Lillehammer kommune Fagutvalg for helse og omsorg MØTEINNKALLING Utvalg: Fagutvalg for helse og omsorg Møtested: Wiese Møtedato: 18.09.2017 Tid: 09:00 12:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 61 05 05 52 eller mail: hilde.larsen@lillehammer.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling SAKLISTE Side Sak nr / Sakstittel 17/17 ØKONOMI- OG HANDLINGSPLAN 2018-21: EVT. ENDRINGER I RESULTATMÅL 18/17 TILLITSREFORM I LILLEHAMMER KOMMUNE Lillehammer, 11.09.17 Lise Haugstad Leder
Sak 17/17 Sak 17/17 ØKONOMI- OG HANDLINGSPLAN 2018-21: EVT. ENDRINGER I RESULTATMÅL Saksbehandler: Grim Syverud Arkiv: 145 17/9285-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 18/17 Fagutvalg for oppvekst, utdanning og kultur 14.09.2017 69/17 Utvalg for plan og samfunnsutvikling 14.09.2017 17/17 Fagutvalg for helse og omsorg 18.09.2017 Vedlegg: Gjeldende resultatmål i økonomi- og handlingsplan 2017-20. Sammendrag: Utvalgene inviteres i denne saken til å vurdere og evt. foreslå endringer i leveranser og resultatmålene i gjeldende økonomi- og handlingsplan. Bakgrunn/fakta: Gjeldende økonomi- og handlingsplan skal revideres i høst. De kortsiktige resultatmålene i planen har stått uendret i to år, og i utgangspunktet bør leveransemål ikke ha en levetid på mer 1-2 år. Vurdering: De lange resultatmålene ligger fast i kommuneplanen, men det kan være lurt å se på om det er godt nok samsvar mellom de lange og de korte. Fagutvalget inviteres derfor til å vurdere og evt. foreslå endringer i de korte. Vedlegget til saken viser lange og korte resultatmål, samt leveransemål, slik de framgår av gjeldende økonomi- og handlingsplan (2017-2020). Oversikten er sortert etter innsatsområdene i kommuneplanen, hvilke sektor(er) som bidrar framgår av fargen på leveransemålene (gul=helse, blå=oppvekst, lakserosa=velferd, grønn=by og samfunn). De to siste sidene viser leveransemål som kom til, og leveransemål som ble tatt ut i den gjeldende planen (i fjor høst). Kommunalsjefen vil orientere om saken i møtet. Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G / V E D T A K : Ingen innstilling fremmet Lillehammer, 5.9.2017 Tord Buer Olsen Rådmann Side 2
Sak 18/17 TILLITSREFORM I LILLEHAMMER KOMMUNE Saksbehandler: Nanna Kr Egidius Arkiv: 17/9380-1 Er behandlet / skal behandles i: Saksnr Utvalg Møtedato 20/17 Fagutvalg for oppvekst, utdanning og kultur 14.09.2017 73/17 Utvalg for plan og samfunnsutvikling 14.09.2017 / Formannskapet 19.09.2017 / Kommunestyret 28.09.2017 18/17 Fagutvalg for helse og omsorg 18.09.2017 Utrykte vedlegg: Tillit og styring (Tankesmien Agenda, perspektivnotat 2015) København kommunes sider om tillitsreform Sammendrag: I denne saken foreslår rådmannen at det igangsettes et program for å teste ut tillitsreform i flere virksomheter i Lillehammer kommune. Bakgrunn: I forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2017 gjorde kommunestyret 15. desember 2017 følgende vedtak: Lillehammer kommune har som mål å implementere tillitsreformen i hele eller deler av pleie- og omsorgssektoren. For å skaffe nødvendig erfaring skal det gjennomføres en forsøksordning med tillitsreform etter modellen som gjennomføres i København. En slik reform vil gi større faglig frihet for de ansatte, større fleksibilitet, medføre mindre byråkrati og gi bedre kvalitet på tjenestene. Kommunestyret ber derfor rådmannen å komme med en egen sak om dette i løpet av 2017 med følgende føringer: Prosjektet gjennomføres innenfor minst et tjenesteområde eller institusjon innen helseog omsorgssektoren. Prosjektet skal ha en varighet på tre år og evalueres ved prosjektets slutt. Rapporteringsrutinene for de ansatte gjennomgås og søkes holdt på et forsvarlig, men lavest mulig nivå. Fakta: Tillitsreform er ikke et begrep med et entydig innhold eller en allment anerkjent betydning, men brukes gjerne om de prinsipper og prosesser som ligger til grunn for København kommunes (fortsatt pågående) forenklingsarbeid. Med utgangspunkt i dette arbeidet beskriver Tankesmien Agenda en tillitsreform som et sett av tiltak som systematisk flytter ansvar og endrer spilleregler for rapportering, organisasjon, økonomistyring og kontroll. Tillit i seg selv kan ikke vedtas og tillitsreform handler ikke om å slippe hverken styring eller økonomikontroll, men om å endre den gjennom konkrete organisatoriske grep kombinert med gradvis kulturendring. Sosialborgermester i København, Ninna Thomsen, beskriver reformprosessen som å snu styringen på hodet fra en pyramide der ledelsen styrer nedover, Side 3
