REFERAT-/MELDINGSSAKER 17/11 Bedre byggesaksbehandling - status og fremdrift pr. 30.09.11 18/11 Notat fra advokat Rune Kanne - Redegjørelse for hvilke dokumenter som skal oversendes fylkesmannen i klagesak 19/11 Skatteinngangen for oktober 2011 20/11 Vedr. Rapport etter undersøkelse av Sandnes Læringssenter
SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 201007129 : E: 040 L00 &25 : Jan Inge Abrahamsen Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for byutvikling Formannskapet (melding) Bystyret (melding) 19.10.2011 106/11 BEDRE BYGGESAKSBEHANDLING - STATUS OG FREMDRIFT PR 300911 Denne saken gjør rede for fremdrift og status i det pågående prosjektet Bedre byggesaksbehandling pr 30.09.2011. Prosjektet ledes av Holte byggsafe og har nå løpt i 7 uker. Styringsgruppe for prosjektet er Utvalg for byutvikling. I samsvar med vedtatt fremdriftsplan fremlegges i denne saken foreløpig resultat av kartleggingsfasen med forslag til umiddelbare forbedringstiltak for styringsgruppen. Prosjektet avsluttes etter 6 måneder og endelig prosjektrapport skal legges frem for bystyret i januar 2012. Statuskartlegging I løpet av prosjektets 7 første uker er det gjennomført kartlegging av eksisterende prosesser, arbeidsoppgaver og krysninger mot andre enheter i kommunen. Hovedtrekkene i de funn som er gjort kan oppsummeres som følger: Det er gjennomgående faglig høy kvalitet på saksbehandlingen. Det er imidlertid rom for en rekke forenklinger og større grad av ansvarliggjøring av søker. Den enkelte saksbehandler arbeider effektivt, men det er behov for effektivisering og forbedret koordinering av prosessene mellom byggesak, tilsyn og ulovlighetsoppfølging innen enheten. Kommunens saksbehandlingssystem gir i dag ikke tilstrekkelig oversikt over produksjonen. Det er behov for å utnytte systemet mer effektivt slik at det oppnås sterkere struktur og styring. Mer effektive styringsverktøy vil gi mer fullstendig oversikt over hvor mange og hvilke type saker som til enhver tid er innkommet, er under arbeid og fattet vedtak på i løpet av en mnd (3-uker sak, 12- uker, ett trinn, ramme m.m.). Det er viktig at dataene for rapporteringen kan hentes direkte ut i fra saksbehandlingssystemet. Det er påvist tidstap i kommunens postgang og dokumentregistrering. I forhold til målsettingen om at gjennomsnittlig saksbehandlingstid for ordinære saker ikke skal overstige 30 dager er dette et kritisk punkt. Resultatenhetens arbeidsform er relativt lukket, noe som bidrar til redusert kundetilfredshet. Det er et godt arbeidsmiljø i resultatenhet Byggesak. Personnellsituasjon er imidlertid utfordrende med sykemeldinger og ubesatte stillinger. På kort sikt begrenser dette produksjonskapasiteten.det er god søkning til de ubesatte stillingene og sterk endringsvilje i enheten. Side 1 av 4
Rådmannens vurdering I tillegg til allerede pågående prosesser som for eksempel smart.kommune.no, ebbygg 1 og interne forbedringer som allerede er gjennomført, ser rådmannen at gjennomgangen til Holte byggsafe gir grunnlag for en rekke konkrete endringer. I den videre prosessen vil en fortsette arbeidet med å identifisere forbedringspunkter, samtidig som en nå dreier fokuset mot konkret gjennomføring av endringer. I denne omgang finner rådmannen det naturlig særlig å fremheve følgende grep: 1. Byggesak over disk Byggesak over disk er et konsept som går ut på at ansvarlig søker eller tiltakshaver kan bestille time i kommunen for å få behandlet de enkleste sakene mens man venter, i løpet av en time, og kunden får med seg vedtak når han går. Det er mange kommuner som har og gjennomfører byggesak over disk konseptet (BOD) i dag, bl.a. Oslo kommune, Bergen kommune, Larvik kommune, Søgne kommune og Asker kommune. For å få til byggesak over disk har kommunene utarbeidet en liste over hvilke type saker (forskjellig fra kommune til kommune) som kan behandles over disk og forutsetninger for at det skal være mulig. Rådmannen vil utrede hvordan og hvilke saker som er egnet for å behandles over disk i Sandnes med sikte på innføring snarest mulig. 