KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kntrllutvalget i Lund Møtenr.: 1-2015 Møtedat: 11.03.2015 Utvalgssaksnr.: 1/15-8/15 Disse møtte: Arne Skbba Bdil Heskestad Audun Men Snja Surdal Karl Andreas Men Frfall / varamedlemmer: Ingen Andre til stede: Øknmisjef Ståle Kngsvik, Lund kmmune (sak 4/15) Skatteppkrever Gunn Tve Gursli, Lund kmmune (sak 3/15) Frvaltningsrevisr Elin Fagerheim Bjerkre, Rgaland Revisjn iks (sak 2/15) Ordfører Pål Ravndal, Lund kmmune Oppdragsansvarlig revisr Annebeth Melhus Mathiassen, Rgaland Revisjn IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rgaland Kntrllutvalgssekretariat Side Saker til behandling 1/15 13/00045-19 Gdkjenning av prtkll fra frrige møte 2 2/15 13/00290-14 Rapprt frvaltningsrevisjn: Målstyring 2 3/15 13/00044-13 Skatteregnskapet fr 2014 med kntrllrapprt fra Skatteetaten 4 4/15 13/00250-7 Orientering fra administrasjnen 5 5/15 13/00288-2 Bestilling av verrdnet analyse fr levering i 2016 5 6/15 13/00186-33 Årsmelding fr 2014, kntrllutvalget 6 7/15 13/00247-23 Tertialregnskap pr. 31.12.14/årsregnskap 2014 fr kntrllutvalget 6 8/15 13/00046-30 Statusversikt pr. mars 2015 6 Referat-/meldingssaker
1/15 13/00120-21 Tilbakemelding fra rådmannen 7 Innkallingen ble gdkjent uten merknader. 1/15 Gdkjenning av prtkll fra frrige møte Kntrllutvalget i Lund gdkjenner prtkllen fra møte den 12. nvember 2014 Kntrllutvalget i Lund gdkjenner prtkllen fra møte den 12. nvember 2014. 2/15 Rapprt frvaltningsrevisjn: Målstyring KONTROLLUTVALGET INNSTILLER TIL KOMMUNESTYRET Å FATTE FØLGENDE VEDTAK: Kmmunestyret i Lund tar rapprten «Målstyring» til rientering. Rapprten videresendes rådmannen fr ppfølging av rapprtens knklusjner g anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kmmunestyret via kntrllutvalget m hvrdan rapprten er fulgt pp innen ca. 6 måneder etter kmmunestyrets vedtak. Frvaltningsrevisr Elin Fagerheim Bjerke rienterte. Kntrllutvalget fresl følgende frslag til vedtak: «Kmmunestyret i Lund tar rapprten «Målstyring» til etterretning. Rapprtens knklusjner g anbefalinger påpeker strt frbedringsptensiale. Oppsummert anbefales følgende:
Det gjennmføres lvpålagte årlige budsjettjusteringer fr å ansvarliggjøre administrasjn g plitikere på hva sm til en hver tid må gjøres fr å drive virksmheten innen realistiske rammer Det utarbeides en rutine fr prsessen rundt målstyring, herunder utarbeidelse av mål, gdkjenning av mål, utarbeidelse av tiltak, ppfølging, rapprtering på mål g evaluering. Målene må være realistiske i frhld til kmmunens øknmi. Styrke kmmunens øknmistyring:. gjennmføre månedlige peridiserte budsjettkntrller kmmunestyret ber administrasjnen vurdere å vedta budsjettet på rammenivå pr. virksmhet g fremme sak ang. dette fr kmmunestyret Oppdatere delegasjnsreglementet slik at det øknmiske ansvaret er tydelig avklart. Rapprten videresendes rådmannen fr ppfølging av rapprtens knklusjner g anbefalinger. Rådmannen gir tilbakemelding til kmmunestyret via kntrllutvalget m hvrdan rapprten er fulgt pp innen ca. 6 måneder etter kmmunestyrets vedtak, g senest innen 01.09.15.» Dette frslaget til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kmmunestyret i Lund tar rapprten «Målstyring» til etterretning. Rapprtens knklusjner g anbefalinger påpeker strt frbedringsptensiale. Oppsummert anbefales følgende: Det gjennmføres lvpålagte årlige budsjettjusteringer fr å ansvarliggjøre administrasjn g plitikere på hva sm til en hver tid må gjøres fr å drive virksmheten innen realistiske rammer Det utarbeides en rutine fr prsessen rundt målstyring, herunder utarbeidelse av mål, gdkjenning av mål, utarbeidelse av tiltak, ppfølging, rapprtering på mål g evaluering. Målene må være realistiske i frhld til kmmunens øknmi. Styrke kmmunens øknmistyring: gjennmføre månedlige peridiserte budsjettkntrller kmmunestyret ber administrasjnen vurdere å vedta budsjettet på rammenivå pr. virksmhet g fremme sak ang. dette fr kmmunestyret Oppdatere delegasjnsreglementet slik at det øknmiske ansvaret er tydelig avklart. Rapprten videresendes rådmannen fr ppfølging av rapprtens knklusjner g anbefalinger.
