Møteprotokoll Tvedestrand kontrollutvalg Dato: 04.05.2017 kl. 9:00 Sted: Møterommet 3. etg. Arkivsak: 17/00167 Til stede: Svein Hansen (leder), Birger Eggen, Gregert Gliddi, Liv Damsgård Tomter, Linn Zwilgmeyer Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Hovedrevisor Ivar Aanonsen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke Ordfører Jan Dukene Tvedestrand Vekst v/ styreleder Carl Bertelsen og forretningsfører Solveig Røvik sak 7/17 Rådmann Jarle Bjørn Hanken sak 8-13/17 Økonomisjef Beate Pettersson sak 8/17 Regnskapsansvarlig Elisabet Larsen sak 8/17 Protokollfører: Sander Haga Ask Sakskart Side Møteinnkalling 2/17 17/00167-7 Godkjenning av møteinnkalling 04.05.2017 3 Møteprotokoll 2/17 17/00167-8 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.02.2017 4 1
Saker til behandling 7/17 16/14261-7 Orientering om Tvedestrand Vekst AS 5 8/17 17/05630-1 Årsregnskap og årsmelding 2016 Tvedestrand kommune 6 9/17 17/01182-2 Årsrapport kemneren 2016 - Tvedestrand 8 10/17 16/07676-5 Rapport forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten Øst i Agder - Tvedestrand 9 11/17 17/05721-2 Prosjektplan selskapskontroll Lisand AS 11 12/17 17/05462-1 Samordnet tilsynskalender 2017 Tvedestrand kommune 12 13/17 17/01361-3 Eventuelt 04.05.2017 13 Tvedestrand, 04.05.2017 Svein Hansen Kontrollutvalgsleder Sander Haga Ask Sekretær 2
Møteinnkalling 2/17 Godkjenning av møteinnkalling 04.05.2017 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 2/17 Møteinnkallingen godkjennes. Møteinnkallingen godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/17 Godkjenning av protokoll fra møtet 16.02.2017 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 2/17 Protokoll fra møtet 16.02.2017 godkjennes. Protokoll fra møtet 16.02.2017 godkjennes. 4
Saker til behandling 7/17 Orientering om Tvedestrand Vekst AS 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 7/17 Saken tas til orientering. Styreleder Carl Bertelsen og forretningsfører Solveig Røvik i Tvedestrand Vekst AS orienterte om selskapet og driften. De svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Saken tas til orientering. 5
8/17 Årsregnskap og årsmelding 2016 Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 8/17 Kontrollutvalgets uttalelse til Tvedestrand kommune årsregnskap 2016: Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for 2016. Sammen med årsregnskapet forelå årsrapport fra rådmannen. Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret 2016. Tvedestrand kommunes årsregnskap viser et nettodriftsresultat på kr. 11 444 871 og er regnskapsmessig resultat på kr. 0. Årsregnskapet består av balanse per 31.12.2016. Etter revisors vurdering er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Tvedestrand kommune. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til årsregnskapet for Tvedestrand kommune for 2016 og slutter seg til revisors beretning av 10.04.2017. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Rådmann Jarle Bjørn Hanken og økonomisjef Beate Pettersson orienterte om Tvedestrand kommune sitt regnskap og årsmelding for 2016 og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Revisor orienterte om revisjonsberetningen og revisors oppsummeringsbrev. Kontrollutvalgets uttalelse til Tvedestrand kommune årsregnskap 2016: Kontrollutvalget har behandlet Tvedestrand kommunes årsregnskap for 2016. Sammen med årsregnskapet forelå årsrapport fra rådmannen. Aust-Agder Revisjon IKS har avlagt revisjonsberetning samt revisors oppsummering for regnskapsåret 2016. Tvedestrand kommunes årsregnskap viser et nettodriftsresultat på kr. 11 444 871 og et regnskapsmessig resultat på kr. 0. Årsregnskapet består av balanse per 31.12.2016. Etter revisors vurdering er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Tvedestrand kommune. 6
Kontrollutvalget mener at presentasjonen av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsrapporten til rådmannen omhandler. Kontrollutvalget har ingen merknader til årsregnskapet for Tvedestrand kommune for 2016 og slutter seg til revisors beretning av 10.04.2017. Uttalelsen sendes kommunestyret med kopi til formannskapet. 7
9/17 Årsrapport kemneren 2016 - Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 9/17 Årsrapport og årsregnskap for 2016 fra kemneren i Østregionen, samt kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune tas til orientering. Kontrollutvalget fikk fremlagt kemnerens årsrapport og årsregnskap samt kontrollrapporten fra skatteetaten vedrørende skatteoppkreverfunksjonen. Årsrapport og årsregnskap for 2016 fra kemneren i Østregionen, samt kontrollrapport 2016 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Tvedestrand kommune tas til orientering. 8