2. Aktiv anvendelse av ansvarsreglene. Ansvarsreglene i Plan- og bygningsloven ble radikalt endret ved Byggesaksreformen av 1995, da gjeldende regler om ansvar og ansvarsdeling ble innført. Regelendringen åpnet for en forenkling av kommunens rolle og redusert saksbehandlingstid. Ansvar etter plan- og bygningsloven omfatter både tiltakshavers ansvar og de ansvarlige foretakenes ansvar. Det innebærer at foretaket skal innestå direkte overfor bygningsmyndighetene for at kravene i lov og forskrift er oppfylt. Dette gjelder både med hensyn til formelle og materielle krav som gjelder for de aktiviteter foretaket har søkt om, og fått godkjent ansvar for. Ansvar i plan- og bygningslovens forstand betyr både at en oppgave skal utføres i tråd med lovgivningen og den gitte tillatelse, og at manglende eller feil gjennomføring kan følges opp med pålegg og sanksjoner. Ansvaret er en direkte linje mellom den ansvarlige aktør og bygningsmyndighetene. Kommunens oppgaver er selve saksbehandlingen, som er definert som en oppgave, og ikke som et ansvar på linje med aktørenes ansvar. Kommunen skal avklare søknaden mot rammeforutsetningene i plan, lov og forskrifter. Kommunen skal påse at det blir ført kontroll gjennom å sjekke at behovet for kontroll og kontrollansvar fremgår av søknadsdokumentasjonen. Ansvaret for oppfyllelse av tekniske krav ligger hos tiltakshaver og de ansvarlige foretak. Kommunen kan føre tilsyn med byggetiltak og foretak samt gi pålegg og gjennomføre sanksjoner for ulovlige tiltak etter loven. Sammenlignet med den praksis kommunen har i dag kan det stilles tydeligere krav til ansvarlige foretak om komplett sak ved innlevering av saken og ansvarliggjøre foretakene i forhold til dette. For saker der det ikke er krav om ansvarlige foretak (for eksempel privatperson som sender inn søknad om garasje), vil kommunen være mer tydelig på hva som er mangel og veilede på en god måte i forhold til dette. For mangelfulle saker bør det settes en frist for når manglende skal være sendt inn, dersom manglene ikke blir sendt inn innen fristen bør saken henlegges og avsluttes. På den måten blir sakene avsluttet og ikke hengende igjen. 1 ebygg er et etablert samarbeid mellom Sandnes kommune og 32 andre kommuner. Målet med samarbeidet er utvikling og implementering av digitale løsninger for å oppnå bedre kvalitet og effektivitet i plan- og byggesaksbehandlingen. Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT) har gitt prosjekttilskudd med Sandnes kommune som ansvarlig tilskuddsmottaker. Side 2 av 4
3. Tydeligere kontrollfunksjon Tilsyn med foretak og byggetiltak skal bli en mer rendyrket arbeidsform i resultatenhet Byggesak. Byggesak vil behandle førstegangsvedtak, alle ny søknader om tillatelse til tiltak og søknader om rammetillatelse. Tilsyn overtar saksbehandlingen fra og med andregangsvedtak og vil da behandle søknad om igangsettingstillatelse, brukstillatelse og ferdigattest. Dette vil medføre en spesialisering innenfor byggesak og en klarere produksjonslinje. Kommunen kan i tillegg også forenkle sin byggesaksbehandling ved å kreve mer uavhengig kontroll istedenfor å be om redegjørelser i forhold til forskjellige fagområder. Dersom det er usikkert om tiltaket er prosjektert riktig i forhold til for eksempel brann kan kommunen kreve uavhengig kontroll av fagområdet i stedet for å gå inn å be om