MØTEBOK 7/13 Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus Møte onsdag 4. desember 2013 fra kl. 9.05 12.40, studiested Kjeller, møterom F 112 Protokoll for 3 tilknyttede saker behandlet av styret via e-post i perioden 16.- 20.des. 2013 Til stede: Kari Toverud Jensen Anton Havnes Ragnar Audunson Tone Torgrimsby Morten Reksten Steinar Olberg møtte for Øystein Fimland Therese Eia Lerøen Nina K. Vøllestad møtte for Agneta Bladh Kari Pahle Vidar Sannerhaugen Øystein Fimland, Agneta Bladh og Anette Solli hadde meldt forfall. Behandling av saker pr. e-post 16.- 20. des. 2013: Alle styrets faste medlemmer deltok og ga tilbakemelding til sakene. Fra rektoratet: Fra administrasjonen: Frode Eika Sandnes Olgunn Ransedokken Torbjørn Eeg Larsen Marianne Brattland Christen Krogh Torill Erikson Kari Kjenndalen Anne Berit Faaberg STYRESEMINAR Tirsdag 3. desember ble det holdt seminar for styret, rektoratet, ledelsen i fakulteter og sentre, samt den administrative ledelsen om langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2014-2016, med utgangspunkt i HiOAs strategi og økonomiske rammer. Sentrale tema: Plan for konsolidering og videreutvikling av studieporteføljen, forskningstematiske satsinger, strategisk campusutvikling, resultatmål, risikovurderinger og tiltak.
2 STYREMØTE: Dagsorden: Konstituering Vedtakssaker: S-sak 48/2013 Langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2014-2016 (Jnr.13/5286) S-sak 49/2013 Sammenslåing av Institutt for farmasi og bioingeniørfag og Institutt for radiografi og tannteknikk ved Fakultet for helsefag (Jnr. 13/1882) S-sak 50/2013 Styring og organisering for det nye senteret for oppdragsforskning Mandat for senterstyret Navn på senteret (Jnr. 13/5310) S-sak 51/2013 Stillingsbeskrivelse for senterleder, det nye senteret for oppdragsforskning (Jnr. 13/5350) S-sak 52/2013 Stillingsbeskrivelse for instituttdirektører ved AFI og NOVA under det nye senteret for oppdragsforskning (Jnr. 13/5349) S-sak 53/2013 Oppretting av ny seksjon/omgjøring av stilling til seksjonssjef i Læringssenter og bibliotek (Jnr. 13/5258) S-sak 54/2013 Endring av forskrift om opptak til masterstudier ved HiOA (Jnr. 13/4453) (Utsatt) S-sak 55/2013 Endringer i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved HiOA (Jnr. 13/4377) S-sak 56/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Ida Drange, SPS (Jnr. 13/326) S-sak 57/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Joakim Caspersen, SPS (Jnr. 12/769) S-sak 58/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Marita Nordhaug, SPS (Jnr. 13/1562) S-sak 59/2013 Vedtakelse av årsplan for internrevisjon 2014 (Jnr. 13/949) S-sak 60/2013 Meldinger til styret Tre vedtakssaker behandlet pr. e-post 16.