VEILEDNING OG INSTRUKSJONER I BRUK AV OPUS

VEILEDNING OG INSTRUKSJONER I BRUK AV OPUS Rettleder, tips og råd om grunnleggende funksjoner i OPUS for ansatte i Møre og Romsdal fylkeskommune Versjon 2.0 5.10.2017

Innhold 1. OPUSINFO... 3 1.1 PÅ/AV LOGGING I CITRIX... 3 1.2 PÅ/AV LOGGING I OPUS... 3 1.3 ANSVAR... 3 1.4 TILGANG/IKKE TILGANG... 3 1.5 NØDRETTSTILGANG... 3 1.6 AKUTTE/ HENVISTE PASIENTER... 3 1.7 PASIENTENS PERSONALIA... 4 1.8 FIRMAKORT... 4 1.9 PERSONALIA/PRIVAT... 4 1.10 JOBBE PÅ FLERE KLINIKKER... 4 1.11 SAMTYKKE TIL UTLEVERING AV JOURNALKOPI... 4 1.12 HONORAR IKKE MØTT, BETALENDE PASIENTER... 4 1.13 DOBLE JOURNALER... 4 1.14 SMS... 5 2. TIMEBOK... 6 2.1 NY TIMEBOK... 6 2.2 FLYTTING AV TIME... 6 2.3 HENDELSESHISTORIKK OVER FLYTTEDE TIMER... 6 2.4 RESEPSJONSOPPSETT... 6 2.5 SØK I ARKIVET... 6 2.6 VIS ÅRSKULL... 6 2.7 HUSKELAPP I TIMEBOKA... 6 2.8 SKRIVE NOTAT PÅ TIMEAVTALE / PREBLOKK. I TIMEBOKEN... 6 2.9 TIDSLINJE... 7 2.10 ANONYMISERING I TIMEBOK... 7 2.11 HELAUTOMATISK RECALL... 7 2.12 SETTE INN EN OG EN RECALL MANUELT... 7 2.13 FÅR MED TIMEKORT TIL NESTE TIME... 7 2.14 IKKE MØTT, ØNSKER BEDRE TID BOKS PÅ MENYLINJEN... 7 2.15 REGISTRERE TIME FRA OVERVÅKINGSLISTER... 8 3. JOURNAL... 9 3.1 HUSK VED HVER RECALL... 9 3.2 US-/BW-KNAPP... 9 3.3 HVIS RECALL/BW IKKE ER BLITT OPPDATERT... 9 3.4 FLYTTE JOURNALLINJE... 9 3.5 FORHÅNDSLAGREDE TEKSTER/TAKSTER... 9 3.6 BEHANDLERLISTER... 9 3.7 TAKSTER... 9 3.8 FUNN/TERAPI... 9 3.9 HURTIGREGISTRERING AV TANNSETT... 10 3.10 NY JOURNALREGISTRERING... 10 3.11 FOR BLANDINGSTANNSETT... 10 3.12 ROTKARIES... 10 3.13 KRONISK KARIES... 10 3.14 FØRING AV UTFØRT ARBEID... 10 3.15 VED BRUK AV FLERE PRODUKT FRA MATERIALLISTE... 10 3.16 PLANLAGT BEHANDLING... 10 3.17 KOSTNADSOVERLAG... 11 3.18 SMÅ KORTE OPPLYSNINGER ANGÅENDE PASIENT... 11 3.19 SETTE PLANLAGT BEHANDLING SOM UTFØRT... 11 3.20 AGENESI... 11 3.21 KARIESREGISTRERING: ENDRE FLATE OG EVENT. TANN... 11 3.22 OVERHENG... 11 3.23 EX. AV OVERTALLIG TANN... 11 3.24 RESEPT... 11 1 Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad

3.25 SCANNE DOKUMENT... 11 3.26 EGEN ADFERD / DIVERSE... 12 3.27 TANNHELSEDATA... 13 3.28 ROMEXIS... 13 3.29 LEGGE INN FOTO I ROMEXIS... 13 3.30 IMPORT AV FIL f.eks. NAV-skjema... 13 4. TRAUMEJOURNAL... 14 5. ENDODONTI... 15 5.1 KALIBRERING... 15 6. PERIOREGISTRERING... 15 7. KJEVEORTOPEDI... 15 8. HELFO... 16 8.1 DIREKTE OPPGJØR... 16 8.2 NORSK HELSENETT... 16 8.3 TRYGDEREFUSJONER... 16 8.4 ICD-10 KODER... 16 9. ELEKTRONISK REGNING TIL HELFO... 17 9.1 HUSK... 17 9.2 FAKTURAER UTESTÅENDE... 17 9.3 APPLIKASJONSKVITTERING... 18 9.4 HVIS FOR MYE BELASTET HELFO... 18 9.5 GAMLE FORFALTE HELFOREGNINGER... 18 9.6 FRIKORT EGENANDELSTAK 2... 18 2 Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad

