Historien om BSA, hva har vi lært? Henning Østrem Direktør Bufetat, Senter for Administrasjon og utvikling 25. Oktober 2017
Henning Østrem CV: Forsikring Lean Ledelse
Å LEGGE TIL RETTE FOR EN TRYGG BARNDOM ER EN AV DE VIKTIGSTE INVESTERINGENE EN NASJON KAN GJØRE James J. Heckman 2000 nobelprisvinner i økonomi 3 BUFDIR / 27.10.2017
BUFETAT, BUFDIR OG BSA Bufdir skal sikre et likeverdig tilbud til hele befolkningen Bufdir fagdirektorat for både statlig og kommunalt nivå innenfor barnevern Bufetat består av et sentralt nivå (Bufdir), regionalt nivå med fem regioner og et lokalt nivå Regionkontorene er ansvarlige for styring og oppfølging av driften i enhetene (lokalt nivå), samt løpende samarbeid med kommuner, skole og helsesektorene BSA bistår regionene og Bufdir som intern tjenesteleverandør innenfor administrative tjenester Bufdir innehar felles strategiske funksjoner for Bufetat og direktoratet: HR, IKT, Kommunikasjon, budsjett- og økonomihåndtering med mer
BSA S TJENESTEBRUKERE 6402 ansatte 3687 årsverk 270 enheter 22 13 26 15 25 4
BSA Bufetats Senter for Administrasjon og utvikling Stort fagmiljø 21 ledere Hovedkontor i Tønsberg 214 Medarbeidere Kontorer på 15 lokasjoner Landsdekkende administrative tjenester
TJENESTEOMRÅDER I BSA
UTGANGSPUNKTET VAR KREVENDE, MEN GA OGSÅ INSPIRASJON TIL NØDVENDIG OMSTILLING Tillit Behov for å ta ned kritikk og bygge tillit hos brukere og politikere Omdømme/ Barnevernsbyråkrati Frigjøre ressurser til kjerneaktivitet ved å bygge ned unødig byråkrati Lysbakkens eget fylkeslag, Hordaland SV, har foreslått å legge ned Bufetat. Budsjett Håndtere aktivitetsvekst uten ekstra bevilgninger Variasjon og kultur Øke kvalitet i tjenestene og redusere uønsket variasjon
19:5:1 Standardisering av tjenestene og kompetanse Tydeligere rolle overfor kommunene Effektivisering- mer tjenester og bedre kvalitet Spisskompetansemiljø strukturer for kompetanse i egen tjeneste Ledelse
OMSTILLING I STATLIG BARNEVERN 6 000 Utvikling i årsverk for hele organisasjonen 5 000 4 000 3 000 Årsverk 2 000 1 000-2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
Prosent 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 Tillit til barnevernet 43,7 41 34,1 32,5 32,8 30,7 29,9 28,7 25 23,5 23,8 28,8 22,4 27,5 16,3 17,3 2001 2003 2005 2007 2009 2011 2013 2015 Godt inntrykk Dårlig inntrykk Spørsmål: «Nedenfor er det listet opp en rekke navn. Kan du for hvert av disse angi hvor godt eller dårlig inntrykk du har av selskapet/organisasjonen? ( Svar utfra egen erfaringer og inntrykk, og hva du selv tror)». «Meget godt inntrykk» og «ganske godt inntrykk» er samlet i «godt inntrykk». «Meget dårlig inntrykk» og «litt dårlig inntrykk» er samlet i «dårlig inntrykk».. Siste datainnsamling løp fra september 2015 til januar 2016 Kilde: Ipsos, Norsk Monitor 2001-2015, N= 31141
SUKSESS OG LÆRING Suksessfaktorer: Sterk lokal ledelse God forankring hos tillitsvalgte Risikovillighet stå i usikkerhet i omstilling God organisasjonsmodell med prosesser som justeres underveis Læringspunkter: Orden i formaliteter i omstillingsprosessen Villighet til å justere modellene ved behov når erfaring er gjort Konsistent metode for uttrekk/ kartlegging av datagrunnlag
