1 Bjørndalen Panorama Sameie Protokoll fra ordinært sameiermøte i Bjørndalen Panorama Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 25.04.2017 Møtetidspunkt: 18:30 Møtested: Hofstad Skole Til stede: 27 seksjonseiere, 2 representert ved fullmakt, totalt 29 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Tamara B Christensen. Møtet ble åpnet av David Badi Mokarian. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Geir Lynnebakken foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C Valg av en til å føre protokoll og minst en seksjonseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Tamara B Christensen foreslått. Som protokollvitne ble Kia Aulie foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten sameiermøtet var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Behandling av årsberetning for 2016 Styrets årsberetning ble gjennomgått og foreslått godkjent. Vedtak: Godkjent 3. Behandling av årsregnskap for 2016 Resultatregnskap og balanse ble gjennomgått og foreslått godkjent. Årets resultat foreslås overført fra egenkapitalen. Vedtak: Godkjent 4. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 120 000,-. Vedtak: Vedtatt
2 Bjørndalen Panorama Sameie ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 5. Behandling av innkomne forslag og saker A Forslag fra styret: Utbedring av utendørs skader etter flommen Saksframstilling: Forsikringen arbeider med å hente penger fra Norsk naturskadepool for skader på hage og utvendig-areal. Styret ønsker å tilbakestille hage og utvendig-areal så snart som mulig uten å måtte avvente erstatningssaken Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å utbedre hage og utvendig areal innenfor en ramme på kr. 150 000. Kostanden søkes refundert fra Norsk naturskadepool. B Forslag fra styret: Rydding av skog og nedfallene trær rundt sameiet etter flommen utvendig-areal Saksframstilling: Det er uavklart hvem som er ansvarlig for arbeidet med rydding og tilbakeføring av skogen rundt Bjørndalen boligsameiet etter flommen. Både Forsikringsselskap og Asker kommune har vært på befaring og mener at grunneier er ansvarlig. Skogen langs bekken er vernet område og synlig for mange beboere. Styret ønsket å rydde skogen så snart som mulig forutsatt godkjenning fra grunneier og Asker kommune. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å gjennomføre tiltaket innenfor en ramme på kr. 50 000,- i henhold til tilbud. C Forslag fra styret: Malerarbeider av garasjeanlegg i Bjørndalen 10-14 - Bygningsskader Saksframstilling: Flom og vannskade har satt spor på maling av gulv og vegger i garasjeanlegg. Styret har bedt forsikringen om å dekke kostnadene for malerarbeid i trappeoppgangen mellom U2-U3, Sluse i U3 (gulv og vegger) og garasjevegger i U3. Det er også behov for malerarbeid av tak og vegger i garasjeinnkjøringen. Forsikringen dekker ikke disse kostnadene. Forslag til vedtak: Styret gis fullmakt til å gjennomføre malerarbeid i garasjen innenfor en ramme på kr. 50 000,- ihht. tilbud.