1. OPUSINFO 1.1 PÅ/AV LOGGING I CITRIX Logg på med eget brukernavn og passord. Vi har nå åpen og sikker sone. I åpen sone har vi Notes,Word,Excel, Internett I sikker sone finner vi Opus, Word, Excel. I åpen sone lagrer vi f.eks. slikt som kan stå i avisa, annet blir lagret i sikker sone. Windowsknapp + L låser skrivebordet når du forlater maskina. Gå på startknappen og velg logg av ved dagens slutt. Alle program lukkes med å gå på Hoved/Fil Avslutt. Unngå krysset oppe i høyre hjørne. Det er ikke sikkert at du da blir logget av serveren i Molde. 1.2 PÅ/AV LOGGING I OPUS Gå på start nede til venstre alle program gul mappe-opus og Opus Dental med blå tann. Logg deg på med eget brukernavn og passord. Sterkt passord kreves, og skal bestå av 8 tegn. 2 store bokstaver, 3 små bokstaver, 2 tall og 1 utropstegn til slutt. Husk avlogging med F12 dersom maskinen forlates (jfr. Normen). Skjermbildet "pasient ikke valgt" og en påloggingsboks vil hindre innsyn for uvedkommende. Maskinen er nå klar til neste bruker. Rtg.maskina (for scanning/ sensor ) har eget brukernavn og passord i citrix. DU er ansvarlig for hva som blir utført når du er innlogget i Opus (se neste punkt om ansvar). 1.3 ANSVAR Alt som blir gjort i OPUS blir loggført med brukernavn. En kolonne i journalen viser hvem som har foretatt journalføring, timebestilling, avbestilling osv. Pasientene har rett til å vite hvem som har vært inne i deres journal. 1.4 TILGANG/IKKE TILGANG Se Normen pkt 3.2.1 Tilgangsstyring, autorisasjon og autentisering, s 13. 1.5 NØDRETTSTILGANG Forsøker du å åpne en journal tilhørende en annen klinikk får du et varsel om at du ikke har tilgang til vedkommedes journal. Logg deg på med brukernavn og passord. Tilgang skal begrunnes (jfr. Normen). Det vil nå komme en rød linje i journalen som beskriver hvorfor du har hatt tilgang (se neste punkt om akutte/henviste pasienter). 1.6 AKUTTE/ HENVISTE PASIENTER Ved behandling av pasienter fra andre klinikker må du benytte nødrettstilgang. Skal pasienten fortsette midlertidig på klinikken kan du forandre til egen klinikk i personalia (se Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 3

eget punkt). Da slipper du å benytte nødrettstilgang hver gang pasienten har time. Husk å forandre tilbake til den klinikken pasienten er tilhørende når behandlingen er utført. Det er den behandleren som behandler pasienten ferdig, som skal sette ferdigbehandlet for i år i journalen. 1.7 PASIENTENS PERSONALIA Arkivkort. Vær nøye med utfylling og husk krets (kommer ikke med i statistikken dersom pasienten ikke står på noen krets). I feltet merknader"; skriver du f.eks. odontofobi og huker av i rubrikken «Obs!», vil knappen personalia i journalen bli rød. Hold musepekeren over og teksten blir synlig. 1.8 FIRMAKORT Blir fylt ut av fylkestannlegen. 1.9 PERSONALIA/PRIVAT Fylles ut av tannlege/tannpleier Gå på verktøy/oppsett denne behandler/personalia/privat og fyll ut HPR-nr, navn og privatadresse. 1.10 JOBBE PÅ FLERE KLINIKKER Jobber du på forskjellige klinikker må du passe på å logge deg på den riktige klinikken i påloggingsboksen. Du må også logge deg på riktig klinikk når det gjelder spørsmål om pasienter du har på andre klinikker. Dette for å unngå bruk av nødrett på dine egne pasienter. 1.11 SAMTYKKE TIL UTLEVERING AV JOURNALKOPI Pasientene har krav på en kopi av sin journal når de måtte ønske det, mot å vise frem legitimasjon. Stå i journalbildet og velg skriversymbolet. Velg dokumenthåndteringssystemet, standard og skriv ut 1.12 HONORAR IKKE MØTT, BETALENDE PASIENTER Gr. D skal for tiden honoreres med inntil kr 165,-, og gr. F inntil Kr 660,- 1.13 DOBLE JOURNALER Ikke fjern journalen som inneholder personnummeret. I personalia gå på endre ved siden av fødselsdatoen noter deg koden, ring Opus å få dagens kode slik at du kan flytte personnummeret til den journalen det er skrevet i fra før. Merk den journalen du ikke vil beholde som sluttet. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 4

1.14 SMS Normen krever at vi innhenter tillatelse til å sende sms om påminnelse av timen til pasientene. Følgende tekst er lagret under grønn diverse knapp: PAS/FORESATTE GITT SITT SAMTYKKE TIL SMS. Du kan velge å stoppe SMS til en pasient ved å benytte følgende prosedyre: Finn pasientens time i timeboka. Velg pasient ved å venstreklikke, høyreklikk, velg endre og hak bort ønsker SMS. I journalen. Velg skriversymbol dokumenthåndteringssystem standard informert samtykke velg skriversymbol, men ikke skriv ut. Du får en grønn linje i journalen om informert samtykke til SMS. Gul ball sms i timeboka - time sendt Grøn ball - time mottatt Rød ball - Ikke fått timen Dersom noen ikke ønsker sms, ikke bruk mobilfeltet. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 5