10/17 Rapport forvaltningsrevisjon Barneverntjenesten Øst i Agder - Tvedestrand 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 10/17 Kontrollutvalget tar rapporten Barneverntjenesten Øst i Agder til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten Barneverntjenesten Øst i Agder til orientering og ber rådmannen sammen med de øvrige rådmennene i Østre Agder: - Formalisere styringsgruppen og samarbeidsutvalgets funksjon og ansvar, for å skape en felles og tydelig rolleforståelse i og mellom de ulike organene - Gjøre grep for å skape en felles forståelse og tydeliggjøring blant alle kommunene av samarbeidsavtalens bestemmelse om ansvaret for internkontroll. Rådmannen bes komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig plan for tiltak som settes i gang for å følge opp vedtaket og rapportens anbefalinger i utvalgets septembermøte 2017. Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke la frem forvaltningsrevisjonsrapporten og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar rapporten Barneverntjenesten Øst i Agder til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten Barneverntjenesten Øst i Agder til orientering og ber rådmannen sammen med de øvrige rådmennene i Østre Agder: - Formalisere styringsgruppen og samarbeidsutvalgets funksjon og ansvar, for å skape en felles og tydelig rolleforståelse i og mellom de ulike organene - Gjøre grep for å skape en felles forståelse og tydeliggjøring blant alle kommunene av samarbeidsavtalens bestemmelse om ansvaret for internkontroll. Rådmannen bes komme tilbake til kontrollutvalget med en skriftlig plan for tiltak som settes i gang for å følge opp vedtaket og rapportens anbefalinger i utvalgets septembermøte 2017. Senest i kontrollutvalgets første møte i 2018 bes rådmannen gi kontrollutvalget en skriftlig tilbakemelding om hvordan vedtaket og rapportens anbefalinger er fulgt opp og hvilken effekt dette arbeidet har gitt. 9
10
11/17 Prosjektplan selskapskontroll Lisand AS 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 11/17 Tvedestrand kontrollutvalg ber Aust-Agder Revisjon IKS gjennomføre utvidet selskapskontroll i Lisand AS i tråd med foreliggende plan for prosjektet. Prosjektet forutsettes gjennomført parallelt for alle eierkommunene og bestilles med forbehold om tilsvarende vedtak i de øvrige eierkommunene. Rapport fra prosjektet forventes til kontrollutvalgets novembermøte 2017. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert underveis i arbeidet. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Kristian Fjellheim Bakke presenterte revisjonens forslag til prosjektplan for selskapskontrollen i Lisand AS og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget Tvedestrand kontrollutvalg ber Aust-Agder Revisjon IKS gjennomføre utvidet selskapskontroll i Lisand AS i tråd med foreliggende plan for prosjektet. Prosjektet forutsettes gjennomført parallelt for alle eierkommunene og bestilles med forbehold om tilsvarende vedtak i de øvrige eierkommunene. Rapport fra prosjektet forventes til kontrollutvalgets novembermøte 2017. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert underveis i arbeidet. 11
12/17 Samordnet tilsynskalender 2017 Tvedestrand kommune 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 12/17 Kontrollutvalget tar samordnet tilsynskalender for 2017 til orientering. Kontrollutvalget fikk fremlagt samordnet tilsynskalender for 2017. Kontrollutvalget tar samordnet tilsynskalender for 2017 til orientering. 12
13/17 Eventuelt 04.05.2017 1 Tvedestrand kontrollutvalg 04.05.2017 13/17 Saken tas til orientering. 1. Kontrollutvalgets saker behandlet i kommunestyret a. Ingen. 2. Neste møte blir 01.06.2017 kl. 09.00 3. Eventuelt a. Henvendelsen fra Familier i barnevernet og FKT sitt svar på henvendelsen. Henvendelsen ble lagt frem for kontrollutvalget og utvalget tok den til orientering. b. Oppfølgingen av kontrollutvalgets sak 18/15. KU etterlyser en behandling av eierskapsmeldingen til kommunen og oppfordrer samtidig at det legges frem en strategi for kommunens eierskap i selskaper. Kontrollutvalget ønsker å bli orientert om oppfølgingen av dette til høsten. c. Kontrollutvalget ønsket en oppdatering om arbeidet med kontroll av boplikten i kommunen. Rådmannen orienterte om generelt om saken. Kontrollutvalget ønsket å bli orientert om oppfølgingen av bopliktsaker i neste møte. d. FKT konferansen 7-8. juni. Birger Eggen deltar på vegne av kontrollutvalget og sekretariatet melder han på. Saken tas til orientering. 13