Informasjonsstrategi i en beredskapssituasjon En kort introduksjon Kurs i samfunnsmedisin, 5. september 2012 Anne Cathrine Haugland, Enhetsleder for Informasjons og service, Arendal kommune Helle Ruhaven, Webredaktør, Arendal kommune
Informasjonsberedskap, Arendal kommune Arendal kommune ca. 3000 ansatte ca. 43 000 innbyggere Informasjonsansvar følger linjen. Den som har det daglige informasjonsansvaret har også ansvaret i beredskapssituasjoner Unntak: når kriseledelsen er satt Den som sitter med fagansvaret/ansvarlig saksbehandler uttaler seg til media Plan for informasjonsberedskap gir føringer for situasjoner der kriseledelsen er satt, men også for situasjoner som avviker fra normal drift Eksempel: svineinfluensaen Informasjonsnettverk som er tilgjengelig som støtteapparat
Hva skal vi som er ansvarlige for krisekommunikasjon lykkes med? formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte, under stort tidspress. Kommunikasjonen skal begrense usikkerhet om ansvarsforhold, klargjøre hva virksomheten gjør for å løse problemet og redusere krisens omfang, samt formidle hvordan rammede kan få hjelp og støtte. - Nasjonal sårbarhets- og beredskapsrapport Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap
Hvorfor må vi lykkes med informasjonsberedskapen? Riktig informasjon til rett tid kan bidra til å begrense skadeomfanget Forhindre uønsket atferd Fremme ønsket atferd Riktig informasjon gir mulighet til å prioritere ressurser på en god måte Svineinfluensaen: få frem risikogrupper Riktig informasjon forhindrer spekulasjon og reduserer unødvendig bekymring og uro Tydelig på ansvarsforhold Informasjonsstrømmene i samfunnet går svært raskt Forhindre feilinformasjon Informasjonsbehovet er umettelig Forhindre at man søker informasjon i feil kanaler
Et eksempel fra Arendal
Informasjonskrise En informasjonskrise kan oppstå som en isolert krise, men følger ofte i kjølevannet av den opprinnelige krisen Et vesentlig trekk ved informasjonskriser er informasjonsvakuum, som oppstår som følge av at virksomheten ikke klarer å etterkomme informasjonsetterspørselen Fravær av fakta gjør at spekulasjoner begynner å dominere i nyhetsbildet Kritikken blir stor
Gruppeøvelse hvilke utfordringer er det som møter oss når journalistene tar kontakt? Del dere opp i 8-9 grupper Velg en som skal spille journalist og en som skal spille kommunelege De øvrige er observatører og skal gi tilbakemeldinger etter øvelsen Journalistene samles i en gruppe Kommunelegen og observatørene diskuterer hva dere som kommuneleger må lykkes med når dere kontaktes om en utfordrende sak Journalistene og kommunelegene går til sine grupper. Journalisten har utspillet Kommunelegen svarer som han/hun ville gjort i et normalt tilfelle Observatørene gjør seg noen refleksjoner? Hva virker utfordrende? Hva er bra? Vi gjentar øvelsen
Oppgave 1 Lokale media har fått et tips fra foreldre som har barn ved Herligheten skole. Tipset går på at flere barn på mellomtrinnet nå har fått konstatert astma og luftveisproblemer, og foreldrene mener dette skyldes fukt og råteskader i bygningen. Det er en kjent problemstilling i kommunen at skolens bygninger har fuktskader, og utbedring av disse har lenge stått på politikernes liste. Dette tar imidlertid tid, og foreldrene står nå frem med sterke bekymringer knyttet til barnas helsesituasjon. Enkelte foreldre vurderer å nekte å sende barna på skolen.
Oppgave 2 Det har oppstått et uventet brudd på en vannledning i forbindelse med teknisk vedlikehold i løpet av kvelden. Bruddet har skjedd på en av hovedledningene som gir vanntilførsel til et stort område rundt byen Solstrand. Det har ført til misfarget vann. På kommunens hjemmeside er det bekreftet at det har vært et brudd på vannledningen, men at skaden nå er utbedret. Lokalradioens morgensending melder om at to personer er innlagt på sykehus med alvorlige magesmerter, kvalme og oppkast. Sykdomsutbruddene kan med stor sannsynlighet skyldes forurenset drikkevann og det går rykte om salmonellasmitte. En journalist fra NRK Sørlandet har tatt kontakt med kommunens Servicetorg. De forteller at det har vært en storm av henvendelser dit nå på morgenen. De som ringer inn er bekymret for om vannet er helsefarlig og viser til at de har hatt vanlig morgenstell og frokost før nyheten kom ut. Journalisten avtaler et intervju med Kommunelegen. Intervjuet vil bli sendt i nyhetssendingene ut over formiddagen.
Oppsummering En liten refleksjon i plenum Journalistene: Fikk dere gode svar? Hvordan var det å være journalist? Kommuneleger og observatører Hva var greit? Hva var utfordrende?
Det nye medielandskapet Kurs for samfunnsmedisin - 2010 Flere medier, flere nyhetssendinger, høyt tempo Breaking news Nettaviser med kontinuerlig oppdatering Jakt på eksklusive saker Forsterket kritisk søkelys på myndigheter og forvaltning Personifisering, konkretisering, polarisering, dramatisering Skjerpet konkurranse spesialisering og profesjonalisering Jo høyre temperatur en sak har jo bedre 2012 - + Sosiale medier (eks. hjernehinnebetennelse, vann) - Flere eksempler på at media setter agendaen? 2014 - +?
Hvordan lykkes vi? 1. Ha et planverk og øv på å praktisere det Vurdér budskap (språk), målgrupper, kanaler, hyppighet 2. Ikke undervurdér informasjonsbehovet Har du ikke noe å si, si det! 3. Forsøk å forstå journalistens rolle og funksjon Skal gi informasjon tidlig og gjør det selv om det ikke foreligger offisiell informasjon Forholder seg til et stort antall informasjonskilder Er vår kritiske venn (venn i krisen, kritiker etter krisen) Skal ha egne vinklinger, fokus på person og ansvar
Hva kan gå galt? Vi gir informasjon for sent (når ikke ut til aktuelle målgrupper) Feil informasjon Informasjonsvirksomheten vurderes ikke som en del av krisen og blir derfor nedprioritert Utydelighet rundt informasjonsansvaret fører til usikkerhet
Gode råd når journalisten tar kontakt Klargjør premissene Er dette et intervju? Finn ut hvorfor journalisten vil ha en kommentar? Si at du vil vite når intervjuet starter? Be om å lese eventuelle sitater Det er ikke over før det er over Vær oppmerksom på fotografen Behold kontrollen sikre deg nødvendig tid Det er lov, men vanskelig å si nei. I kriser: Hva er vinklingen? Hva er min rolle? Få fram DITT poeng Unngå utrykket: Ingen kommentar Gi verifiserbar informasjon Ikke diskuter skyldspørsmål Ikke spekuler eller kom med egne synspunkter Ikke hold tilbake informasjon Vær klar på hvem som skal uttale seg
Lykke til!