1 Rektorhaugen Borettslag Protokoll fra ordinær generalforsamling i Rektorhaugen Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 04.05.2017 Møtetidspunkt: 19.00 Møtested: Tåsen seniorsenter Til stede: 36 andelseiere, 8 representert ved fullmakt, totalt 44 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Harris Khan. Møtet ble åpnet av Tor Hojem. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Tor Hojem foreslått. Vedtak: Valgt B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. C Valg av en til å føre protokoll og minst en andelseier som protokollvitne Som fører av protokoll ble Harris Khan foreslått. Som protokollvitne ble Odd Raaum og Are Frykholm foreslått. Vedtak: Valgt D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. 2. Behandling av årsberetning og årsregnskap for 2016 A Behandling av årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2016 ble gjennomgått og foreslått godkjent. B Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapitalen. 3. Fastsettelse av styrets godtgjørelse Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 80 000. Vedtak: Vedtatt
4. Behandling av innkomne forslag og saker 2 Rektorhaugen Borettslag Sak A) Første vedtaksforslag - Utnyttelse av ubenyttet areal (loft) (Are Frykholm) Rektorhaugen borettslag disponerer loft i hver blokk. Dette er ubenyttet areal som har potensiale til å gi borettslaget økte inntekter både i form av salgsverdi, men også i form av økte husleieinntekter. Slik utnyttelse vil kunne gi rom for å finansiere fremtidig vedlikehold uten lånopptak, sikre oss mot uforutsette utgifter forbundet med balkongutvidelsen eller rett og slett bidra til å senke vår allerede høye husleie. Det er undertegnedes oppfatning at borettslaget allerede har maksimal utnyttelse på vaskerom, boder og parkeringsforhold. En utvidelse av loft med ytterligere leiligheter vil derfor ikke være ønskelig da det vil overbelaste en allerede sprengt kapasitet av fellesarealene. For å unngå overbelastning av nevnte fellesarealer synes det beste alternativet å være salg med tanke på utvidelse av blokkenes øverste leiligheter. Dette vil gi oss noen større leiligheter som kan bidra til å øke botiden i borettslaget. En redusert gjennomtrekk av leiligheter bidrar til å redusere tid og arbeid som salg/gjensalg typisk medfører. Prinsipalt forslag til vedtak Styret eller den de utpeker skal så snart som mulig gå i dialog med relevante aktører med tanke på salg av loft til andelseiere i blokkenes øverste etasje. Målet skal være størst mulig arealutnyttelse for høyest mulig gevinst for borettslaget. Tidsvinduet for å kjøpe arealet over egen andel vil være tre måneder fra salget starter. Velger en andelseier innen tidsvinduet ikke å kjøpe tilbudt areal vil tilstøtende andelseiere kunne kjøpe naboens areal. Der det er flere tilstøtende naboer til areal som ikke kjøpes vil salg skje til høystbydende tilstøtende nabo. Fra og med arealet formelt er anskaffet vil andelseieren måtte stå for økt husleie i tråd med det økte arealet. Subsidiært forslag til vedtak Styret eller den de utpeker skal så snart som mulig gå i dialog med relevante aktører og utrede mulighetene for utnyttelse av samtlige loft med tanke på utvidelse av andelene direkte under. Målet skal være størst mulig arealutnyttelse for høyest mulig gevinst for borettslaget. Så snart utredningen foreligger skal det innkalles til ekstraordinær generalforsamling der de ulike forslagene skal presenteres for andelseierne. Styrets innstilling Styrets innstilling er at forslagene avvises Nytt forslag til vedtak fra A. Frykholm: Styret eller den de utpeker skal så snart som mulig gå i dialog med relevante aktører og utrede mulighetene for utnyttelse av samtlige loft. Vedtak: Ikke vedtatt