2. TIMEBOK 2.1 NY TIMEBOK Velg 5-dagers timebok. Superbruker i ditt distrikt ordner timeboken i forhold til lunsjtid etc. Husk å sjekke kontonummer, krysset av for direkte oppgjør Helfo etc. 2.2 FLYTTING AV TIME Klikk med venstre musetast på timen du vil flytte, høyre klikk, velg; flytt pasientens ønske eller klinikkens ønske. Du får frem en flyttebil. Let deg så frem til ønsket ledig tid og sett inn timen. Angre flytting; velg avbryt flytting - knapp nederst i timeboka helt til høyre. 2.3 HENDELSESHISTORIKK OVER FLYTTEDE TIMER Gå på avtaler, huk av for t.o.m. i dag. Du får oversikt over alle timene som pasienten har hatt. Klikk på + i venstre marg og du får hendelseshistorikken over hvor mange ganger denne timen er blitt flyttet på. 2.4 RESEPSJONSOPPSETT Superbruker kan hjelpe til med eget resepsjonsoppsett på klinikken. Kan være nyttig på klinikker med mange behandlere. Velg resepsjonsoppsett, bytt til en dag (knapperad 1,2,3,4,5..). Nå vil du ha oversikt over en dag om gangen. Ta opp kalender nederst til venstre ved bytte til annen dag. Klikk på aktuell dag i kalenderen og du hopper direkte til ønsket dag. 2.5 SØK I ARKIVET Nøkkel (nede i venstre hjørne),velg automatisk årstall. Ved søk på årstall kommer det automatisk f.eks. 1998 eller 2004 bare med å skrive de to siste siffer. 2.6 VIS ÅRSKULL Personalia nøkkel huk av alle tre rubrikker. Årskull vises nå etter navn og fødselsdato. Også mobilnummer vises på samme linje. 2.7 HUSKELAPP I TIMEBOKA Dobbeltklikk på blå linje (under den grønne hvor behandlernummer står.)skriv inn beskjed/huskelapp - velg lagre. Beskjeden kommer med på utskriften av dagseddelen den aktuelle dagen. Slettes når beskjed/huskelapp er utført. 2.8 SKRIVE NOTAT PÅ TIMEAVTALE / PREBLOKK. I TIMEBOKEN Hold nede Ctrl.knappen + dobbeltklikk på venstre musetast. Gir tilgang til å skrive notat på timeavtalen, for eksempel avbud syk. Samme metode for å skrive på preblokkeringer. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 6

2.9 TIDSLINJE Hvis du ønsker at tiden skal vises i timeboka, klikk på knapp for tidslinje. Ned til høyre i knapperad ved siden av ball med mange farger. 2.10 ANONYMISERING I TIMEBOK Knappen «a» skjuler navnet til pasientene i timeboka 2.11 HELAUTOMATISK RECALL Behandlere: Gå til verktøy, denne behandler, SMS tekster. Velg tekst på «Recall» i listen for sms-tekster. Vil du ha navn på behandler, sett inn boks fra flettefeltet. Ikke huk av for «tillat svar» Lagre og lukk. Alle behandlere på samme klinikk får samme tekst viser det seg. Klikk på hurtigtast for arbeidstider til høyre for kalender på verktøylinjen når du står i timebokvisning. Nå kan du fjerne haken for «Recall på arbeidstider» og markere hvor du ikke vil ha recall. F.eks. mellom 08.00 og 08.10. og kanskje helt på slutten av dagen. Kun de med mobilnummer i feltet for mobilnummer under personalia og huket av for «ønsker SMS», får SMS. De andre blir det skrevet ut timekort på. Husk å stå i riktig timebok. Velg lister, arkivspørring og «recall på denne behandler». Velg datoer f.o.m og t.o.m, tannhelsegruppe. Velg bort pasienter med timeavtale ved å klikke på kolonnen «timer» i «arkivspørring». Marker de med timer, linjene blir blå, høyreklikk, «ta bort fra liste». Du kan velge bort pasienter enkeltvis ved å holde nede Ctrlknappen, linjen blir blå og de får ikke time. Velg så knappen: «Helautomatisk recall» og timene blir plassert i timeboka. Du finner dem igjen ved å se et ikon med åpne konvolutter og en(a) foran Recall. Sjekk om plasseringen av timene er slik du ønsker. Hvis ikke, kan du nå flytte de manuelt før SMS blir sendt. Gå til utskrifter», «innkallingskort», «nye». Sett inn datoer f.o.m og t.o.m. trykk OK. 2.12 SETTE INN EN OG EN RECALL MANUELT Når du setter inn time manuelt, må du huske å trykke «ja» på innkallingskort på boksen som kommer opp i timeboka. Her kan du sette inn flere pasienter, men husk til og fra datoer for når du satte inn timene før du sender sms. Velg så «utskrifter», innkallingskort og nye. Trykk send og OK, OK og OK. 2.13 FÅR MED TIMEKORT TIL NESTE TIME Marker i timeboka der du har ledig tid. I boksen som kommer opp skal det nå stå «nei» på innkallingskort, så skriv ut. Hvis ikke der står nei, vil timen bli stående med åpen konvolutt i timeboken selv om pasienten har fått timekort. Du kan også sende SMS-direkte ved å høyreklikke på pasientens time, og velge «send SMS-direkte.» Da trenger du ikke skrive ut timekort. 2.14 IKKE MØTT, ØNSKER BEDRE TID BOKS PÅ MENYLINJEN Klikk på boksen for «ikke møtt» (0: IM) eller «ønsker bedre tid»(øbt) (Helt til høyre på samme linjen som navnet til pasienten står) Timen legger seg helt nederst i timeboka. Høyreklikk på timen og du får opp boksen Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 7