3 Bjørndalen Panorama Sameie D Forslag fra styret: Ekstra styrehonorar til styremedlemmene pga. flomarbeid Saksframstilling: Flom og oversvømmelse august.2016 på sameiet var ekstra styrearbeid for styret. Mange beboere bidro på selve flom dagen og forsikringen takket beboerne ved og betalte en felles middag for sameiet. Det tidkrevende etterarbeidet med oppfølging av alt utbedringsarbeidet kunne blitt satt ut til eksterne konsulenter. I stedet har styremedlemmene selv gjort denne jobben og flere har tatt fri fra jobb flere dager for å innhente tilbud, delta på befaringer, følge opp leverandører og svare på henvendelser fra leverandører og beboerne. Timelister har vært ført, men forsikringsselskapet har ikke vært villig til å honorere dette arbeidet. I samråd med forretningsfører innstiller derfor styreformann følgende: Forslag til vedtak: Årsmøte godkjenner ekstra styrehonorar på kr. 25 000,- i forbindelse med styrets ekstraordinære arbeid etter flommen den 6/8-2016. Motforslag på kr 50 000,- ble stemt over: 12 stemte ja for motforslaget på kr 50 000,- 15 stemte nei for motforslaget på kr 50 000,- Vedtak: Ekstra styrehonorar på kr 25 000,- ble enstemmig vedtatt E Forslag fra styret: Svalganger og atrie i nr. 10, 12 og 14 Saksframstilling: Styret referer til sak A fra fjorårets årsmøte, hvor det ble vedtatt flislegging av svalganger og atrie i nr. 10, 12 og 14. Styret har hentet flere tilbud, men ikke igangsatt arbeidet fordi prisen lå betydelig høyere enn vedtatt ramme. Dette skyldes krav til membran og varmekabel under flis som var ikke inkludert i opprinnelig tilbud. Membran og varmekabel er pålagt til flisleging i svalganger og atrie på grunn av ising i vinterperioden. Nytt tilbud er på kr. 260 000. Styret innstiller for ikke å gjennomføre tiltaket fordi kostnadene ikke anses å gi tilstrekkelig fordeler. I tillegg pådrar sameiet seg en fremtidig løpende ekstra kostnad til strøm for nye utendørs varmekabler, noe vi av erfaring vet er kostbart. Forslag til vedtak: Flislegging i svalganger og atrie vedtatt på årsmøte i 2016 gjennomføres ikke fordi kostnadene blir for høye i forhold til opplevd fordel. 20 stemmmer for 8 stemmer i mot Vedtak: Vedtatt. Flislegging i svalganger og atrie gjennomføres ikke.
4 Bjørndalen Panorama Sameie F Forslag fra styret: Felles service og vedlikehold av ventilasjon på sameiet Saksframstilling: Årlig service og vedlikehold på ventilasjon og skift av filter er i følge Multiconsult nødvendig for å opprettholde bygningsmessig kvalitet i tillegg til god inneluft i hver enhet. Styret har erfaring med at dette ikke gjøres like regelmessig av alle. Styret ønsker å legge til rette for at vedlikeholdet blir bedre og mer regelmessig. Tilbud er innhentet på felles service og vil gjøre service billigere enn individuelle avtaler med beboerne. Forslag til vedtak: Sameiet krever kr. 900 + m.v.a. årlig for skift av filter og service av ventilasjon fra hver boenhet. Evt. ekstra kostnader ifm. skifte av andre deler anlegget faktureres direkte fra leverandør til eieren. 19 stemmer for 9 stemmer i mot Vedtak: Vedtatt G Forslag fra styret: Forslag til tillegg i pkt. 3 i Husordensreglene Saksframstilling: Av hensyn til det begrensede arealet på balkongene i sameiet anser styret dagens krav til innvendig oppheng av blomsterkasser som unødig stivbent. Samtidig er det viktig å ivareta krav til sikkerhet og estetikk og styret foreslår derfor følgende tillegg i husordensreglenes pkt. 3 (tillegget er understreket): Forslag til vedtak: 3) Fellesarealer, fasade og balkonger: Utvendig montering av radio- TV og parabolantenner er ikke tillatt. Blomsterkasser kan henges på innsiden av rekkverket på balkongen. Blomsterkasser kan også henges på utsiden etter dispensasjon fra styret, og dersom de er forsvarlig festet og har farge og materiale som harmonerer med fasaden for øvrig. Markiser, levegger og utvendige persienner kan bestilles gjennom HK-Markiser og Persienner. Leverandøren har informasjon om farge og materialtype vedtatt av styret. Grilling må skje med forsiktighet og omtanke for andre naboer. Det er kun tillatt å bruke gass- eller elektrisk grill på balkongene. Alle forandringer som har innvirkning på byggets utseende må godkjennes av styret. Ved brudd på denne bestemmelsen kan styret kreve at forholdene tilbakeføres til det opprinnelige. Hver enkelt beboer er forpliktet til å verne om fellesområdene.
