Universitetet i Oslo Årsrapport for HMSarbeid ved UiO 2013 HMS-stab 25.03.2014 HMS-Stab Postadr.: Postboks 1071 Blindern, 0316 Oslo Kontoradr.: Lucy Smiths hus, Problemveien 7, 0313 Oslo Telefon: 22 85 70 59 Telefaks: postmottak@admin.uio.no http://www.uio.no/om/organisasjon/adm/ opa/hms/ Org.nr.: 971 035 854
Innholdsfortegnelse Rammebetingelser... 3 Ressurser i HMS-arbeidet... 3 Aktiviteter 2013... 4 Styring av HMS-arbeidet... 4 Arbeidsmiljø- og klimautvikling (ARK)... 5 Ledelsens gjennomgåelse... 5 Meldinger om uønskete hendelser avvik... 5 Implementering av Si fra systemet... 5 Opplæring... 5 HMS-myndigheter... 7 Arbeidstilsynet... 7 Regelverksendringer... 8 Statens strålevern... 8 Helsedirektoratet... 8 Oslo brann- og redningsetat... 8 Det lokale el-tilsyn... 8 Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap... 8 2
Rammebetingelser UiO skal i sitt HMS-system legge seg opp mot standarden OHSAS 18001 Styringssystem for arbeidsmiljø. Tilsynsmyndighetene følger aktivt opp aktiviteter ved UiO og etterspør hvordan vi arbeider for å sikre at HMS-regelverket etterleves. Ressurser i HMS-arbeidet Over de siste ca 5 årene har det blitt en profesjonalisering av HMS-arbeidet ved UiO og flere enheter har lokale HMS-koordinatorer. Disse kan være fulltidsansatte eller ha oppgaven ved siden av andre oppgaver. Det synes også å være en økt bevissthet om betydningen av HMS-arbeidet hos ledelsen på enhetene. HMS-stab er UiOs ressursgruppe innen HMS og skal bistå universitetsledelsen og enhetene med kompetanse innen HMS-regelverket og implementering av et styringssystem for arbeidsmiljø. HMSstab besvarer også enkelthenvendelser fra enheter. HMS-stab har systemeierskap til de systemene og verktøyene som stilles til disposisjon for enhetene innen HMS-arbeidet. Personalseksjonen har ansvar for HMS-arbeidet innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. De bistår også enhetene innen dette arbeidet. Eiendomsavdelingen har ansvar for HMS-arbeidet innen brannvern og el-sikkerhet knyttet til bygningene. De bistår også enhetene innen dette arbeidet. Studieavdelingen har ansvar innen læringsmiljø. De har sekretariat for læringsmiljøutvalget og har kontakt med læringsmiljøkontaktene på enhetene. UiO har godkjent, intern bedriftshelsetjeneste. UiO har i tillegg en rammeavtale med en ekstern bedriftshelsetjeneste for å sikre nok kapasitet og tilgang til spesialkompetanse. Ledelsen bestiller tjenester fra bedriftshelsetjenesten som er fagkyndig og rådgivende innen forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Verneorganisasjonen består av arbeidsmiljøutvalg og verneombud. UiO har et arbeidsmiljøutvalg (AMU) på institusjonsnivå og 25 lokale arbeidsmiljøutvalg. Arbeidsmiljøutvalget skal delta i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten, og følge nøye med på utviklingen av arbeidsmiljøet. UiO har totalt over 200 verneombud. Ved enheter med 2 eller flere verneombud er det et ledende verneombud. På fakultetsnivå, på museene, ved universitetsbiblioteket, MLS og i sentraladministrasjonen er det lokalt hovedverneombud. Disse er valgt av og blant de ansatte. I tillegg er det et hovedverneombud utpekt av fagforeningene. Verneombudets rolle er å ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. 3
Aktiviteter 2013 Styring av HMS-arbeidet Implementering av standarden OHSAS 18001 Styringssystem for arbeidsmiljø krever at UiO oppdaterer styringssystemet for HMS-arbeidet. I 2013 bestilte UiO en revisjon fra ekstern revisor for å få vurdert HMS-dokumentasjonen i forhold til kravene i OHSAS 18001. Det ble registrert 1 avvik og 9 observasjoner. Policy for risikovurdering og prosedyre for risikovurdering er ikke tilfredsstillende implementert og resultatene fra risikovurderingene danner ikke grunnlag for mål og fokusområder. Det er gjennomført to HMS-internrevisjoner innen laboratoriesikkerhet i henhold til UiOs plan for HMS-revisjoner og i regi av HMS-stab. I tillegg har MN en egen plan for HMS-revisjoner. HMS-stab koordinerer nettverk for lokale HMS-koordinatorer. Nettverket brukes til å