Det medisinske fakultet Institutt for nevromedisin Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2012 Mål for helse, miljø og sikkerhet HMS-organisering ved INM Vernetjenesten ved INM HMS handlingsplan 2012 HMS-aktiviteter 2012 Forslag til HMS handlingsplan 2013 Institutt for nevromedisin
MÅL FOR HELSE, MILJØ OG SIKKERHET (HMS) Gjennom å sikre de ansatte gode, trygge og personlighetsutviklende oppgaver, skal NTNU skape et arbeidsmiljø som stimulerer til å være kreativ, konstruktiv og kritisk. NTNU skal sikre studentene et godt læringsmiljø gjennom god tilrettelegging av faglige forhold, velferd og det fysiske arbeidsmiljø. Arbeids- og læringsmiljøet skal fremme arbeidsevne, læring, helse og trivsel, og verne mot arbeidsrelatert sykdom og ulykker. Miljøbevissthet skal prege alle deler av universitetets virksomhet. NTNU skal kontinuerlig arbeide for å redusere belastningen på ytre miljø gjennom miljøvennlig drift. HMS-ANSVAR OG ORGANISERING VED INSTITUTT FOR NEVROMEDISIN (INM) Det er instituttleder som har HMS-ansvaret ved instituttet. Kontorsjef har fått delegert oppgaven med oppfølging av HMS-arbeidet. Ansatte som har som oppgave å lede andre i arbeidet (medarbeidere og studenter) har også et HMS-ansvar. For øvrig har alle ansatte en medvirkningsplikt når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Andre med dedikerte oppgaver innen HMS: Anni Bjerkhagen var instituttets HMS-koordinator med delegerte oppgaver innen organisering av HMS-arbeidet frem til i sommeren. Lars Evje tok over som HMS-koordinator fra 1. juli 2012. Han er også instituttets IA-kontakt. lars.evje@ntnu.no Lars Evje er instituttets strålevernskoordinator, med oppgaver i forbindelse med strålevernforskriften og NTNUs organisering av strålevern. (Marit Stjern tar over som strålevernkoordinator fra 1.1.2013) lars.evje@ntnu.no Instituttet har to lokale stoffkartotekkontakter som har ansvar for ajourholde og oppdatere stoffkartoteket, samt å sørge for at det er papirversjon av sikkerhetsdatablad på norsk og ved behov også på engelsk. Sylvia Nome Kvam Nevrobiologisk laboratorium Lars Evje Laboratorium i 3 et. vest MTFS - 2 -
VERNETJENESTEN VED INM Instituttet er spredt over et stort område, og har sju verneområder. For 2012 gjelder følgende verneområder, verneombud og vara verneombud: Verneområde Spesifisering Verneombud Leder MTFS 3. et. vest Lars Evje Tore Syversen Bevegelsessenteret 3. et. INM-kontor Siri Bjørgen Jon Olav Drogset Nevrosenteret Øst Marit Stjern Lars Jacob Stovner Nevrosenteret Vest Pernille Thingstad Jorunn Helbostad Nevrosenteret Nevrologisk lab Marit Stjern Linda White NSEP 1. et. MTFS Terje Røsand Arild Faxvaag Andreas Landmark (vara) Østmarka Uavklart Carl Bredo Dahl Gunnar Morken Verneombud er valgt for perioden 1.1.2011-31.12.2012. Det ble gjennomført nytt valg på verneombud i november 2012. Oversikt over de nyvalgte verneombudene (funksjonsperiode 1.1.2013-31.12.2014) finnes på http://www.ntnu.no/inm/om/hms - 3 -
HMS HANDLINGSPLAN 2012 Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2012 Mål Styrke leders rolle og ansvar i HMS-arbeid. Dette gjelder både leder med HMS-ansvar i linja og arbeidstakere som har som oppgave å lede andre (studenter og ansatte) i arbeidet. Inngå lokale avtaler med St. Olavs hospital om HMSsamarbeid Implementering av nytt avvikssystem (digitalt) Alltid foreta risikovurderinger der dette er nødvendig og sikre dokumentasjon av dette arbeidet Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap Øke kompetansen på Inkluderende