3 Rektorhaugen Borettslag Sak B) Andre vedtaksforslag Opphevelse/presisering av forkjøpsklausul for statsansatt (Are Frykholm) Borettslaget vårt fester per tiden sin tom fra NSB eiendom. I forbindelse med den opprinnelige avtalen om feste ble det stilt vilkår om forkjøpsrett for statsansatte (ber om at styret vedlegger opprinnelig avtale og presisering av forkjøpsklausul). Jeg antar dette hadde sin sammenheng med jernbanens mange ansattes behov for tilgang til Oslos boligmarked. Når man nå ser at store deler av jernbanen blir skilt ut av staten som egne foretak vil ikke lenger denne forkjøpsklausulen treffe den tiltenkte gruppen idet de ikke lenger defineres som statsansatte. Undertegnede har vært i kontakt med NSB eiendom som vil stille seg positive til å endre denne forkjøpsklausulen idet den ikke lenger treffer deres ansatte. En åpenbar konsekvens av slik vid forkjøpsklausul vil være redusert verdi av våre andeler. Det er flere eksempler den siste tiden på at tidligere andelseiere ikke har kunne akseptere høyeste bud, men måtte selge til lavere bud hvor forkjøpsretten er gjort gjeldende. En ytterligere utfordring med dagens forkjøpsklausul er den kryptiske formuleringen av denne. Faren for at salg skjer i strid med klausulen og at forsmådde parter ønsker saken prøvet for retten vil kunne medføre erstatningsansvar også for borettslaget. En opprydning i denne klausulen synes derfor på høy tid aktuell. Forslag til vedtak Styret eller den de utpeker skal umiddelbart gå i dialog med NSB eiendom med sikte på å oppheve forkjøpsklausulen for statsansatte. Subsidiært på annen måte søke å redusere omfanget av forkjøpsklausulen slik at den i minst mulig grad bidrar til å redusere verdien på andelene ved salg. Inntil styret har oppnådd avtale om opphevelse eller annen endring gjelder følgende presisering av gjeldene forkjøpsklausul: (1) Ved første utlysning skal leiligheten lyses med vilkåret «forbeholdt statsansatte» (2) Dersom ingen statsansatte gir bud som selgeren er fornøyd med, kan leiligheten utlyses på nytt, nå med vilkåret «forkjøpsrett for statsansatte». Det betyr at også andre enn statsansatte kan komme med bud, men at en statsansatt kan tre inn i det høyste budet og således gå foran. Det er en forutsetning at vedkommende statsansatt da har gitt minst ett bud på leiligheten forut for kravet om å gjøre forkjøpsrett gjeldende. Hvis mer enn én statsansatt ønsker å gjøre forkjøpsrett gjeldende, må det arrangeres en lukket, tidsbegrenset budrunde for disse på toppen av den allerede oppnådde prisen. Hvis høyeste bud nå kommer fra ikke-statsansatte, og det ikke er noen statsansatt som vil gjøre forkjøpsretten gjeldende, skal høystbydende kunne få tilslaget. (3) Om ingen statsansatt melder sin interesse ved annengangs utlsyning, eller selgeren ikke finner høyeste bud godt nok, kan leiligheten utlyses en tredje gang. Fortsatt skal vilkåret «forkjøpsrett for statsansatte» stå i utlysningen og gjelde som tidligere. Hvis høyeste bud nå kommer fra ikke-statsansatte, og det ikke er noen statsansatt som vil gjøre forkjøpsretten gjeldende, skal høystbydende kunne få tilslaget. Undertegnede tar forbehold om at samtlige prinsipale og subsidiære forslag kan endres. Styrets innstilling: Styrets innstilling er at forslaget avvises. Generalforsamlingen kan etter styrets vurdering ikke vedta forslag som gjelder tredjepart (tomteeier) Nytt forslag til vedtak fra A. Frykholm: Styret eller den de utpeker skal umiddelbart gå i dialog med BaneNORD SF med sikte på å oppheve forkjøpsklausulen for statsansatte. Vedtak: Ikke vedtatt