«registrer time» Nå kan du plassere timen i timeboka og teksten på hva pasienten skulle gjort da han ikke møtte, følger med. 2.15 REGISTRERE TIME FRA OVERVÅKINGSLISTER Marker i timeboka der du har ledig tid. I boksen som nå kommer opp har du 4 bokser som du kan velge ifra. O: = Overvåkingsliste O: A = Avbestilt O: IM = Ikke møtt O: V = Venteliste O: ØBT = Ønsker bedre tid. For å bruke disse timene mest effektivt, brukes de direkte i timeboken Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 8

3. JOURNAL 3.1 HUSK VED HVER RECALL Personalia: riktig adresse, mobilnr. ønsker sms. Helseskjema, recall, tannhelsedata og ferdigbehandlet. 3.2 US-/BW-KNAPP US-recall: Recall oppdateres automatisk. (Rosa linje i journalen når pas. er reg.på beh.) US-akutt: Oppdaterer ikke offentlig statistikk. BW: Oppdaterer siste bw. 3.3 HVIS RECALL/BW IKKE ER BLITT OPPDATERT Gå på pasient siste oppdateringer. Nå kan datoene rettes. 3.4 FLYTTE JOURNALLINJE Merk linje, høyre klikk- flytt journallinje - sett markøren der hvor linjen skal flyttes, velg flytt 3.5 FORHÅNDSLAGREDE TEKSTER/TAKSTER Tekstene og takstene blir lagt inn sentralt. Superbruker legger inn materialliste. Normen krever at materialer og prosedyrer kan spores. Bruk derfor materiallisten når du journalfører fyllingsterapi, endodonti osv. Ta kontakt med superbruker i ditt distrikt dersom det oppdages feil i takster/tekster. 3.6 BEHANDLERLISTER Du kan velge tekster til egen behandlerliste. Gå til verktøy/alle behandlere/behandlerlister. Trykk først ny knapp (ellers sletter du listen til den som lagde behandlerliste sist!), registrer listen på deg som behandler og velg ønskede tekster. 3.7 TAKSTER Gruppe D skal betale 25% av Helfo sine honorartakster ( de som står i det gule heftet) Disse ligger under «lav takst»( blir lagt inn i Opus sentralt.) Det skal være full pris for salg av produkter til gruppe D. Legg inn salg etter at du har lagt inn honorarreduksjon. Egen: offentlige klinikker må ikke ha pris her, da denne automatisk benyttes på fritt klientell. 3.8 FUNN/TERAPI Klikk på skiftenøkkel nederst i venstre hjørne av journalen, og sett hake i ruten for funn og terapi. Uten hake vil ikke knappene vises. Hak også av for opprett tenner automatisk. Klikk på «generelle», der ligger tekster som: Fine forhold, ingen behandlingskrevende karies, o.s.v. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 9

3.9 HURTIGREGISTRERING AV TANNSETT Knapp til høyre for skriversymbol nederst i journalen Du får opp en meny og velger hva du vil hurtigregistrere. 3.10 NY JOURNALREGISTRERING Husk å registrere alle tenner som permanente / melketenner ved statusopptak før du registrerer diagnose og behandling! Tannhelsestatistikken blir feil dersom vi journalfører diagnose og terapi for tenner som ikke eksisterer. Under status; Sette en tann med grafikk som permanent uten at grafikken forsvinner. Merk. tannen, høyreklikk på permanent tann «vil du markere denne tannen som permanent?» - Ja Still alltid diagnose før utført behandling ved bruk av de røde knappene til venstre! 3.11 FOR BLANDINGSTANNSETT Husk å registrere nye permanente tenner. 3.12 ROTKARIES Klikk på roten og rotkaries blir markert med røde felt (ikke tall). Bruk filterknappen - vises i journalteksten, rotkaries grad 1,2,3 + flate. 3.13 KRONISK KARIES Du har nå mulighet til å velge grønn 3-er hvis du velger å vente med behandling 3.14 FØRING AV UTFØRT ARBEID Velg tann, velg komp. under utført, velg tekst, ets, bonding, materiale, farge fra arkfanene (materialeregisteret). Obs rullefelt på materialfanen. 3.15 VED BRUK AV FLERE PRODUKT FRA MATERIALLISTE Eksempel anestesi: Velg tann, tekst materialer topicale knapp med +, velg septocain, mengde OK. Alt kommer nå på samme linje. (Du slipper å gå ut og inn av journalen flere ganger.) For andre funksjoner i journal se hovedmanualen, evt søk i manualen (F1). 3.16 PLANLAGT BEHANDLING I planlagtdiagrammet vises diagnosene og du kan registrere planlagt terapi. Behandlingen har samme farger som i utførtdiagrammet. Honorarene som registreres vil ikke berøre pasientens saldo og din dagsomsetning, men summeres som grunnlag for et kostnadsoverslag som senere kan skrives ut. Det kan også skrives ut en betalingsavtale for planlagt behandling (se kapittel om pasientregnskap i hovedmanualen). Planlagt behandling kan enkelt overføres fra planlagt til hovedjournalen ved å markere aktuell Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 10