sette fokus innen HMS-feltet, opplæring og erfaringsutveksling. Alle møtene er åpne for hovedverneombudet, noen av møtene har vært åpne for andre verneombud også. Deltagelsen er på 10-25 personer. Nettverket har hatt 7 møter i 2013 med foredragsholdere fra Personalseksjonen, Enhet for BHT, Synergi Helse, AOF, Universitetet i Cordoba og HMS-stab. Følgende tema har vært tatt opp: HMS-opplæring målgruppe, lovgrunnlag, dokumentasjon, HMS-prosedyrer Lokal beredskap - kjemikalier, nødutstyr, evakuering Hvordan arbeide med HMS-kultur? Vernerunder prosedyre, gjennomføring, oppfølging Bedriftshelsetjenester hva gir det oss? Konflikthåndtering - hvem gjør hva? En vesentlig del av et styringssystem, er et system for dokumentstyring. Det vil si at det er entydig hvem som har godkjent dokumentet, når det er utviklet og eventuelt når det er revidert. Policyer og prosedyrer blir nå elektronisk godkjent av universitetsdirektøren før de legges ut på nettet. Her fremgår også versjonsnummer og dato for dokumentet. I tillegg vil dokumentene vil bli arkivert i ephorte. UiO har innført registrering av HMS-kurs i HR-portalen, dette gjør det mulig for ledelsen å få ut rapporter som viser hvem som har gjennomført hvilke HMS-kurs. Dagens system for håndtering av avvik eller uønskede hendelser er papirbasert og rutinene rundt systemet er mangelfulle. HMS-stab antar at det fremdeles er en del underrapportering av uønskede hendelser, spesielt hendelser som ikke har medført personskade. Det har vært arbeidet med å få avklart tekniske løsninger for et elektronisk avvikshåndteringssystem. Manglende i avvikshåndteringssystemet er også blitt påpekt av Arbeidstilsynet, se side 8 UiO har innført Si-fra-system hvor studentene kan si fra når de er fornøyde eller når de mener noe må forbedres. De blir særlig bedt om å varsle om alvorlige, kritikkverdige forhold. Arbeidstilsynet har bedt om en redegjørelse av dette systemet og har påpekt viktigheten av at studentene kan melde fra om avvik. Det har vært gjennomført månedlige møter mellom universitetsdirektøren og hovedverneombudet. Kontakten mellom universitetsdirektøren og hovedverneombudet bidrar til UiOs fokus og prioriteringer på HMS-feltet. 4
Arbeidsmiljø- og klimautvikling (ARK) ARK er et helhetlig opplegg for gjennomføring av en arbeidsmiljø- og klimaundersøkelse. Det er utviklet av og for universitets- og høgskolesektoren og kan brukes til å kartlegge alle viktige aspekt av psykososiale arbeidsmiljø, både belastninger og ressurser, slik at kravene som ligger i arbeidsmiljølovgivningen, tilfredsstilles. Gjennomføring av ARK er startet og enhetene melder fra til prosjektledelsen etter hvert som de vil gjennomføre undersøkelsen. UB har gjennomført ARK ved UiO i 2013. Ledelsens gjennomgåelse Øverste ledelse skal gjennomgå styringssystemet for HMS-arbeidet årlig for å sikre at det er velegnet, tilstrekkelig og virker etter hensikten. Både muligheter for forbedring og behov for endringer skal vurderes. I 2013 gjennomførte 10 enheter ledelsens gjennomgåelse. Tilbakemeldingene fra enhetene er at gjennomføringen oppleves som nyttig. Meldinger om uønskete hendelser avvik OHSAS 18001 og regelverket har krav om registreringer av uønskede hendelser eller avvik. I UiOs prosedyre for uønskede hendelser er nå definisjonene fra OHSAS 18001 lagt til grunn for kategorisering av meldingene. Det er 5 typer uønsket hendelse. - Avvik: krav fastsatt i HMS-regelverket eller interne krav, er ikke blitt fulgt. - Nestenulykke: arbeidsrelaterte episoder der hendelsen kunne ha ført til skader eller redusert helse - Alvorlig nestenulykke: arbeidsrelaterte episoder der hendelsen kunne ha ført til langvarig sykefravær eller dødsfall - Ulykke: arbeidsrelaterte episoder der skade eller redusert helse har forekommet - Alvorlig ulykke: arbeidsrelaterte episoder der hendelsen har ført til sykefravær på over 6 uker eller dødsfall I 2013 er det mottatt 86 skjema om uønskede hendelser, hvorav 23 er meldinger om hendelser som ikke medførte personskade. HMS-stab har ikke mottatt noen melding om sykdom som kan ha