Sak C) 4 Rektorhaugen Borettslag Forslag om å bedre borettslagets kommunikasjon elektronisk og via SMS (Leif Selstrøm) Bakgrunn: Jeg ser at styret, i tillegg til borettslagets hjemmeside, ofte har behov for å kunne kommunisere mer effektivt med andelseierne via e-post og SMS. Ikke minst gjelder det i situasjoner hvor det haster å få ut informasjon. Det er også ønskelig at styrets nyhetsbrev sendes elektronisk. Dette vil forenkle styrets arbeid, være kostnadsbesparende og bedre kommunikasjonen med andelseierne. Jeg ønsker derfor at følgende tillegg i borettslagets vedtekter: Forslag til vedtak på generalforsamlingen: Styret kan sende ut all informasjon elektronisk til andelseiere. Informasjon legges primært ut på borettslagets hjemmeside. I tillegg vil styret kunne sende ut informasjon per e-post, eventuelt SMS. Dette forutsetter at andelseiere har gitt oppdatert kontaktinformasjon. Innkalling til årsmøte sendes per post. Styrets innstilling: Styret støtter forslaget og foreslår følgende vedtektsendring: Nytt punkt: 8-5 Elektronisk kommunikasjon Styret kan sende ut all informasjon elektronisk til andelseiere. Informasjon legges primært ut på borettslagets hjemmeside. I tillegg vil styret kunne sende ut informasjon per e-post, eventuelt SMS. Andelseiere er pliktig til å oppgi oppdatert kontaktinformasjon. Innkalling til generalforsamling sendes per post. Vedtak: Vedtatt
Sak D) 5 Rektorhaugen Borettslag Vurdere borettslagets bankforbindelse i lys av etikk og bærekraft (Erlend Grøner Krogstad og Amo Nerdrum) - Forslag til ordinær generalforsamling i Rektorhaugen borettslag 2017 fremmet av Erlend Grøner Krogstad og Amo Nerdrum I 2016 laget Forbrukerrådet og Fremtiden i Våre Hender en etisk bankguide som rangerer norske banker etter i hvilken grad de ivaretar klima- og miljøhensyn, menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, samt korrupsjons- og skattelovgivning. http://etiskbankguide.no Handelsbanken, borettslagets bankforbindelse, havner litt over midten på rangeringen. Samtidig scorer Handelsbanken dårlig på retningslinjer for å unngå skatteunndragelse, og har svake tiltak for å redusere klimagassutslipp fra sine investeringer og sin egen virksomhet. Som bedriftskunde av en viss størrelse har borettslaget betydelig forbrukermakt. Den kan brukes til å sørge for at bankene jobber seriøst med å sørge for at virksomheten dere ivaretar mennesker og miljø. Det er en forutsetning for forslaget at borettslaget ikke skal tape økonomisk. Forslag til avstemming: 1. Med utgangspunkt i resultatene fra etisk bankguide kontakter Styret Handelsbanken for å forsikre seg om at Handelsbanken planlegger konkrete og meningsfulle tiltak for å forbedre sine retningslinjer og sin praksis på områder der de scorer dårlig. 2. Dersom dialogen ikke fører fram, innhenter Styret tilbud fra bankene som oppnår høyere score på rangeringen. Dersom en av disse bankene kan tilby lånebetingelser som er sammenlignbare eller bedre enn dagens avtale med Handelsbanken, bytter Styret borettslaget bankforbindelse. Styrets innstilling: Styret støtter forslaget Vedtak: Vedtatt
6 Rektorhaugen Borettslag 5. Valg av tillitsvalgte A Som styreleder for 1 år, ble foreslått: Ola Kjær Tor Hojem Vedtak: Ola Kjær valgt ved votering B Som styremedlemmer for 2 år, ble foreslått John Vidar Munkejord og Randulf Helge Grotle. Som styremedlem for 1 år, ble foreslått Per Nyberg istedenfor Finn Brager-Larsen. C Som varamedlem for 1 år, ble foreslått Jostein Tenmann, Amo Nerdrum, Karoline Harstad og Ruth Kristin Moe. D Som representanter i valgkomitéen for 1 år, ble foreslått Erlend Grøner Krogstad, Anne Kristin Bø og Tore Søiland. Møtet ble hevet kl.: 20.40. Protokollen signeres av Tor Hojem/s/ Møteleder Are Frykholm/s/ Protokollvitne Harris Khan/s/ Protokollfører Odd Raaum/s/ Protokollvitne