Side 1 av 6 Tilstede: Styrerepresentanter: Administrasjon: Ole Rud, Hans Arne Krogsti ( for Arild Sørum Stana), Mari Kramperud Arnesen, Anne Stine Solberg (for Hildegunn Aas) og Sigurd Kolloen Hildegard Johannessen og Jonny Westergård. Dessuten møtte: Meldt forfall: Arild Sørum Stana, Rolf Kristiansen, Sidsel Forr Hemma, Hildegunn Aas 2 studentrepresentanter Kopi til: Administrasjonen, Tillitsvalgte, Kunnskapsdepartementet Innkalt av: Styrets leder og rektor Tid: 30 september 2008 kl. 10.00 Sted: Vea - Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører Møteplan: 10.00 14.00 10.00-14.00 Styremøte Saksliste: S 2008/ 36 S 2008/ 37 S 2008/ 38 S 2008/ 39 S 2008/ 40 S 2008/ 41 S 2008/ 42 S 2008/ 43 S 2008/ 44 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av referat fra forrige møte o Referat fra styrets møte 10. juni 2008 Status Økonomi o Økonomirapport pr. 31. august m/ kommentarer o Regnskapsrapport pr. 24. september 2008 Personal o Personalsituasjonen pr. d.d. o Kompetanseheving 2008 / 2009 Strategisk plan o Strategisk plan Vea versjon final Prosjekt Grønn fagskole orientering status og fremdrift Orientering v/studieleder Grønn Fagskole Anne Stine Solberg o Videre utvikling av Grønn Fagskole- Kort om status og fremdrift Internasjonalt arbeid o Betraktninger vedrørende Veas rolle i Flornet Byggeprosjekter bibliotek og låve Orientering v/ Teknisk driftsleder Sigurd Kolloen o Bibliotek Orientering, status pr.d.d. o Ombygging av låven o Plantegninger legges frem på møtet Mål- resultat og risikostyring MRS Prosessen orientering om status o Mål og styringsparametre o Mal for MRS
Side 2 av 6 S 2008/ 45 S 2008/ 46 S 2008/ 47 S 2008/ 48 S 2008/ 49 S 2008/ 50 S 2008/ 51 S 2008/ Delegasjonsreglement o Instruks for rektor OU -prosessen Status og fremdrift o Omstillingsavtale o Referat fra MB 26062008 o Mandat forstudie Ny organisering av Veas samlede administrasjon Lokale lønnsforhandlinger o Retningslinjer for lokal lønnspolitikk o Brev fra KD o Fullmakt til rektor Status studentopptak o Oversikt over antall studenter pr.d.d. Orientering fra samarbeidsmøte med Hedmark og Oppland Fylkeskommu BLOK og bransjerepresentanter o Kort orientering fra møtet den 23. september v/rektor o Skisse til modell for alternativt lærlingløp Oppdatering av adresseliste styret o Adresseliste oppdatert september 08. Diskusjonspunkter; o Saker til Etatsstyringsmøte o Innspill budsjett 2010 Befaring Låven Eventuelt Møtet ble ledet av styrets leder Ole Rud. en er gjennomlest og foreløpig godkjent. Ole Rud Styreleder Hildegard Johannessen rektor S 2008/ 36 Godkjenning av innkalling og saksliste Vår ref. 2008/36 Forfallene fra studentene skyldes at det ikke er foretatt valg av studentrepresentanter. Dette må gjøres før neste styremøte i oktober. Innkalling og saksliste godkjennes. S 2008/ 37 Godkjenning av referat fra forrige møte Vår ref. 2008/37 Ingen merknader til referatet. Referat fra styrets møte 10. juni 2008 godkjennes. S 2008/ 38 Status Økonomi Vår ref. 2008/38 Rektor og admin. leder orienterte.