journallinje og benytte knappen sett utført (grønn pil). Diagnoser for ubehandlede tenner er fortsatt røde både i planlagt og utførtdiagrammet. 3.17 KOSTNADSOVERLAG Skrives ut i planlagt journal ved å høyreklikke på skriver og velge kostnadsoverslag. I Opus kan du skrive ut kostnadsoverslag for flere behandlingsalternativer. Se hovedmanual s. 86. I journalen vil det vises en grønn linje med kostnadsoverslag 2000,- 3.18 SMÅ KORTE OPPLYSNINGER ANGÅENDE PASIENT For eksempel vedtak til., sendes til adresse., sendt brev 19- og 20-åringer. Skrives inn under recall, feltet for merknader. Notatene kommer til syne når vi har haket av for recallmerknader ved arkivsøk. 3.19 SETTE PLANLAGT BEHANDLING SOM UTFØRT Stå i journal for planlagt, bruk knappen med grønn pil nede på linja i journalen. Journalraden blir nå flyttet til utført journal. 3.20 AGENESI Hvordan registrere agenesi av permanent tann når melketann står på plass. Velg aktuell tann (f.eks. 35), registrer som permanent tann under status. Registrer diagnose agenesi, under diagnoseknappen til venstre. Velg tannen igjen og registrer som melketann under status. Da ser du at det vil stå en liten «A» ved siden av melketannens nr (ved siden av boksen hvor tallene 75 står). 3.21 KARIESREGISTRERING: ENDRE FLATE OG EVENT. TANN Mrk. linje, høyreklikk, endre flate/tann 3.22 OVERHENG Fjernes med å velge flaten for overheng, velg profylakse, så puss av fyllingsheng, huk av for nullstill grafikk OK 3.23 EX. AV OVERTALLIG TANN Høyreklikk på journallinjen for overtallig tann. Velg, ekstraher overtallig tann 3.24 RESEPT Reit # på resept, trykk skift + 3 3.25 SCANNE DOKUMENT Scann dokumentet på multiskriveren.velg scann scann til nettverksmappe Velg klinikkens mappe velg scann noter deg scanningsnr. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 11

Åpne journalen til pasienten, velg «div.» knappen skriv inn tekst f.eks. «scannet dokument. velg: legg til fil - ny hent filer dobbeltklikk på scannernr. du har notert deg dobbeltsjekk om du har riktig dokument og om navnet stemmer før du klikker på lagre ok og ok Videre klikker du på windowsballen i venstre hjørne og åpner «utforsker sikker sone» - velg felles THT - mappen scann slett dokumentet som du nettopp har lagt i pasientens journal. 3.26 EGEN ADFERD / DIVERSE Fluor: Fluorbruk utover fluortannkrem basert på pasientens eget utsagn. 0. Helt gjennomført 1. Delvis gjennomført 2. Ikke gjennomført. Kosthold: Kosthold med vakt på sukkerforbruk /mellommålspising basert på pasientens eget utsagn. 0. Sjelden. (Dvs. 1 gang eller mindre pr. uke.) 1. Av og til. (Dvs. 1-3 ganger pr. uke.) 2. Ofte.(Dvs. mer enn 3 ganger pr. uke.) Hygiene B: Behandlers vurdering av børstehygiene. 0. Helt gjennomført. 1. Delvis gjennomført. 2. Ikke gjennomført. Hygiene I: Pasientens egenadferd med hensyn på bruk av tanntråd og/eller tannstikker. 0. Helt gjennomført 1. Delvis gjennomført 2. Ikke gjennomført. Risiko: Risikovurdering av pasienten 0. Ingen risiko 1. Kariesrisiko 2. Periorisiko 3. 1+2 (karies pluss periorisiko. 4. Ikke møtt. CPITN max: Max CPITN-score for sekstantene. 0. Friskt tannkjøtt uten blødning 1. Gingivitt, blødning 2. Tannstein, lommer under 4 med mer 3. Lommer på 4 og 5 med mer. 4. Lommer på 6 med mer eller mer. Okklusjonsindeks: Vurdering av behov for kjeveortopedisk behandling. 0. Ikke bittavvik/ lite bittavvik som ikke trenger behandling. 1. Observasjon 2. Bittavvik, behandles av distriktstannlege. 3. Bittavvik, behandles av spesialist, henvises Oral patologi. 0. Ingen funn Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 12

