KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling i ett trinn etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester) Avtale Om annonseproduksjon og formidling til ARKIVID: 14/1259
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 GENERELT 3 1.1 OPPDRAGSGIVER 3 1.2 KORT OM ANSKAFFELSEN 3 1.3 AVTALENS VARIGHET OG ANTALL LEVERANDØRER 3 1.5 KUNNGJØRING/ANSKAFFELSESPROSEDYRE 3 1.6 KONTAKTPERSON FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN 3 2 FRISTER 4 2.1 TIDSFRISTER 4 2.2 VEDSTÅELSESFRIST 4 2.3 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN 4 3 GENERELT OM TILBUDET 4 3.1 TILBUDSINNLEVERING 4 3.2 SPRÅK 5 3.3 FORBEHOLD 5 3.4 ALTERNATIVE TILBUD 5 3.5 TILBUDSÅPNING 5 3.6 TILBUDSINNHOLD 5 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 5 4.1 ENDRINGER I KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 4.2 ENDRING OG TILBAKEKALLING AV TILBUD 5 4.3 OPPLYSNINGSPLIKT 5 4.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER 5 4.5 OFFENTLIGHET 5 4.6 TAUSHETSPLIKT 6 4.7 FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN 6 4.8 HABILITET 6 4.9 RETUR AV TILBUD 6 4.10 AVVISNINGSGRUNNER OG FORKASTING 6 4.11 TILDELING AV KONTRAKT OG BEGRUNNELSE FOR VALG 6 VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Tilbudsmappe Alminnelige kontraktsvilkår HMS erklæring (Eksempel) Side 2
1 GENERELT 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Horten kommune. Horten kommune ligger i Vestfold fylke og har ca. 26.300 innbyggere fordelt på 5 tettsteder: Horten, Borre, Nykirke, Skoppum og Åsgårdstrand. For nærmere informasjon om kommunen vises det til www.horten.kommune.no. 1.2 Kort om anskaffelsen Oppdragsgiver skal inngå rammeavtale på annonseutforming og formidling av stilling og kunngjøringsannonser. Kulturannonser for Bakkenteigen kulturhus er ikke omfattet av avtalen. Horten kommune annonserer årlig for ca 600 000 700 000 kr. Oppdragsgiver garanterer ikke for oppgitte volum. For nærmere informasjon om oppdraget vises det til vedlegg 1 Tilbudsmappe. Opsjon: Oppdragsgiver ønsker opsjon på annonsering i sosiale medier. 1.3 Avtalens varighet og antall leverandører Varighet Kontraktsperioden er 4 år. Antall leverandører Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Dvs. at det velges en -1- total leverandør på avtalen. 1.5 Kunngjøring/anskaffelsesprosedyre Tjenesten anses til å være kategori 27 og uprioriterte tjenester. Anskaffelsesprosedyren som er valgt er konkurranse med forhandling i ett trinn. Konkurransen tillater forhandlinger og det kan forhandles ved alle sider ved de innleverte tilbudene. Oppdragsgiver vil kun forhandle med de tilbydere som tilfredsstiller kravene for deltakelse i konkurransen (kvalifikasjonskravene). Forhandlinger vil gjennomføres som møter. Avklaringer underveis kan foregå på telefon eller e-post. Gjennomføring av forhandlingene vil foregå som følger: Det vil forhandles med minst 3 men maksimalt 5 tilbydere, men allikevel kun med tilbydere som har reell mulighet til å nå opp i konkurransen. Dersom det mottas flere tilbud enn grensen for maksimalt antall tilbydere som inviteres til forhandlinger, vil inkomne tilbud rangeres etter en vurdering av tildelingskriteriene. Konkurransen er kunngjort på doffin.no. 1.6 Kontaktperson for anskaffelsesprosessen Kontaktperson for anskaffelsesprosessen er: Navn: E-post: Ritha Bye Ritha.bye@horten.kommune.no med kopi til gry.tallhaug@horten.kommune.no Side 3
2 FRISTER 2.1 Tidsfrister Frist for å stille spørsmål Frist for å stille spørsmål til konkurransen er 30.09.2014 kl. 1200. Spørsmål vedrørende konkurransen skal sendes pr. e-post til kontaktpersonen. Alle spørsmål vil bli anonymisert og besvart via www.doffin.no. Frist for å levere tilbudet Frist for å levere tilbud 08.10.2014 klokken 1200 Merking av tilbud Forsendelsen merkes: Tilbud annonser, WebsakID: 14/1259 2.2 Vedståelsesfrist Tilbyder må minimum vedstå seg tilbudet i 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. 