14/12 STYRESAK REGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2011 Går til Styrets medlemmer Styremøte 17. april 2011 Saksbehandler Gro Eikeland Saksfremlegg Vedlagt saksframlegget følger 1. Regnskap 2011 med noter 2. Utkast til revisjonsberetning 3. Fullstendighetserklæring 4. Årsberetning 2011 Når det gjelder årsberetningen for 2011 så gjenstår noe språkvask, redigering og grafisk bearbeiding før beretningen presenteres representantskapet. Dersom det er innspill til innholdet i årsberetningen mottar vi det svært gjerne. Side 1 av 6
REGNSKAP VAM 2011 - SAMLET OVERSIKT: Netto driftsresultat 2011 Disposisjonsfond pr. 31.12.2011 Bundet driftsfond pr. 31.12.2011 Avdeling 2 - Sjølingstad 662 220 902 756 950 000 Avdeling 3 - Kristiansand -389 125-67 048 20 572 Avdeling 4 - Setesdalsbanen -346 656 320 700 164 007 Avdeling 5 - Administrasjonen -329 742 877 352 307 728 Avdeling 6 - Lista -32 487 62 484 Avdeling 7 - Mandal -3 931 128 299 Avdeling 8 - Flekkefjord 36 387 567 859 Avdeling 9 - Gimle Gård 362 992 199 743 Totalt Vest-Agder-museet IKS -40 342 2 992 145 1 442 307 1. Hele Vest-Agder-museet IKS a. Netto driftsresultat: kr 40 342 Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 40 342. Det er avvik i de budsjetterte og regnskapsførte tilskuddene på ca. kr 2,8 mill. Dette skyldes at man i tillegg til de ordinære driftstilskuddene også i 2011 har mottatt ekstraordinære prosjekttilskudd. En nærmere forklaring på ekstratilskuddene gis i note 2 i regnskapet. Disse merinntektene forklarer da også langt på vei merforbruket på driftsutgifter på nær kr 2,5 mill. Deler av merforbruket må imidlertid også søkes i andre forhold, som det vil bli gitt en nærmere forklaring på under den enkelte avdeling. b. Disposisjonsfond Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 2,99 mill. c. Bundet driftsfond: Totalt kr 1,44 mill er tilgjengelig pr. 31.12.2011. Side 2 av 6
2. Avdeling 2 - Sjølingstad Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 662 220. Dette skyldtes i hovedsak langt bedre salg enn budsjettert. Men også lavere lønnskostnader enn budsjettert har medvirket til det positive resultatet. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 902 756. c. Bundet driftsfond: Samlet bundet driftsfond utgjør pr. 31.12.2011 kr 950 000. Dette er tilskudd gitt fra Riksantikvaren og Norsk Kulturråd øremerket heis og Våningen. 3. Avdeling 3 - Kristiansand Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 389 125. Men motregnet mot bundet disposisjonsfond, kr 426 158 (øremerkede prosjektmidler som kom til anvendelse i 2011), så er netto driftsresultat positivt, kr 37 033. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 67 048. c. Bundet driftsfond Pr. 31.12.2011 utgjør det bundne driftsfondet kr 20 572. Disse midlene er øremerket bevaring av faner fra Arkivet for Agder. 4. Avdeling 4 - Setesdalsbanen Regnskapet for 2011 viser et negativt resultat på kr 346 656, Dette skyldes bl.a. ekstraordinære vedlikeholdskostnader på driftsmateriellet. Styret vedtok for øvrig at avdeling 4 Setesdalsbanen fikk samtykke til å benytte inntil kr 400 000 av oppspart disposisjonsfond til nødvendige vedlikeholdsarbeider i 2011. Side 3 av 6
b. Disposisjonsfond Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er kr 320 700. c. Bundet driftsfond Det bundne driftsfondet utgjør pr. 31.12.2011 kr 164 007. Midlene er øremerket restaurering av vogn Co 333 samt installering av telefonkurs. 5. Avdeling 5 - Administrasjonen Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr -329 742 Underskuddet skyldes hovedsaklig ekstraordinære utgifter forbundet med prosjektet Ikke bare plast. Styret vedtok 20 januar 2011 at man kunne benyttet inntil kr 235 000 av disposisjonsfondet til dette. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 877 352. c. Bundet driftsfond: I tillegg til disposisjonsfondet har administrasjonen et bundet driftsfond på kr 307 728 som er øremerket utviklingen av Odderøya. 6. Avdeling 6 - Lista Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 32 487. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 62 484. 7. Avdeling 7 - Mandal Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr -3 931. Side 4 av 6
Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 128 299. 8. Avdeling 8 - Flekkefjord Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 36 387. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2011 er på kr 567 859. Fondet er planlagt benyttet til Krambua. 9. Avdeling 9 - Gimle Gård Regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr 362 992. Dette skyldes hovedsakelig lavere driftsutgifter ifm brannsikringsprosjektet. Disposisjonsfondet pr. 31.12.2010 er på kr 199 743. Avsluttende kommentarer I likhet med det som ble nevnt ifm. behandlingen av regnskapet for 2010 er hovedutfordringene fremover kontroll med veksten i lønn og sosiale kostnader, og hvordan klare å sette av tilstrekkelig midler til drift og forvaltning herunder etterslepet på vedlikehold av bygningsmassen. I 2008 var de samlede lønn og sosiale kostnader 19,4 mill, i 2009 var disse økt til over kr 21,1 mill, i 2010 er disse økt til 21,4 mill. I 2011 var de samlede lønn og sosiale kostnader kr 22,3 mill. Det kan knyttes mange forklaringer til denne veksten, hvorav de viktigste er utjevning av lønnsnivået i organisasjonen etter kondoliseringen, høye sentrale lønnstillegg og økte pensjonsforpliktelser. Det er viktig å følge denne utviklingen nøye, og gjøre de nødvendige grep underveis. Som nevnt tidligere år er en mulig måte å dempe veksten i disse kostnadene å holde ledige stillinger vakante. Dette vil frigjøre midler til eksempelvis drift og Side 5 av 6
fondsoppbygging, men må selvsagt ses opp mot den arbeidsbelastningen dette vil kunne medføre for de gjenværende ansatte og for arbeidsmiljøet generelt. Opphevelsen av avtalen med Stiftelsen Hestmanden i 2010, effektiv fra januar 2011, medførte økonomiske utfordringer for VAM knyttet til forpliktelser i forhold til ansatt personell. Utfordringene ble løst gjennom interne kutt og omdisponeringer, noe som har bidratt til et begrenset økonomisk handlingsrom i 2011. Forslag til vedtak Styret i Vest-Agder-museet IKS innstiller overfor styret å godkjenne regnskap og årsberetning for 2011. Vest-Agder-museet IKS Side 6 av 6