tilknytning til arbeidet eller forholdene på arbeidsplassen. Slike meldinger kan ha kommet til ledelsen lokalt og blitt fulgt opp der. Implementering av Si fra systemet UiO samordnet systemet for klager og avvik og varslingsrutiner for studenter til ett felles Si fra system i september 2013. I løpet av 3 måneders drift er det kommet inn 100 saker, 9 saker på rød linje for varsel, 69 på gul linje for klage og 22 på grønn linje for positive tilbakemeldinger. Enkelte av sakene som var meldt inn på rød linje, skulle vært meldt på gul linje. De fleste av meldingene kom like etter at studentene var blitt informert om systemet. Opplæring UiO har en egen prosedyre for HMS-opplæring hvor det framkommer hvem som skal ha hvilken opplæring. Grunnopplæring for verneombud og medlemmer av arbeidsmiljøutvalg administreres av HMS-stab og består av 7 obligatoriske moduler og 5 andre moduler. Foredragsholderne har vært fra AOF 5
(arbeidernes opplysningsfond), AKAN, Enhet for BHT, Eiendomsavdelingen, Personalseksjonen og HMS-stab. Totalt var det 95 personer som fulgte en eller flere moduler på grunnkurset. For de enkelte tema var fordelingen: Modul Antall deltagere HMS-grunnkurs modul 1: Systematisk HMS-arbeid 46 HMS-grunnkurs modul 2: Arbeidsmiljølovgivningen 42 HMS-grunnkurs modul 3: Arbeidsmiljøfaktorer 40 HMS-grunnkurs modul 4: Roller 38 HMS-grunnkurs modul 5: HMS-system ved UiO 52 HMS-grunnkurs modul 6: Verneorganisasjonen ved 39 UiO HMS-grunnkurs modul 7: Organisatorisk og 51 psykososialt arbeidsmiljø HMS-grunnkurs modul 8: Arbeid i arbeidsmiljøutvalg 13 HMS-grunnkurs modul 9: Inneklima 18 HMS-grunnkurs modul 10: Ergonomi 19 HMS-grunnkurs modul 11: Rus- og 21 avhengighetsproblematikk HMS-opplæring for ledere er lovpålagt, men ikke definert innholdsmessig. UiO har besluttet at ledere som et minimum skal gjennomføre modulen i grunnopplæringen som omhandler styringssystemet for HMS-arbeidet ved UiO. En del ledere deltar på grunnkurset, i tillegg er det gjennomført egen opplæring for instituttlederne ved HF i regi av HMS-stab. Hvilke oppgaver som regnes som farlig arbeid kommer fram i prosedyren om HMS-opplæring. I tillegg til de som faktisk skal gjennomføre arbeidet, kan det også være aktuelt for ledere og verneombud å ta disse kursene. Ofte vil verneombudene være pålagt å ta kurset pga stillingen sin. HMS-stab koordinerer 4 kurs i farlig arbeid. Alle kursene i farlig arbeid som koordineres av HMS-stab gjennomføres både på norsk og engelsk. HMS-stab koordinerer kursene og foredragsholdere er fra AGA, BIS, VWR, Enhet for BHT og HMS-stab. Brukerkurs for arbeid med åpne radioaktive kilder koordineres av SAFE. Deltakere på enkelt-kurs knyttet til farlig arbeid i 2013: Kurs Ansatte Grunnleggende laboratoriesikkerhet 96 Sikkerhet ved håndtering av gass for ansatte 99 Sikkerhet ved håndtering av gass for ledere 33 Brukerkurs for arbeid med åpne radioaktive kilder 15 Smittevern 64 Personlig verneutstyr 100 HMS-stab arrangerer også kurs for lokale HMS-koordinatorer og andre som har HMS som sin arbeidsoppgave. I 2013 ble det gjennomført 3 dagers kurs i gjennomføring av HMS-revisjon og 1-dags 6
kurs i Sikker-jobbanalyse. I 2013 arrangerte MN 1-dags kurs i arbeidsmiljøstandarden OHSAS 10881. Kurset var også åpent for deltagere fra andre enheter ved UiO. Brannvernopplæring har i 2013 vært administrert av Eiendomsavdelingen. Enhet for BHT har gjennomført kurs og workshops innen midlertidighet, sykefraværsoppfølging, arbeidsmiljøutvikling, stress og stressmestring, ergonomigjennomgang, arbeidsstillinger og arbeidsteknikk samt vold og trusler i henhold til bestilling av bedriftshelsetjenester fra enhetene. Lokal opplæring vil være knyttet til apparatspesifikk opplæring og spesielle rutiner som er nødvendig for eksempel i forhold til feltarbeid. Førstehjelpskurs har vært arrangert lokalt ved flere enheter. Det har vært gjennomført en halvdags verneombudssamling i regi HVO og en halvdags verneombudssamling i regi av HMS-stab i 2013 med tema ARK, HMS-kultur, roller og konflikt. Det var ca 80 deltagere. I halvdagsseminaret hvor