2.3 Tentativ fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Kunngjøring 10.09.2014 Frist for å stille spørsmål 30.09.2014 Tilbudfrist 08.10.2014 kl 1200 Tilbudsevaluering Uke 41-43 Evt. Forhandlinger Uke 42 Kontraktstildeling Uke 44 Kontraktsinngåelse/signering Uke 46 Oppstart av avtale Etter avtale med valgt leverandør 3 GENERELT OM TILBUDET 3.1 Tilbudsinnlevering Tilbudet leveres inn i to -2- eksemplarer i lukket og merket forsendelse samt en minnepinne som inneholder tilbudet. På minnepinnen leveres i tillegg en sladdet versjon jf pkt 4.6. Tilbudet leveres til: Oppdragsgiver: Horten kommune Avd./Kontaktperson: Besøksadresse: Rådhustorget, Apotekergata 12 Postadresse: PB 10 Postnummer og sted: 3191 Horten Dersom tilbudet leveres ved personlig oppmøte, gjøres dette i Rådhustorget. En representant for oppdragsgiver vil utstede en kvittering for mottatt tilbud, der det påføres dato og klokkeslett for innlevering og gjennom dette bekrefter leveringstidspunktet. Resepsjonen er åpen hver dag fra 08:00 til 15:00. Dersom forsendelsen ikke er oppdragsgiver i hende seinest innen den angitte tilbudsfristen, vil tilbudet bli avvist i sin helhet. Side 4
Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på forskriftens bestemmelse om at tilbudet skal være skriftlig og avgis i lukket og merket forsendelse, enten direkte eller per post. Er ikke forsendelsen lukket eller merket vil tilbudet bli avvist. 3.2 Språk Alle dokumenter, eller annen kommunikasjon som omhandler dette tilbudet, skal være/foregå på norsk. 3.3 Forbehold Det er adgang til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Forbehold(ene) skal klart fremgå i vedlegg 1 Tilbudsmappen under kapittelet om forbehold. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Dersom forbeholdet ikke lar seg kostnadsberegne kan det føre til at tilbudet anses ufullstendig og blir avvist. 3.4 Alternative tilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke. 3.5 Tilbudsåpning Det vil ikke være offentlig tilbudsåpning. Tilbudene vil bli åpnet og protokollført med minst to representanter fra oppdragsgiver til stede. 3.6 Tilbudsinnhold Tilbyder forutsettes å utarbeide et tilbud i henhold til kravene i denne tilbudsforespørsel. Den vedlagte tilbudsmappen (vedlegg 1) SKAL benyttes. Tilbydere som ikke leverer tilbud ihht denne, vil bli avvist. Alle kostnader forbundet med hele tilbudsprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere. 4 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransedokumentene som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 4.2 Endring og tilbakekalling av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å anse som et nytt tilbud. 4.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom; 1)tilbudet avvises, 2)samtlige tilbud forkastes eller 3) konkurransen avlyses. 4.4 Tilleggsopplysninger Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. 4.5 Offentlighet I henhold til Offentleglova (heretter benevnt Offl. ) 23 (3) vil oppdragsgiver holde anskaffelsesprotokollen og tilbudene i konkurransen skjermet for offentlig innsyn frem til valget av leverandør er gjort. Deretter er kun Side 5
opplysninger i tilbudene som er å anse som forretningshemmeligheter eller taushetsbelagte personopplysninger, unntatt fra offentligheten, ref. FOA 3-6, Offl 13 og Forvaltningsloven 13. 4.6 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4.7 Forbud mot at oppdragsgivers ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjon hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. 4.8 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr. 3. 4.9 Retur av tilbud Tilbudene vil ikke bli returnert. 4.10 Avvisningsgrunner og forkasting Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste tilbud, eller deler av tilbud, som ikke er i samsvar med vilkårene i konkurransegrunnlaget eller senere endringer på dette. Tilbud som er levert inn etter frist for innlevering av tilbud vil bli forkastet. For nærmere informasjon om avvisning av tilbud vises det til Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser m.v. (http://www.lovdata.no/). 4.11 Tildeling av kontrakt og begrunnelse for valg Før det inngås kontrakt, vil alle tilbyderene få informasjon om hvem som er innstilt. Denne informasjonen vil også inneholde en begrunnelse for det valget som er gjort, herunder det valgte tilbudets relative fordeler, samt en frist for tilbyder til å komme med innsigelser til beslutningen. Side 6