FLATANGER KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtedato: 09.09.2015 Møtetid: Kl. 10.00 Møtested: Møterom II, Flatanger Rådhus De faste medlemmene innkalles med dette til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til KomSek Trøndelag IKS. Kontrollutvalget vil gjennomføre eget besøk ved teknisk enhet som en del av møtet Varamedlemmer møter bare etter nærmere avtale eller innkalling. Møtet er åpent. SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 016/15 Referatsaker 017/15 018/15 019/15 020/15 021/15 022/15 023/15 Særskilt orientering fra rådmannen kommunereformen; sikring av klientopplysninger elektroniske sakssystem Evaluering av kontrollutvalgets virksomhet i perioden Vurdering av oppdragsansvarlige revisorer sin uavhengighet til kommunen Innspill til regnskapsrevisor - erfaringsoverføring Innspill til forvaltningsrevisor Overordnet analyse og plan for hhv. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Forvaltningsrevisjonsrapport «Regeletterlevelse, Arkiv og journalarbeid, dokumentinnsyn og saksbehandling» Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Steinkjer 27.08.2015 Ronald Geving/s/ Leder Einar Sandlund kontrollsekretær E-post: einar.sandlund@komsek.no Tel: 74 11 14 77 Mobil: 938 97 555
SAK 016/15 REFERATSAKER Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 016/15 430-1749-5.3 Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 Flatanger kommune Kst.vedtak regnsk./årsber. 2014 Vedlagt 2 Flatanger kommune Kst. vedtak Skatteoppkr. Funk. 2014 Vedlagt 3 Flatanger kommune Tilsvar revisjonsnotat 2014 U.off Vedlagt 13/Fvl 13 4 KomSek Trøndelag IKS Notat fra kontaktmøte med KomRev Trøndelag IKS 29.04.15 - U.off 13/Fvl 13 Vedlagt 5 Fylkesmannen NT Status kommunereform pr.18.08 Vedlagt 6 KomSek Trøndelag IKS Orientering om planlagt KU-opplæring Vedlagt SAK 017/15 SÆRSKILT ORIENTERING FRA RÅDMANNEN KOMMUNEREFORMEN; SIKRING AV KLIENTOPPLYSNINGER ELEKTRONISKE SAKSSYSTEM M.V. Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 017/15 430-1749-5.3 Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Riksarkivarens årlige undersøkelse 2014 Nord-Trøndelag Ingen. Som forberedelser til kommende kommunesammenslåinger er det viktig å ha fokus på at arkivene i de gamle kommunene skal avsluttes og overføres til arkivdepot. Dvs. det er en betydelig ryddejobb som må gjøres. Spesielt sårbart her er alle de elektroniske fagsystemene, både avsluttede som kommunen fortsatt har på servere, og de som er i bruk i dag. De samme utfordringene gjelder for interkommunale samarbeidsordninger som opphører, arkiver skal
avsluttes og avleveres depot. Det gjelder særskilt kunnskap og kapasitet til å håndtere uttrekk fra elektroniske arkivsystemer. Det er viktig at kommunen setter av tilstrekkelige ressurser til den jobben som må gjøres i forbindelse med kommunesammenslåinger. I Riksarkivarens spørreundersøkelse for 2014 mot kommunene rapporteres det generelt på mangel på ressurser og til planlegging i god tid, som den største utfordringen i forbindelse med kommunereformen og håndteringen av arkiv. Flatanger kommune har ikke besvart undersøkelsen. Vurdering Saksbehandler viser til Riksarkivarens undersøkelse og at kommunen ikke jhar besvart undersøkelsen. Sikring av rettsdokumentasjon er viktig både for den enkelte innbygger og kommunen for dokumentasjon på tjenester som gis; både før, under og etter kommunereformen. Ut fra dette er rådmannen bedt om å gi en orientering om dette i kontrollutvalget. SAK 018/15 EVALUERING AV KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I PERIODEN Kontrollutvalget 20.05.2015 Einar Sandlund 015/15 430-1749-5.3 Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 018/15 430-1749-5.3 Saken legges frem uten nærmere forslag til vedtak. Notat til kontrollutavlget, u.off. 14 og 16 Kontrollutvalgets årsplaner 2012-2015 : Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i sak 015/15 den 20.05.15 slikt vedtak: Med grunnlag i kontrollutvalgets drøftinger utarbeider sekretær et notat som fremlegges til behandling i neste møte Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015. I den forbindelse er det ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt eget arbeid og utvalgets samarbeid med sekretariatet og revisjonen. Gjennomgangen bør blant annet inneholde disse hovedpunktene: Kontrollutvalgets egenevaluering Møtehyppighet og lengde Fungerer møteledelsen, får alle si sin mening?
