Fylkesmannen i Oslo og Akershus RAPPORT FRA TILSYN MED FAMILIEVERNKONTORET I FOLLO Dato for tilsynsbesøk: 18.4.2013. Tilsynet ble utført av Mary Jonassen og Gro Bakkerud. Tilsynet ble gjennomført ved at Fylkesmannens representanter intervjuet et utvalg av kontorets ansatte: Tor-André Ribe-Anderssen, Stig-Rune Aarø, Dag Henrik Berggrav og Grete Gustavsen Virksomheten ved familievernkontorene er regulert av følgende regelverk: Lov av 19. juni 1997 nr 62 om familievernkontorer Forskrift om journalføring ved familievernkontorene fastsatt av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet 20. desember 2007 Forskrift av 18. desember 2006 nr. 1478 om mekling etter ekteskapsloven og barneloven Fylkesmannens tilsynsansvar er hjemlet i lov om familievernkontorer 3 første ledd. Formålet med tilsynet er å påse at lover og regelverk blir fulgt ved familievernkontoret, jf. retningslinjer for Fylkesmannens tilsyn med familievernkontorene av 22. januar 2008 (utarbeidet av Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet). Tilsynsmyndigheten har sin oppmerksomhet rettet mot alle forhold som har betydning for familievernkontorenes virksomhet.
Beskrivelse av Familievernkontor i Follo beliggenhet, tilgjengelighet og bemanning. Familievernkontoret har sentral beliggenhet i Ski og dekker kommunene Vestby, Frogn, Ås, Ski, Nesodden, Oppegård og Enebakk. Kontoret har åpent alle hverdager fra kl. 08.00 15.30. De ansatte har fleksitid, og klienter kan i enkelte tilfeller komme til samtale utover åpningstida. Telefonen betjenes fra kl. 08.00 ca. 14.30, men dette varierer noe. Det er stor pågang på telefonen, og det er ikke mulig å legge igjen beskjed på telefonsvareren. Det er imidlertid lagt inn informasjon om åpningstider på telefonsvareren. Kontoret kan også kontaktes via e-post. Bemanning: Daglig leder: Tor-André Ribe-Anderssen Antall ansatte: 13 Personalgruppens faglige sammensetning: 6 psykologspesialister/psykologer, hvorav 2 studenter 1 klinisk sosionom 2 teologer 1 barnevernpedagog 2 konsulenter Innledning: Familievernkontoret ble innledningsvis informert om tilsynsmyndighetens oppgave, formålet med, og plan for gjennomføring av tilsynet. Fylkesmannen skal i henhold til retningslinjer fra Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet føre tilsyn ved hvert av familievernkontorene innenfor sitt tilsynsområde så ofte det vurderes nødvendig, og minimum ett besøk hvert tredje år. Departementet kan i tillegg pålegge tilsynsbesøk. Etter hvert tilsynsbesøk skal Fylkesmannen sende skriftlig rapport til familievernkontorets leder, med kopi til den statlige regionale familievernmyndigheten. Fylkesmannen skal påpeke forhold som bør rettes. Det ble ført tilsyn med følgende områder: Ressurssituasjonen Lovpålagte oppgaver Taushetsplikt Opplysningsplikt Barns rett til å bli hørt Journalføring og føring av meklingsprotokoll Ressurssituasjonen: Kontoret har i dag tretten ansatte (faste, midlertidige og studenter) med leder, til sammen 9,7 årsverk. Det ble opplyst at Bufetat opererer med gamle befolkningstall for Follo ved utregning av bemanningsnormen, som på én ansatt pr. 16 000 innbyggere. Ut fra befolkningstallet som er lagt til grunn mangler kontoret 0,7 stillinger. For tiden står en 80 % psykologstilling ubesatt. Ressurssituasjonen oppleves som lav, og ventetiden kan bli lang selv om fristene stort sett overholdes. Samarbeidet med Bufetat oppleves for øvrig som godt.