Rådmannen gir tilbakemelding til kmmunestyret via kntrllutvalget m hvrdan rapprten er fulgt pp innen ca. 6 måneder etter kmmunestyrets vedtak g senest innen 01.09.15. 3/15 Skatteregnskapet fr 2014 med kntrllrapprt fra Skatteetaten Kntrllutvalget i Lund tar skatteregnskapet fr 2014 med kntrllrapprt fra Skatteetaten til rientering. Saken videresendes kmmunestyret til rientering. Skatteppkrever Gunn Tve Gursli rienterte. Arne Skbba satte fram følgende frslag til vedtak: «Kntrllutvalget i Lund tar skatteregnskapet fr 2014 med kntrllrapprt fra Skatteetaten til etterretning.. I sin vurdering av arbeidsgiverkntrllen sier skatteppkrever at arbeidsgiverkntrllen i kmmunen ikke er tilfredsstillende pga ressurssituasjnen. Kmmunen har bevilget midler til deltagelse i interkmmunalt samarbeid der kmpetansen fr kntrllarbeid ligger. Slik skatteppkreveren vurderer det, er dagens situasjn lite tilfredsstillende. I henhld til skatteppkreverinstruksen blir ikke arbeidsgiverkntrllen utført tilfredsstillende. Skatt Vest sier i sin kmmentar at arbeidsgiverkntrllen ikke utføres i tilstrekkelig grad. På grunn av det begrensede mfanget kan ikke skattekntret knkludere m utførelsen av arbeidsgiverkntrllen er i samsvar med gjeldende regelverk. Saken videresendes kmmunestyret til rientering» Karl Andreas Men satte fam følgende tillegg til frslag til vedtak: Kmmunestyret bør vurdere interkmmunalt samarbeid m arbeidsgiverkntrllen. Avstemming: Frslaget fra Arne Skbba ble satt pp mt sekretariatets frslag til vedtak inkl. frslaget fra Karl Andreas Men. Frslaget fra Arne Skbba fikk 1 stemme (Arne Skbba) g falt. Frslaget fra Karl Andreas Men fikk dermed 4 stemmer g ble vedtatt.
Kntrllutvalget i Lund tar skatteregnskapet fr 2014 med kntrllrapprt fra Skatteetaten til rientering. Kmmunestyret bør vurdere interkmmunalt samarbeid m arbeidsgiverkntrllen. Saken videresendes kmmunestyret til rientering. 4/15 Orientering fra administrasjnen Kntrllutvalget i Lund tar øknmisjefens gjennmgang til rientering. Øknmisjef Ståle Kngsvik rienterte. Kntrllutvalget i Lund tar øknmisjefens gjennmgang til rientering. 5/15 Bestilling av verrdnet analyse fr levering i 2016 Kntrllutvalget i Lund ber Rgaland Revisjn IKS m å utarbeide en verrdnet analyse av Lund kmmune sm skal ligge til grunn ved utarbeidelse av nye planer fr frvaltningsrevisjn g selskapskntrll i Lund etter valget høsten 2015. Analysen skal leveres til kntrllutvalgets første møte i 2016. Kntrllutvalget i Lund ber Rgaland Revisjn IKS m å utarbeide en verrdnet analyse av Lund kmmune sm skal ligge til grunn ved utarbeidelse av nye planer fr frvaltningsrevisjn g selskapskntrll i Lund etter valget høsten 2015. Analysen skal leveres til kntrllutvalgets første møte i 2016.
6/15 Årsmelding fr 2014, kntrllutvalget Kntrllutvalget i Lund gdkjenner den framlagte årsmeldingen fr 2014. Årsmeldingen videresendes kmmunestyret i Lund til rientering. Arne Skbba fresl følgende nytt siste avsnitt i årsmeldinga: «Kntrllutvalget har hatt et gdt g knstruktivt samarbeid med revisr g sekretariat». Sekretariatet retter dette pp før årsmeldinga videresendes kmmunestyret. Kntrllutvalget i Lund gdkjenner den framlagte årsmeldingen fr 2014. Årsmeldingen videresendes kmmunestyret i Lund til rientering. 7/15 Tertialregnskap pr. 31.12.14/årsregnskap 2014 fr kntrllutvalget Kntrllutvalget i Lund tar årsregnskap 2014 fr budsjettmrådet Kntrll g tilsyn til etterretning. Etterretning endres til rientering Kntrllutvalget i Lund tar årsregnskap 2014 fr budsjettmrådet Kntrll g tilsyn til rientering. 8/15 Statusversikt pr. mars 2015 Kntrllutvalget i Lund tar statusversikt pr. mars 2015 til rientering.
Kntrllutvalget i Lund tar statusversikt pr. mars 2015 til rientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 1/15 Tilbakemelding fra rådmannen Kntrllutvalget tar rådmannens tilbakemelding freløpig til etterretning, g vil kmme tilbake til saken på et senere tidspunkt. EVENTUELT Lvpålagte/ikke lvpålagte ppgaver, ppdragsansvarlig revisr Annebeth M. Mathiassen rienterte. Kntrllutvalget ønsker å ta saken pp på møtet i juni fr å utfrdre på ting sm kmmunen kan arbeide videre med. Reglement fr kmmunestyret lukking av møter. Sekretariatet rienterte. Lund kmmunes reglement ikke er i strid med lvverket. Sekretariatet bes m å skaffe tilbakemelding fra IRS på anbefalinger fra selskapskntrllen. Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det sm er ført i prtkllen, er i samsvar med det sm ble vedtatt på møtet Arne Skbba Leder av kntrllutvalget Wencke S. Olsen Sekretær fr kntrllutvalget Dette dkumentet er elektrnisk gdkjent g trenger ikke signatur