-20. des. 2013: S-sak 61/2013 Endring i sammensetning av HiOAs FoU-utvalg på institusjonsnivå (Jnr. 12/1501) To saker unntatt offentlighet: Sak B-5/2013 Tilsetting i åremålsstilling som senterleder i funksjon ved Senter for velferdsog arbeidslivsforskning (SVA) (Jnr. 13/5350) Sak B-6/2013 Tilsettinger i to åremålsstillinger som instituttdirektør ved Senter for velferdsog arbeidslivsforskning (SVA) (Jnr. 13/5349) Konstituering Det var ingen merknader til innkallingen eller dagsorden. Styret ble varslet om at det ville bli aktuelt med behandling av oppfølgende saker knyttet til SVA, bl.a. tilsettinger i lederstillingene ved senteret før årsskiftet, og at dette trolig ville bli lagt fram som saker til behandling pr. e-post, slik det er adgang til etter uh-loven 9-6 (1). S-sak 48/2013 Langtidsplan og langtidsbudsjett for perioden 2014-2016 (Jnr.13/5286) Administrasjonen korrigerte saksframlegget til styret med følgende tillegg:
3 For Fak. for helsefag: - 950 000 kr. til professorstilling til ph.d.-programmet i helsevitenskap - Et tillegg på kr. 51 000 for FoU-insentivmidler til ytterligere én samarbeidskandidat, som hører til dette fakultetet, men der denne informasjonen ikke var klarlagt før saksdokumentet ble sendt til styret. Dette utgjør en økning fra kr. 4.252.000 til 4.303.000. - Antall studieplasser på Fak. HF er angitt feil på side 30 i saksdokumentet: Her står det 4968 studieplasser. Det korrekte tallet skal være 4943 plasser. For Fak. LUI: Rammen til Fak. LUI er på side 31 (tekst og tabell) oppgitt til 300,340 mill.kr. Det korrekte tallet skal være 300,430 mill.kr, jf forslaget til vedtak. Fung. høgskoledirektør Torbjørn Larsen gjorde rede for saken, og korrigeringene som var lagt fram. Han pekte videre på underskuddet det budsjetteres med i 2014. Dette kan foreslås uten større risiko ettersom HiOA har akkumulerte midler grunnet aktiviteter som er blitt utsatt eller forsinket. Han gjorde også rede for nye avklaringer vedr. bygg og arealer og varslet videre arbeid på dette området. Fra styrets medlemmer var det flere innspill: Det var positiv tilbakemelding til høgskolens holdning om å ta på seg ansvar for eventuelle nye studieplasser, og følgelig også støtte til det pågående arbeidet med å sikre høgskolen nødvendig økning i arealer og lokaler. Det var også spørsmål om foreslåtte tiltak på det krevende rekrutteringsområdet er tilstrekkelige for 2014. Det var merknader og kommentarer til konkret gjennomstrømmingsproblematikk, og til aktiviteter og aktivitetsnivå på FoU-området. Det ble bl.a. bemerket at høgskolen bør sette seg realistiske mål for publisering, med gjennomtenkte aktiviteter. Administrasjonen besvarte dette og viste til flere konkrete tiltak på omtalte områder, som kunne kommet tydeligere fram i saksdokumentet. På FoUområdet ble det vist til den store satsingen på stipendiatstillinger innenfor budsjettets rammer. Forskergrupper i fakultetene og SPS er under etablering, og vil komme på plass med det første. Dette er strukturelle grep som ventes å gi synlige og tydelige resultater. Styremedlem Ragnar Audunson fremmet et forslag oversendt av varamedlem Vibeke Bjarnø (styrets representant i Khronos styre) om å øke rammen for nettavisen Khrono for 2014 med kr 400 000. Styret sluttet seg til forslaget og ba administrasjonen finne inndekning for dette beløpet. Forslaget til vedtak, første punkt, ble korrigert for å fange opp de justeringene som fulgte av styrets endringer i møtet. Enstemmig vedtak i samsvar med den justerte tilrådingen: Styret godkjenner framlagte forslag til langtidsplan og budsjett for perioden 2014-2016, med de endringer som framkom i møtet.
