VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: Mandag 11. september 2017 Møtetid: Kl. 09:00 STED: Herredshuset Verdal, møterom Glassrommet NB! Merk sted De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møte er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 026/17 Referatsaker 027/17 Orientering fra rådmannen vedrørende pågående prosesser knyttet til avviklingen av Innherred samkommune 028/17 Orientering fra rådmannen vedrørende kommunens økonomi 029/17 Orientering fra rådmannen vedrørende kvalitets- og avviksrapporteringen til AMU 030/17 Orientering vedrørende problemstillinger knyttet til kvalitet og kontroll for innkjøp og anskaffelser 031/17 Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 032/17 Orientering fra revisor vedr. revisjonsstrategien for regnskapsrevisjon 2017 033/17 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor den årlige uavhengighetserklæring 034/17 Selskapskontroll vedrørende Innherred Renovasjon IKS - fastsetting av temaer for prosjektet 035/17 Kontrollutvalgets arbeid høsten 2017 og 2018 036/17 Kontroll og tilsyn - forslag til driftsbudsjett 2018 Eventuelt Steinkjer, 04.09.17 John Hermann Leder Paul Stenstuen kontrollsekretær Dir.tlf. 900 39 065 E-post: paul.stenstuen@komsek.no KomSek Trøndelag IKS, Postboks 2564, 7735 STEINKJER, tlf: 74 11 14 76, e-post: post@komsek.no,
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 026/17 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 026/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referater Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KonSek Trøndelag IKS Møteprotokoll fra representantskapet Vedlagt 2 Kommunestyret Melding om vedtak Vedlagt Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Verdal kommune Rådmannen KomSek Trøndelag IKS Fylkets Hus 7735 Steinkjer Deres ref: Vår ref: LIER 2016/5319 Dato: 29.08.2017 Melding om vedtak - Revisors rapport - gjennomgang av planlegging og utlysing av helsehuset i Verdal Kommunestyret behandlet nevnte sak i møte 28. august 2017 som sak 70/17 og vedtok følgende: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg revisors funn. Samlet saksframstilling av saken følger vedlagt. Dette til underretning. Med hilsen Line Therese Ertsås formannskapssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 2 av 5 Verdal kommune Samlet saksframstilling Revisors rapport - gjennomgang av planlegging og utlysing av helsehuset i Verdal Saksbehandler: E-post: Tlf.: Jostein Grimstad jostein.grimstad@verdal.kommune.no 74 04 82 59 Arkivref: 2016/5319 - / Saksordfører: (Ingen) Utvalg Møtedato Saksnr. Verdal kommunestyre 28.08.2017 70/17 Saksprotokoll i Verdal kommunestyre - 28.08.2017 BEHANDLING: Ved votering ble kontrollutvalgets innstilling enstemmig vedtatt. VEDTAK: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg revisors funn. Kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg revisors funn. Vedlegg: Rapporten «Gjennomgang av planlegging og utlysning av helsehuset i Verdal», KomRev Trøndelag IKS Andre saksdokumenter (ikke vedlagt): Ingen Saksopplysninger: BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET 12.06.17 SAK 24/17 Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 3 av 5 Kontrollutvalgets vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport og videresender den til kommunestyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget ber Astrid Tromsdal presentere saken i kommunestyret på kontrollutvalgets vegne. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 4 av 5 SAKSBEHANDLING/SAKSGANG Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport og videresender den til kommunestyret for videre behandling. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg revisors funn. Kontrollutvalgets behandling Revisor ga en orientering og svarte på spørsmål. Forslag til vedtak i møtet 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport og videresender den til kommunestyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget ber Astrid Tromsdal presentere saken i kommunestyret på kontrollutvalgets vegne. Avstemming Enstemmig. Endelig vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til revisors rapport og videresender den til kommunestyret for videre behandling. 2. Kontrollutvalget ber Astrid Tromsdal presentere saken i kommunestyret på kontrollutvalgets vegne. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar rapporten til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen merke seg revisors funn. Vedlegg Rapporten «Gjennomgang av planlegging og utlysning av helsehuset i Verdal», KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 18/17 2. Kontrollutvalgets sak 6/17 3. Kontrollutvalgets sak 25/16 4. Kommunestyrets sak 66/16 5. Kontrollutvalgets sak 10/16 6. Kontrollutvalgets sak 32/15 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Kommuneloven. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