KVALITETSUTVIKLINGSPROGRAMMET HAR STYRT OMSTILLINGEN I BUFETAT FELLES FORSTÅELSE 2011 Kvalitetsbegrepet Faglige prinsipper Dialogkonferanser ENHETLIG ORGANISERING 2012 Enh. regional lederstruktur Enh.struktur for differensiering Etablert BSA, fase 1 Utfasing ikkelovpålagte oppgaver EFFEKTIVISERE ADMINISTRASJON 2013 Std.akuttforløp Oppstart BSA fase 2 TILPASNING PROP 106 L Tilpasse drift til ny rolle BSA fase 2: fra 271 til 1 organisasjon BiRK 2014 KVALITET OG SPESIALISERING 2015 SKM Nytt nett Standardisering Inntak EIS/ NIT Fosterhjem Instruks tydelige opg og ansvar Kompetanse Handlekraft Birk STANDARDISERING Digitaliserte tjenester Faglig std. Bufetat lederskole SKM 2016 Dok,effekter Ny org. EMA DOKUMENTERE EFFEKTER 2017 Effektmålinger Digitale tjenester Faglig std Effektivisere prosesser Innkjøp SKM Bufetat lederskole
GEVINSTMÅL FOR ADMINISTRATIVE TJENESTER: KVALITET, STANDARDISERING OG EFFEKTIVITET Tilstrekkelig kvalitet i administrative aktiviteter og prosesser Redusert risiko og sårbarhet knyttet til utførelse av administrative aktiviteter og prosesser Økt effektivitet i utførelsen av administrative aktiviteter og prosesser
19:5:1 Effektivisering av administrative funksjoner samorganisering geografisk samling gjennom etablering av BSA
GJENNOM ETABLERING AV ADMINISTRATIVT FELLES TJENESTESENTER (BSA) ER RESSURSBRUK TIL ADMINISTRATIVE OPPGAVER BETYDELIG REDUSERT Funksjon Kartlagte årsverk til administrative oppgaver før etablering av BSA (2012) Dedikerte årsverk til administrative oppgaver etter etablering av BSA (2016) HR 155,6 74,8 IKT 67,6 54,3 Økonomi og virk.styring 149 133,2 Lønn 101,8 39,3 Arkiv/dokumentasjon 175,9 45,4 Øvrige adm oppgaver* 453,8 214,9 Total 1103,7 561,9 * Øvrige adm. oppgaver: Lederstøtte og lederstøtte kontorfaglig enhet, kommunikasjon og innkjøp og eiendom
KVALITET OG EFFEKTIVITET HAR ØKT GJENNOM KLARE MÅL, STANDARDISERING OG KONTINUERLIG FORBEDRING Økt kvalitet gjennom forbedringsprosesser og standardisering Lederfokus i BSA og i direktoratet Effektivisering- mer ressurser til kjerneoppgaver
Samorganisering og geografisk samling. Alta 10 Bergen 15 Bodø 2 Halden 1 Haugesund 3 Kongsberg 12 Kristiansand 2 Levanger 3 Nordfjordeid 1 Pilestredet 26 Sarpsborg 1 Sjøvegan 1 Stavanger 3 Trondheim 14 Tønsberg 120 Totalt 214 19
Standardisering og kultur 19:5:1 ELLER 270:1
Effektivisering skapes gjennom standardisering av god kvalitet Bufetat BSA Bufdir Bufetat 1. Hvordan får vi til god kvalitet 2. Hvordan får vi til standardisering 3. Hvordan får vi til gode standarder
Effektivisering skapes gjennom standardisering av god kvalitet
FAGUTVIKLING! VI SKAL SAMMEN SETTE DEN I VERK! Standardisering gir mulighet for digitalisering, automatisering, bedre analyser og forbedring VI SKAL SAMMEN BLI LEDENDE PÅ PRAKSIS PÅ VÅRE OMRÅDER! 27.10.2017 DM 8. september 2016 Modell, ansvar og rolle spisskompetansemiljøene
DIGITALISERING HAR OGSÅ ANDRE KONSEKVENSER.
Vi i BSA strekker oss mot å bli en lærende organisasjon for å kunne utvikle ledende praksis
Jeg vet at jeg ikke hadde vært den jeg er i dag uten en oppvekst i fosterhjem. Jeg var veldig sjenert og usikker da jeg var mindre. Nå er ting annerledes.