4 Styret tildeler følgende ramme for 2014 og tentativ ramme for 2015 og 2016. Rammefordeling 2014 2015 2016 Fak HF 367 188 373 912 376 971 Fak LUI 300 430 308 161 311 288 Fak SAM 188 733 190 576 189 388 Fak TKD 188 446 192 645 196 032 SPS 21 993 20 042 17 742 FA 231 735 234 795 235 475 Felles 52 742 53 736 53 940 Infrastruktur 438 813 442 530 443 006 Styre/rektorat 4 774 4 774 4 774 Strategi 3,0 % 55 516 56 547 57 101 Fordeling 1 850 369 1 877 718 1 885 715 Bundet udisp rekrutt.stipend -3 235 4 744 18 112 Disponert 1 847 134 1 882 462 1 903 827 S-sak 49/2013 Sammenslåing av Institutt for farmasi og bioingeniørfag og Institutt for radiografi og tannteknikk ved Fakultet for helsefag (Jnr. 13/1882) Det er gitt føringer til fakultetene om at deres interne organisering bør understøtte arbeidet med å sikre robuste fagmiljøer og forskningsbaserte utdanninger. I Fakultet for helsefag er de to berørte instituttene som nå foreslås slått sammen, identifisert som relativt små og sårbare. Fakultetet anser en sammenslåing av instituttene som den mest hensiktsmessige og aktuelle måten å styrke disse fagmiljøene på. Rektor pekte på at det også er en intensjon om at studietilbudet i tannteknikk skal overføres til UiO når nytt bygg for odontologi er på plass. Fakultetet er oppfordret til å finne et mer samlende navn for det nye instituttet, jf vedtaksforslagets pkt. 5. Fra styret ble det pekt på at det bør settes en frist for å fremme nytt forslag. Rektor mente deretter at instituttnavnet bør være avklart før studiestart i 2014. Det var anbefalt at styret skulle gi rektor fullmakt til å fastsette det endelige navnet på det nye instituttet. 1. Institutt for farmasi og bioingeniørfag og Institutt for radiografi og tannteknikk ved Fakultet for helsefag slås sammen til ett institutt fra 1. august 2014.
5 2. Instituttet organiseres iht. foreslått alternativ 2 i utredningen om sammenslåing, dvs. med tre studieledere; en for farmasi, en for bioingeniørfag og master i biomedisin, og en studieleder med ansvar for de to bachelorutdanningene i radiografi og tannteknikk. 3. De to studielederstillingene med ansvar for farmasi og bioingeniørfag/biomedisin skal ha 75 prosent stillingsressurs hver, mens studieleder med ansvar for radiografi og tannteknikk skal ha 100 prosent stillingsressurs. 4. Det nye instituttet får navnet Institutt for bioingeniørfag, farmasi, radiografi og tannteknikk. 5. Fakultetet oppfordres til å finne et mer samlende navn for det nye instituttet. Rektor gis fullmakt til å fastsette instituttets endelige navn. S-sak 50/2013 Styring og organisering for det nye senteret for oppdragsforskning Mandat for senterstyret Navn på senteret (Jnr. 13/5310) Forskningsdirektør Christen Krogh presenterte saken og gjorde rede for forslagene i vedtaket. Han la vekt på at etableringen av det nye senteret i HiOA er en organisasjonsmessig innovasjon, som også er strategisk viktig for alle de tre partene, HiOA, AFI og NOVA. Grunnlaget er lagt tidligere gjennom styrets vedtak i S-sak 12/2012 og S-sak 16/2013. I forslaget til styring og organisering som fremmes nå er det lagt vekt på å finne en god balanse der senterets behov ivaretas, samtidig som senteret skal finne sin plass innenfor rammen av HiOA. Det legges opp til en mellomevaluering etter ett års drift, og en større evaluering i løpet av fem år. Referat fra IDF-møtet 2. desember om saken ble kommentert, og referatet ble delt ut. Fra medlemmer i styret var det ros til arbeidet som er gjort og forslagene som man svært langt på veg har kunnet enes om. Fra andre medlemmer var det kritiske spørsmål og kommentarer både til