Verdal kommune - Rådmannen Side 5 av 5 Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet bestilling av forvaltningsrevisjon den 24.04.17, sak 18/17, og fattet slikt vedtak: «Kontrollutvalget godkjenner det vedlagte forslag til prosjektplan og ber revisor iverksette prosjektet iht. denne. Kontrollutvalget ber imidlertid om at prosjektrapporten ferdigstilles slik at den kan behandles av kontrollutvalget i neste møte.» Revisor har avlevert sin rapport, se vedlegg. Revisor oppsummerer resultatene av sin gjennomgang slik: «Kommunalsjef helse og velferd i Verdal kommune har tatt på seg ansvaret for at glippen skjedde. Rådmannen omtaler glippen som en «kollektiv menneskelig svikt». Revisor mener at svikten i styringsgruppen var muliggjort av et ønske om rask fremdrift i prosjektet, kombinert med at styringsgruppen oppfattet å få signaler på at prosjektet ville bli vedtatt politisk. I lys av disse to faktorene kan det ha blitt sett på som hensiktsmessig å starte prosessen med prekvalifisering samtidig som saken var under politisk behandling. Det var lite erfaring med utlysning av begrensede anbudskonkurranser i styringsgruppa, og en i styringsgruppa som hadde erfaring innen dette, var trolig ikke til stede på møtet der prosjektleder fikk beskjed om å lyse ut prekvalifisering på Doffin.» Rapporten har vært hos rådmannen for uttalelse. Rådmannens svar følger vedlagt rapporten. Det vises til revisors rapport i sin helhet. Vurdering Saken og temaet har fått betydelig oppmerksomhet i media. En viktig del av kontrollutvalgets oppgaver er å bidra til at kommunen lærer og blir bedre. Revisors gjennomgang skulle her kunne danne et godt utgangspunkt for dette. Postadresse: Saksbehandler: Organisasjon: Johannes Bruns gt. 2 Line Therese Ertsås Organisasjonsnr. 938587418 7650 Verdal line.ertsaas@verdal.kommune.no E-post: postmottak@verdal.kommune.no Tlf. 74048200 Tlf. 74048250 Web: http://www.verdal.kommune.no
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 027/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE PÅGÅENDE PROSESSER KNYTTET TIL AVVIKLINGEN AV INNHERRED SAMKOMMUNE Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 027/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Rådmannen er anmodet om å gi en orientering om de pågående prosesser i forbindelse med avviklingen av Innherred samkommune knyttet til: Opprettelsen av nye samarbeidsordninger Overføring og overtakelse av arbeidsgiver ansvar Planlagt behandling av samkommunens siste regnskap Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Avviklingen av Innherred samkommune er stor og viktig sak. Det er derfor viktig at kontrollutvalget holdes godt orientert. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 028/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KOMMUNENS ØKONOMI Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 028/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets møteplan for 2017 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger I kontrollutvalgets møteplan for 2017 er det satt av tid til en orientering fra rådmannen vedrørende kommunes økonomi. Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollutvalget gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 029/17 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE KVALITETS- OG AVVIKSRAPPORTERINGEN TIL AMU Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 029/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 24/17 2. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 3. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget har anmodet om en orientering vedrørende trender i avviksmønster og oppfølging av registrerte og ikke registrerte avvik, med utgangspunkt i Kvalitetsrapport som frem lagt i Arbeidsmiljøutvalget 12.06.2017 - PS 23/17. Orienteringen vil bli gitt i møte. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 030/17 ORIENTERING VEDRØRENDE PROBLEMSTILLINGER KNYTTET TIL KVALITET OG KONTROLL FOR INNKJØP OG ANSKAFFELSER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 030/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget har anmodet om en orientering vedrørende problemstillinger knyttet til kvalitet og kontroll for innkjøp og anskaffelser i Verdal kommune. Dette sett i lys av omtale i rapport fra Kom Rev Trøndelag IKS som ble lagt fram for Verdal kontrollutvalg i møte den 6. Juni 2017. Orienteringen vil bli gitt i møte. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 031/17 OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 031/17 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 032/17 ORIENTERING FRA REVISOR VEDR. REVISJONSSTRATEGIEN FOR REGNSKAPSREVISJON 2017 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 032/17 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Kommuneloven Saksopplysninger Revisor skal i samsvar med gjeldende revisjonsstandarder utarbeide en strategi og plan for sitt revisjonsoppdrag. Revisors strategi og plan for hvordan det enkelte revisjonsoppdrag skal løses er interne vurderinger og interne dokumenter hos revisor. Regnskapsrevisor vil presentere revisjonsstrategien for regnskapet 2017 i møtet. I forbindelse med dette vil regnskapsrevisor gi en orientering om: Regnskapsrevisors risiko og vesentlighetsvurdering. Regnskapsrevisors arbeidsmetodikk hvordan velges områder og utvalg ut for nærmere kontroll Hva regnskapsrevisor vil fokusere på for regnskapet 2017 og hva vil regnskapsrevisor ikke prioritere Regnskapsrevisors kontroll med kommunens økonomiforvaltning herunder kommunens etterlevelse av aktuelle lovregler og kommunale vedtak Regnskapsrevisors kontroll med kommunens IKT systemer Regnskapsrevisors tidsbruk mht. særattestasjoner mv. Regnskapsrevisors tidsbruk mht. rådgivning og veiledning av kommunen Saksbehandlers vurdering Revisjonsstrategien skal utarbeides på faglig grunnlag og vil ha sitt utgangspunkt i risiko og vesentlighetsvurderinger. Formålet med å utarbeide en revisjonsstrategi er primært å avdekke områder med risiko for feilrapportering, samt hvilke revisjonshandlinger som må gjennomføres for at revisor skal kunne avgi sin revisjonsberetning.
Saken sees som et ledd i kontrollutvalgets oppfølging av og med revisor. Da det vil bli gitt informasjon om interne forhold og interne vurderinger hos revisor vil kontrollutvalget ha plikt til å bevare taushet om innholdet i revisors orientering, jf. forvaltningslovens 13. Orienteringen må derfor gis i lukket møte, jf. koml. 31 nr 2, og fvl. 13. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 033/17 OPPDRAGSANSVARLIG FORVALTNINGSREVISOR DEN ÅRLIGE UAVHENGIGHETSERKLÆRING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 033/17 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning. Vedlegg Oppdragsansvarlig revisors vurdering av egen uavhengighet i forhold til Verdal kommune Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Den oppdragsansvarlige revisor skal avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15, se vedlegg. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Slik attest er nylig blitt fremlagt. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
Kontrollutvalget i Verdal kommune v/ KomSek Trøndelag IKS Postboks 2560 7735 Steinkjer Deres ref.: Vår ref.: URo Saksnr.: 17/877 Arkiv: O-14.15 Dato: 11.08.2017 Vurdering av oppdragsansvarlig revisors uavhengighet i forhold til Verdal kommune Innledning I henhold til forskrift om revisjon (revisjonsforskriften) 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget, jamfør merknader til nevnte bestemmelse. I følge revisjonsforskriften 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Krav til uavhengighet og objektivitet gjelder også for revisors medarbeidere, men det er kun oppdragsansvarlige revisorer som plikter å legge fram en skriftlig vurdering for kontrollutvalget. Lovgivningsmessige krav til revisors uavhengighet Følgende fremgår av kommuneloven 79: Den som foretar revisjon for en kommune eller fylkeskommune kan ikke ivareta revisjons- og kontrolloppdrag for kommunen eller fylkeskommunen dersom revisor eller dennes nærstående har en slik tilknytning til revidert eller kontrollert virksomhet, dens ansatte eller tillitsmenn, at dette kan svekke revisors uavhengighet og objektivitet. Som nærstående regnes a) ektefelle og en person som vedkommende bor sammen med i ekteskapsliknende forhold b) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken, og deres ektefeller eller personer som de bor sammen med i ekteskapsliknende forhold og c) slektninger i rett oppstigende eller nedstigende linje og søsken til en person som nevnt under bokstav a. Det samme gjelder dersom det foreligger særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til revisors uavhengighet og objektivitet ved gjennomføring av oppgavene. Ansettelse som revisor i kommunen eller fylkeskommunen, eller i en interkommunal samarbeidsordning, medfører ikke i seg selv at revisoren mangler nødvendig uavhengighet og objektivitet. KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