Brukes kontrollutvalgets tid og ressurs på de viktigste tingene, og er utvalget tydelig nok i sine bestillinger? Erfaringer med besøk på virksomheter Utvalgets primære oppgaver Har utvalget hatt en tilfredsstillende dialog med rådmannen og administrasjonen for sin kontroll og funksjon? Har utvalget bidratt til å skape tillit hos innbyggerne til at forvaltningen skjer korrekt og i samsvar med politiske vedtak? Har kontrollutvalget vært et synlig organ som har våget å stille spørsmål ved hvordan den kommunale virksomheten drives? Samarbeidet med sekretariat Har samarbeidet med sekretariatet fungert slik kontrollutvalget ønsker? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget til økt aktivitet? Er møtene tilstrekkelig tilrettelagt fra sekretærs side? Er sakene godt nok opplyst? Er sekretariatets oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Har sekretariatet klart å stimulere kontrollutvalget i sin aktivitet? Samarbeidet med revisjon Har samarbeidet med revisjonen fungert slik kontrollutvalget ønsker? Er revisjonens oppdrag utført og rapportert i samsvar med kontrollutvalgets forventninger? Forholdet til kommunestyret/ ordfører/ Hvordan har kommunikasjonen og informasjonsflyten mellom kontrollutvalg og kommunestyre fungert? Hvordan har samspillet vært med ordfører? Vurdering: For at den samlede kontroll- og tilsynsfunksjonen skal fungere så godt som mulig er det viktig med et godt samspill mellom kontrollutvalg, sekretariat og revisjonen. I høsten skal det velges nytt kontrollutvalg og tidligere erfaringer og tilbakemeldinger vil derfor være nyttig å ha med seg. På bakgrunn av dette er det derfor ønskelig at kontrollutvalget foretar en evaluering av sitt eget arbeid og kontrollutvalgets syn på samarbeid med sekretariatet og revisjonen. Jfr. Kontrollutvalgets diskusjon og vedtak i sak 015/15 har sekretær utarbeidet et notat som følger vedlagt. SAK 019/15 VURDERING AV OPPDRAGSANSVARLIGE REVISORER SIN UAVHENGIGHET TIL KOMMUNEN
Kontrollutvalget 09.09.15 Einar Sandlund 019/15 413-1703-5.3 1. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning og har ingen merknader til regnskapsrevisors vurdering av sin uavhengighet. 2. Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til etterretning og har ingen merknader til forvaltningsrevisors vurdering av sin uavhengighet. 1. KomRev Trøndelag IKS. Vurdering av oppdragsansvarlig regnskapsrevisor sin uavhengighet. 2. KomRev Trøndelag IKS. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor sin uavhengighet. 1. Kommunelovens kap. 12 2. Forskrift om kontrollutvalg 3. Forskrift om revisjon Enhver som foretar revisjon for kommune eller fylkeskommune skal fortløpende vurdere egen uavhengighet, og skal hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget jf. revisjonsforskriftens 15. Kravene til uavhengighet og objektivitet gjelder både ved regnskapsrevisjon og ved forvaltningsrevisjon. Ytterligere krav til oppdragsansvarlig revisor er kravet til vandel, jf. revisjonsforskriftens 12. Oppdragsansvarlig revisor må ha ført en hederlig vandel, være i stand til å oppfylle sine forpliktelser etter hvert som de forfaller samt være myndig. Oppdragsansvarlig regnskaps revisor er registrert revisor og får sin vandel kontrollert av finanstilsynet. Kontrollutvalget fikk seg forelagt vandelsattest for oppdragsansvarlig regnskapsrevisor senest i 2014. Oppfølging av kravet til vandel når det gjelder oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor ligger til kontrollutvalget og ble fremlagt for utvalget i 2014. SAK 020/15 INNSPILL TIL REGNSKAPSREVISOR - ERFARINGSOVERFØRING Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 020/15 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen
Ingen Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. På bakgrunn av dette, ønsker derfor regnskapsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er: saker som de mener bør følges opp av det nye kontrollutvalget noen fokusområder utvalget mener revisor bør gå spesielt inn på (risikoer for feil i regnskapet, svakheter i internkontrollen, misligheter etc) noe revisor bør endre/forbedre andre forhold utvalget vil vektlegge Vurdering: Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for revisor å høre hva det sittende kontrollutvalget har av innspill å gi til det nye kontrollutvalget. SAK 021/15 INNSPILL TIL FORVALTNINGSREVISOR OVERORDNET ANALYSE OG PLAN FOR HHV. FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 021/15 430-1749-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Saken legges frem til diskusjon uten innstilling til vedtak. Ingen Ingen Det nærmer seg slutten på kontrollutvalgets funksjonsperiode 2011-2015, og nye kontrollutvalg vil være på plass i løpet av høsten. Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune.
I løpet av høsten skal de nye kontrollutvalgene starte arbeidet med den overordnede analysen og for plan for hhv. forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Forvaltningsrevisjon (kontrollutvalgsforskriftens 10): Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Selskapskontroll (kontrollutvalgsforskriftens 13): Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. På bakgrunn av dette ønsker derfor forvaltningsrevisor innspill fra det sittende kontrollutvalget på om det er forhold utvalget mener er viktig å formidle videre til det nye utvalget. Vurdering: Kontinuiteten mellom de gamle og de nye kontrollutvalgene vil variere fra kommunene til kommune. Bestemmelsen i forskriftens 13 om overordnet analyse ifm. selskapskontroll er ny. Erfaringen generelt er at kommunenes oppfølging av eierskap i selskaper er varierende. For å få til en god erfaringsoverføring mellom utvalgene vil det være nyttig for forvaltningsrevisor å høre om det sittende kontrollutvalget har innspill til den overordnede analysen som skal gjøre ifm forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. SAK 022/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «REGELETTERLEVELSE» Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 022/15 430-1749-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til forvaltningsrevisjonsrapporten «Regeletterlevelse». 2. Forvaltningsrapporten oversendes kommunestyret til behandling med slik innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrapporten «Regeletterlevelse» til orientering 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp de gitte anbefalinger i rapportens kap. 4. med skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 31.05.2016 KomRev Trøndelag IKS - Forvaltningsrevisjonsrapport «Regeletterlevelse» datert 24.08.15 Plan forvaltningsrevisjon 2012-2015
Prosjektplan vedtatt i KU-sak 011/15 Kontrollutvalget skal påse at kommunens forvaltning årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 i møte den 24.06. 2012 sak nr. 024/12. Forvaltningsrevisjonsrapport «spesial-/tilpasset undervisning ble behandlet av kommunestyret i 2015. I forvaltningsrevisjonsplanen er prosjekt «Regeletterlevelse» nr. 2. Prosjektplanen ble vedtatt i KU-sak 011/15 den 19.03.15 med slike problemstillinger: 1. Har kommunen et hensiktsmessig system for journal- og arkivarbeid? 2. Har kommunen et hensiktsmessig system for ivaretakelse av innsynsrett i offentlige dokumenter? 