til en opp-ned pyramide der ledelsen legger til rette for brukerne og førstelinjen får mer ansvar. Tillitsbasert styring og ledelse, som er grunnsteinen i en tillitsreform, bygger på New Public Governance tankegangens tro på at over- og underordnet i en organisasjon har overlappende interesser (i motsetning til New Public Management, som bygger på at over- og underordnetes interesser er i konflikt med hverandre). Tillit blir derfor en styringsmekanisme som handler om å øke det lokale handlingsrom og skape bedre betingelser for selvstyring. Selv om tillitsbasert styring ofte handler om å fjerne kontroll, er tillit og kontroll ikke nødvendigvis motsetninger, men kan under de rette omstendigheter understøtte hverandre. Det avgjørende her er hvor meningsfull kontrollen oppleves av den underordnede og i hvor høy grad styringen understøtter de ansattes motivasjon. Målet med tillitsbasert ledelse er å skape en organisasjon som i langt høyere grad er selvledende, gjennom involvering, delegering og oppbygging av kompetanse hos de ansatte. Tillitsbasert ledelse er svært avhengig av ledere som evner å understøtte og legge til rette for selvledelse. En sentral utfordring for den formelle leder, blir å demonstrere konsistens, ydmykhet og risikovillighet. På et mer generelt nivå kan en tillitsreform beskrives som endring langs tre dimensjoner: økonomi, organisasjon og dokumentasjon. Økonomisk selvstendighet innenfor rammen av absolutte budsjetter, flatere struktur med færre og mer involverte ledere, og rydding i regler og rapporteringsrutiner. Det er denne beskrivelsen Lillehammer kommune vil legge til grunn for sin gjennomføring av en tillitsreform. En tillitsreform kan ikke gjennomføres uten at medarbeiderne selv ønsker det. Deltakelse fra ansatte og de ansattes organisasjoner i alle prosesser er en forutsetning for å gjennomføre en slik reform. Samtidig vil mer desentraliserte beslutninger flytte makt til mindre enheter og kan i prinsippet svekke arbeidstakernes forhandlingsposisjon. Erfaringer fra Danmark viser at presset øker på de ansatte og den lokale tillitsvalgte. Samtidig blir lokale tillitsvalgte mer relevante, fordi de involveres mer også i det faglige og organisatoriske utviklingsarbeidet. Vurdering: Kommunestyret målsetter i sitt vedtak å gjennomføre en tillitsreform til hele eller deler av pleie- og omsorgssektoren. Rådmannen ber om at målet utvides til å omfatte hele organisasjonen Lillehammer kommune, men slik at de første prosjektene settes i gang i pleieog omsorgssektoren nærmere bestemt på Lillehammer Helsehus. I kommunestyrets vedtak vises det til at tillitsreform vil gi større faglig frihet for de ansatte, større fleksibilitet, medføre mindre byråkrati og gi bedre kvalitet på tjenestene. Rådmannen oppfatter dette som kommunestyrets mål og føringer på hva det skal legges vekt på i forsøksordningen. Rådmannen vil imidlertid også trekke fram de utfordringer som kommunesektoren komme til å stå overfor noen år fram i tiden, når antallet eldre øker samtidig som det blir færre i jobb. Det er helt nødvendig å utvikle andre måter å levere tjenestene på for å opprettholde et bredt velferdstilbud. En tillitsreform må derfor også ha som mål å skape rom for innovasjon i organisasjonen gjennom å gi tillit og myndighet til medarbeidere som møter brukerne i hverdagen. Side 4