Lovpålagte oppgaver: Det følger av familievernkontorloven (fvkl.) 1 første ledd at familievernkontorene skal gi tilbud om behandling og rådgivning der det foreligger vansker, konflikter eller kriser i familien. Videre skal familievernkontoret foreta meklinger etter ekteskapsloven og barneloven. Utadrettet virksomhet er i annet ledd i samme bestemmelse beskrevet som en oppgave kontorene bør gjennomføre. Det fremgår av forskrift om mekling etter ekteskapsloven og barneloven, (meklingsforskriften), 3, at meklingsapparatet skal dimensjoneres ut i fra dekningsbehovet etter ekteskapsloven 26 og barneloven 51, slik at meklingen er geografisk tilgjengelig og uten vesentlig ventetid. Departementet har i kommentarene til bestemmelsen uttalt at foreldrene skal kunne møte til mekling uten vesentlig ventetid, og har anslått at inntil tre uker må anses som en akseptabel ventetid fra begjæring om mekling til tilbud om første meklingstime. Det fremkom under tilsynet at mekling prioriteres, og den anbefalte fristen på tre uker for mekling holdes stort sett. Kontoret avviser ingen som har relasjonelle vansker. Kontoret henviser til andre instanser, blant annet Follo-akutten, BUP, DPS, lavterskeltiltaket Hjelper n og barneverntjenesten. Ventetiden i kliniske saker er i dag ca. fire uker. Ved mekling settes som regel av tid for en oppfølgingstime ved reservering av første meklingstime slik at ventetiden for oppfølgingstime ikke skal bli for lang. Det drives utadrettet virksomhet med kurset Fortsatt foreldre, og samlivskurset Bufferkurs, som er utviklet av en av terapeutene, og som også har gitt ut boka Varig Kjærleik. Begge kursene avholdes to ganger i året. Det er anslått at kontoret i 2012 hadde ca. 1000 timer med utadrettet virksomhet. Det er også inngått samarbeid med Sunnås sykehus med et prosjekt for pårørende til personer som har fått store skader. I tillegg reiser de ansatte rundt og informerer andre instanser om familievernkontoret. Konsulentene fordeler nye saker ut fra ledig kapasitet hos terapeutene. Konsulentene har oversikt over terapeutens kalendere slik at det kan settes opp nye saker ved avbestillinger. Fylkesmannen vurderer at kontoret har et godt inntakssystem for nye saker. Taushetsplikt: Enhver som utfører arbeid eller tjeneste for familievernkontor, enten det er privat eller offentlig, har taushetsplikt etter fvkl. 5. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan kontoret sikrer at de ansatte er kjent med sin taushetsplikt, og hvorvidt de ansatte faktisk er kjent med innholdet i regelverket om taushetsplikt. Fylkesmannen vurderer at de ansatte er kjent med at de har taushetsplikt og hvilket regelverk taushetsplikten reguleres av. De ansatte undertegner taushetserklæring og mottar informasjon om de ulike reglene som omhandler taushetsplikt ved ansettelse. Vi ber kontoret fortløpende ha regelverk om taushetsplikt som tema.