arbeidsliv (IA) gjennom utvikling av e-læringsmoduler Valg av nye verneombud for 2013-2014 Kommentar Intern HMS-opplæring. Tydeliggjort roller Vanskelig å motivere ledere til å ta HMS kurs Startet arbeidet med samordningsavtale mellom INM og Klinikk for ØNH, kjeve- og øyesykdommer. Gjennomført Gjennomført på Nevrobiologisk laboratorium og laboratoriet i 3 et. vest MTFS. Oppfordret VO til å komme med forslag Overført til Fakultetet og NAV Gjennomført MAS for stipendiater Midtveisevaluering gjennomføres supplement til MAS HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/ studenter i utenlandsopphold Utspill til Fakultetet Utspill til Fakultetet Utspill til Fakultetet - 4 -
HMS-AKTIVITETER 2012 LEDERFORANKRING Operativ ledergruppe ved INM har HMS som fast punkt på møteplanen. Det rapporteres om avvik, HMSstatus og konkrete saker for ledergruppa. VERNEOMBUDSSAMLING Det ble avholdt to møter med verneombudene i 2012. Vår 2012: Gjennomgang av årsrapporten for 2011 og handlingsplanen for 2012. Det ble gitt en demonstrasjon av det nye elektroniske avvikssystemet. Status for oppfølging av bestilling fra rektor 5. september 2011 ble gjennomgått. Høst 2012: Presentasjon av ny HMS-koordinator. Det ble gitt informasjon om valg av verneombud for perioden 1.1. 2013-31.12.2014. Fjorårets HMS-runder ble gjennomgått, og ingen hadde noe å anmerke i forhold til måten disse ble gjennomført. Arbeidet med å utarbeide samordningsavtale mellom INM og klinikkene er i oppstartsfasen, og verneombudene vil bli involvert i dette arbeidet. Det ble også gitt informasjon om målrettet helseundersøkelse BEREDSKAP Det er et økt fokus på beredskap ved NTNU sentralt, fakultetet og instituttet. I forbindelse med utarbeidelsen av beredskapsplan på fakultetet, har risikoobjekter ved instituttet blitt kartlagt. Det er utpekt kontaktpersoner i forbindelse med disse risikoobjektene og det er satt opp en varslingsliste. Instituttleder, kontorsjef, HMS-koordinator og kontaktpersoner for risikoobjekter ved INM var på seminar om beredskap 30. mai 2012. Temaet for seminaret var «Terrortrusler» og ble arrangert i samarbeid mellom NTNU, HiST, DMMH, SiT og Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Ett viktig punkt på dette seminaret var refleksjoner rundt tilgjengeligheten til ansattlister, beredskapslister o.l. når f.eks. servere/datanettverk er ute av funksjon. Dersom denne informasjonen lagres lokalt på f.eks. minnepinner, hvilke rutiner har man for oppdatering? Beredskap var også et tema på instituttsamlingen på Bårdshaug 21-22. november 2012. Inggard Lerheim hold en presentasjon med tittelen «Læring for bedre beredskap Helseinnsatsen etter terrorhendelsene 22. juli 2011». Ett av hovedpunktene var at helsevesenet taklet 22.7.2011 på en god måte. Ett annet hovedpunkt er at det må settes av penger og ressurser til både utstyr og øvelse. I tillegg er det viktig at arbeidet med forbedringstiltak settes i verk med en gang. - 5 -
BESTILLING PÅ HMS-RAPPORTERING FRA REKTOR 5. september 2011 ble det avholdt dekanseminar hvor HMS var tema for hele møtet. Arbeidstilsynet har hatt tilsyn og gitt NTNU flere pålegg. I møtet ble det utledet en bestilling på fire punkter som institutter og enheter har rapportert til fakultetet. DMF har så sydd sammen svarene og rapportert videre oppover i systemet for å få lukket pålegget fra tilsynet. Bestillingen handlet om: 1. handlingsplan for gjennomføring av skriftlig risikovurdering 2. innspill på organisering og ressurser for forbedring av fakultetets HMS-arbeid 3. opplæring