Side 1 av 6 MØTEPROTOKOLL UTVALG Styret for TKØ MØTESTED Storgata 51, Helseetaten Oslo kommune, 6. etasje DATO 6. september 2013 TID 10:00-14:00 MEDLEMMER Bjørn Ellingsæter, BE Lene Helweg-Larsen, LHL Hanne Lundemo, HL Kirsten Ahlsen, KA Claes Næsheim, CN Pål Barkvoll, PB Invitert deltaker under sak 1-3: Ola Selvaag ADMINISTRASJON Hilde Vogt Toven Referent: Hilde Vogt Toven Oppland Oslo Østfold Akershus Hedmark Det odontologiske fakultet, Universitetet i Oslo Direktør Saksliste: Protokoll fra styremøte 27.mai 2013 Ny organisasjonsform for TKØ. Utredning fra Kommuneadvokaten i Oslo - vedlegg. Gjennomgang og vurdering av rapporten fra Ola Selvaag som er medlem av representantskapet (Oppland). Felles seminar for styret og representantskap om eierform for TKØ. Utvidelse av TKØ til virksomhet med klinisk drift Brev til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) fra TKØ om fremdrift, arealberegning og kostnader. Vedlegg. Tilbakemelding fra HOD. Vedlegg. Innspill fra Ola Selvaag styrets funksjon. Diskusjon: Strategi om utvidelse. Forslag til mandat for arbeidsgruppen skal jobbe med klinisk drift. Vedlegg. Samarbeid med UiO om pedodonti. Forskning- og utviklingsprosjekter Forslag til intensjonsavtale med UiO odontologisk fakultet. Vedlegg. Samarbeid med Høgskolen i Hedmark, Terningen Arena- orientering. Forskningsnettverk med kompetansesentrene Allmenn-Tann-forskningsnettverk
Side 2 av 6 TOO-prosjektet i. Status i prosjektet. Føringer fra Hdir. ii. Nye team opplæring. Finansiering, fakturering. Valg av nestleder i styret Nettsidene status Orientering om drift Personell Økonomi Deltakelse i kontorfylket Eventuelt Saker 1 Protokoll fra styremøte 27. mai 2013 Protokollen godkjennes med et supplement til sak 6 Lokaler: Deltaker fra Oppland er Ola Selvaag som kvalitetsikrer avtalen. 2 Ny organisasjonsform for TKØ./. TKØ mottok utredning fra Kommuneadvokaten i Oslo om mulig nye organisasjonsformer for TKØ, jfr vedlegg. Sissel Bjørntvedt og Hilde Vogt Toven har hatt møte med advokat Fredrik Lied Lilleby hos Kommuneadvokaten og bedt om en tydeligere anbefaling bl.a. om hva som er gjennomførbare valg. Foreløpig har vi ikke fått svar fra Kommuneadvokaten på dette. Ola Selvaag sitter i representantskapet for TKØ fra Oppland fylkeskommune. Han er jurist og har gjennomgått rapporten fra Kommuneadvokaten. Selvaag ga en gjennomgang sett ut i fra TKØs behov og muligheter. Kommentarer/diskusjon i styret: Organisasjonsform: IKS blir vanskelig i Oslo kommuneloven åpner ikke for et IKS. For å avklare evt ny organisasjonsform bør man: Kartlegge hva som fungerer og ikke fungerer i dag etter dagens organisasjonsform. Klarlegge hensynene. Har virksomheten behov for politisk kontroll og styring hvor stort er behovet? Er det omsetning av tjenester? Hvordan blir dette ift lov om offentlige anskaffelser? IKS kan være vanskelig ift styringsformen. Hvis TKØ driver myndighetsutøvelse så kan det ikke være eget rettssubjekt. TKØ bør arbeide på et offentlig marked ikke gå inn i det private markedet Muligheter: Stiftelse (minst styring og kontroll) AS lite styring IKS IS som i dag IS som eget rettssubjekt vedtektene må endres.