I utgangspunktet er det en selvmotsigelse å organisere en tillitsreform som ett stort, overordnet prosjekt. Tillitsreformen vil handle om forskjellige ting i de ulike sektorene, og sikkert innenfor sektorene også. Noen grep vil kunne testes ut og gjennomføres raskt, andre krever lenger prosesser og dermed mer tid. Dette er i samsvar med den måten København kommune har organisert sin tillitsreform på og der det som en del av reformen er det forutsatt at syv etater som kommunen er delt inn i selv best vet hvordan organiseringen av tillitsreformen i egen etat bør foregå. Rådmannen vil derfor anbefale at tillitsreformen organiseres som et program med underliggende prosjekt som kobles på løpende, og med et programstyre som primært har som mandat å sikre framdrift, erfaringsoverføring og involvering av de ansatte og deres organisasjoner. Programstyret bør organiseres som et trepartssamarbeid med til sammen ni deltakere likt fordelt med medlemmer fra kommunestyret, administrasjon og de ansattes organisasjoner. Fagorganisasjonene oppnevner selv tre deltakere, rådmannen oppnevner administrasjonens tre deltakere og kommunestyret oppnevner to deltakere gjennom vedtak i denne saken. Gruppen ledes av ordføreren. Fagorganisasjonenes og administrasjonens deltakere bør gjenspeile fagligheten til de til enhver tid største prosjektene i programmet. De underliggende prosjektene bør som hovedregel initieres og organiseres der endringene skal finne sted og ikke gjøres mer omfattende enn høyst nødvendig. Alle prosjekt skal organiseres i henhold til prosjektstandard der minimumskravet er et mandat, en prosjektansvarlig, en plan for medarbeider-involvering og en dato for avslutning/ overføring til vanlig drift. Det skal utarbeides hensiktsmessige maler for prosjektadministrasjon. Det vil være aktuelt å organisere noen prosjekter sentralt, blant annet vil det bli behov for å vurdere hvordan tildeling av tjenester bør organiseres i en tillitsbasert modell. Et av punktene i kommunestyrets opprinnelige vedtak er at rapporteringsrutinene for de ansatte gjennomgås og søkes holdt på et forsvarlig, men lavest mulig nivå. Rådmannen anser at dette i mange tilfelle vil være en god inngang, blant annet når det gjelder å identifisere områder for mulige prosjekt. Rådmannen vil imidlertid påpeke rapporteringskrav ofte er en følge av eksterne pålegg og krav, og at den norske sentralforvaltningen ikke har vært like aktive som svenske og danske myndigheter når det gjelder en sentral tillitsreform overfor kommunene. Når det er sagt mener rådmannen at det ligger et betydelig potensial i «å rydde i eget hus». Det er viktig at en tillitsreform i seg selv ikke skaper nytt byråkrati og nye krav til rapportering. Rapportering om reformen må derfor så langt som mulig innarbeides i eksisterende rapporter. Dette gjelder både administrativ og politisk rapportering. Saken legges fram for fagutvalgene til orientering og uttalelse før formannskapet og kommunestyret behandler den. Side 5
Konklusjon: Rådmannen legger saken fram med slikt forslag til I N N S T I L L I N G : 1. Lillehammer kommune har som mål å implementere en tillitsreform i hele organisasjonen. 2. Lillehammer kommune legger til grunn at en tillitsreform innebærer at styrings- og ledelses-systemet i virksomhetene skal gjennomgås med sikte på sikre økonomisk selvstyre innenfor rammen av absolutte budsjetter, flatere struktur med færre og mer involverte ledere, og opprenskning i regler og rapporteringsrutiner med mål å gi ansatte større faglig frihet, sikre større fleksibilitet, mindre byråkrati, bedre kvalitet på tjenestene og øke virksomhetenes innovasjonsevne. 3. Lillehammer kommune iverksetter et program for å gjennomføre en tillitsreform. I første omgang prioriteres prosjekt i pleie- og omsorgssektoren med Lillehammer helsehus som første prosjekt. 4. Prosjekter i programmet skal gjennomføres på en slik måte at det ikke forutsetter (vesentlige) endringer i organisasjonsstrukturen eller i rammebetingelser som lønn og arbeidstid. 5. Prosjekter i programmet skal som hovedregel finansieres innenfor virksomhetenes ordinære rammer. 6. Prosjekter i programmet evalueres og avsluttes løpende, programmet er treårig og evalueres samlet 4. kvartal 2020. 7. Det oppnevnes et programstyre med mandat å sikre framdrift, erfaringsoverføring og ansatte involvering. Til programstyret oppnevnes: Navn Navn 8. Økonomiske rammer for programmet innarbeides i budsjettene for 2018-2020. Lillehammer, 11. september 2017 Tord Buer Olsen Rådmann Nanna Egidius Strategi- og utviklingssjef Side 6