5 Bjørndalen Panorama Sameie H Forslag fra styret: Forslag til tillegg i pkt. 6 i Husordensreglene Saksframstilling: Styret har det siste året forsøkt å få ordnet opp i etterlatte og hensatte sykler i sameiets utendørs stativer. Det er skjemmende for sameiet at sykler hensettes over vinteren utendørs og hindrer dessuten snørydding. For å sikre fullmakt til å rydde opp i dette foreslår styret følgende tillegg til husordensreglenes pkt. 6 (tillegget er understreket): Forslag til vedtak: 6) Parkering/garasjebruk: Sykler skal stilles i sykkelstativene, ikke stå løst på fellesområdet. Fra 1. november til 1. mars skal sykler ikke oppbevares i utendørs sykkelstativer. I denne perioden vil hensatte sykler bli fjernet og kastet. Motorsykler eller annet motorkjøretøy skal parkeres på p- plass i garasje eller på parkeringsplassen som er tilknyttet sameiet. I Forslag fra Sonja Ringkjøb MacInnes: Merknad til Protokoll Forslag D. fra A. Salam Ali opprettholdes jfr. Sameiemøte 11-04-16. Saksframstilling: Se årsberetningen side 18. Forslag til vedtak: Forslag fra A. Salam behandles på nytt under henvisning til ovenstående. Styret informerer årsmøte at en vedtektsendring om fordeling av felleskostnader og fellesinntekter krever full tilslutning fra seksjonseierne. Styret referer til Eierseksjonsloven kapittel IV, paragraf 23. Når det gjelder saken for øvrig viser styret til gjentatte tidligere behandlinger og innstiller at den pånytt avvises. Forslagstiller trekker tilbake forslaget sitt. Vedtak: Saken avvises
1) Trappevask A-siden 6 Bjørndalen Panorama Sameie Forslag: A-og B-siden må være likestilt med hensyn til renhold av trapper. Kan ikke se at det per d.d. er utført regelmessig renhold av utvendig trapper på A-siden. Saken tas til etterretning. Styret har jobbet med saken som også var oppe i fjorårets sameiermøte. Fordi man parallelt har reforhandlet avtaler og skiftet leverandør på renhold har dette tatt tid, men styret bekrefter at regelmessig renhold nå gjøres også på A-siden Vedtak: Saken ble tatt til etterretning 2) Møteleder / forretningsfører. Forretningsfører bør ikke blande seg inn i saker som angår den enkelte seksjonseier da vedkommende ikke har stemmerett. Det oppfattes som utidig at forretningsfører skal bestemme varigheten av møtet og hvordan stemmeavgivning skal foregå. Det er ved innkalling til Årsmøtet vedlagt stemmesedler og det er etter min mening tilstrekkelig at en seksjonseier krever skriftlig avstemning for at det skal gjennomføres. Det er ikke noe argument at det ikke er tid til skriftlig avstemning. Dersom møteleder/forretningsfører ikke har tid til å gjennomføre møtet bør en annen løsning finnes. I Lov om eierseksjoner, 43, jfr. vedtektenes 8, 2. ledd fremgår det at blanke stemmer anses som ikke avgitt. Forslag: Møteleder/forretningsfører skal bare lede møtet ikke ta avgjørelser på vegne av beboerne. Sameiermøtene har vært gjennomført ihht. vedtektene og angjeldende norsk lov, noe de også vil bli gjennomført etter i fremtiden. Styret innstiller at saken avvises. Forslagstiller trekker tilbake forslaget sitt. Vedtak: Saken avvises
3) Fellesutgifter. 7 Bjørndalen Panorama Sameie Fra 2010 til 2016 har det vært ca. 50 % økning av fellesutgiftene. Ber om en redegjørelse for årsaken til økingen av fellesutgifter og ber om at de ikke økes mer enn nødvendig. Forslag: Ber om redegjørelse om årsaken til at fellesutgiftene er økt utover 3,5% som styret har lagt til grunn. Styret viser til redegjørelse annet sted i innkallingen og innstiller at saken tas til etterretning. Styret redegjorde for økningen av fellesutgiftene. Vedtak: Saken tas til etterretning 4) Vurdere ny leverandør av TV- og nettilgang. Leveransen fra Get oppleves som ustabil med hyppige og langvarige brudd. Forslag: Ber om at det innhentes tilbud fra andre leverandører som f.eks. Altibox og Canal Digital. Styret viser til at avtale er inngått med GET frem til 08.07.2020. Etter dette vil det være naturlig å innhente nye tilbud fra relevante leverandører. Styret innstiller at saken tas til etterretning. Vedtak: Saken tas til etterretning J Forslag fra Jorun Vik: a) UTSMYKKING AV TRAPPEROMMET Saksframstilling: Dersom seksjons-eiere ønsker å bidra til at trapperommet blir litt mer trivelig ved hjelp av planter/bilder, gjøres dette med samtykke fra seksjons-eierne i huset. Dette kan gjøres ved beskrivelse/bilder eller lignende til hver enkelt seksjons-eier, og skriftlig svar på gjeldende informasjon. Det er viktig at eventuell utsmykking ikke står i veien for ferdsel eller rømnings-veier, og ikke er brannfarlige. Det er også viktig at utsmykking ikke bidrar til skader på vegger. Forslag til vedtak: Seksjons-eierne i hvert enkelt hus skal godkjenne forslag til felles utsmykking, enten pr etasje, eller i hele huset.