1. Funn (beskrevet i journaltekst.) 3.27 TANNHELSEDATA Dersom pasienten har takket nei til tannhelsetjenestens tilbud, merker du for dette i kryssboksen. Pasienten vil da inngå i tannhelsestatistikken for nei takk. Informasjonen vil også fremgå i pasientens personalia. Husk å registrere okklusjonsindeks for 5-, 12- og 18- åringer, og sett kun ferdigbehandlede pasienter som ferdigbehandlet for i år. Det beregnes korrekt statistikk når pasienten skifter klinikk under behandlingen. Dersom US er gjort på klinikk 1 og ferdigbeh. er gjort på klinikk 2,beregnes pasienten i totalen på begge klinikker, slik at klinikk 1 får pasienten som undersøkt og klinikk 2 som ferdigbehandlet. 3.28 ROMEXIS Åpnes via Opus i pasientens journal. Liten knapp nederst i journal med bilde av en tann. Kommer direkte inn i 2D. Egen knapp for OPG. Velg mal for bw, front bilder osv. Velg Twain opptak og scanning starter. Gå på Avslutt pas., deretter Fil-Avslutt når scanning er ferdig. Hvis rtg. er åpen på behandlerrommet og du skanner bildet, vil de ikke vises. Trykk oppdater. Tannlegen bør vente til scanning er ferdig før de åpner rtg.bildene. Ved bruk av sensor: velg 2D,Intra med mal og velg mal, vent til meldingen: venter på opptak kommer, ta bilde. Eller velg Intra eksp., vent til du får meldingen: venter på opptak og ta så bilde. Avslutning av pas som ved scanner. Eksport av bilder: Velg ikonet - bilde eksport. Velg lagringsplass med å trykke på firkant med tre prikker, filnavn; pasientnummeret. Flytting av rtg.bilder Høyreklikk på bildet får undermeny - flytt til annen pasient skriv inn pasientnr. Som bildet skal flyttes til og trykk på Finn. Velg pasienten og OK. Justering av rtg.bilder Åpne bildet trykk på skiftenøkkel opp til høyre du får en menylinje til høyre for bildet. Viser ellers til Intranettet og elæringsportalen. 3.29 LEGGE INN FOTO I ROMEXIS Åpne pasientens journal og rtg. Klikk på «bilde import» Velg bildet til pasienten fra SDkortet eller minnepinnen. Huk av for «foto» og OK. 3.30 IMPORT AV FIL f.eks. NAV-skjema Lagre et nullstill - skjema fra NAV på egen eller klinikkens mappe. Fyll ut skjemaet og lagre det med pasientens pas.nr. for identifisering. I journalen, velg div-knappen under utført. Velg så: legg til fil, knappen ny og velg hent fil eller hent fil fra scanner. Finn det ferdig utfylte NAV- skjemaet velg OK. Velg så teksten (må legges til behandlerlista) Sendt NAV-skjema 13-00.08 til Nav Scanning, postboks 1407 Sentrum,0109 Oslo. og klikk OK. En binders legger seg nå helt til høyre i journalen. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 13

4. TRAUMEJOURNAL Stå i journalbildet, nøkkel nede i venstre hjørne, huk av for utvidet traumeregistrering. Det er viktig å bruke traumejournalen. Bruk traumeknapp på venstre side, under diagnose, ved første besøk når skaden har skjedd. Nytt vindu åpnes. Start øverst til venstre og før journalen ved å bruke tabulatorknappen til hvert felt og skriv så i feltet. Ved diagnose brukes knappen med tre prikker til høyre for feltet for å finne aktuell diagnose. Når du er ferdig med å fylle ut Traume Us, avslutter du med OK. det blir nå automatisk ført en linje i journalen; Traume Diagnose US. Videre registreres stillingsforandring, Mobilitet og perkusjonsømhet med 0, 1 eller 2 i ruten under hver tann. Stillingsforandring: 0 = ingen 1= stillingsforandring Mobilitet: 0 = ingen 1= horisontal mobilitet 2 = vertikal mobilitet. Perkusjonsømhet: 0 = ingen 1= perkusjonsømhet. Farge registreres med 0 dersom fargen er normal. Ved misfarging benyttes følgende koder for å beskrive fargeforandringen: LG = lys grå MG = mørk grå GG = mørk grønn 1-9R = grad av rød farge 1-9B = grad blå farge 1-9G = grad av gul farge. Foran stor R, stor B, og stor G må det altså velges et tall på en skala fra 1-9 foran bokstaven. Det er det som angir fargen. F. eks. betyr 1R at tannen har en svak rødlig fargeforandring, mens 5G betyr at tannen er betydelig gul. Benyttes disse kodene korrekt, vil hele ruten fargelegges og være til visuell hjelp. Sensibilitet angis med måleverdi ( inntil 2 siffer) Ved negativ reaksjon skrives ne ( skriver men 0, vil dette skille seg lite ut i forhold til normale funn angitt ved 0 i tabellen for øvrig). Røntgenfunn og merknader skrives med fritekst ved å klikke i ruten. Diagnose velges ved å klikke på den lille firkanten til høyre for hver linje og da får man opp ferdigdefinerte tekster som er i samsvar med WHO `s klassifikasjon av tannskader. Flere tekster kan velges samtidig ved å holde tasten Ctrl nede mens du klikker på de linjene du vil ha OK Prognose settes ved å klikke på listeboksen til høyre for hver linje å velge enten GOD, DÅRLIG eller USIKKER under henholdsvis Pulpa og Tann. Ved traumekontroll brukes knappen for traume på høyre side under utført. Du får nå opp skjema for kontrollregistrering. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 14