av verneombud 4. kartlegge og redusere negative arbeidsbelastninger ift alle ansatte De tre første punktene ble besvart i 2011. Svarene finnes i ephorte-sak nr. 2011/1158/HIL. Informasjon er også gitt i «Årsrapport HMS 2011». Det siste punktet hadde svarfrist i oktober 2012. Punkt 1 - tilleggsinformasjon For å redusere den kjemiske helsefaren ved instituttet ble det i løpet av våren 2012 avhendet kjemikalier som ikke lenger var i bruk. Totalt ble det avhendet ca. 60 L med flytende kjemikalier og ca. 25 kg med faste kjemikalier. Punkt 4: Medarbeidersamtale og arbeidsmiljøundersøkelse ble benyttet for å skaffe dokumentasjon på eventuell negativ arbeidsbelastning. Alle ansatte ved instituttet ble tilbud medarbeidersamtale med faggruppeleder, kontorsjef og/eller instituttleder, og samtalene ble gjennomført i løpet av høsten. Arbeidsmiljøundersøkelsen ble sendt ut til alle ansatte på e-post i oktober/november. Svarene i arbeidsmiljøundersøkelsen vil bli tatt med i HMS-arbeidet i 2013. INKLUDERENDE ARBEIDSLIV - IA En del utfordringer gjenstår i forhold til strukturering og opplæring i IA-arbeid ved NTNU/DMF. Sykefraværsrapporteringssystem som ble innført i 2011 fungerer ikke optimalt på instituttnivå. Ovenfor aktuelle samarbeidspartnere ble det blitt tatt initiativ til å utvikle e-læringsmoduler innen IA for ledere, men arbeidet har ikke blitt iverksatt. AVVIK I januar 2012 ble det innført et elektronisk avvikssystem ved NTNU. Kontorsjef har rolle som behandler av avvikene. Verneombudene og HMS-koordinator har lesetilgang til alle avvikene som kommer inn ved INM. Alle som melder inn avvik har lesetilgang til sitt eget avvik. - 6 -
Totalt har det har kommet inn 17 avvik ved instituttet i 2012. Det er ikke blitt meldt om personskade i noen av avvikene. De fleste avvikene er registrert i kategoriene «Retningslinjer/HMS-krav» og «Bygg/Teknisk/Materiell» HMS-RUNDER HMS-runder ble gjennomført i løpet av høsten. Ledere, verneombud, kontorsjef, HMS- koordinator og studentrepresentant har deltatt. Rundene har blitt innledet med gjennomgang av rapporten fra HMSrunden 2011. Hovedinntrykket er at det systematiske HMS-arbeidet ved instituttet og fokus på laboratorier har gitt gode resultater. Det er likevel noen store saker det ikke ser ut til å bli en løsning på med det første. Det gjelder først og fremt urent vann i Nevrosenteret. Saken er blant annet meldt til Mattilsynet. St. Olav jobber med denne saken i sitt HMS system. Det ble ikke gjennomført HMS-runde på Østmarka i 2012, på grunn av at det ikke er etablert samordningsavtale der. Ved Østmarka verneområde eier ikke NTNU areal; NTNU-ansatte sitter i sykehusets lokaler. Det er likevel en dialog med våre ansatte ved Østmarka i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet. Referat og protokoller fra gjennomførte HMS-runder er arkivert i ephorte under sak 2007/16827, og skal også arkiveres i verneområdets HMS-perm. SAMORDNINGSAVTALER MED ST. OLAVS HOSPITAL INM er i gang med å etablere samordningsavtale med klinikk for ØNH, kjeve- og øyesykdommer, som regulerer HMS-ansvarsforholdet på de enkelte enheter. Det er forventet at avtalen skal være ferdig utarbeidet i begynnelsen av 2013. Arbeidet med å etablere samordningsavtaler med andre klinikker vil skje fortløpende og forhåpentlig vis bli ferdig i løpet av våren 2014. - 7 -