redegjørelser og kontrollere selv. Det er da de profesjonelle foretakene, og ikke kommunen, som er ansvarlig for at et tiltak er prosjektert riktig. Saksbehandler på byggesak kan da eventuelt anbefale tilsyn og følge dette opp i forbindelse med søknad om igangsettingstillatelse, brukstillatelse og ferdigattest. Det kan være hensiktsmessig å endre gebyrregulativet i forhold til å gi for rabatter for saker som er komplette (der det ikke sendes mangelbrev), da det er mindre arbeid for kommunen. Kommunen kan også slutte å foreta lokal foretaksgodkjenning, det vil si kun godkjenne tiltaket og ansvarsretten. Dette vil bidra til å redusere saksbehandlingstiden ved at det medfører færre arbeidsoppgaver i dokumentsentret og for byggesaksbehandler. 4. Rapportering og styringsrutiner. I byggesak er det 3 hovedsakstyper: 3- ukers frist, 12 ukers frist og ingen frist. Det er behov for å kunne ta ut rapporter i forhold til disse gruppene på en rasjonell og enkel måte. Det må også kunne tas ut rapporter/oversikter i forhold til tilsyn, herunder rapporter for andregangsvedtak (IG; bruk og ferdig), tilsyn og ulovlighet. Det er mulig å utnytte kommunens eksisterende saksbehandlingssystem bedre, men dette er foreldet og trenger oppdatering. Rådmannen tar sikte på å innføre ny versjon av saksbehandlingssystemet (Public 360) i 2012. I denne versjon er det inkludert en byggesaksmodul som vil forenkle arbeidet. I tillegg er det behov for å digitalisere byggesaksarkivet. Digitalisering av byggesaksarkivet vil forenkle saksbehandlingen, og forbedre kommunikasjonen med kundene vesentlig. Dette er imidlertid en betydelig investering som må vurderes i høstens økonomiplanbehandling. En systematikk for rapportering i forhold til mål vil bli framlagt for UBU ved årsskiftet. Økonomiplanen for kommende periode vil da være vedtatt og mulig innfasing av nytt saksbehandlingssystem være kjent. 5. Kommunikasjon og tilgjengelighet Resultatenheten skal bli mer tilgjengelig for kundene for å øke brukertilfredsheten. Kommunikasjon i hele saksgangen fra forhåndskonferanse til ferdig saksbehandling skal bli mer tydelig, enklere og mer tilgjengelig. I dette ligger det også å få definert konkret hva som ligger i veiledning og nødvendig kommunikasjon i en byggesak. Resultatenheten skal bli mer tilgjengelig gjennom å ha oftere telefon og møtetid. Servicekontorets rolle skal styrkes. Disse funksjonene henger nøye sammen med innføring av byggesaksbehandling over disk og frister for innføring av nye rutiner vil bli fastlagt som en del av den prosessen. Side 3 av 4
Kommunen bør tilby de profesjonelle søkerne kurs om hva en komplett søknad i Sandnes er. Slike kurs finansieres via deltakeravgiften. Tilsvarende kurs gjennomføres i andre kommuner, og har vist seg å være et godt grep for å utvikle god kommunikasjonen mellom profesjonelle søkere og resultatenhet for byggesak. Videre fremdrift Forslag til VEDTAK: 1. Byggesak over disk skal utredes videre, både i forhold til omfang og innføringsplan. UBU ber om å få beslutningsgrunnlaget for innføring av byggesak over disk forelagt før utgangen av 2011. 2. De foreslåtte endringene i saksbehandlingsprosessen, med mer aktiv anvendelse av ansvarsreglene og klarere definert ansvar for tilsyn, legges til grunn for det videre arbeid. 3. Rabattnivå i gebyrregulativet for komplette saker og hvordan tiltaket skal gjennomføres, fremlegges for UBU for godkjenning før utgangen av 2011. 4. En systematikk for rapportering med nøkkeltall og mål fremlegges for UBU før utgangen av 2011. 5. Fremdriftsplan for prosjekt bedre byggesaksbehandling i Sandnes godkjennes. RÅDMANNEN I SANDNES, 01.10.2011 Tore Sirnes rådmann Per-Harald Nilsson kommunaldirektør Side 4 av 4