3. Har kommunen tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven? Problemstillingene er belyst på grunnlag av informasjon framkommet ved analyse av dokumenter, intervjuer, spørreundersøkelse og stikkprøver i gjennomgang av saksmapper. Revisjonskriterier er hentet fra Offentleglova m/forskrift, Forvaltningsloven m/forskrift, Arkivforskriften og kommunens arkivplan. Revisor gir på bakgrunn av sine data og vurderinger følgende konklusjoner: På bakgrunn av våre vurderinger, mener revisor at kommunen ikke fullt ut har et hensiktsmessig system for journal og arkivarbeidet Kommunen har for det vesentlige et hensiktsmessig system for ivaretakelse av den offentlige innsynsretten. Det bør imidlertid vurderes om saksbehandlingstiden for innsynsbegjæringer kan kortes ned, samt at hjemmelsgrunnlaget ved forhåndsklassifisering kan bli noe mer konkret Kommunen utøver for det vesentlige en tilfredsstillende saksbehandling etter forvaltningsloven. Bruk av foreløpig svar bør benyttes hvor saksbehandlingstiden er lang. I tilfeller hvor det gis foreløpig svar telefonisk bør dette dokumenteres. Rutiner for foreløpig svar bør gjengis i/flyttes til Saksbehandlers ansvar. Ut fra disse konklusjonene kommer revisor med følgende anbefalinger: Det bør vurderes om kommunen skal gi ytterligere opplæring av de ansatte i bruken av ephorte Saksbehandlere bør bli flinkere til å ha fokus på avskrivning av restanser. Rutinebestemmelser knyttet til restansekontroll bør endre i samsvar med gjeldende praksis. Kommunens bestemmelse om at dokumenter skal stemples med mottatt-dato før de skannes inn i saksbehandlingssystemet må følges. Hjemmelsgrunnlaget ved bruk av forhåndsklassifisering kan i enkelte tilfeller bli mer presist. Det bør vurderes om begjæringer om innsyn kan behandles noe raskere. Foreløpig svar bør sendes ut der hvor saksbehandlingstiden er lang. Foreløpig svar som gis pr telefon bør fremgå av ephorte. Revisors oppfatning er ytterligere at rutinebeskrivelser for foreløpig svar bør fremgå av arkivplanens bestemmelser om saksbehandlers ansvar.
Vurdering Saksbehandler viser til revisors anbefalinger og vil spesielt fremheve viktigheten av at saksbehandlerne får den opplæring og nødvendig innføringstid i bruk av saksbehandlersystemet. Videre er det viktig at restanser blir fulgt opp og avsluttede saker lukket. Til slutt vil saksbehandler peke på at foreløpig svar skal gis når saksbehandlingen tar lengre tid enn uten ugrunnet opphold, jfr. Fvl. 11a. Kontrollutvalget anbefales å slutte seg til forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalget anbefales videre å innstille overfor kommunestyret på at rådmannen følger opp anbefalingene i kapittel 5. Oppfølgingen skal skriftlig tilbakemeldes kontrollutvalget innen 31.05.2016. SAK 023/15 BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYN 2016 Kontrollutvalget 09.09.2015 Einar Sandlund 023/15 430-1749-5.3 Kommunestyret 1. Kontrollutvalget slutter seg til det framlagte forslag til driftsbudsjett for 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Flatanger kommune, med en total ramme på kr. 543 500.-. Budsjettforslaget tar ikke høyde for ekstraordinære ressursbehov i kontrollsammenheng. 2. Forslaget oversendes rådmannen for videre behandling i samsvar med 18 i forskrift om kontrollutvalg. 1. Forslag til detaljbudsjett 2016 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Flatanger kommune. 1. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om årsbudsjett for kommuner og fylkeskommuner. 3. Budsjettvedtak i representantskapene for KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS den 04. mai 2015. Kontrollutvalget skal årlig utarbeide forslag til budsjett på bakgrunn av ressursbehovet knyttet til kontroll- og tilsynsarbeidet overfor kommunestyret. En viser her til forskriftens 18 som regulerer saksbehandling og saksgang for budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsynsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget.
