/08: Saken ble fremmet for ansettelsesutvalget som ga sin tilslutning. Ref NTL-sak 93/08: For prioritering av tekniske og administrative stillinger, jfr NTL-sak 95/08 (nedenfor). Studieplanen er innsendt som referert. Mht Styring og ledelse: Se nedenfor under Eventuelt. Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Realfagbygget E-post: Realfagbygget D1 + 47 73 59 41 97 7491 Trondheim postmottak@nt.ntnu.no Høgskoleringen 5 Telefaks http://www.nt.ntnu.no 7034 Trondheim + 47 73 59 14 10 Tlf: + 47 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 22.12.2008 Referanse 2 av 4 NTL-sak 94/08 Bemanningsplan for vitenskapelige stillinger 2009-2012 BH innledet med å kommentere utsendt notat, samt med basis i en sammenfatning av instituttenes innspill, jfr vedlegg. Momenter fra diskusjonen: De statistiske DBH-dataene fra før 2003 gir ikke et presist bilde av situasjonen ved alle instituttene, som følge av organisatoriske endringer. Fom 2003 gir dataene et korrekt bilde av situasjonen. Den skisserte planen i notatet er for lite ekspansiv og det bør vurderes om det kan etableres overgangsordninger, primært med industrifinansiering, men også vha SO-midler. Planen representerer en (fortsatt) bred faglig satsing inn mot de strategiske fagområdene, men den er for lite konsentrert om aktuelle fagområder. Det bør vurderes om bemanningsplanen og dimensjoneringen av denne også må ta hensyn til behov for undervisningskapasitet. Dette kan bli spesielt aktuelt innenfor fysikk, hvis mer enn 100 nye studieplasser innenfor siv.ing.-studiet blir etablert ved opptaket i 2009. Kvalifiseringsstipend for professorat bør kunne vurderes som alternativ løsning for å rekruttere nye medarbeidere. Oppsummering: I perioden 2009-2012 forventes en avgang på 13 årsverk som følge av aldersgrensen. I tillegg kan det komme fratredelser som i dag ikke er kjent. I lys av langtidsbudsjettet er det rom for tilsetting i åtte stillinger ut over de som allerede er besluttet gjennom tidligere vedtak. De åtte nye bør i første rekke tilordnes (pga. stor avgang i perioden 2010-2012) og (pga. stort undervisningsbehov, oppbygging innenfor nanoteknologi og sterk reduksjon i antall vitenskapelige stillinger over siste ti år. Dernest bør prioriteres (pga. sentral virksomhet innenfor klimaforskning) og (pga. reduksjon i antall årsverk over siste ti-års periode). Konklusjon: På grunnlag av diskusjonen vil det bli utarbeidet et dekani vedtak (D-sak 327/08, ref. s anm.) som klargjør sammenhengen med tidligere beslutninger og finansieringskilde for stillingene. NTL-sak 95/08 Budsjett 2009 nye teknisk/administrative stillinger BH innledet med å kommentere ettersendt notat: Tabell 1 er basert på DBH-data der det ikke er skilt mht finansieringskilde. Tabell 2 omfatter tekniske stillinger som pt allerede ligger inne i 2009- budsjettet. Momenter fra diskusjonen: NT-fakultetet har færre administrative stillinger enn hhv IVT- og IME-fakultetene.
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 22.12.2008 Referanse 3 av 4 Det erkjennes at det er behov for administrativ lederstøtte med høy kompetanse, og det er akseptabelt at en starter med å bygge opp dette på nivå 2 med siktemål å gi støtte primært til nivå 3. Det er samtidig viktig at behovet for administrativ kapasitet ses under ett ved hele fakultetet, slik at eventuell ledig kapasitet ett sted kan utnyttes et annet. Stilling som administrativ leder ved tas ut av planen og utlyses snarest. Konklusjon: Prioritering av administrative stillinger: Pri Type stiling Enhet 1 Adm.stilling Studieveileder / Fak.adm. 1 Adm.stilling Økonomi/Ekspedisjon 1) 1 Adm.stilling Forskningsadministrasjon Fak.adm. 10 Adm.stilling Sekretariatfunksjoner 2) Fak.adm. 1) Arbeidsoppgaver for stillingen må vurderes i lys av eventuelle ledig kapasitet andre steder. 