videre tidsplaner og til senterets foreslåtte organisering. Det var spørsmål til finansieringsordning og inntjeningskrav og hvordan dette legges opp, og til hvilke oppgaver som er lagt til senternivået. Det ble pekt på at senterets formål bør komme enda tydeligere fram bl.a. i forhold til øvrige aktiviteter i HiOA og synergier som forventes. Rektor pekte på at det nå var viktig å prøve ut den foreslåtte modellen, og så gjøre erfaringer, før man legger opp til en mellomevaluering. Til forslag til sammensetning av senterstyret var det flere kommentarer. Det var ulike syn i styret på hvorvidt senterstyrets leder bør være en ekstern eller en intern representant. Styremedlem fra UF-personalet Ragnar Audunson fremmet etter dette to endringsforslag til pkt. 4 om styresammensetning i forslaget til vedtak, med følgende formuleringer til de aktuelle punktene: - Styreleder oppnevnes etter forslag fra instituttene - To representanter fra fakultetene med varamedlem fra relevant fagområde ved HiOA
6 Styrets vedtak ble som følger: Studentrepresentant Therese Eia Lerøen stilte spørsmål ved at det ikke var fremmet forslag om studentrepresentasjon i senterstyret, og henviste til uhlovens 4-4 om at det skal være minst 20 % studentrepresentasjon i alle kollegiale organer som tildeles beslutningsmyndighet. Rektor viste til at loven også åpner for at denne bestemmelsen kan fravikes om det delegerende organ enstemmig bestemmer noe annet. Lerøen fremmet deretter forslag om studentrepresentasjon i senterstyret, med følgende formulering i tillegg i pkt. 4 i forslaget til vedtak: To studentrepresentanter med varamedlemmer valgt fra og av studentene. Administrasjonen ba om å få komme tilbake til en nærmere avklaring av hvordan slik studentrepresentasjon best kan etableres, både mht. kandidater og valgordning, siden virksomheten i senteret er konsentrert om oppdragsforskning. Administrasjonen pekte på at det bl.a. kan være aktuelt å se på om deltakere på ph.d.-programmene kan være aktuelle som representanter. En slik avklaring vil blir gjort i samråd med studentrepresentantene og Studentparlamentet, før senterstyret etableres. Votering Det var fremmet tre endringsforslag til forslagets punkt 4 om sammensetning av senterstyret Audunsons to forslag: - Styreleder oppnevnes etter forslag fra instituttene - To representanter fra fakultetene med varamedlem fra relevant fagområde ved HiOA Lerøens tillegg om to studentrepresentanter med varamedlemmer til senterstyret, valgt av og fra studentene 1) Ved voteringen falt Audunsons forslag om oppnevning av styreleder med 2 mot 8 stemmer, avgitt for administrasjonens forslag. 2) Audunsons forslag knyttet til representasjon fra fakultetene falt også med 2 mot 8 stemmer, avgitt for administrasjonens forslag. 3) Lerøens forslag om studentrepresentasjon ble enstemmig vedtatt. Øvrige deler av vedtaket ble enstemmig vedtatt. Administrasjonen varslet at dokumentene som utgjør vedlegg til saken, der senterstyrets sammensetning inngår, vil bli korrigert i samsvar med styrets vedtak. 1. Styret fastsetter styringsordning og organisering for det nye senteret for oppdragsforskning i samsvar med omtalen i saksframlegget og grunnlagsdokumentet for opprettelsen (vedlegg 1), og forslaget til organisasjonskart (vedlegg 2). Senteret skal ha senterledelse og to institutter: Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) og Norsk institutt for forskning om oppvekst, velferd og aldring (NOVA). 2. Det nye senteret skal ha et senterstyre, med oppgaver og mandat som beskrevet i vedlegg 3. Senterstyrets funksjonstid settes fra 1. januar 2014 til 31. juli 2015.