5. ENDODONTI Klikk på tannen og still diagnose ved bruk av rød endodonti knapp. I nederste skrivefelt kan du skrive inn planlagt terapi, eksempelvis vitalbehandling, nekrosebehandling, ekstraksjon etc. Rotkanalene for den ubehandlede tannen blir nå røde. Etter registrering av midlertidig rotbehandling (grønn endodonti knapp) blir rotkanalene lysegrønne. Husk å føre inn renselengde og referansepunkt. Ved ferdiggjøring kan du hente tidligere journalført renselengde ved å filtrere aktuell tann, høyreklikke for forrige journalregistrering, velg juster og journalfør behandlingen. Husk å hake av for ferdig og prognose ved ferdig rotfylling. Rotkanalene blir mørke grønne for en rotfylt tann. 5.1 KALIBRERING Åpne rtg.bildet hvor reamer står i kanalen. Velg knappen for måleverktøy, knapp for kalibrering mål fra stopper til spiss på reamer. Slipp opp, og høyreklikk. Skriv inn kjent lengde i boksen som kommer opp. «Lengdemåling» Dra linje. Fjernes med «bossbøtte» 6. PERIOREGISTRERING Velg under utført - perio. Får opp bildet ny journalregistrering, velg så knapp registreringsbilde. Du får opp periojournal. Gå på lagre og lukk og du får knapp for snarvei nederst på siden i journalbildet. Ønsker du at lommedybdene skal vises i vanlig journalgrafikk, stå da i vanlig journal, skiftenøkkel og huk av for vis lommedybder. Når du står i periojournal,velg Verktøy oppsett register. Her huker du av det du ønsker skal vises i skjemaet. 6 flaters visning anbefales. Huk av for Inv hvis du ønsker å registrere enkel eller fullstendig furkasjon. Mob hvis du ønsker å registrere mobilitet. Gr. I. Mobilitet opp til 1 mm horisontalt. Gr. II Mobilitet mer enn 1mm horisontalt. Gr. III Mobilitet horisontalt og vertikalt. Etterkontroll : Der det er små endringer. Gå på perio registreringsbilde OK. Du får nå nytt ark og ny dato. For å spare deg for mye registreringsarbeid, gå på Hoved kopier siste registreringsbilde OK. Tidligere registreringer kommer opp, gjør eventuelle endringer OK. 7. KJEVEORTOPEDI Velg diagnose kjeveort registreringsbilde Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 15

8. HELFO 8.1 DIREKTE OPPGJØR Tannleger og tannpleiere har direkte oppgjør med Helfo. Bay-pass kort bestiller du ved å henvende deg til fylkestannlegens kontor ved Eva Ræfsnes. Husk å kontrollere underveis at dato ikke er gått ut på Bay-pass kortet ditt. Oppgjør sendes elektronisk. Trykk på blå T for å overføre beløp fra pasientens til folketrygdens journal. Lag en regning i folketrygdjournalen. Høyreklikk på den grønne linjen og velg elektronisk samleregning. Signer med smartkort og en firesifret kode. Tannlegen kan sende inn oppgjør for tannpleier på egen klinikk. Se hovedmanual side 94 Hvis en pasient ikke er registrert med personnummer, får vi ikke godkjent oppgjør fra Helfo. Når regning er sendt vises en S i statuslinjen (folketrygdjournalen). OK vises når oppgjøret er godkjent og F hvis noe er feil. Hvis F: Gå på lister - Helfo applikasjonskvittering - rød linje i liste - de som er feil kan tilbakeføres fra Helfojournal til pasientjournal. Velg lilla linje i journal, høyreklikk og velg tilbakefør. T i journalen blir blå igjen og rettelser kan utføres. Send på nytt. Hvis fremdeles problemer, må faktura og eventuelt innbetaling slettes/tilbakeføres før rettelser kan gjøres. Pasientens innbetalinger legges inn på nytt slik at vi ikke belaster pasienten nok en gang. Det anbefales å sende oppgjøret etter hvert eller minst hver 14. dag 8.2 NORSK HELSENETT Tannleger og tannpleiere med rett til direkte oppgjørsavtale etter Folketrygdloven 22-2, eller vikar for denne, og som har avtale med HELFO om direkteoppgjør, plikter f.o.m 01.01.2011 å fremsette refusjonskrav elektronisk over linje med en teknisk løsning som er godkjent av HELFO. 8.3 TRYGDEREFUSJONER Takster blir automatisk oppdatert. Se hovedmanual side 108. 8.4 ICD-10 KODER Nå kan vi sende inn krav til Helfo uten ICD 10 koder Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 16