8 Bjørndalen Panorama Sameie Styret er delt i forhold til dette forslaget og overlater til Sameiermøtet å vedta eller avvise det. Forslagstiller trekker tilbake forslaget sitt. Styret vurderer en vedtektsendring i samråd med OBOS og legger dette frem på neste års sameiermøte. Vedtak: Saken avvises b) FORBEDRING/UTSMYKKING AV ATRIET Saksframstilling: Pr i dag er atriet i nr.10 grønt av algevekst og lite trivelig. Hvordan de andre ser ut, har forslagsstiller ikke kunnskap om, men er klar over at denne saken ble tatt opp på forrige Årsmøte. 1) Det bør være tilgang til vann for å vaske/spyle rent, og strøm for eventuell ekstra belysning. Forslag til vedtak: Styret får i oppdrag å undersøke mulighetene for vanntilkobling og strømuttak i atriene, og kostnader for dette. 2) I de husene som har atrium, er det viktig at seksjons-eierne møtes for å komme opp med ideer, se på muligheter og begrensninger. Dette kan lettes gjøres pr hus. Forslag til vedtak: Seksjons-eierne i hus med atrium skal/kan selv komme med forslag til utsmykking av atriet i sitt hus, gjennomføre planen og holde det vedlike. Kostnader fordeles mellom, seksjons-eierne (bortsett fra eventuell tilkobling til vann/strøm som anses som felles investering). Forslag 1 og 2 bør sees i sammenheng. Styret er delt i forhold til disse forslagene og overlater til Sameiermøtet å vedta eller avvise det. Forslagstiller trekker tilbake forslaget sitt. Styret vurderer en vedtektsendring i samråd med OBOS og legger dette frem på neste års sameiermøte. Vedtak: Saken avvises
9 Bjørndalen Panorama Sameie 6. Valg av tillitsvalgte A Som styremedlem for 2 år, ble Ellen Stad Coucheron-Aamot foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble Erik Sundlo foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon B Som varamedlem for 1 år, ble Inger Elisabeth Key foreslått. Vedtak: Valgt ved akklamasjon Møtet ble hevet kl.: 20:35. Protokollen signeres av Geir Lynnebakken /s/ Møteleder Tamara B Christensen /s/ Fører av protokollen Kia Aulie /s/ Protokollvitne Ved valgene på sameiermøtet har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Valgt for Leder David Badi Mokarian Bjørndalsveien 11 A 2 år fra 2016 Styremedlem Erik Hoftun Bjørndalsveien 16 2 år fra 2016 Styremedlem Tina Semb Bjørndalsveien 1 2 år fra 2016 Styremedlem Ellen Stad Coucheron-Aamot Bjørndalsveien 14 2 år fra 2017 Styremedlem Erik Sundlo Bjørndalsveien 11 C 2 år fra 2017 Varamedlem Inger Elisabeth Key Bjørndalsveien 10 1 år fra 2017 Styret vil konstituere seg på neste styremøte.