7 3. Det fastsettes en tilpasset forretningsorden for senterstyret i samsvar med vedlegg 4, med utgangspunkt i tilsvarende ordning for styret og fakultetsstyrene ved HiOA. 4. Senterstyret får følgende sammensetning: Styreleder (ekstern), oppnevnt etter forslag fra instituttene To eksterne medlemmer, oppnevnt etter forslag fra instituttene To representanter fra ledergruppen ved to av fakultetene, med varamedlem fra ledergruppen eller et relevant forskningsområde ved HiOA To medlemmer med varamedlemmer valgt fra og av de tilsatte (ett medlem med varamedlem fra AFI, og ett medlem med varamedlem fra NOVA). To studentrepresentanter med varamedlemmer valgt fra og av studentene De eksterne styremedlemmene og varamedlemmene oppnevnes av HiOAs styre etter forslag fra hhv. AFI og NOVA. Senterleder er senterstyrets sekretær og ansvarlig for saksforberedelsen. 5. Senteret skal ledes av en senterleder, tilsatt på åremål, som faglig-administrativ leder, jf egen stillingsbeskrivelse. 6. Instituttene AFI og NOVA skal ledes av hver sin instituttdirektør, tilsatt på åremål, jf egen stillingsbeskrivelse. 7. Senterleder får delegert myndighet til å inngå alle typer avtaler innenfor de rammer som er fastsatt av HiOAs styre (Uh-loven 9-1(2) ). Myndigheten skal delegeres videre til instituttdirektørene for hhv. AFI og NOVA og gjelder: - Adgangen til å inngå alle typer samarbeidsavtaler og kontrakter om forskning, utredningsog undervisningsoppdrag som understøtter senterets formål - Attestasjons- og anvisningsmyndighet samt økonomisk resultatansvar for instituttet. 8. Det nye senterets navn fastsettes til Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA). (Centre for Welfare and Labour Research). S-sak 51/2013 Stillingsbeskrivelse for senterleder, det nye senteret for oppdragsforskning (Jnr. 13/5350) Styret fastsetter stillingsbeskrivelse for senterleder for det nye senteret for oppdragsforskning i henhold til vedtak i styresak 50/2013 pkt 6, 7 og 8 og i samsvar med vedlegg 1. S-sak 52/2013 Stillingsbeskrivelse for instituttdirektører ved AFI og NOVA under det nye senteret for oppdragsforskning (Jnr. 13/5349)
8 Styret fastsetter stillingsbeskrivelse for instituttdirektører ved AFI og NOVA under det nye senteret for oppdragsforskning i henhold til vedtak i styresak 50/2013 pkt 6, 7 og 8 og i samsvar med vedlegg 1. S-sak 53/2013 Oppretting av ny seksjon/omgjøring av stilling til seksjonssjef i Læringssenter og bibliotek (Jnr. 13/5258) 1. Styret godkjenner opprettingen av ny seksjon i Læringssenter og bibliotek slik at seksjon P32/P35 deles. 2. Styret godkjenner at spesialbibliotekarstilling omgjøres til seksjonssjef. S-sak 54/2013 Endring av forskrift om opptak til masterstudier ved HiOA (Jnr. 13/4453) Saken ble trukket i møtet av administrasjonen. Saken settes opp igjen til senere behandling. S-sak 55/2013 Endringer i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved HiOA (Jnr. 13/4377) Etter etableringen av bachelorstudiet i prehospitalt arbeid - Paramedics - er det oppstått behov for endringer i de eksisterende retningslinjene for opptak på grunnlag av realkompetanse. Det legges også fram noen mindre endringer i retningslinjene ut fra behov som er registrert etter årets opptak. Styret vedtar de foreslåtte endringene i retningslinjer for opptak på grunnlag av realkompetanse ved Høgskolen i Oslo og Akershus. S-sak 56/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Ida Drange, SPS (Jnr. 13/326) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus kreerer på bakgrunn av bekreftelse fra den oppnevnte bedømmelseskomiteen og notat fra Senter for profesjonsstudier Ida Drange til philosophiae doctor i profesjonsstudier.