AMU inviterte medlemmer fra lokale arbeidsmiljøutvalg var tema i 2013 ARK og det var ca 100 deltagere. Det har videre vært gjennomført en lunch til lunch samling for 13 ledende verneombud, hovedverneombudet og universitetsdirektøren. I tillegg til kurs arrangerer HMS-stab workshops hvor det innledes om et tema før en diskusjon eller erfaringsutveksling. Workshops kan være et tilbud til de lokale HMS-koordinatorene eller de er åpne for alle. Deltagelsen ligger mellom 5 og 25 personer på hver workshop. I 2013 var tema for workshopene ECOonline Informasjonsblad biologiske faktorer Dokumentstyring. Godkjenningsfunksjon i Vortex. ECOonline Bestilling av bedriftshelsetjenester Tilsyn fra HMS-myndighetene, hvordan håndterer UiO det? Ledelsens gjennomgang 2013 Workshop for «lokale gassansvarlige» ECOonline Bruk av eksponeringsregister HMS-myndigheter Arbeidstilsynet Arbeidstilsynet har i 2013 gjennomført tilsyn ved 6 institutter, 4 ved MN, 1 ved OD og 1 ved MED. Arbeidstilsynet forholdt seg instituttene som selvstendige virksomheter, men 2 av påleggene berører UiO som helhet. Pålegg om papirbasert stoffkartotek: «Arbeidsgiver skal opprette stoffkartotek for de stoffene som kan medføre helsefare, deriblant de som dannes under prosesser i virksomheten.» Pålegget er oppfylt når Arbeidstilsynet har fått bekreftet av stoffkartoteket er opprettet i papirutgave på arbeidsplasser der dette er relevant. 7
Pålegg om avviksrutine: Arbeidsgiver skal iverksette rutine for avvikshåndtering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i å utarbeide rutinen. Arbeidstakerne skal gjøres kjent med rutinen. Til pålegg om papirbasert stoffkartotek: Dette pålegget vil i praksis si at UiO skal skrive ut over 100 000 ark (dobbeltsidig). Et papirbasert stoffkartotek vil ikke møte intensjonene med et stoffkartotek og UiO har derfor henvendt seg til Kunnskapsdepartementet (KD) for å be om at KD fremmer behov for regelverksendring over for Arbeidsdepartementet. Til pålegget om avviksrutine: I UiOs prosedyre for uønskede hendelser kom det ikke fram at også manglende etterlevelse av regelverket eller egne prosedyrer, skal meldes. Dette er nå endret. Samtidig arbeides det for å få elektronisk avvikshåndteringssystem som bedrer mulighetene for å følge opp at avvik følges opp. Regelverksendringer Fra 1. januar 2013 trådte 6 nye arbeidsmiljøforskrifter i kraft og erstattet 47 tidligere forskrifter. Dette var primært en redigering uten materielle endringer i regelverket. UIO har redusert oksygenatmosfære i magasin for å hindre at det kan oppstå brann. I år er det kommet endringer i regelverket knyttet til oksygeninnhold i arbeidslokaler. Det er en presisering som tydeliggjør arbeidsgivers plikter når det gjelder et fullt forsvarlig oksygeninnhold i områder for arbeid eller opphold. Statens strålevern UiO er pålagt innen 30. mars hvert år å levere en detaljert rapport til Statens strålevern om bruken av strålekilder ved UiO. Denne rapporten ble ferdigstilt og sendt i løpet av første kvartal. Det har vært x uønskede hendelser knyttet til strålekilder. Disse har vært fulgt opp overfor miljøene og Statens strålevern. Ingen av hendelsene har medført fare for personer eller miljøet. Helsedirektoratet Helsedirektoratet fører tilsyn med arbeidet med genmodifiserte organismer. De gjennomførte tilsyn høsten 2012. Det viste seg at systemet for å holde informasjonen til myndighetene oppdatert på hvor det ble arbeidet med genmodifiserte organismer, var mangelfullt. Videre var det noen uklarheter om definisjoner. Påleggene etter tilsynet ble lukket i 2013. Oslo brann- og redningsetat Det har ikke vært gjennomført branntilsyn ved UiO i 2013. Det lokale el-tilsyn El-tilsyn foretas på følgende måte: ABB utfører el-tilsyn av UiOs bygninger. ABB har sertifikater og autorisasjon for å gjøre dette. Feil og mangler registreres i kontrollskjema og oversendes UiO. UiO bestiller utbedringer av El-entreprenører som UiO har rammeavtale med, DATEK og IMTECH Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap har ikke hatt tilsyn ved UiO i 2013. 8