Krav til uavhengighet er nærmere spesifisert i revisjonsforskriften 13. Revisor kan etter denne forskrift ikke inneha andre stillinger hos kommunen eller fylkeskommunen eller i virksomhet som den kommunen eller fylkeskommunen deltar i ved siden av revisoroppdraget. Revisor kan ikke være medlem av styrende organer i virksomhet som kommunen eller fylkeskommunen deltar i. Revisor kan ikke delta i, eller ha funksjoner i annen virksomhet når dette kan føre til at vedkommendes interesser kommer i konflikt med interessene til oppdragsgiverne eller på annen måte er egnet til å svekke tilliten til den som foretar revisjon. I tillegg er det følgende begrensninger ved gjennomføring av oppgaver, jf. revisjonsforskriften 14: revisor kan ikke utføre rådgivnings- eller andre tjenester der dette er egnet til å påvirke eller reise tvil om revisors uavhengighet og objektivitet revisor kan ikke yte tjenester som hører inn under den revisjonspliktiges (dvs kommunens) egne ledelses- og kontrolloppgaver revisor kan ikke opptre som fullmektig for den revisjonspliktige, unntatt ved bistand i skattesaker etter domstolloven. Oppdragsansvarlig revisors vurdering av uavhengighet Pkt 1: Ansettelsesforhold Pkt 2: Medlem i styrende organer Pkt 3: Delta eller inneha funksjoner i annen virksomhet, som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit Pkt 4: Nærstående Pkt 5: Rådgivningseller andre tjenester som er egnet til å påvirke revisors habilitet Undertegnede har ikke ansettelsesforhold i andre stillinger enn i KomRev Trøndelag IKS. Undertegnede er ikke medlem av styrende organ i noen virksomhet som Verdal kommune deltar i. Undertegnede deltar ikke i eller innehar funksjoner i annen virksomhet som kan føre til interessekonflikt eller svekket tillit til rollen som revisor. Undertegnede har ikke nærstående som har tilknytning til Verdal kommune som har betydning for uavhengighet og objektivitet. Før slike tjenester utføres foretas en vurdering av rådgivningens eller tjenestens art i forhold til revisors uavhengighet og objektivitet. Dersom vurderingen konkluderer med at utøvelse av slik tjeneste kommer i konflikt med bestemmelsen i forskriften 14, skal revisor ikke utføre tjenesten. Hvert enkelt tilfelle må vurderes særskilt. Revisor besvarer løpende spørsmål/henvendelser som er å betrakte som veiledning og bistand og ikke revisjon. Paragrafen sier at også slike KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
veiledninger må skje med varsomhet og på en måte som ikke binder opp revisors senere revisjons- og kontrollvurderinger. Undertegnede har ikke ytet rådgivnings- eller andre tjenester overfor Verdal kommune som kommer i konflikt med denne bestemmelsen. Pkt 6: Tjenester under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver Pkt 7: Opptre som fullmektig for den revisjonspliktige Pkt 8: Andre særegne forhold Undertegnede har ikke ytet tjenester overfor Verdal kommune som hører inn under kommunens egne ledelses- og kontrolloppgaver. Undertegnede opptrer ikke som fullmektig for Verdal kommune. Undertegnede kjenner ikke til andre særegne forhold som er egnet til å svekke tilliten til uavhengighet og objektivitet. Namsos,11.08.2017 Unni Romstad Oppdragsansvarlig revisor KomRev Trøndelag IKS Postboks 2565 7735 STEINKJER Telefon: 994 01 480 Org.nr: 987 123 842 MVA e-post: post@krt.no www.krt.no Hovedkontor: Steinkjer Avdelingskontor: Stjørdal, Namsos, Mosjøen og Brønnøysund
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 034/17 SELSKAPSKONTROLL VEDRØRENDE INNHERRED RENOVASJON IKS - FASTSETTING AV TEMAER FOR PROSJEKTET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 034/17 412-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget ber revisor utarbeide et forslag til prosjektplan i tråd med det fremlagte diskusjonsgrunnlag. Vedlegg Diskusjonsgrunnlag, KomRev Trøndelag IKS Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven kap 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Saksopplysninger Gjeldende plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget i møte den 23.06.16, sak 17/16. Kontrollutvalget avga slik innstilling til kommunestyret: 1. Kommunestyret godkjenner plan for selskapskontroll for Verdal kommune 2016-2019, med slik prioritering av prosjekter: a. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS b. Innherred Renovasjon IKS c. Veksttorget AS 2. Kommunestyret gir kontrollutvalget selv myndighet til å gjøre endringer i planperioden. Kommunestyret sluttet seg enstemmig til kontrollutvalgets innstilling den 29.08.16, sak 66/16. Selskapskontroll mht. Stiklestad Nasjonale Kultursenter AS er allerede gjennomført, jf. sak 19/17. Revisor har oversendt et diskusjonsgrunnlag for den forestående selskapskontroll mht. Innherred Renovasjon IKS, se vedlegg. Vurdering Kontrollutvalget må forsikre seg om at prosjektet/prosjektplanen for en utforming som er egnet til å besvare de problemstillinger utvalget ønsker belyst.