Side 3 av 6 Styret tok orienteringen rundt status økonomi og den fremlagte økonomirapporten pr. 31.8.2008 til etterretning. S 2008/ 39 Personal og Kompetanseheving skoleåret 2008 / 2009 Vår ref. 2008/39 Rektor og admin.leder orienterte om personaltilgang og personalavgang samt avsetting av ressurser ifm kompetanseheving og utviklingsarbeid Grønn Fagskole. Styret tok orienteringen om personalstatus 22.9.2008 og kompetanseheving skoleåret 2008 / 2009 til etterretning. S 2008/ 40 Strategisk plan Vår ref. 2008/40 Rektor orienterte om Strategisk plan og om vedtaket som ble fattet 10. juni 2008. På bakgrunn av dette ble følgende vedtak vedtatt: Styret vedtar den fremlagte strategiske plan med tilhørende overordnede tiltak på kort og mellomlang sikt. S 2008/ 41 Prosjekt Grønn fagskole orientering status og fremdrift Vår ref. 2008/41 Studieleder v/ Grønn Fagskole Anne Stine Solberg orienterte om utviklingen av Grønn Fagskole. Hun kom spesielt inn på bruk av konsulenter, markedsføring av modulene, behov for rom, interiør og utstyr samt samarbeidsavtalen med Ingvar Strandhs. Samarbeidsavtalen med Ingvar Strandhs sendes på høring til alle i styret. Frist for tilbakemelding til Anne Stine Solberg er 7.10.2008. For øvrig tok styret orienteringen om Grønn Fagskole til etterretning. S 2008/ 42 Internasjonalt arbeid Vår ref. 2008/42 Rektor og Anne Stine Solberg orienterte om det internasjonale arbeidet og da spesielt om Vea i Flornet EEIG og Vea som hovedsenter i Flornet. I forbindelse med EEIG kontrakten har det vært tett kontakt med KD. KD har til d.d. forkastet alle forslag til kontrakt som har vært fremlagt. På bakgrunn av dette ble følgende vedtak fattet: Styret avventer nærmere redegjørelse for endringer i EEIG kontrakten samt føringer fra KD og ber om fortløpende orientering om eventuelle endringer i situasjonen. Styret ber om at det internasjonale arbeidet tas med i OU - prosessen for nødvendige analyse og avklaringer før det tas nærmere beslutninger om Veas rolle som hovedsenter. S 2008/ 43 Byggeprosjekter bibliotek og låve Vår ref. 2008/43 Teknisk driftsleder Sigurd Kolloen og rektor orienterte om byggingen av nytt bibliotek samt ombygging av underetasje låvebygning ifm Grønn Fagskole.
Side 4 av 6 Når det gjelder bibliotek ble følgende vedtak fattet: Styret tok orienteringen om status vedrørende bibliotekprosjektet til etterretning Når det gjelder ombygging av underetasje låvebygning ifm Grønn Fagskole ble følgende vedtak fattet: Styret gir administrasjonen mandat til å gjennomføre et forprosjekt som viser fremdriftsplan for gjennomføring av ombyggingsprosjektet samt finansiering og kostnadsfordeling av prosjektet. S 2008/ 44 Mål resultat og risikostyring MRS Prosessen orientering om status Vår ref. 2008/44 Rektor orienterte om status på arbeidet til nå samt den videre prosess og utfordringer koblet til dette. Styret tok orientering om MRS - prosessen til etterretning. S 2008/ 45 Delegasjonsreglement - Instruks Vår ref. 2008/45 Vea har som følge av overgang til fagskole utarbeidet nytt styrereglement og innsatt et nytt fagskolestyre. Styret er virksomhetens øverste ledelse. Styret skal ta seg av oppgaver av stor betydning og viktighet samt strategiske beslutninger. Statens økonomireglement fastlegger at det skal forefinnes en delegasjon av fullmakt fra styret til daglig ledelse slik at formuesforvaltningen og arbeidsgiveransvaret kan utøves