Opplysningsplikt til barneverntjenesten: Fylkesmannen førte tilsyn med at kontoret er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og helse- og omsorgstjenesten, jf. fvkl. 9 og 10. Etter fvkl. 9 andre ledd skal ansatte ved familievernkontorer av eget tiltak gi opplysninger til helse- og omsorgstjenesten når det er grunn til å tro at en gravid kvinne misbruker rusmidler på en slik måte at det er overveiende sannsynlig at barnet vil bli født med skade. Videre skal de ansatte etter fvkl. 10 andre ledd å gi opplysninger av eget tiltak til barneverntjenesten (sende bekymringsmelding) når det er grunn til å tro at et barn blir mishandlet i hjemmet eller det foreligger andre former for alvorlig omsorgssvikt, eller når et barn har vist vedvarende alvorlige atferdsvansker. I tillegg skal de ansatte etter disse bestemmelsene gi opplysninger etter pålegg fra helse- og omsorgstjenesten og barneverntjenesten. Under tilsynet i 2010 fremkom det at flere ved kontoret aldri hadde meldt bekymring, til tross for mange års ansettelse. Vi var derfor usikre på de ansattes forståelse for vilkårene for å melde bekymring. Det fremkom ved dette tilsynet at de ansatte er kjent med reglene om opplysningsplikt til barneverntjenesten og sosialtjenesten, og at enhver har et selvstendig ansvar for å melde saker. Saker kan drøftes med leder og kollegaer. Barneverntjenesten kontaktes også for å drøfte saker. Det er ikke meldt saker til helse- og omsorgstjenesten. Det fremkom at det fortsatt er variasjoner med hensyn til hvor mange meldinger hver enkelt terapeut sender. Videre skiller ikke alle terapeutene på meldinger som gis etter eget tiltak, og opplysninger gitt etter pålegg fra barneverntjenesten i pågående saker. Vi ber familievernkontoret gjennomgå regelverket. Meldinger til barneverntjenesten registreres ikke i datasystemet, og kontoret har derfor ikke oversikt over meldte saker til barneverntjenesten. Fylkesmannen vurderer at en oversikt over meldte saker er en forutsetning for at kontoret selv skal kunne føre kontroll med hvorvidt opplysningsplikten til barneverntjenesten og helse- og omsorgstjenesten blir fulgt. Barns rett til å bli hørt før mekling: Mekler skal i følge meklingsforskriften 2 ha fokus på barnets beste og gjøre foreldrene oppmerksomme på barnets rett til å bli hørt. Barn har rett til å uttale seg i alle saker som berører dem. Dette følger av barneloven 31 og Barnekonvensjonen artikkel 12. Det er først og fremst foreldrene som skal snakke med barnet. Fylkesmannens tilsyn var rettet mot hvordan familievernkontoret sikret at barn faktisk er hørt før foreldrene møter til mekling. I 2004 utviklet Familievernkontoret i Asker og Bærum en strukturell modell for høring av barn i mekling og samværssaker. Modellen innebærer at barna inviteres med til mekling og samværssaker. Hensikten med høringen er at barna skal få anledning til å gi uttrykk for hva som er viktig for dem når foreldrene skal inngå avtaler om hvor mye barna skal bo hos hver. Nåværende leder av Follo-kontoret var på denne tiden ansatt ved Familievernkontoret Asker og Bærum, og hadde en sentral rolle i utviklingen av modellen.
Barns rett til å bli hørt er fast punkt på personalmøter. Det ble opplyst at foreldrene alltid blir gjort oppmerksomme på barns rett til å bli hørt når de møter til mekling, og mekler snakker ofte med barn. Meklere benytter både modellen fra Bærum og andre måter å snakke med barn på. Det varierer imidlertid fra mekler til mekler hvor mye de snakker med barna. Det anslås at det snakker med i underkant av 5 % av barna, og kontoret vurderer dette selv som lavt. Måltall fra Bufetat er at kontoret skal snakke med 10 % av barna. Fylkesmannen vurderer at kontoret har fokus på barns rett til å bli hørt, og at flere av de ansatte tar initiativ til å få foreldrene til å forstå betydningen av at barna skal få si sin mening. Vi understreker at dette er en rettighet for barna, og ber kontoret