kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 19.09.11 Kl.: 13.00 15.15 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 26/11 33/11 MØTELEIAR Toralf Røen (Ap) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) Svein Lunde (KrF) Johannes Koløen (H) Angunn Bårdsen (SV) møtte i staden for Benedicte Meyer FORFALL Benedicte Meyer (SV) DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/else Holst Larsen i sakene 26, 27, 28, 30 og 32/11, og Aslak Svindland, som var med under heile møtet. Frå administrasjonen møtte: Rådmann Atle Tornes, økonomisjef Trond Salmo og helse- og sosialsjef Anne Berit Hofstad Johansen var med under sakene 26, 27, 28 og 30/11. Rådmann var og med då sak 29 og 32/11 vart handsama. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 26/11 Godkjenning av innkalling og sakliste 27/11 Protokoll frå siste møte i kontrollutvalet, 30.05.11 28/11 Orienteringssaker 29/11 Meldingar 30/11 Rapport etter forvaltningsrevisjon gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie og omsorg 31/11 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2012 32/11 Arbeid i kontrollutvalet 2007 2011 evaluering og erfaringsoverføring 33/11 Gjennomgang av møteprotokollar Ymse 1
26/11 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 27/11 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 30.05.11 Nokre av sakene frå møtet vart kort kommentert, men det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 30.05.11. Protokollen frå møte 30.05.11 vart samrøystes godkjend. 28/11 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lagt fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune. Notat i saka om mogleg samarbeid med Stord kommune ligg vedlagt. Rådmann vil og orientera i møtet 2 Rådmann / Rekneskap pr. 1.halvår 2011. økonomisjef 3 Deloitte Revisjonsplan 4 Sekretariatet Melding om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann Rådmann Atle Tornes orienterte: Noverande skatteoppkrevjar skal slutta i stillingen, og ein har arbeidd med sak om å etablera eit samarbeid med Stord kommune sitt skatteoppkrevjarkontor, som alternativ til eige kontor i Fitjar kommune. Det er forhandla fram avtale om slikt samarbeid, og kun nokre formalia står att før avtalen er på plass. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 2 Rådmann / økonomisjef Økonomisjef Trond Salmo orienterte om rekneskapsstoda pr. 1.halvår 2011. Det er enkelte store avvik i høve til budsjett, og kontrollutvalet påpeika at det er viktig at grunngjeving for avvik kjem fram når rapportar vert lagt fram. Finansrapport i tråd med vedteke reglement vil bli lagt fram i eigen rapport. Kontrollutvalet tok orienteringa til orientering. 3 Deloitte Else Holt Larsen frå Deloitte gjennomgjekk revisjonsplan og orienterte om arbeidet som revisjonen utfører i løpet av året. Denne orienteringa vil og bli lagt fram for det nye kontrollutvalet, på deira første møte. Informasjonen vart teke til orientering. 2
4 Sekretariatet Sekretariatet orienterte om inngått avtale om revisjonstenester for Kyrkjeleg Fellesråd: Kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune har inngått avtale om revisjon av rekneskapen sin med eit revisjonsfirma. Dette vart gjort samstundes med at det vart gjennomført ein open anbodskonkurranse, som la opp til at det skulle vera opsjon på slik revisjon med det firmaet som vart valgt etter konkurransen Kontrollutvalet drøfta dette og konklusjonen vart at utvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjonsteneste for fellesrådet. Ymse ingen orienteringssaker under ymse : Orienteringssak nr. 4: Kontrollutvalet gjev kontrollutvalsleiar, i samråd med sekretariatet, fullmakt til å sende brev til kyrkjeleg fellesråd i Fitjar kommune, for å få klarlagt kva som har skjedd i høve avtale om revisjon av fellesrådet sin rekneskap. Kontrollutvalet tek informasjonen i dei andre orienteringssakene til orientering. 29/11 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Årsrekneskap for Fitjar kommune 2010 Årsmelding 2010 Årsmelding for kontrollutvalet 2010 2 Formannskapet Melding om sak til formannskapsmøte 07.09.11.: Selskapsoversikt 2010 3 Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. 4 Forum for Kontroll Medlemsbrev nr. 3 2011 og Tilsyn (FKT) Medlemsbrev nr. 4-2011 5 Sekretariatet Møteplan for hausten 2011 - drøfting av møteplan for kontrollutvalet for resten av haust-halvåret Ymse FORSLAG TIL : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om dei aktuelle vedtaka i kommunestyret vart gjennomgått og teke til orientering. 2 Formannskapet Sak til formannskapsmøte 07.09.11. - Selskapsoversikt 2010 vart gjennomgått og drøfta. Rådmann var med under denne meldinga, og han sa litt om utfordringar vedr. administrasjon av eigarskap, oppfølging når det gjeld kontroll og informasjon vedr. utvikling og drift av dei ulike eigarskapsinteressene kommunen har. Det vart og påpeika at det er særlege utfordringar for eit av selskapa, Fitjar Kultur- og Idrettsbygg AS. 3