9. ELEKTRONISK REGNING TIL HELFO 9.1 HUSK Velg kolonne ( til venstre inni journalen.) Tannlegens og tannpleierens HPR nr. må være riktig. Personnr. på pasienten. Blir ikke godkjent av Helfo uten pers.nr, regningen kommer i retur. EKS: Fjerning av retinert visdomstann Mrk. tann, velg anestesi. - offentlig dekning sykdommer og anomalier i munnhulen Huk av for direkteoppgjør OK Velg kjeve u.kj. antall. Beløp på middels. Mrk. Ret. tann Takst 405-3 kirurgisk fjerning av retinert tann. Offentlig dekning sykdommer og anomalier i munnhulen. Beløp på middels OK Klikk på blå T. Oppgjør Velg + KO1 ikke frembrutte og innekilte tenner, klikk på plusstegnet. - KO1.O - - KO1.1 - retinert tann med frembruddshinder fra annen tann OPPGJØR : deloppgjør eller sluttoppgjør OK Får rosa linje i journalen først nå får du frem beløpet (egenandelen) som pasienten skal betale. Sende Helfo oppgjør for pasient. Velg regnskap journal Helfo faktura deaktiver linjer ved å klikke på +, linjen blir gul og kommer ikke med på fakturaen. 9.2 FAKTURAER UTESTÅENDE Får grønn linje. Høyreklikk på grønn fakturalinje elektronisk samleregning - sett i baypass-kortet skriv kode OK. Bay-pass kortet skal fjernes fra holderen etter bruk. Får S i statuskolonnen i Helfojournalen. (Du må ha valgt kolonner til venstre i journalen) S - sendt Helfo OK godkjent fra Helfo A - avvist hele samleregning avvist F feil i delmelding får e-mail hvis feil. Hvis feil. Velg grønn linje i journal Helfo høyreklikk velg vis applikasjonssvar. Da står det hva som er feil. Da må dette rettes i aktuell journal. Gå på lister Helfo applikasjonskvittering rød linje i liste tilbakeføres når du står i pasientjournal - T i journalen blir blå igjen og rettelser kan utføres. Send på nytt. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 17

Mange vil oppleve at det ikke er samsvar mellom innsendt krav og det som er kommet fra Helfo. Da er det feil i innsendingen. Sett pila på aktuell grønn linje i journal Helfo, høyreklikk på linja, og velg vis applikasjonssvar. Da står det hva som er feil, dette rettes i aktuell journal og sendes på nytt. Helfo vil da se hva som er utbetalt, og sørge for at det ikke blir utbetalt på nytt. Kun det som er rettet opp. 9.3 APPLIKASJONSKVITTERING Når statusen er endret til OK vil selve applikasjonskvitteringen dukke opp i: lister Helfo applikasjonskvittering. Her vil alle applikasjonskvitteringene havne når det kommer kvittering fra Helfo, + e-mail. De grønne viser at regningene er godkjent og du vil motta bet. fra Helfo etter ca. 3 dager. De røde kvitteringene viser at det er noe som er avvist. Dette kan være hele eller deler av samleregningen. Marker en kvittering i listen og klikk på vis, da får du frem en visning av tilbakemeldingene fra Helfo. Her fremgår oppgjørsnummer og hva som er avvisningsgrunnen. Åpne journalen og tilbakefør avvist innsending. Gjør rettelser og send på nytt HUSK: Ta alltid ut Bay-pass kortet fra kortleseren når du er ferdig med innsending til Helfo. Hvis ikke blokkerer du innsending for alle andre i fylket. 9.4 HVIS FOR MYE BELASTET HELFO Stå i journalen og tilbakefør linja som er feilført ved å høyreklikke på linja. Gå til journal Helfo, høyreklikk på linja som er feilført, velg krediter linja. Du får nå et minusbeløp i journal Helfo og kravet er borte. Rett opp i journalen til pasienten med tilsvarende beløp slik at pasienten ikke står med minusbeløp. 9.5 GAMLE FORFALTE HELFOREGNINGER Blir gjerne oppdaget når pasienten står i null, men ved «Direkte» og «Beh. saldo» står noen tall. Når man står i riktig behandlers timebok finnes der en «T» som blir blå og indikerer en Helfo-regning som ikke er skrevet/sendt. Hvis ikke må man finne første behandler som skrev linjene som passer til utestående beløp. 1. Lag regning til Helfo (trykk på blå «T» oppgjør) 2. Lag faktura i Helfo. Regnskap journal Helfo høyreklikk ved rette linje- skriv regning. 3. I journal-helfo klikk Faktura fakturer riktig linje du får nå en grønn linje. 4. Nå kan du klikke på «innbetal» velg rett rad, dobbeltklikk og tapsfør beløpet. Nå skal ikke pasienten ha utestående beløp lenger. NB: Skulle du ha problemer med innsendingen, prøv med å sette inn Bay-pass kortet før du logger deg på datamaskinen. 9.6 FRIKORT EGENANDELSTAK 2 Gjelder gr. D og F pasienter. Dekker godkjente egenandeler ved tannbehandling pkt. 5 Sykdommer og anomalier.., og pkt. 6 periobehandling ( se det gule heftet) Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 18

Pasienten skal legge frem frikort som viser dato for når de fikk frikort. Denne datoen legges inn i Opus, «Pers.» - frikort dato - lagre. Før journal som vanlig, trinn for trinn. Eksempel: Off.dekking sykdommer og anomalier, nå kommer dato for frikort frem. Husk lav takst på gr. D. NB : Frikort tak 1 gjelder ikke for tannhelse. Utarbeidet av Alise Hide Klausen og Marie Harstad 19