Side 3 av 6 Prosess: Endring av organisasjonsform krever ny politisk behandling. Hvis TKØ blir et eget rettssubjekt må saken behandles i fylkestingene. Dette kan også gi et annet resultat enn det man kanskje ønsker det bør også vurderes. Politisk prosess i Oslo kommune kan være en utfordring. Styrets arbeid: Styrets lojalitet skal være til selskapet, og ikke til der den enkelte er ansatt. Kurs i styrearbeid undersøkes. Styret skal ha fokus på TKØs utvikling. Styret forpliktes ift vedtektene. Selskapsformen er ikke begrensende for TKØ eller styrets arbeid. Forholdet til fylkeskommunene Ansatte kan engasjeres i TKØ arbeidsgivertilknytning i egen fylkeskommune. Ansatte engasjeres på en standardavtale. Nødvendig å gå opp rutinene rundt personal- og økonomihåndtering og forholdet til fylkeskommunene. Utredningen fra Kommuneadvokaten tas til orientering. Styret vedtar å utsette beslutning og evt endring om ny selskapsform inntil ny lov om tannhelsetjenesten er lagt frem og/eller vurdere organisasjonsformen på nytt når TKØ har blitt større (flere ansatte). Styret ønsker at TKØ foreløpig skal være et IS i den form det har i dag. Styret ønsker å avvente felles seminar for styre og representantskap om eierskapsformen. TKØ må gå opp rutiner rundt personal/økonomi og avklare roller i forhold til fylkeskommunene. Det etableres samarbeidsavtaler med Oslo og Østfold i første om gang. Det undersøkes aktuelle kurs i profesjonelt styrearbeid. 3 Utvidelse av TKØ til virksomhet med klinisk drift./. TKØ har skrevet til Helse- og omsorgsdepartementet (HOD) og bedt om en tilbakemelding på statens bidrag og forpliktelser ved en utvidelse av TKØ til å omfatte klinisk drift. Både HOD og Hdir har tidligere gitt klare signaler om at det er ønskelig at TKØ utvider sin virksomhet. TKØ har utarbeidet et foreløpig areal- og kostnadsplan ved en slik utvidelse - vedlegg. Med dette som utgangspunkt hadde styreleder og direktør møte med HOD i august. Tilbakemeldingen på møtet var utelukkende positiv. HOD vil gi en skriftlig tilbakemelding på vår henvendelse. På den måten forplikter HOD seg til videre finansiering ved utvidelse av TKØ. Saken om etablering i midlertidige lokaler er tatt opp på representantskapsmøtet 6. mai 2013 med positive tilbakemeldinger og vilje til å arbeide med en utvidelse også politisk. Eierne/fylkeskommunene har skrevet under en intensjonsavtale om etablering av TKØ. Det innebærer også økonomisk forpliktelser. Hvordan fylkeskommunene håndterer de økonomiske forpliktelsene er ulikt.
Side 4 av 6 Noen av styrets representanter har signalisert at det ikke er økonomiske rammer for å øke det fylkeskommunale tilskuddet til TKØ de neste årene. Imidlertid tilligger det fylkeskommunen som eier å vurdere det og sikre økonomisk dekning. Om nødvendig bør det fremmes en ny sak for nødvendig avklaring i fylkeskommunene. Representantskapet står for eierinteressene og må tydelig inn i denne prosessen. Det er også en kjensgjerning av TKØ har fem eiere som kanskje vurder dette ulik. Det er derfor viktig at beslutningen løftes opp på nødvendig fylkeskommunalt beslutningsnivå. Ola Selvaag har erfaring fra strategisk styrearbeid. Han ga innspill i diskusjonen om hvordan styret strategisk kan arbeide for få nødvendig forankring i fylkeskommunene for videre utvikling av TKØ. UiO, Odontologisk fakultet har løftet inn et forslag om samarbeid med TKØ om pedodontister, herunder klinisk trening i videreutdanningen. Saken fremmes også fra HOD. Diskusjon: Strategi for utvidelse. Kjernespørsmål ved utvidelse: Ligger utvidelse innenfor vedtektene? Ligger utvidelse innenfor formålet i vedtektene så skal styret jobbe for det, også før det evt gis noe signal fra eierne/representantskapet? Hva ønsker eierne utover det de har vedtatt? Trenger man tydeligere politisk forankring for utvidelse avtkø i fylkeskommunene enn det vi har i dag? Styret er positive til samarbeid med UiO odontologisk fakultet. Prosess: Finne lokaler vurdere ekstern bistand. Forankring i fylkeskommuner om utvidelse prosess. Forslag om å legge frem en konsekvensvurdering ved utvidelse. Saken legges frem for fylkestingene. Utarbeide saksfremlegg. Saken må først opp i representantskapet. Runde i fylkeskommunene sammen med representantskap og styrerepresentant nødvendig. Fremstøt til våren 2014. Akershus har signalisert at de ikke kan ta en større andel av kostnadene enn det tabell to i vedtaket viser. Nødvendig med nytt politisk vedtak i Akershus. Styret ønsker å avvente felles seminar for styre og representantskap om eierskapsformen (se sak 2). Arbeidsgruppen som skal arbeide videre med areal, kostnader og finne egnede lokaler starter sitt arbeid snarest mulig. Gruppa består av: a. Deltaker fra Oslo: Helge Bakkan b. Deltaker fra Akershus: Kirsten Ahlsen c. Deltaker fra Hedmark: Claes Næsheim d. Deltaker fra Østfold: En fra innkjøpsavdelingen (Hanne formidler kontakt) e. Deltaker fra Oppland: Ola Selvaag (kvalitet sikrer avtalen av avtalen) HVT skal være sekretær for gruppa Mandat for arbeidsgruppen som skal arbeide med lokaler vedtas ned følgende tillegg:
Side 5 av 6 o Lokalene er midlertidige og skal vare i minst 10 år fremover. o Prosjektet med kravspesifikasjon bør være ferdig mars 2014. Det vurderes å innhente ekstern prosjektleder for lokalgruppa. Det undersøkes bl.a. med Eiendomsforetak i Akershus. HOD evt KD inviteres med i gruppa ift deres føringer i brevet. Foreløpige tall fra TKØ om stipulerte kostnader ved utvidelse sendes til alle fylkeskommunene. Det ønskes at TKØ tar kontakt med NIOM for samarbeid evt egen samarbeidsavtale med NIOM TKØ vil gå i dialog med UiO- odontologisk fakultet og HOD for å se på samarbeid om spesialistutdanning av pedodontister ved TKØ. 4 Forsknings- og utviklingsprosjekter./. TKØ har laget forslag til en samarbeidsavtale mellom UiO odontologisk fakultet og TKØ. Vedlegg. TKØ ønsker å formalisere samarbeidet med UiO, odontologisk fakultet. Bakgrunnen for dette er at vi ser at vi har flere områder vi allerede samarbeider noe på. Mulighetene for økt samarbeid er til stede, også fordi TKØs to forskere arbeider ved Det odontologiske fakultet. En overordnet samarbeidsavtale vil kunne ligge i bunn for konkrete avtaler knyttet til områder og prosjekter. TKØ har været i kontakt med Terningen Arena, angående samarbeid på områdene «Helhetlig oppfølging etter kriser» og TOO prosjektet. Målgruppene for prosjektene er sammenfallende. Det er ønskelig og knyttet psykolog til TOO-prosjektet i Hedmark. I samarbeid med Høgskolen i Hedmark vil vi være med å finansiere halvparten av en 20 % psykologstilling (TKØ finansierer 10 %) i en prøveperiode. Psykologen ansettes på Høgskolen i Hedmark. Denne prøveperioden er 6 mnd. Forskningsnettverk for kompetansesentrene. I slutten av september samles forskningsledere og kompetansesenterledere til et felles møte. Målet er bl.a. for å tydeliggjøre kompetansesentrenes forskningsoppdrag. Det er også etablert et AllmennTann-nettverk som skal legge frem en rapport til Hdir om et nasjonalt forskningsnettverk. Det vil være nødvendig å gå opp grensegangen mellom forskning i dette nettverket og forskning i regi av kompetansesentrene. Kompetansesentrene vil samlet gi innspill til AllmennTann-nettverket../. TOO-prosjektet: Hdir har sendt ut brev med presiseringer, herunder finansiering. Fylkeskommunene (Oppland, Akershus, Østfold, Hedmark (fra tidligere)) har kommet med forslag til TOO-team. Oslo gjenstår. Opplæring/kurs vil bli gitt. Styret ønsker en oversikt over hvilket beløp som settes av til teamene i hver fylkeskommune. Styret tar informasjonen til orientering. Styret mener at fylkene bør gjøre praksisnære forskningsprosjekter sammen med kompetansesentrene. Samarbeidsavtalen med UiO odontologisk fakultet gjøres mer generell slik at den favner alt samarbeid med fakultetet. Klager etter avtalen tas opp med Oslo Verneting.
Side 6 av 6 5 Valg av nestleder i styret Lene Helweg-Larsen velges til nestleder. 6 Nettsidene Kort informasjon om nettsidene, brukere, e-læringsprogrammene. Styret tar informasjonen til orientering 7 Orientering om drift Personell Økt stilling: Stein Morten Lund slutter i stillingen som e-læringskoordinator. Stein Morten har hatt en 60 % stilling. Det er ønskelig å utvide stillingen til 100 %, slik at dette blir en bredere stilling enn det den har vært i dag. I tillegg til å ha ansvar for å drifte og videreføre TKØs nettbaserte tjenester, ha ansvar for IKT og e-læring, er det ønskelig å styrke ressursene i TKØ på drift- og utviklingsoppgaver. TKØ står over mange store oppgaver fremover som vil kreve mer ressurser til drift. Personen er også tenkt som ressurs i prosjektene (FoUprosjekter) TKØ driver. Økonomi status. Vedlegg. Deltakelse i Østfold. Østfold fylkeskommune er kontorkommune for TKØ. Det innebærer at de fleste i TKØ er ansatt i Østfold fk. I tillegg ligger budsjett og regnskapet i Østfold fk, og alle fylkeskommunale ordninger må følges også av TKØ. TKØ ser at det er nødvendig å holdes orientert og bli involvert i relevante beslutninger som kan han påvirke TKØ gjennom at Østfold fk er kontorkommune. Fra tannhelsetjenesten i Østfold fk sin side var det ønskelig at slik involvering var som fullverdig deltaker i ledergruppa til direktøren for tannhelsetjenesten. Foreløpig har TKØ bare deltatt på 2 ledermøter. Fra TKØs side er dette en prøveordning frem til nyttår. Styret bifaller utvidelse av stillingen e-læringskoordinator/rådgiver til 100 % under forutsetning om økonomisk dekning. Styret ønsker at TKØ går ut av ledergruppa til tannhelsetjenesten i Østfold og i stedet har regelmessige møter med personal og lønn. Status - økonomi tas opp på neste møte. 8 Eventuelt Neste møte 9. desember 2013 på Lillehammer.