Eit anna selskap, Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS, har sendt sak om oppgåver og organisering for SIM-konsernet på høyring til kommunane. Denne saka vil koma til handsaming i kommunen seinare. I konklusjonen etter drøfting vart det påpeika at dette er opplysningar som det nye kontrollutvalet bør bli kjent med før plan for selskapskontroll for ny periode skal utarbeidast. Opplæring av styrerepresentantar etter valet vil og vera eit viktig tiltak når det gjeld å følgja opp eigarskaps-oppgåvene til kommunen. Kontrollutvalet tek melding om Selskapsoversikt 2010 til orientering. 3 Kommunal og regionaldep. (KRD) Høyring om endringar i kommunelova Eigenkontroll i kommunane m.m. var gjennomgått, drøfta og teke til orientering 4 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Dei to medslemsbreva frå FKT vart gjennomgått, kommentert og teke til orientering 5 Sekretariatet Kontrollutvalet vil at møteplan for resten av året vert teke opp med det nye kontrollutvalet, når dette er på plass. Ymse ingen meldingar under ymse. : Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 30/11 RAPPORT ETTER FORVALTNINGSREVISJON GJENNOMGANG AV RESSURSBRUK INNANFOR PLEIE OG OMSORG FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon vedr. gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorgssektoren. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Vurdere om det er mogleg å erstatte manuell oppteljing av ikkje-økonomiske data til KOSTRA med rapportar frå fagsystem. 2. Utarbeide ein overordna plan/strategi for utvikling og strukturering av pleie- og omsorgstenestene i kommunen. 3. I auka grad gjere analyser av kommunen sin behovsprofil i samband med vurderingar knytt til strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 4. I større grad gjere analysar og kostnader og andre konsekvensar i samband med strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 5. Etablere rutinar for å sikre at einingane innanfor pleie og omsorg har fullstendig oversikt over talet på årsverk innanfor dei ulike einingane/tenestene. 6. Vurdere å utvikle og nytte styringsindikatorar, til dømes pleiefaktor, og sjå desse i samanheng med behovsanalysar. 7. Ta ut og systematisk nytte sjukefråværsstatistikkar for einingane innanfor pleie- og omsorgssektoren. 8. Auke kompetansen om kommunen sine moglegheiter knytt til å søkje om unntak frå arbeidsgjevar sitt ansvar for sjukepengar. 9. Sikre at arbeidet med å utvikle kriterium knytt til tildeling av pleie- og omsorgstenester blir gjennomført etter intensjonen, og at det er fokus på å yte tenester i samsvar med vedtak. 10. Vurdere ytterlegare bruk av IPLOS i samband med tildeling av tenester, samt utarbeide rutinar for å sikre at IPLOS-registreringar blir oppdaterte ved behov. 11. Vurdere moglegheiter for ein meir fleksibel bruk av personalressursar på tvers av einingar / tenester. 12. Vurdere om oppgåver kan organiserast på anna vis for å frigjere sjukepleiarkompetanse. 4
Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan 01.02.2012, med kopi til kontrollutvalet. Frå administrasjonen var rådmann, helse- og sosialsjef og økonomisjef med under handsaminga av saka. Aslak Svindland frå Deloitte presenterte rapporten, og kontrollutvalet fekk stilla spørsmål og koma med kommentarar til arbeidet med å gjennomgå ressursbruk innan pleie- og omsorg. Innhaldet i rapporten vart drøfta, og konklusjonen i kontrollutvalet vart at ein vil innstille til kommunestyret om å sjå til at dei tiltak som er påpeika vert følgt opp. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon vedr. gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorgssektoren. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 1. Vurdere om det er mogleg å erstatte manuell oppteljing av ikkje-økonomiske data til KOSTRA med rapportar frå fagsystem. 2. Utarbeide ein overordna plan/strategi for utvikling og strukturering av pleie- og omsorgstenestene i kommunen. 3. I auka grad gjere analyser av kommunen sin behovsprofil i samband med vurderingar knytt til strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 4. I større grad gjere analysar og kostnader og andre konsekvensar i samband med strukturering, organisering og bemanning av pleie- og omsorgstenestene. 