Saken legges med dette fram for kontrollutvalget for diskusjon i møte. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
Fra: Sunniva Tusvik Sæter Til: Paul Ivar Stenstuen Kopi: Marte Bjørnelv Emne: Diskusjonstema for selskapskontroll av Innherred Renovasjon IKS Dato: tirsdag 22. august 2017 15.58.42 Hei, Paul! Som vi snakket om igår, så sender jeg deg en liste over temaene vi har diskutert. Jeg har markert selvkost i fet skrift, sammen med den obligatoriske eierskapskontrollen, da vi mener selvkost er et kjernetema i denne selskapskontrollen. Eierskapskontroll av IR; herunder Kommunens eierstyring Eierskapsmeldingen Eierskapsmelding som styringsinstrument Eierkompetanse Kommunens ulike roller: Eier, kjøper og offentlig myndighet. Kommunikasjon mellom rollene? Kommunenes mulighet for påvirkning i IRs datterselskaper Selvkost Fordeling/beregning av kostnader Alle kostnadene ved innsamling av husholdningsavfall skal dekkes ved avfallsgebyr. Avfallsgebyret betales av eierne av eiendommene som omfattes av innsamling av husholdningsavfall. Avfallsgebyret skal fastsettes på grunnlagt av selvkostprinsippet, ved at det ikke kreves inn mer fra husholdningene enn dens samlede kostnader forbundet med innsamling og behandling av avfallet. Ulike forutsetninger for henting av avfall, samme forutsetninger for behandling av avfall Lik pris, lik tjeneste à forskjellige reelle kostnader i forskjellige kommuner, men likevel samme pris. Handlingsrommet for dispensasjon fra hytterenovasjon Arbeid om felles forskrift (samarbeid om pris og tjeneste på tvers av avfallsselskap, for å hindre forskjeller) Beskrivende del i rapporten om IRs fremoverlente arbeid (oppfatning av at IR har investert i moderne avfallsbehandlingsverktøy) Kommer IR i forkant av kommende krav? Er IR mer fremoverlent enn andre renovasjonsselskap i regionen? Tømmerutiner for avfall Ha en fin dag! Med vennlig hilsen
Sunniva Tusvik Sæter Forvaltningsrevisor KomRev Trøndelag IKS www.krt.no Telefon: 47 75 27 16 Sentralbord: 99 40 14 80
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 035/17 KONTROLLUTVALGETS ARBEID HØSTEN 2017 OG 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 035/17 418-1721-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven med forskrifter 2. Forvaltningsloven Saksopplysninger Kontrollutvalget startet drøftingene av sitt fremtidige arbeid i møte den 12.06.17, sak 24/17. Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer sitt arbeid høsten 2017 og sitt arbeid i 2018. Vurdering Leveransene fra henholdsvis sekretariat og revisor danner viktige grunnlag for kontrollutvalgets arbeid. Revisors leveranser kan i hovedsak deles i 3 hoveddeler: 1. Regnskapsrevisjon, herunder særattestasjoner 2. Forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon 3. Veiledning og rådgivning av og for rådmannen Revisors leveranser av regnskapsrevisjon og særattestasjoner er i stor grad regelbundet, både mht. omfang og mht. hvordan tjenesten skal utføres. Når oppdraget er gitt har kontrollutvalget derfor i realiteten små muligheter til å påvirke ressursbruken her. Kontrollutvalget kan og bør imidlertid ha en oppfatning av hvor mye forvaltningsrevisjon/etterlevelsesrevisjon kommunen bør ha. Kontrollutvalget bør også ha en oppfatning av hvor stor del av revisjonsressursen rådmannen skal kunne disponere ved råd- og veiledningsbehov.