Utvalgets ansvar og oppgaver er i det alt vesentlige lovregulert. Utvalgets ansvarsområde kan deles inn i tre områder, kontrollutvalgets egne aktiviteter, kjøp av sekretariatstjenester og kjøp av revisjonstjenester. I forslaget til total ramme er det ikke lagt opp til endringer i utvalgets samlede aktivitetsnivå. Alle kostnader til kontroll og tilsyn skal føres på funksjon 110 i regnskapet. Budsjett og økonomiplan Budsjett Forslag Anslag * 2016 2019 2015 2016 2017 2018 2019 Kontrollutvalget: Utgifter ifm møteavvikling, faglig oppdatering mv. 59 000 61 000 61 000 61 000 61 000 Kjøp av sekretariatstjenester 110 200 113 500 113 500 113 500 113 500 Kjøp av revisjonstjenester 358 000 369 000 369 000 369 000 369 000 Total ramme kontrollutvalget 527 200 543 500 543 500 543 500 543 500 * Under forutsetning om en kostnadsvekst på 3,0 % i 2016 er alle tall i 2016-kr De vesentligste budsjettpostene er kjøp av henholdsvis revisjons- og sekretariatstjenester. Dernest kommer godtgjørelser mv. i forbindelse med møteavvikling og godtgjørelser samt faglig oppdatering for kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer. Kontrollutvalgets sekretariat, KomSek Trøndelag IKS (KomSek) utgjør kontrollutvalgets operative ledd. KomSek har ansvar for saksutredning og generell tilrettelegging av utvalgets arbeid. Representantskapet i KomSek vedtok den 04. mai 2015 budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019. Det er lagt til grunn en kostnadsvekst på 3% i forhold til 2015-kr. Dersom denne avviker vesentlig fra den kommunale deflator vil det bli nødvendig med endringer. KomRev Trøndelag IKS (KomRev) er kommunens revisor. I likhet med revisjonsoppdraget i de øvrige deltagerkommunene, er oppdraget et såkalt minimumsoppdrag. (Jfr. utredningen i forkant av selskapets stiftelse, og prospektet for selskapet som kommunen sluttet seg til). Representantskapet i KomRev vedtok den 04. mai 2015 budsjett 2016 og økonomiplan 2016 2019. Satsene for godtgjøring til folkevalgte fastsettes av kommunestyret. Det er lagt til grunn ca. samme møteaktivitet i 2016 som for tidligere år (4 møter). For de øvrige egne kontrollutvalgsutgifter er det lagt til grunn en forutsetning om en gjennomsnittlig kostnadsøkning på 3,0 %. Det legges opp til at kontrollutvalget selv fordeler tildelt ramme (jfr. forslag til detaljbudsjett 2016) etter at total ramme for kontroll og tilsynsarbeidet er blitt vedtatt av kommunestyret Vurdering Kontrollutvalget har et vidt arbeidsfelt og er kun underordnet kommunestyret. Kontrollutvalgets tilsyn er ikke avgrenset til økonomiske forhold. Kontrollutvalget skal også påse at saksforberedelse og beslutningsprosess, både i administrasjonen og i de øvrige politiske organer, fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige krav og ivaretar grunnleggende rettssikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som måtte bli berørt av vedtakene. Kontrollutvalgets ansvar er i første rekke et påseeransvar, og utvalgets rolle vil først og fremst være bestillerrollen. En viktig del av dette ansvaret vil være å påse at bestillingene til revisor tilfredsstiller kommunens behov til enhver tid. Saken legges frem for kontrollutvalget til prinsipiell diskusjon knyttet til utvalgets prioriteringer for kommende år, samt en anbefaling til kommunestyret for kommende års ramme for kontroll- og tilsynsarbeidet.