9 S-sak 57/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Joakim Caspersen, SPS (Jnr. 12/769) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus kreerer på bakgrunn av bekreftelse fra den oppnevnte bedømmelseskomiteen og notat fra Senter for profesjonsstudier Joakim Caspersen til philosophiae doctor i profesjonsstudier. S-sak 58/2013 Kreering av doktorand til graden philosophiae doctor (ph.d.) Marita Nordhaug, SPS (Jnr. 13/1562) Styret for Høgskolen i Oslo og Akershus kreerer på bakgrunn av bekreftelse fra den oppnevnte bedømmelseskomiteen og notat fra Senter for profesjonsstudier Marita Nordhaug til philosophiae doctor i profesjonsstudier. S-sak 59/2013 Vedtakelse av årsplan for internrevisjon 2014 (Jnr. 13/949) Direktør for intern revisjon, Tore Dæhlin, orienterte kort om saken. Det er lagt vekt på å finne fram til prosjekter som er vesentlige for virksomheten. Det legges fram forslag om ett rådgivningsprosjekt og tre revisjonsprosjekter i 2014. Fra styret var det spørsmål til den konkrete avvikshåndteringen. Dæhlin viste til at anbefalte tiltak benyttes nå, men at det også kan bli aktuelt med oppfølgingsrevisjon etter hvert, men at dette er for tidlig tidsmessig for de aktuelle prosjektene i HiOA. Det var også spørsmål fra styret om innkjøpsrutinene bør gjennomgås etter hvert. Fung. høgskoledirektør bekreftet at det allerede arbeides med utvikling av disse rutinene, bl.a. gjennom OU-programmet. Styret gir sin tilslutning til fremlagte årsplan for internrevisjon 2014. S-sak 60/2013 Meldinger til styret: Referatsaker: a) Møtebok fra styremøtet 22. oktober 2013 b) Møtebok fra sentralt IDF-møte 17. okt. og 7. nov. 2013 c) Møtebok fra møter i fakultetsstyrene: Fak. HF 22. okt., Fak. LUI 31.okt., Fak. TKD 28. okt., Fak. SAM 17. okt. (Utkast) d) Fullmaktssaker
10 Orienteringssaker: e) Drøftingsmøte med tjenestemannsorg. 28. november - Orientering i møtet. (Delt ut i møtet.) f) Vedrørende regjeringens standpunkt om universitetsakkreditering - Åpent brev til statssekretær Bjørn Haugstad 7. nov. 2013 fra HiB, HBV og HiOA g) Foreløpig saksplan h) Andre meldinger Til pkt. a) Møtebok fra styremøtet 22. oktober 2013 Styremedlem Ragnar Audunson (forfall i styremøtet 22. oktober) meldte protokolltilførsel til godkjent møtebok fra dette møtet: Han beklaget at det var blitt en uryddig behandling rundt selve avviklingen av dette møtet og behandlingen av S-sak 41/2013 om karakterfastsetting i emnet Managerial Accounting. Audunson refererte til møteboka fra styremøtet 22. oktober der ny votering i den konkrete saken, gjennomført 19. november, var omtalt. Audunson mente dette skulle vært gjennomført i ekstraordinært styremøte med egen innkalling og møtebok. S-sak 61/2013 Endring i sammensetning av HiOAs FoU-utvalg på institusjons nivå (Jnr. 12/1501) Saken ble fremmet for styrebehandling pr. e-post i perioden 16. 20. desember. Etter behandlingen av S-sak 50/2013 om styring og organisering av Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA) fortsetter arbeidet med implementeringen av virksomheten i HiOA. I dette inngår en vurdering av i hvilke institusjonelle organer senteret bør være representert. Det er fremmet forslag om at SVA skal ha representasjon i HiOAs sentrale FoU-utvalg. Sammensetning av dette utvalget fastsettes av styret, og forslag om utvidelse med ett medlem legges fram for styret. Det er delegert til rektor å oppnevne medlemmer til utvalget, jf S-sak 116/2011. Det var ingen merknader fra styrets medlemmer til det framlagte forslaget til vedtak. Styrets enstemmige vedtak, i samsvar med tilrådingen: Styret godkjenner at HiOAs FoU-utvalg på institusjonsnivå utvides med ett medlem for å gi plass til representasjon fra Senter for velferds- og arbeidslivsforskning (SVA), som inngår i HiOA fra 1. januar 2014. Oslo 22. januar 2014 Kari Toverud Jensen rektor Torbjørn Eeg Larsen fung. høgskoledirektør