2) Stillingen flyttes til 2010-budsjettet. Frigjorte 2009-midler tilføres reserven (buffer). Nyheter fra dekanatet, instituttene, NT-administrasjonen Orienteringssak: Tematiske satsingsområder reviderte retningslinjer. Ledergruppen tak saken til orientering (ble ikke realitetsbehandlet). HH henviste til en sak diskutert på administrativt ledermøte: Eventuell overtidsutbetaling for vitenskapelig ansatte skal og kan ikke utbetales, fordi det ikke er innført timeregistrering for slikt personale ved NTNU. Overtid skal dessuten være pålagt fra arbeidsgiver. Ekstra innsats på eksterne prosjekter kan imidlertid gi rom for utbetaling av honorar. Hvordan dette skal skje vil bli lagt fram for ledermøtet på nyåret. GW henviste til Styresak 50/06, som sier at vedtatte prinsipper for økonomisk oppgjør mellom NTNU og SINTEF skal gjennomgås. IVT-fakultetet har startet dette arbeidet, og saken vil bli fulgt ved NT-fakultetet på nyåret, jfr for øvrig forrige prikkpunkt. VB opplyste at Riksrevisjonen har gjennomgått enkelte innkjøp av varer og tjenester ved NTNU og bedt om underlag som dokumenterer hvordan prosessen har vært. For NT-fakultetet gjelder dette totalt åtte innkjøp (fire ved nivå 2, tre ved og ett ved ). VB opplyste at internrevisjon av BOA er gjennomført med bistand fra eksternt firma, Ernst & Young. Rapport vil foreligge på nyåret. BH presentert den videre prosessen med Styring og ledelse, jfr vedlegg. BH opplyste at NTNUs innspill til Forskningsmeldingen sendes 19.12.08. GW minnet om instituttledernes ansvar mht rapportering til FRIDA (første frist er 20. januar). GW opplyste at sak om verkstedorganisering vil bli lagt fram for ledergruppen på nyåret
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Dato 22.12.2008 Referanse 4 av 4 Eventuelt TG etterlyste fortgang i arbeidet med å etablere en ordning for utskrift fra printere med sikte å redusere papirforbruket. TG ba om at det etableres retningslinjer/instruks for kontraktsforhandlinger av konsortieavtaler ifm FME ene, både hva gjelder involvering av nivå 2 (bør koples inn så raskt som mulig), TTOs eventuelle rolle og ansvar, samt samspill med andre fakulteter.
Forhold tekn/vit årsverk 1.4 tekn årsverk/vit årsverk 1.2 1.0 0.8 0.6 0.4 0.2 IBT 0.0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 År 1
2
Forhold adm/tot årsverk adm årsverk/tot årsverk 0.14 IME IVT NT 0.12 0.10 0.08 0.06 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 År Forhold adm/tot årsverk 0.10 adm årsverk/tot årsverk 0.08 0.06 0.04 0.02 IBT 0.00 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 År 3
Forhold adm/vit årsverk 0.4 adm årsverk/vit årsverk 0.3 0.2 0.1 IBT 0.0 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 År 4
Antall årsverk førstestillinger 50 Årsverk førstestillinger 40 30 20 10 IBT 0 2000 2002 2004 2006 2008 2010 2012 År Inst. IBT Fagområde Systembiologi Populasjonsøkologi Molekylærbiologi Planteøkologi Molekylærbiologi Fagdidaktikk Molekylærbiologi Systembiologi Statistisk fysikk/nanovitenskap Bionanoteknologi Kondenserte mediers fysikkrøntgendiffraksjon Solcelleteknologi Numerisk fysikk Organisk kjemi Strukturkjemi Systembiologi CO 2 -fangst Korosjon og overflateteknologi Nanomaterialer Raffinering og resirkulering Solenergi Solenergi Aluminiumselektrolyse Fysikalsk metallurgi Navn Martin Kuiper Tor Harald Ringsby Bente Jessen Graae Eivind Almaas Marit Sletmoen Ragnvald Mathisen Nadi Skjøndal-Bar Hilde Lea Lein Fride Vullum Ragnhild Aune Gabriella Tranell Tittel Professor Professor/ førsteamanuensis Professor/ førsteam Professor Professor/ førsteam Tiltrer stillingen 2008-07 2008-09 2009-01 2009-08 2010 2011 2012 2009-08 2010-01 2010-03 2010-08 2011 2012 2010-01 2011 2008-01 2010 2008-08 2008-10 2009-01 2009-01 2009-09 2009-06 2009-06 5
Inst. IBT Fagområde Systembiologi Populasjonsøkologi Molekylærbiologi Planteøkologi Molekylærbiologi Fagdidaktikk Molekylærbiologi Systembiologi Statistisk fysikk/nanovitenskap Bionanoteknologi Kondenserte mediers fysikkrøntgendiffraksjon Solcelleteknologi Numerisk fysikk Organisk kjemi Strukturkjemi Systembiologi CO 2 -fangst Korosjon og overflateteknologi Nanomaterialer Raffinering og resirkulering Solenergi Solenergi Aluminiumselektrolyse Fysikalsk metallurgi Navn Martin Kuiper Tor Harald Ringsby Bente Jessen Graae Eivind Almaas Marit Sletmoen Ragnvald Mathisen Nadi Skjøndal-Bar Hilde Lea Lein Fride Vullum Ragnhild Aune Gabriella Tranell Tittel Professor Professor/ førsteamanuensis Professor/ førsteam Professor Professor/ førsteam Tiltrer stillingen 2008-07 2008-09 2009-01 2009-08 2010 2011 2012 2009-08 2010-01 2010-03 2010-08 2011 2012 2010-01 2011 2008-01 2010 2008-08 2008-10 2009-01 2009-01 2009-09 2009-06 2009-06 6