Det skal utarbeides nye leveranseavtaler. Det er viktig at kontrollutvalget er involvert i disse prosessene og har synspunkter på hva utvalget mener kommunen har behov for. I forlengelsen av dette blir en dialog mellom kontrollutvalget og kommunens eierrepresentasjon i eierorganene i de 2 respektive selskaper viktig. Kontrollutvalget bør også ta stilling til hvorvidt det mener at det gis tilstrekkelig og tidsriktig styringsinformasjon, slik at utvalget kan ivareta sine oppgaver som kommunens folkevalgte organ innenfor kontroll og tilsyn. Kontrollutvalget kan også diskutere eventuelle forbedringspunkter mht. til den generelle informasjon som blir gitt til kontrollutvalget. Steinkjer 04.09.17 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 2
VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAK 036/17 KONTROLL OG TILSYN - FORSLAG TIL DRIFTSBUDSJETT 2018 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 11.09.17 Paul Stenstuen 036/17 412-1721-5.3 Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2018 for kontrollutvalget - med en total ramme på kr. 1 593 000. Budsjettforslaget tar ikke høyde for et eventuelt ekstraordinært ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. Vedlegg Ingen Andre saksdokumenter - ikke vedlagt 1. Budsjettvedtak i representantskapet for 2018 for KonSek Trøndelag IKS den 28.08.2017 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 16.6.2004. 3. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner av 15.12.2000. 4. Veileder for rapportering om ressursbruk og tjenesteproduksjon i kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utvalgets ansvar i første rekke et påseeransvar, og utvalgets oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kjøp av revisjonstjenester, kjøp av sekretariatstjenester samt kontrollutvalgets egne aktiviteter. De vesentligste budsjettpostene er således kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester.
Fra og med 01.01.2018 blir sekretariatsselskapene slått sammen til KonSek Trøndelag IKS, og revisjonsselskapene blir slått sammen til Revisjon Midt-Norge SA. Budsjettet for KonSek Trøndelag IKS ble vedtatt på selskapets representantskapsmøte den 28.08.17.med en kostnadsøkning på 5 % i forhold til forrige år. I representantskapssaken fremgår det at det er knyttet mange usikkerhetsforhold til fremtidig driftsnivå og således ikke er gjort noen grundig ny vurdering av fremtidige budsjetter. Revisjon Midt-Norge SA har opplyst at beløpet for revisjonstjenester økes med 3% for 2018. De øvrige kostnader er godtgjørelser mv. for kontrollutvalgets medlemmer og andre kostnader i forbindelse med møteavvikling. I tillegg er det tatt høyde for at kontrollutvalgets medlemmer skal kunne holde seg faglig oppdatert. Satsene for godtgjøring til folkevalgte mv. fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn samme møteaktivitet i 2018 som for tidligere år. På bakgrunn av dette har en satt opp følgende forslag til budsjettramme og økonomiplan for perioden 2018-2021 (alle tall i 2018 kr.): Budsjett og økonomiplan Forslag Anslag Anslag Anslag 2018-2021 2018 2019 2020 2021 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering 84 000 84 000 84 000 84 000 mv. Kjøp av sekretariatstjenester 247 000 247 000 247 000 247 000 Kjøp av revisjonstjenester 1 262 000 1 262 000 1 262 000 1 262 000 Total ramme kontrollutvalget 1 593 000 1 593 000 1 593 000 1 593 000 Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme - etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt fastsatt av kommunestyret. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i det samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader mht. kontroll og tilsyn skal for øvrig føres på funksjon 110. Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestiller rollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingen til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Kontrollutvalget har over tid hatt en spesiell oppmerksomhet rettet mot kommunens internkontroll. I forslaget til budsjett og økonomiplan blir det forutsatt at fortsatt fokus på kommunens internkontroll kan løses innenfor den foreslåtte ramme. 2
Saken legges med dette frem for kontrollutvalget til en diskusjon knyttet til kontrollutvalgets anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll og tilsyn. Steinkjer 04.09.16 Paul Stenstuen Kontrollsekretær 3