5. Etablere rutinar for å sikre at einingane innanfor pleie og omsorg har fullstendig oversikt over talet på årsverk innanfor dei ulike einingane/tenestene. 6. Vurdere å utvikle og nytte styringsindikatorar, til dømes pleiefaktor, og sjå desse i samanheng med behovsanalysar. 7. Ta ut og systematisk nytte sjukefråværsstatistikkar for einingane innanfor pleie- og omsorgssektoren. 8. Auke kompetansen om kommunen sine moglegheiter knytt til å søkje om unntak frå arbeidsgjevar sitt ansvar for sjukepengar. 9. Sikre at arbeidet med å utvikle kriterium knytt til tildeling av pleie- og omsorgstenester blir gjennomført etter intensjonen, og at det er fokus på å yte tenester i samsvar med vedtak. 10. Vurdere ytterlegare bruk av IPLOS i samband med tildeling av tenester, samt utarbeide rutinar for å sikre at IPLOS-registreringar blir oppdaterte ved behov. 11. Vurdere moglegheiter for ein meir fleksibel bruk av personalressursar på tvers av einingar / tenester. 12. Vurdere om oppgåver kan organiserast på anna vis for å frigjere sjukepleiarkompetanse. Kommunestyret ber om at rådmannen gjev melding tilbake om kva som er gjort, og planar vidare, med å følgja opp tiltaka. Slik tilbakemelding skal leggast fram som melding for kommunestyret innan 01.02.2012, med kopi til kontrollutvalet. 31/11 FRAMLEGG TIL BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET FOR 2012. FORSLAG TIL Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Fitjar kommune for vidare handsaming. Framlegg til budsjett for 2012 vart gjennomgått, og dei einskilde postane vart drøfta. Kontrollutvalet gjorde ikkje endringar budsjettframlegget, og forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. 5
Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget vert å senda Fitjar kommune for vidare handsaming. 32/11 ARBEID I KONTROLLUTVALET 2007 2011 EVALUERING OG ERFARINGSOVERFØRING FORSLAG TIL : Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Nr. Spørsmål 1 Blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer kontrollutvalet å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? 4 Korleis blir utvalet oppfatta av andre sentrale aktørar slik som kommunestyret og administrasjonen? 5 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom kontrollutvalet, kommunestyret og administrasjonen? 6 Bør kontrollutvalet gjere meir og/ eller mindre av noko? 7 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? 8 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? 9 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 10 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye kontrollutvalet innehalde og kor omfattande bør det vera? Svar Ja Ja Arbeidet i kontrollutvalet har vorte utvikla i positiv lei i løpet av denne valperioden. Styrka sekretariatsfunksjon har betydd mykje. Kontrollutvalet meinte at det er for lite kunnskap om kva som er KU sine oppgåver og ansvarsområde. Opplæring også for kommunestyremedlemmer om kontrollutvalet sin funksjon vil vera av stor verdi. Å klargjera roller og ansvar / oppgåver i kontrollarbeidet kan betrast. Det nye utvalet bør informera i kommunestyret om roller og ansvar. Gjerne presentera seg når nye planar skal leggast fram for kommunestyret Ingen særskilte ting å peika på her. Bør framleis ha gjennomgang av møtebøker på saklista. Samarbeidet med revisor fungerer godt. Også samarbeidet med sekretariatet fungerer godt. Det vil vera av stor verdi å gjennomføra ein god prosess når nye planar (forvaltningsrevisjon og selskapskontroll) skal utarbeidast. Viktig å ikkje vera detalj-orientert i arbeidet. Viktig med opplæring / drøfting av roller når ny periode nå skal starta. Kontrollutvalsboka bør brukast som grunnlag for opplæring og som oppslagsbok i kontrollutvalet sitt arbeid utover i perioden. Felles folkevaldopplæring for kommunestyre og kontrollutval ville vera bra. Men det bør og vera særskilt opplæring for det nye kontrollutvalet. Resultatet av evalueringa vert å legga fram for det nye kontrollutvalet. 6
33/11 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Det er registrert at sakshandsaming / sakshandsamingstid på teknisk sektor har fått positiv omtale i media i det siste. Kontrollutvalet merka seg dette. Ein møteprotokoll var mangelfullt utforma og utvalsleiar vil ta dette direkte opp med sekretariatet i kommunen. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. YMSE Det var ingen saker å ta opp under dette punktet. Toralf Røen Leiar Kari Nygard Sekretær 7