1 Styrevedtaket fra 2008-12-05: S-sak 86/08 Styring og ledelse ved fakultet og institutt. Vedtak: 1. Ordningen med tilsatte dekaner videreføres. Et utvalg bestående av rektor, en styrerepresentant, to representanter for arbeidstaker-organisasjonene og en fakultetstillitsrepresentant for studentene (FTR) ved hvert fakultet deltar i rekrutteringsprosessen og foretar innstilling overfor styret. Utvalget suppleres med en instituttleder fra hvert fakultet utpekt av rektor. Denne deltar i vurdering og innstilling av søkere til det aktuelle fakultetet. 2. Instituttledere skal som hovedregel velges. Det gis mulighet for tilsetting av instituttstyrer etter vedtak i fakultetsstyret, etter at det har blitt gjennomført nødvendige medvirkningsprosesser ved det enkelte institutt. I inneværende periode vil dette bli ivaretatt av fakultetsrådet. Rektor gir nærmere regler for disse prosessene. 3. Alle fakultet skal ha styrer. Fakultetsstyrets beslutningsfullmakt skal ligge innenfor rammen av fakultetets fullmaktsområde 4. Institutter skal som hovedregel ha styrer. Institutter kan få unntak fra ordningen med styre dersom en uravstemning viser flertall mot en slik ordning. En alternativ medvirkningsordning som har tilslutning blant ansatte, kan i så fall erstatte ordningen med styre. Fakultetsstyret (fakultetsrådet i denne perioden) kan da gi dispensasjon fra regelen, og skal godkjenne den alternative ordningen. 2 Styrevedtaket fra 2008-12-05: 5. Rektor bes om i februar 2009 å fremme forslag om sammensetning, mandat og forretningsorden for fakultets- og instituttstyrene. 6. Rektor bes om i løpet av våren 2009 å fremme forslag til tiltaksplan for hvordan NTNU på kort og lang sikt kan styrke medvirkning og medbestemmelse for tilsatte og studenter i organisasjonen, både innenfor og ved siden av den formelle styrings- og ledelsesstrukturen. 7. Det gjennomføres ny evaluering av styring og ledelse ved NTNU i 2012. Pkt 2 ble vedtatt mot to stemmer (Ausrød og Mjelva) Øvrige punkter ble enstemmig vedtatt Rektor kommer tilbake til Styret med en sak om rammene for og utøvelse av faglig ledelse. 1
3 Styring og ledelse: tids- og aktivitetsplan for etablering av styrings- og rådsorganer for 2009 2012 utvelgelse av ledere fra 01.08.2009 4 Sentrale organer Tilsetting av rektor: 26. januar 2009 (styret) Styrevalg - kunngjøring, nominasjoner, valg: 10 februar 20. mars 2009 2
5 Styrer og rådsorganer Regler for medvirkningsprosesser ved instituttene - for valg/tilsetting av instituttledere - instituttstyre/råd/annen ordning (uravstemning) Rektor fastsetter regler styret 26.01.2009 Sammensetning, mandat og forretningsorden for styrer styret 25.02.2009 6 Styrer og rådsorganer forts. Drøfting om styre ved aktuelle institutt: - skal det søkes om alternativ medvirkningsordning? 26. februar ca. 15 mars 2009 Fakultetsråd (= fakultetstyre): - beslutning om eventuell dispensasjon fra ordning med instituttstyre 15. mars 1. april 2009 Valg av fakultets- og instituttstyrer inkl. nominasjoner: 15. april 15. mai 2009 3
7 Utvelgelse av ledere Prorektorer og dekaner: vedtak om utlysing 26. januar 2009 (styret) Utlysing av stillingene: 1. februar 2009 Tilsetting prorektorer og dekaner: 26. mars 2009 (styret) 8 Utvelgelse av ledere - forts. Nominering av kandidater til instituttledervalg: 15. april 1. mai 2009 Utlysing av eventuelle stillinger som instituttledere: 15. april 1. mai 2009 Valg av instituttledere: ca. 15. mai 2009 Eventuell tilsetting av instituttledere: ca. 1. juni 2009 4
9 Andre prosesser Tiltaksplan for medvirkning: 23. april 2009 (styret) Faglig ledelse rammer for og utøvelse av : 23. april 2009 (styret) 5