fortsatt jobbe for barns rett til å bli hørt. Journalføring og føring av meklingsprotokoll: Fylkesmannens tilsyn var rettet mot de ansattes tilgang til journal og meklingsarkiv, hvordan familievernkontoret håndterer krav om innsyn i journal og hvordan arkiv, terminaler og skriver er sikret mot at uvedkommende får adgang til konfidensielle opplysninger. I henhold til journalforskriften 7 og 14 skal bare de ansatte som har behov for opplysningene i sitt arbeid, ha tilgang til journal og meklingsprotokoll. Den enkelte ansatte skal ha tilgang til opplysninger om de klienter han eller hun kommer i kontakt med, eventuelt fellesklienter når det jobbes i team. Plikten til å føre klientjournal gjelder ikke ved mekling, jf. journalforskriften 12. Leder skal ha tilgang til samtlige journaler og hele meklingsarkivet. Arkivet, terminaler og skriver skal være plassert slik at utilsiktet innsyn ikke finner sted. Klientjournal og meklingsprotokoller skal oppbevares i tre år, jf. journalforskriften 15. Enhver har rett til innsyn i klientjournal for opplysninger som direkte gjelder ham eller henne, med mindre den andre parten samtykker. Dette følger av fvkl. 12. Behandler/mekler plikter å opplyse om at journalopplysningene og opplysninger i meklingsprotokollen kan knyttes til utarbeidelse av statistikk, jf. journalforskriften 6 og 11. Det fremkom under tilsynet at familievernkontoret har både elektronisk og manuell journal og meklingsprotokoll, og hver av de ansatte har kun elektronisk tilgang til egne saker. I det manuelle arkivet har hver behandler egen perm, og i teorien kan de ansatte skaffe seg tilgang til hverandres saker. Leder har tilgang til alle sakene, og konsulentene administrerer arkivet. Saker arkiveres på en slik måte at det er enkelt for konsulentene å foreta kassasjon i rett tid. Det fremkom at de ansatte ikke alltid informerer klientene om at de kan be om innsyn i journalen og at opplysningene i journal og meklingsprotokoll kan knyttes til utarbeidelse av statistikk. Det ble opplyst at kontoret har rutiner for klienter som ber om innsyn i journal. Vi vurderer at de ansatte er kjent med reglene rundt krav om innsyn i journal. Fylkesmannen ber kontoret gjennomgå reglene på dette området. Avslutningsvis gikk tilsynet gjennom plassering av arkivet, skriver og terminaler. Manuelt arkiv er plassert i eget rom som holdes avstengt. I pågående saker er dokumentene oppbevart i skap som skal være låst. Skapet var imidlertid ikke låst
under tilsynet. Skapet står i et rom som vender ut mot klientmottaket, og hvor de ansatte etter våre vurderinger ikke har god nok oversikt over skapet. Skriver er plassert i det samme rommet, og det må tastes kode for å få skrevet ut dokumenter. Terminaler er plassert slik at de vender bort fra publikum. Tilsynet vurderer at plasseringen av terminaler, manuelt arkiv og skriver er hensiktsmessig. Dokumentene i pågående saker er ikke tilstrekkelig sikret mot at uvedkommende kan få tilgang på taushetsbelagte opplysninger. Avsluttende merknader: Tilsynsmyndigheten har enkelte bemerkninger til de prioriteringer kontoret foretar: Kontoret bes om å gjennomgå regelverket for å melde bekymring til barneverntjenesten Kontoret bes om fortsatt å jobbe for barns rett til å bli informert og til å si sin mening Kontoret bes om å gjennomgå regelverket om informasjon om journalføring og føring av meklingsprotokoll Kontoret bes om å gjennomgå rutinene for oppbevaring av klientsaker Det fremkom at ressurssituasjonen ikke fullt ut tilfredsstiller normen. Etter Fylkesmannens vurdering må ressurssituasjonen fortløpende vurderes i samråd med Bufetat. Det vises til redegjørelse fra Fylkesmannen under punktene ressurssituasjonen og lovpålagte oppgaver ovenfor. Oslo, 6.5.13 Mary Jonassen Gro Bakkerud Rapporten er sendt til: Familievernkontoret i Follo v/leder Tor-André Ribe-Anderssen, Idrettsveien 7, 1400 Ski Sandvika og Bufetat, Region Øst, Postboks 2233, 3103 Tønsberg