på en god og praktisk måte. Det er derfor påkrevd at styret utformer og vedtar en instruks for daglig leder/rektor. På bakgrunn av dette ble følgende vedtak fattet: Styret fastsetter vedlagte instruks som gjøres gjeldende med virkning fra dags dato. S 2008/ 46 OU Prosessen Status og fremdrift status Vår ref. 2008/46 Rektor orienterte og viste bl.a. til styremøte 10. juni 2008 sak 2008 / 30. I perioden fra 10. juni 2008 har administrasjonen arbeidet frem en omstillingsavtale som grunnlag for det videre arbeidet. Denne er fremforhandlet med de tillitsvalgte. I samme periode er det også gjennomført innledende analyser for å utvikle de fremtidige funksjonskrav til en fagskoleadministrasjon. Arbeidet så langt har vist at det er viktig å få på plass et autoritativt dokument som et referansedokument for det videre arbeidet. På bakgrunn av dette ble følgende forslag vedtatt: 1. Styret tok orientering om status i arbeidet med utvikling av administrasjon for Vea til etterretning. 2. Styret vedtok den fremlagte prosjektplan, herunder at det opprettes et omorganiseringsprosjekt under ledelse av rektor som skal re-sette administrasjonen til en fagskoleadministrasjon.
Side 5 av 6 S 2008/ 47 Lokale lønnsforhandlinger Vår ref. 2008/47 Rektor orienterte om bl.a. retningslinjer for lokal lønnspolitikk fremforhandlet på drøftingsmøte 17.september 2008, brev fra KD, budsjettmidler og fullmakte som rektor behøver i denne saken. Styret tok orientering om lokale lønnsforhandlinger til etterretning samt at rektor får de nødvendige fullmakter skriftlig. S 2008/ 48 Status studentopptak Vår ref. 2008/48 Rektor orienterte om studentopptaket skoleåret 2008/2009. Årets opptak viser 28 studenter på fagskolen og ikke 30 som det står i sakspapirene. Selv om søkertallet fortsatt er for lavt, har det tatt seg betraktelig opp siden i fjor. Voksenopplæringstilbudet er en suksess, bl.a. så startet det 21 studenter nå på Modulgartner. Styret tok orientering om studentopptaket til etterretning. S 2008/ 49 Orientering fra samarbeidsmøte med Hedmark og Oppland Fylkeskommune, BLOK og bransjerepresentanter Vår ref. 2008/49 Rektor orienterte fra samarbeidsmøtet med Hedmark og Oppland Fylkeskommune, BLOK og bransjerepresentanter. Skisse til modell for alternativt lærlingløp ble også fremlagt. Styret gir administrasjonen i oppdrag å arbeide videre med modell til alternativt lærlingløp. For øvrig tok styret orientering til etterretning. S 2008/ 50 Oppdatering av adresseliste styret Vår ref. 2008/50 Nåværende liste ble sendt rundt. Eventuelle endringer ble utført av den enkelte. De som ikke er tilstede inkludert vararepresentanter sender rektor melding til om at eventuelle endringer meldes tilbake til rektor. S 2008/ 51 Diskusjonspunkter Vår ref. 2008/51 Til neste styremøte 28. oktober 2008 oppfordres den enkelte i styret om å komme med saker til Etatsstyringsmøtet og eventuelle innspill til budsjett 2010. Innspill som kom frem til Etatsstyringsmøte nå var: OU - prosessen, - MRS- mål- resultat- og risikostyring, - Flornet, - utvikling Grønn Fagskole samt erfaringer ifm. forberedelser til lokale lønnsforhandlinger.
Side 6 av 6 Eventuelt Styret gir styreleder og nestleder fullmakt til å gjennomføre lønnsforhandlinger med rektor. Befaring Låven Styremøte ble avsluttet med en befaring på Låven. Styreleder takket for møtet og ønsket alle vel hjem. Møtet ble avsluttet kl. 15.00 Ref. JW