GJENNOMFØRTE HMS-RUNDER DATO VERNEOMRÅDE DELTAKERE 2. oktober MTFS Tore Syversen, Torill Naavik, Caroline Michelsen, Nina Berggaard (stud.) og Lars Evje 12. oktober Bevegelsessenteret Jon Olav Drogset, Siri Bjørgen (VO), Torill Naavik og Lars Evje 17. oktober Nevro øst Marit Stjern (VO), Torill Naavik, Caroline Michelsen og Lars Evje 24. oktober Nevro vest Jorunn Helbostad, Pernille Thingstad (VO), Torill Naavik, Caroline Michelsen og Lars Evje 25. oktober NSEP Arild Faxvaag, Terje Røsand (VO), Torill Naavik, Caroline Michelsen, Vania Cuellar (stud.) og Lars Evje 8. november Nevrobiologisk lab Lind White, Marit Stjern (VO), Torill Naavik, Sylvia Nome Kvam, Anja Skålvoll (HMS-rep. St. Olav), Caroline Michelsen, Vania Cuellar (stud.) og Lars Evje IKKE GJENNOMFØRT HMS-RUNDE VERNEOMRÅDE KOMMENTAR Østmarka Gjennomføres ikke før det foreligger samarbeidsavtale med St. Olav. Det er likevel en dialog med våre ansatte i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet - 8 -
MEDARBEIDERSAMTALER (MAS) Årsrapport Helse, miljø og sikkerhet 2012 Alle ansatte ved instituttet har i utgangspunktet fått tilbud om medarbeidersamtale. Strukturen med hvem som skal ha samtale med hvem ser ut til å ha etablert seg, men er ikke helt på plass. Det kommer blant annet av at det er noen uklarheter rundt 4. nivå ledelse. I tillegg er instituttet spredt over mange bygg og over et stort geografisk område. Det gjennomføres midtveisevaluering for stipendiater. Dette har bedret situasjonen noe, men det gjenstår fremdeles noe før alt er på plass for denne gruppen. BUDSJETT Ordningen med en egen budsjettpost for HMS-arbeid ble videreført i 2012. Det ble avsatt 60.000, og hele beløpet ble brukt opp. I hovedsak ble pengene brukt på ergonomi (innkjøp av tilpassede møbler, ca. 35.000) og avhending av kjemikalier (ca. 25.000). HMS-HJEMMESIDE FOR INSTITUTTET Det arbeides kontinuerlig med oppdatering og forbedring av HMS-informasjonen på instituttets HMShjemmesider. Målet med egen hjemmeside på dette området er å gjøre HMS-dokumenter og rutiner lett tilgjengelig for ansatte, synliggjøre at det arbeides systematisk med HMS på instituttet, samt skape en arena for å gi viktig informasjon om det arbeid som gjøres. Hjemmesiden fungerer som kapittel fire i enhetslederens HMS-håndbok. Det er webredaktør Caroline Michelsen som redigerer instituttets hjemmesider. caroline.michelsen@ntnu.no - 9 -
FORSLAG TIL HMS HANDLINGSPLAN 2013 Mål Kommentar Utarbeide lokal beredskapsplan og gjøre beredskapsplanene kjent ved instituttet Styrke lederes rolle og ansvar i HMS-arbeid. Dette gjelder både leder med HMS-ansvar i linja og arbeidstakere som har som oppgave å lede andre (studenter og ansatte) i arbeidet. Inngå samordningsavtaler med St. Olavs hospital om HMSsamarbeid Digitalt avvikssystem gjøre systemet kjent i organisasjonen Alltid foreta risikovurderinger der dette er nødvendig og sikre dokumentasjon av dette arbeidet Videreføres INM er i gang med å etablere samordningsavtale med Klinikk for ØNH, kjeve- og øyesykdommer. Arbeidet med å etablere samordningsavtale med de andre klinikkene vil starte 2013. Oppfordre til at avvik meldes Videreføres. Risikovurdering ved KNF-lab gjennomføres i jan. 2013. Helseundersøkelse/samtale for personer som arbeider med risikofaktorer Videreutvikle verneombudenes arena/kunnskap HMS for stipendiater med hjemmeinstitusjon utenfor INM Håndtering av HMS for studenter ved INM HMS for arbeidstakere/ studenter i utenlandsopphold Øke kompetansen på Inkluderende arbeidsliv (*IA) gjennom utvikling av e-læringsmoduler Fortsette med kursing og jobbe for å få til en mer formell arena for VO Lokal tilpasning Lokal tilpasning Lokal tilpasning Gjentakende utspill til Fakultetet - 10 -